安质主管岗位任务说明书.doc

安质主管岗位任务说明书

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2020年5月29日
文档仅供参考
安质办公室安质主管岗位任务说明书
编号:___YD/CG/013拟　　制:_____________
核准:_____________生效日期:_____________
一、基本资料
部门名称
船管部
岗位名称
安质主管
直接上级
安质办主任
所辖人员
/

二、工作说明
1、主要职责
1、负责管理有关安质管理的资料、文件。
2、负责维护、保管SMS体系文件。
3、负责做好有关记录和台账。
4、协助安质办主任做好体系运行监控、内审、外审和培训等工作。
2、主要工作内容
1、协助安质办主任制定公司安全管理工作计划、办公程序,并贯彻执行。
2、负责SMS相关外来文件、资料的收集和部门内相关外来文件的存档、立卷和管理工作。
3、协助安质办主任编写、修改体系文件,负责公司SMS内部文件的打字、印刷。
4、负责公司SMS文件、资料的保管、整理、发放、传递、登记、销毁等工作。
5、负责对船/岸SMS文件管理情况定期进行检查,指导相关职能部室、船舶正确编写、管理SMS有关文件。
6、负责公司DOC正本及船舶SMC副本的登记、保管。
7、协助安质办主任对公司SMS运行情况的监控、检查工作。
8、协助安质办主任处理”不符合规定的情况”、事故和险情的报告。
9、协助安质办主任对船岸体系内相关人员安全管理体系的培训工作。
10、协助安质办主任对公司内审员的培训、考核、管理工作。
11、协助安质办主任的内审工作。负责内审资料的归档、管理工作。
12、协助安质办主任与有关主管部门、船级社的联系,协助安质办主任的外审准备工作。负责外审资料的归档、管理工作。
13、协调与本部门同事以及其它部室的同事之间的关系。
14、完成安质办主任布置的其它工作,并及时向安质办主任汇报工作。

3、主要工作要求
1、体系文件维护
1.1定期整理文件,及时修补、复制破损和褪变的文件,对不符合要求的案卷进行加工,对补充归档的文件进行整理编目。
1.2确保文件的安全,加强防火、防盗、防潮、防虫等防护措施,避免文件的损坏和遗失。
1.3做好文件的使用管理,严禁未经审批的外借,借出的文件要及时收回;符合销毁条件的文件,按规定销毁;严格遵守保密规定,避免泄密事件。
1.4能严格按照公司SMS文件规定,控制和管理公司SMS相关文件并制定有关文件控制和管理标准,统一船岸文件管理方式。
1.5对船岸SMS文件管理情况每半年检查一次,能经过检查促进船岸文件管理的标准化和统一化。
1.6及时指导相关部室、船舶正确编写、管理SMS有关文件,认真解答有关问题,发现不恰当之处立即予以纠正。
1.7保证船岸SMS文件管理不出现重大不符合情况。
1.8按照安质办主任的要求,协助安质办主任编写、修改体系文件,及时做好公司SMS内部文件的录入,认真校对,杜绝明显的录入错误,及时安排印刷,保证印刷质量。
2、运行控制
2.1协助安质办主任做好体系运行监控。注意了解和分析有关信息,检查船岸运行情况,发现”不符合规定的情况”立即纠正或向安质办主任汇报,并负责对纠正、处理的落实情况进行跟踪验证。做好工作记录。
2.2每季度汇总、分析船、岸SMS体系运行存在的缺陷和不足,对发现的问题进行归类,提出改进意见和建议。
3、运行监控、内审
协助安质办主任做好SMS内部审核。负责联系和通知内审人员,做好内审的准备工作,做好内审过程中的信息沟通和工作记录,对纠正和预防措施的实施情况进行监控。
4、外审
协助安质办主任做好外审工作。及时将外审申请书递交到有关单位,及时与参加外审的单位、人员联系,了解审核日程安排。协助做好外审准备工作,及时通知公司各部室做好准备并检查准备情况,准备好有关文件和材料,落实好接待准备。热情接待外审人员,做好服务工作,及时沟通有关信息。外审经过或要及时领取证书。
5、DOC、SMC证书管理
5.1妥善保管公司DOC正本和船舶SMC副本,制表标明签发日期,及时提醒安质办主任各证书的到期日和检验期限,杜绝DOC和SMC超期限情况发生。
5.2有关单位和人员需要时及时提供,按时收回。
6、指导、培训
协助安质办主任做好上船前SMS培训、内审员培训和体系内相关人员的培训、指导工作。协助安质办主任精心培训内容的准备,及时通知有关人员,安排好场地,准备好所需资料和器材等,做到工作主动、认真,提高培训的有序性和效果。
7、资料、台账
7.1资料收集及时、整理有序,保管妥善,资料反应的重要信息要及时向安质办主任汇报。
7.2要及时登记、记录安质管理工作情况。做到安质管理方面记录、台账整齐、规范,无漏登、漏记和翻查不便的情况。有关资料要及时移交档案室。
三、任职资格
因素
细分因素
等级
限定资料
知识
学历
C
航运、船管类专业专科以上学历或相当程度。
行业知识
B
熟悉航运行业知识,对行业发展趋势的把握基本准确。
专业知识
B
具有较丰富的航运和船舶管理专业知识、技能;掌握公司安全管理体系;掌握国内、国际相关的公约、法规、条例,特别是要精通国际安全管理规则。
能力
组织协调能力
C
协调能力较强,能协调处理与上级、同事之间的工作联系。能够妥善处理各种人际关系。
事务处理能力
B
能够合理安排工作计划,及时、正确的完成各项工作,能够解决突发事件。
理解能力
A
能够准确把握本身职务定位、工作内容;准确、迅速的理解上级的指示、意图和所布置的工作;对于所学的知识和技能能够迅速理解和掌握,反映机敏,能够举一反三。
判断能力
B
能迅速、准确的判断各种问题,掌握其实质,能较为准确的判断从未遇到的问题,找到解决的办法。
表示能力
C
表示内容准备较充分、主题较明确、构思较清楚。
经验
行业工作经验
C
具有5年以上丰富的航运和船舶管理工作经验。
相关工作经验
E
具有2年以上船上工作经验,具有内审员工作经验。
其它条件
身体条件
身体健康,精力充沛,对环境变化的适应能力强,能够胜任大量的夜间工作、加班、出差和海上工作。
职业素质
具有高度的责任感和进取精神,原则性较强,心理素质较好。
英语
较好的英语水平。