4档案的保管.pptx

学习目的和要求 n通过本章的学习，了解档案保管工作的基本任务和档案保管的物质条件，掌握库房管理制度及档案使用过程中的维护和保护方法，理解全宗卷的性质及其管理方法。n教学重点：档案保管工作的任务、档案保管工作的基本方针、库房防护措施、档案存放与排列 教学内容n档案保管工作的内容与任务n档案库房管理n档案的安全防护一、档案保管概述n档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。n档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般的安全防护。n保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸如复制和修补等各种专门的技术处理。(一)档案保管的内容(二)、档案保管的任务1.档案损坏和遭受破坏的原因n内因档案本身，即文件制成材料，如纸张、胶片、磁带等载体材料，墨水、油墨等书写、印刷材料及其他附着材料，这些因素的变化直接影响档案的寿命。n外因q人为q自然n人为的损毁，主要有：（1）由于政治斗争和其他各种原因，对某些档案文件进行有意识的破坏。（2）由于档案工作人员或利用档案等接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章等，导致管理或使用不善造成档案的损毁。（3）在档案的管理和利用过程中，难以避免地发生档案的老化。n自然的损毁n档案所处的环境和保管档案的条件，如不适宜的温湿度、光线、灰尘、虫、鼠、水、火以及机械磨损等因素对档案的破坏。2.档案保管工作的具体任务n防治档案的损坏n延长档案的寿命n维护档案的安全二、库房的管理n一般是附设在机关办公楼内。q一般不宜将其设在机关办公楼的底层和顶层；q也不宜将其靠在厕所、盥洗间和锅炉房附近；q也不宜办公楼西侧和南侧，以防高温和阳光直射。n库房的每个房间也要编号，如是楼房，就应自下而上地编层号,每一层应从入口开始，从左向右编房间号。四川省档案馆的清代档案库房四川省档案馆的清代档案库房山东省档案馆的环形走廊山东省档案馆的环形走廊辽宁省档案馆的洞库辽宁省档案馆的洞库三、档案装具n档案架、柜各有所长，档案馆（室）应根据库房特点和档案的价值与规格，合理使用，灵活配置。1.1.敞开式柜架敞开式柜架敞开式柜架敞开式柜架优点：方便取用优点：方便取用优点：方便取用优点：方便取用（一）、装具的选择五节柜（战备箱）五节柜（战备箱）2.2.封闭式柜架封闭式柜架封闭式柜架封闭式柜架优点：便于优点：便于优点：便于优点：便于档案的保护档案的保护档案的保护档案的保护3.3.密集型活动档案柜密集型活动档案柜密集型活动档案柜密集型活动档案柜（密集架）（密集架）（密集架）（密集架）特点：特点：特点：特点：可节省三分之二的面积；可节省三分之二的面积；可节省三分之二的面积；可节省三分之二的面积；对地面的承重能力要求高。对地面的承重能力要求高。对地面的承重能力要求高。对地面的承重能力要求高。手动密集架手动密集架底图密集柜底图密集柜（二）装具的排放q整齐一致q避光通风：与窗户垂直摆放q空间利用：便与档案的搬运和取放n主要通道1-1.2米n架与架之间0.8米 7 6 5 4 3 2 11 2 3 4 5 6 7 8 8 9 10 11 12 13 14 21 20 19 18 17 16 15（三）档案的摆放q竖放竖放：竖放是目前采用比较广泛的一种方式，这样做的好处是检取和存放案卷比较方便。q平放平放：平放的方法，虽然取放不太方便，但对保护档案是有利的。n平放文件件较舒展，文件上的皱纹日久后就会消失。这种方法适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案。n平放档案时为了取放方便和避免文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过40厘米为宜。四、档案的安全防护（一）控制库房温湿度 1、温湿度的基本概念n温度(temperature)：n空气温度就是空气冷热的程度，简称气温，符号为T或t。q常用的有三种温标：摄氏温度、华氏温度、绝对温度q t()=t()1.832qt()=t()321.8qT(K)=273.15t()湿度相对湿度(relative humidity)常用RH表示相对湿度（）：指空气的绝对湿度与同温度下的饱和绝对湿度之比，用百分数表示。绝对湿度：指1m3空气中实际所含的水蒸气的重量，单位为g/m3。饱和绝对湿度：指指1m3空气中实际所含的水蒸气最大限度的重量，单位为g/m3。饱和绝对湿度（Z b）与温度有关，温度越高，饱和量越大；温度越低，饱和量越小。露点温度q露点温度是指空气在含湿量不变的条件下达到饱和状态时的温度。n当空气本身的温度低于露点温度而使空气的水蒸气凝结成细小水滴称为雾。此过程叫结雾结雾。n当物体表面的温度低于空气露点温度而在物体表面凝结细小水滴称为露，此过程叫结露结露。计算题n一个塑料袋，0.5立方米，水蒸气4.4克，分别求25、20、15、5度时的绝对湿度和相对湿度2、温湿度的测定q测量温度的仪表测量温度的仪表v液体温度计液体温度计 n在测量时应注意n在测量时，人体不要紧贴温度计，不要对着温度计急促呼吸，影响测量的准确n在读数时，眼睛的位置必须正确，眼睛应与正在读取点上的刻度线平行v双金属温度计双金属温度计n在测量时应注意n使用时仪器应水平放置n记录笔尖靠记录纸不宜过紧，以免由于摩擦力过大，使笔尖移动失灵，形成记录误差v电子式温度计电子式温度计l l测量湿度的仪表测量湿度的仪表v干湿球温度计干湿球温度计n在测量温度时应注意n普通干湿球温度计即不能放在不通风的死角，也不能放有靠近门窗的风外，最好放在百叶窗内n为得到准确的数据，要选用优质的纱布，并保持纱布的清洁n润湿纱布应用蒸馏水而不用硬水，如无条件用蒸馏水，也可用冷开水v通风温湿度计通风温湿度计v毛发湿度计毛发湿度计v电子式湿度计电子式湿度计3、档案库房温湿度标准n国内标准库房种类库房种类温度范围温度范围 湿度范围湿度范围 纸质档案库房纸质档案库房14242 4560%5%金属唱片档案库房金属唱片档案库房1820 50%塑料唱片档案库房塑料唱片档案库房2050%录音磁带档案库房录音磁带档案库房1522 4060%黑白胶片及其照片档案库房黑白胶片及其照片档案库房1020 5565%彩色胶片及其照片档案库房彩色胶片及其照片档案库房 1317 5565%机读档案库房机读档案库房155605%缩微品档案库房缩微品档案库房15252540%4不适宜温湿度对档案的不适宜温湿度对档案的影响影响不适宜的温湿度主要指高温、高湿，但温度太低、干燥，同样不利于档案的耐久性。通过两条途径影响档案制成材料的：第一，它可以促使档案制成材料大分子转变。第二，它可以改变化学反应活化能，发生氧化、水解、剥皮等多种反应，各种反应能否发生以及发生的程度取决于参加反应的物质的活化能的大小。温度对档案的影响温度对档案的影响 (2)低温 一般说来，档案库房温度在30以上就是高温了。高温对档案耐久性的影响包括以下几个方面：（1）加速各种有害化学物质、有害生物因子对档案载体的破坏作用。（2）高温促进了字迹材料及声像档案影像分解。(1)高温原则上讲，低温有利于档案室的保管。但是，这并不意味着温度越低越好。在确保低温保存档案时，必须坚持一条原则：低温不得低于纸张等载体材料中的水结冰时的温度。n 直接途径。档案制成材料在不同的湿度环境中表现为吸湿和解吸。n 间接途径。即随着环境湿度的增大，档案的吸湿性增强，环境中的有害气体对档案制成材料破坏作用增强。湿度对档案的影响 一般相对湿度高于70%的湿度环境称为高湿。高湿有利于有害生物的生长和繁殖、加快各种有害化学杂质对档案材料的破坏。主要表现为：n高温加速了档案载体强度的破坏。n高湿使耐水性差的字迹洇化退色。(1)高湿2低湿 通常把低于50%的湿度环境称为低湿。当环境湿度太低时，档案制成材料所含的水分向外蒸发，不能维持其正常的含水量，使得档案制成材料变硬、变脆，柔性下降，强度降低，就像塑料失去增塑剂一样变得脆硬。温度湿度高温（30度以上）低温（-10度以下）高湿（高于70%）低湿（低于50%）纸制档案加速老化破坏材料结构繁殖有害生物粘结成“砖”抗张强度下降降低纸张耐久性新型档案（胶片、磁性载体、光盘）降低韧性降低高分子材料强度霉菌滋生、破坏载体发霉、降低耐久性影响总 结：不适宜温湿度对档案的影响：5、调控温湿度的措施n温湿度调控基本经验：以库房选址和建筑为主，日常管理为辅；n以密闭通风为主，配合其他设备为辅；n以调节湿度为主，兼顾调节温度，重点在于降湿。n温湿度调控注意事项：升温不能用明火，降温不能结露，降湿最为重要(1)密闭密闭密闭的作用：防止和减弱库外不适宜的温湿度对库内的影响尽量使库内的温湿度处于相对稳定状态。密闭方法1.永久性密闭：地下库房、无窗库房、长期封闭部分门窗2.暂时性密闭：库房密闭、箱柜密闭、塑料袋密闭(2)调节调节u降温降温u降湿降湿u升温升温u增湿增湿降温降温q通风通风 T外外T内内q水自然蒸发水自然蒸发q空调空调降湿降湿q通风：通风：符合通风五原则符合通风五原则q升温降湿：升温降湿：只适用于北方只适用于北方q用干燥剂用干燥剂q去湿机去湿机通风五原则库外库内相对湿度温度绝对湿度=通风应注意以下事项：q1、通风时，要随时观察库内温湿度的变化，如果、通风时，要随时观察库内温湿度的变化，如果发现异常现象，应立即停止通风。发现异常现象，应立即停止通风。q2、库外风力大，含尘量也会增加，如果没有过滤、库外风力大，含尘量也会增加，如果没有过滤与净化空气的装置，就不宜通风。与净化空气的装置，就不宜通风。q3、通风时应注意防虫、防鼠。、通风时应注意防虫、防鼠。q4、库内外温差较大（、库内外温差较大（10以上）或梅雨季节，不以上）或梅雨季节，不宜通风。宜通风。去湿机：库房面积与去湿机去湿量的关系 库房面积（）库房面积（）去湿机去湿量（去湿机去湿量（/hrhr）100300 24 300500 610 5001000 1015 10002000 1520 固体吸潮剂:硅胶、氯化钙n暖气片暖气片n电热油汀电热油汀n远红外线加热器远红外线加热器n空调空调升温升温增湿增湿n水自然蒸发、湿草垫、水自然蒸发、湿草垫、n加湿器加湿器计算n某一天，库内的温度是25度，相对湿度是80%，库外的温度是31度，相对湿度是70%，请问，此时库房是否需要调节温湿度？能否采用通风降湿？计算n档案库温度为10度，相对湿度为70%，对空气加热又不使相对湿度低于50%，库内温度最高可以升高到多少度？计算n已知某档案库内外的温度分别为30、20，绝对湿度为17.88克和12.98克，请计算库内外空气的相对湿度。回答下列问题：n（1）此时库内干燥还是库外干燥？n（2）此时是否需要调节温湿度？n（3）需要调节的话，可用哪些调节方法？（二）八防虫蛀档案酸化档案霉菌档案霉菌档案糟朽档案糟朽档案档案砖n防火q要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材，在条件允许的情况下，安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。n防水q要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段。n防潮q与库房温湿度尤其是湿度控制密切相关，在库房湿度过大时应及时进行调整。n防霉与防虫q两者关系密切且与防潮有密切关系，要求对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品。n防光q要求库房尽可能全封闭（即无窗），若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨砂玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘，尽量遮避户外日光中的紫外线照射。照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具。n防尘q要求装具的封闭性好并须寻库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。n防盗q要求库房门窗坚固，进出库房随时锁门，并尽可能安装防盗报警装置。（三）档案在搬动中的保护档案在流动中的保护措施四四大大保保护护措措施施一、数量与顺序的控制一、数量与顺序的控制二、对档案利用行为的现场监督于检查二、对档案利用行为的现场监督于检查三、档案利用方式及利用场所的限制三、档案利用方式及利用场所的限制四、对重要档案的保护性措施四、对重要档案的保护性措施利用的档案数量较大时，应分批定量提供，并且要求使利用的档案数量较大时，应分批定量提供，并且要求使用者在使用过程中和交还档案时保持其排列秩序。用者在使用过程中和交还档案时保持其排列秩序。外单位人员利用档案时，档案管理人员应实行现场监督，外单位人员利用档案时，档案管理人员应实行现场监督，并随时检查利用者的行为，发现问题及时指出并予以纠正。并随时检查利用者的行为，发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案室（馆），可以配备闭路电视监控系统。有条件的档案室（馆），可以配备闭路电视监控系统。档案利用以现场阅览未基本方式，经允许的拍照或复印工作档案利用以现场阅览未基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担。档案利用场所应为集中式的原则上应由档案工作人员承担。档案利用场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生大阅览室，一般不为利用者安排单独的阅读房间，以免发生意外。意外。严格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而严格限制利用；即使提供利用，一般也不提供原件，而是提供缩微品或复印件；利用中要特别注意监护，必要是提供缩微品或复印件；利用中要特别注意监护，必要时可责成专人始终监护利用。时可责成专人始终监护利用。（四）档案的修复n去污n去酸n加固n档案字迹的显示与恢复n档案修裱 未修补前档案未修补前档案整理档案整理档案放入补洞机中放入补洞机中倒入纸浆抽干纸补洞机中的水抽干纸补洞机中的水修复后的档案修复后的档案霉变底片处理效果实例对比霉变底片处理效果实例对比底片处理前照片效果：底片处理前照片效果：底片处理后照片效果：底片处理后照片效果：底片处理效果底片处理效果已处理已处理 未处理未处理五、档案库房管理制度