文秘常用事务文书的拟写.pptx

常用事务文书的拟写 传真 备忘录 事务性通知 邀请信 感谢信 贺信 请柬 技能要求技能要求：通过本节的学习，能够 在具体公务中正确选用传真、备忘录、事务性通知、邀请 信、感谢信、贺信、请柬 准确拟写传真、备忘录、事务性通知、邀请信、感谢信、贺 信、请柬 知识要求：知识要求：通过本节的学习，掌握 事项性通知(事务通知、会议通知)的知识与拟写 礼仪文书的知识与拟写一、传真一、传真 1、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际、概念：传真是各级机关、企事业单位与社会团体通过有线电、无线电或国际互联网络传送的一种文书。互联网络传送的一种文书。2、特点：、特点：1）真实，既传送的是文书原件的真迹；）真实，既传送的是文书原件的真迹；2）便捷，即操作便当，传递迅速；）便捷，即操作便当，传递迅速；3）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。）可靠，既所传递是图象信息，不会出现文字的改动和错漏。天地公司传真天地公司传真收件人：钟宜收件人：钟宜单位：寰宇运输公司单位：寰宇运输公司抄送：抄送：传真号：（传真号：[phone]发件人：初萌发件人：初萌日期：日期：2006/6/15传真号：（传真号：[phone]电话：（电话：[phone]页数：共页数：共1页页主题：联系仓储运输主题：联系仓储运输 紧急紧急 请审阅请审阅 请批注请批注 请答复请答复 请传阅请传阅寰宇运输公司：寰宇运输公司：我公司现有我公司现有100吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓吨硝酸铵化肥急需运往宁夏灾区，请贵公司速与我联系有关仓储运输事宜。储运输事宜。天地公司（公章）天地公司（公章）2006年年6月月15日日 这是一份传真首页，标题通常是这是一份传真首页，标题通常是“公司名称公司名称+文种文种”。正文的首部写明收件。正文的首部写明收件人人姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真姓名、单位、抄送人姓名、传真号及发件人的姓名、发件日期、总页数、传真号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司号、电话、主题及回复要求选项等。传真的语言要简洁，格式规范。通常公司的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的的传真纸是统一印刷的，在传真信纸上方或下方印有公司名称，地址及公司的标志图标。标志图标。二、备忘录二、备忘录 1、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体、概念：备忘录通信的简化书面形式，用于各级机关、企事业单位与社会团体 内部人员之间的交流。在英文中内部人员之间的交流。在英文中“备忘录备忘录”通常缩写为通常缩写为menmo。2、特点：、特点：1）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带；）形式灵活多样，它一般装订成溥册，或放置案头，或随身携带；2）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。）写法不拘一格，只要写清楚，能起到提醒，备忘的作用即可。发给：初萌发给：初萌秘书秘书发自：施林发自：施林行政部经理行政部经理日期：日期：2006年年1月月6日日内容：总经理来京行程安排内容：总经理来京行程安排 总经理将于总经理将于2006年年1月月8日星期一到达北京，并将于日星期一到达北京，并将于1月月10日下午离开返日下午离开返回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港回香港。希望你安排一下总经理在北京期间的行程，并经我确认后发到香港办公室。办公室。注意事项：注意事项：在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。在备忘录中不需要签名或表示敬意的结束语。三、事务性通知三、事务性通知 1、事项通知、事项通知 事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情事项通知，可以平行，也可以下行，其目的主要是为了让对方了解某件事情或某些情况，一般不要求执行或办理。或某些情况，一般不要求执行或办理。（1）事项通知的适用范围）事项通知的适用范围 当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这当发文单位需要向有关方面知照某一事项或交流某些信息时，可使用这种通知，如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称，种通知，如成立、合并、撤销、调整某一机构，启用新的印章，更换单位名称，更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。更正某一次发文的差错等，都需要用到这种通知。（2）事项通知的写法）事项通知的写法 这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实这种通知的正文结构比较简单，要开宗明义，直叙其事，写得清楚实在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作在，使对方不仅能了解到有关情况动态，而且还能从中受到启发和教益，对工作有所推动和改进。这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。不用于发有所推动和改进。这类通知的特点是实用性强，时效性短，政策性弱。不用于发布法规，也不用于批转公文，多是针对一些临时性的事务，只起告知和沟通的作布法规，也不用于批转公文，多是针对一些临时性的事务，只起告知和沟通的作用。这类通知在形成时大都不编发文号，用过之后用。这类通知在形成时大都不编发文号，用过之后，也无须立卷归档。，也无须立卷归档。2非正式公文类通知非正式公文类通知 ）启事型通知）启事型通知 这种通知与启事相近。当需要把一些临时发生的情况和准备采取的措这种通知与启事相近。当需要把一些临时发生的情况和准备采取的措施告知有关单位和个人时，多使用这种通知书，如施告知有关单位和个人时，多使用这种通知书，如办事处关于报送办事处关于报送年卫生工作总结的通知年卫生工作总结的通知。）凭证型通知）凭证型通知 这种通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用。其行这种通知既起告知有关情况的作用，又起证明对方身份的作用。其行文对象都是与某一事项有关的单位或个人。比如，某单位要主持召开一个全文对象都是与某一事项有关的单位或个人。比如，某单位要主持召开一个全省乃至全国范围内的学术讨论会、产品鉴定会等，总要事先向有关单位或个省乃至全国范围内的学术讨论会、产品鉴定会等，总要事先向有关单位或个人发出通知。一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为人发出通知。一方面告知与会议有关的单位和个人做好准备，一方面又作为其参加会议的凭证。其参加会议的凭证。3、会议通知、会议通知 写好会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次写好会议通知的关键是要把与会议有关的事项一次性地交待清楚，这样既可避免一次又一次地补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要地补充通知，又免得与会人员反复询问。会议通知应开门见山，直述其事，把会议通知的有关要素写清楚。素写清楚。1）把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的）把召开会议的根据、原因写清楚，是急需解决工作中的某一问题，还是上级布置了一个新的工作任务。工作任务。2）把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作例会。）把会议名称写清楚，是代表会、座谈会，还是协商会、工作例会。3）把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门）把会议的主持单位（主持人）写清楚，是领导机关主持，还是办公部门主持，还是主管部门主持。主持。4）把会议的内容或主要目的写清楚。）把会议的内容或主要目的写清楚。5）把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清）把会议的起止时间写清楚，如果会议结束的时间难以确定，也一定要把会议开始的时间写清楚。楚。6）把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接点出具体与会人员的姓名，）把与会人员写清楚，会议通知中的与会人员有两种：一种是直接点出具体与会人员的姓名，一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写一种是给与会人员划定一个范围和界限，如果是干部会，可写“召开副科级以上干部会议召开副科级以上干部会议”，如，如果是党干部会，可写成：果是党干部会，可写成：“召开党员干部会议召开党员干部会议”。7）把对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材）把对与会人员的具体要求写清楚。常见的有这样一些内容：与会人员需要准备哪些公文、材料、证件等。料、证件等。8）把联系电话（联系人）、联系电话写清楚。会议通知发出后，收到通知的单位或个人在准备）把联系电话（联系人）、联系电话写清楚。会议通知发出后，收到通知的单位或个人在准备赴会过程中，由于各方面原因，可能还会遇到一些不太清楚的问题，这就需要通过电话、电传、赴会过程中，由于各方面原因，可能还会遇到一些不太清楚的问题，这就需要通过电话、电传、书信或当面询问等形式向会议主持单位打听。书信或当面询问等形式向会议主持单位打听。把主办单位落款、时间写清楚。把主办单位落款、时间写清楚。上述九个方面的内容，并不要求每次的通知都具备，其排列顺序也可以有所变化。但不管怎么写，上述九个方面的内容，并不要求每次的通知都具备，其排列顺序也可以有所变化。但不管怎么写，都要做到简洁、清楚、周密。都要做到简洁、清楚、周密。四、邀请信四、邀请信 1、概念：邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动、召开重要、概念：邀请信是各级机关、企事业单位与社会团体举办重要活动、召开重要大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。邀请信与请柬有相大会，邀请上级领导、协作单位和有关人士参加所用的信函。邀请信与请柬有相似之处，但使用的范围比请柬更广泛，信息容量更大，一些重大的商业活动经常似之处，但使用的范围比请柬更广泛，信息容量更大，一些重大的商业活动经常以邀请信形式邀请社会各界人士参加。以邀请信形式邀请社会各界人士参加。例文分析例文分析2006年中国国际人才交流暨项目洽谈会邀请信年中国国际人才交流暨项目洽谈会邀请信各专家组织、培训机构：各专家组织、培训机构：由中国国家外国专家局主办，由中国国家外国专家局主办，XX省人民政府协办，中国国际人才交流协会、省人民政府协办，中国国际人才交流协会、XX省外国专家局承办的省外国专家局承办的“2006年中国国际人才才交流暨项目洽淡会年中国国际人才才交流暨项目洽淡会“将于今年将于今年11月月6日至日至9日在中国日在中国XX市国际展览中心举行。随着中国经济建设的发展和加入世界市国际展览中心举行。随着中国经济建设的发展和加入世界贸易组织的临近，中国市场拥有十分旺盛的国际人才交流需求。国家外国专家局贸易组织的临近，中国市场拥有十分旺盛的国际人才交流需求。国家外国专家局作为中国聘请外国专家和出国培训归口管理的政府部门，举办此次大会旨在加强作为中国聘请外国专家和出国培训归口管理的政府部门，举办此次大会旨在加强全国各省市有聘请外国专家和出国培训需求的单位，与国际全国各省市有聘请外国专家和出国培训需求的单位，与国际 有关报名注册等事宜会议组委会秘书处将与你们联系。有关报名注册等事宜会议组委会秘书处将与你们联系。联系人分别为：联系人分别为：经济技术专家事务，经济技术专家事务，XXX电话：电话：0512-XXXXXX教科文卫专家事务，教科文卫专家事务，XXX电话：电话：0512-XXXXXX出国培训事务，出国培训事务，XXX电话：电话：0512-XXXXXX，传真：，传真：XXXXXX中国国际人才交流协会会议秘书组：中国国际人才交流协会会议秘书组：XXXXXX电话：电话：XXXXXX专此奉达，并颂秋祺专此奉达，并颂秋祺 中国国际人才交流协会副主席兼秘书长中国国际人才交流协会副主席兼秘书长 XXX 2006年年6月月6日日 这是一封商业邀请信，标题是这是一封商业邀请信，标题是“会议名称会议名称+文种文种”，正文较为详尽地说明，正文较为详尽地说明了邀请的原因和活动内容，介绍了活动安排的细节，因受文单位广泛，信息含了邀请的原因和活动内容，介绍了活动安排的细节，因受文单位广泛，信息含量较大，故不采用量较大，故不采用“请柬请柬”形式。形式。邀请信的结构是：标题邀请信的结构是：标题+称谓称谓+正文正文+落款落款+成文日期成文日期五、感谢信五、感谢信1、概念：感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己、概念：感谢信是各级机关、企事业单位、社会团体和个人，对帮助、支持自己工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受工作的单位或个人表示感谢的信函。这种信函的写作者一般是受助者本身或受助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹助一方的代表，写信的目的在于表示不忘对方的关爱和帮助，肯定对方的事迹和风格，表达自己的感激和谢意。和风格，表达自己的感激和谢意。2、特点：、特点：1）真实性。一是感谢的对象要真实，如下面例文中出租汽车司机的姓名、车号等；）真实性。一是感谢的对象要真实，如下面例文中出租汽车司机的姓名、车号等；、二是叙述的事情要真实，如事情发生的时间，地点、经过和结果等。、二是叙述的事情要真实，如事情发生的时间，地点、经过和结果等。2）感召性感谢信中充满了热情洋溢的感激之情，可使被感谢的一方受到鼓舞和鞭）感召性感谢信中充满了热情洋溢的感激之情，可使被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢一方从中也受到教育和激励，对其他人也有一定的感染力和号召力。策，感谢一方从中也受到教育和激励，对其他人也有一定的感染力和号召力。例文分析例文分析感感 谢谢 信信XX出租车司机：出租车司机：6月月6日下午我公司经理刘日下午我公司经理刘XX乘坐贵公司乘坐贵公司“赣赣H25035”号出租汽车时，不慎将皮号出租汽车时，不慎将皮包丢失，内有人民币包丢失，内有人民币10万余元、身份证一个、护照一本、空白支票三张及各种票万余元、身份证一个、护照一本、空白支票三张及各种票据苦干张。在我们焦急万分之时，贵公司司机洪据苦干张。在我们焦急万分之时，贵公司司机洪XX同志主动将拾到的皮包送至我同志主动将拾到的皮包送至我公司，使我公司避免了一次重大损失。为此，我们再三表示感谢并拿出公司，使我公司避免了一次重大损失。为此，我们再三表示感谢并拿出1万元作万元作为酬谢，洪为酬谢，洪XX同志却说：同志却说：“这是我应当做的这是我应当做的”，表示不能接受。洪，表示不能接受。洪XX这种拾金这种拾金不昧的高尚品德，体现了社会主义社会良好的道德风尚，对我们全体工作人员是不昧的高尚品德，体现了社会主义社会良好的道德风尚，对我们全体工作人员是一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对洪同志的高尚行为予一次很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对洪同志的高尚行为予以表扬。以表扬。此致此致敬礼敬礼 XX公司公司 二二00六年六月六号六年六月六号 这是一篇对拾金不昧行为表示感谢的信，格式规范。例文首先简要地叙述了事这是一篇对拾金不昧行为表示感谢的信，格式规范。例文首先简要地叙述了事情的经过，然后强调了这一行为对失物一方的重要意义，最后向拾金不昧者及其所情的经过，然后强调了这一行为对失物一方的重要意义，最后向拾金不昧者及其所在单位表示了真挚的赞美和感谢。在单位表示了真挚的赞美和感谢。感谢信的结构是：标题感谢信的结构是：标题+称谓称谓+落款落款+成文日期成文日期六、贺信（电）六、贺信（电）1、概念：贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个、概念：贺信（电）是表示祝贺、赞颂的函电，一般用于领导机关、企事业单位或个人对取得巨大成绩、做出桌越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的人对取得巨大成绩、做出桌越贡献的集体或个人表示祝贺，或者对国际、国内发生的重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比重大喜事，对一些重要会议、节日、婚礼、寿辰表示祝贺。贺信（电）的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。较简短，感情充沛，文字明快。2、特点：、特点：1）祝贺性。）祝贺性。贺信（电）的使用目的主要体现在贺信（电）的使用目的主要体现在“贺贺”字上，祝贺者通过这种形式表达字上，祝贺者通过这种形式表达对他人的祝贺和赞颂，这种由衷的祝愿可以增进了解、加深友谊、促进团结合作。对他人的祝贺和赞颂，这种由衷的祝愿可以增进了解、加深友谊、促进团结合作。2）信电性。）信电性。贺信（电）是通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺目的，庆贺者无法当贺信（电）是通过书信的投递和电文的拍发达到祝贺目的，庆贺者无法当面宣读，而由受贺者收后阅读，这就要求语言热烈真挚又要做到篇幅短小。面宣读，而由受贺者收后阅读，这就要求语言热烈真挚又要做到篇幅短小。例文分析例文分析贺贺 信信XX公司全体员工：公司全体员工：喜闻十月一日是贵公司成立喜闻十月一日是贵公司成立10周年纪念日，谨此表示热烈祝贺！周年纪念日，谨此表示热烈祝贺！10年来贵年来贵公司全体员工发扬了自力更生、艰苦创业、同心同德、锐意创新的可贵精神，公司全体员工发扬了自力更生、艰苦创业、同心同德、锐意创新的可贵精神，不仅在国产计算机芯片领域获得了重大突破，而且培养了大批技术人才，支援不仅在国产计算机芯片领域获得了重大突破，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵公司在技术力量方面，给我公司以无私的帮助和支援。了兄弟单位。多年来，贵公司在技术力量方面，给我公司以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心地感谢，并决心以实际行动向贵公司全体职工学习，努力钻为此我们表示衷心地感谢，并决心以实际行动向贵公司全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。最后，祝贵公司在新的世纪中取得更辉煌的成就。最后，祝贵公司在新的世纪中取得更辉煌的成就。此致此致敬礼敬礼 天地公司总经理天地公司总经理XXX 二二00六年六月六日六年六月六日 这封贺信首先写明了祝贺的内容、祝贺原因，并给予对方高度的赞颂。语这封贺信首先写明了祝贺的内容、祝贺原因，并给予对方高度的赞颂。语言热烈真挚，起到了增进友谊，促进合作的重要作用。言热烈真挚，起到了增进友谊，促进合作的重要作用。贺贺 电电XX科技公司科技公司 欣闻贵公司在第欣闻贵公司在第16届巴黎科技博览会上摘取科技发明金奖，我谨代表华届巴黎科技博览会上摘取科技发明金奖，我谨代表华夏集团公司向你们表示热烈的祝贺并致辞以崇高的敬意。你们今天取得的辉煌夏集团公司向你们表示热烈的祝贺并致辞以崇高的敬意。你们今天取得的辉煌成绩是你们多年来倡导的成绩是你们多年来倡导的“求实、拼搏、进取、创新求实、拼搏、进取、创新”精神的最好体现。希望精神的最好体现。希望你们继续发扬这种精神，在科学的道路上勇攀高峰。为我国微电子科学事业的你们继续发扬这种精神，在科学的道路上勇攀高峰。为我国微电子科学事业的发展作出新的贡献。发展作出新的贡献。天地公司总经理天地公司总经理XXX 二二00六年六月六日六年六月六日 这封贺电首先热烈地祝贺这封贺电首先热烈地祝贺XX科技公司在第科技公司在第16届巴黎科技博览会上取得的届巴黎科技博览会上取得的辉煌成绩，继而褒扬了辉煌成绩，继而褒扬了XX科技公司的优良传统和作风，最后提出殷切的希望。科技公司的优良传统和作风，最后提出殷切的希望。篇幅短小，层次清楚，感情充沛，文字简约。一方面向篇幅短小，层次清楚，感情充沛，文字简约。一方面向XX科技公司表示祝贺，科技公司表示祝贺，另一方面对另一方面对XX科技公司科技公司“求实、拼搏、进取、创新精神进行了歌颂和赞扬，求实、拼搏、进取、创新精神进行了歌颂和赞扬，具有很大的鼓舞意义。具有很大的鼓舞意义。贺信的结构是：标题贺信的结构是：标题+称谓称谓+正文正文+落款落款+成文日期。成文日期。七、请柬七、请柬1、请柬的概念与特点、请柬的概念与特点 请柬，也称请贴。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员请柬，也称请贴。它是各级机关、企事业单位、社会团体或个人邀请有关人员参加某项活动而专门制发的信柬。请柬的使用范围十分广泛，虽属书信类，但比起参加某项活动而专门制发的信柬。请柬的使用范围十分广泛，虽属书信类，但比起一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使一般的信函更具庄重性的特点。所以，一般只有遇到较大的事情或庄重的场合才使用请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者的尊重。请柬有时也用作入场和报到用请柬，而不用一般的信函，以示对被邀请者的尊重。请柬有时也用作入场和报到的凭证。的凭证。例文分析例文分析请请 柬柬王惠光先生王惠光先生 谨定于谨定于2006年年6月月14日上午日上午9时在九州饭店三楼会议室举行贸易洽谈会敬请时在九州饭店三楼会议室举行贸易洽谈会敬请光临！光临！天地公司天地公司 二二00六年六月十四日六年六月十四日 请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种。但无论哪种形式，其内容结构基本相同，即：标题其内容结构基本相同，即：标题+称谓称谓+正文正文+落款落款+成文日期。成文日期。练习题练习题1、情景模拟、情景模拟 以北京市科协名义给相关专家写一封召开科技成果转让洽谈会的邀请信，要求内以北京市科协名义给相关专家写一封召开科技成果转让洽谈会的邀请信，要求内容具体规范。容具体规范。2、情景模拟、情景模拟 以北京市科技协会名义给一地公司写一封贺信，祝贺他们研制的新产品获得国家以北京市科技协会名义给一地公司写一封贺信，祝贺他们研制的新产品获得国家科技部一等奖。科技部一等奖。3、情景模拟、情景模拟 代表天地公司写一份邀请弘远公司总经理参加本公司十年庆典的请柬，要求运用代表天地公司写一份邀请弘远公司总经理参加本公司十年庆典的请柬，要求运用规范格式。规范格式。4、习作、习作 拟写一份商务传真，内容自拟。拟写一份商务传真，内容自拟。5、情景模拟、情景模拟 天地公司在寰宇公司的大力支持下，在新产品的开发和研制上取得了了重大的成天地公司在寰宇公司的大力支持下，在新产品的开发和研制上取得了了重大的成绩，请代秘书初萌以天地公司的名义，给寰宇公司写一封感谢信。绩，请代秘书初萌以天地公司的名义，给寰宇公司写一封感谢信。6、找一份会议通知，分析其是否规范，并写出评价意见。、找一份会议通知，分析其是否规范，并写出评价意见。再 见!