集团酒店采购制度.docx

成都大未来资产管理有限公司
编 号
ZC-CG

采购管理制度
﹙试 行﹚

批 准：
审 核：
会 签：
编 制：综合管理中心-采购部

主责单位
综合管理中心-采购部
文件执行日期
2017-11-1
作废文件
无

大未来集团采购管理制度

一、目的：
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、适用范围：
适用于大未来集团公司的物料及设备采购、工程类改造、外包服务类合作、营销企划类等一切费用支出项目。
三、采购申请单申请流程：
（一）采购申请单适用范围
主要针对物品类采购，且支出费用小于50000元，包括但不限于以下项目：
1. 印刷品；
2. 日常用品；
3. 工程杂件；
4. 服装；
5. 办公用品等。
（二）采购申请
1. 所有采购申请单应由申购部门发起申请流程，申购人将明细填入申请单内（包括申购部门、申购日期、希望完成日期、申购理由、物品名称、数量、单位、规格要求），针对耗用品还需填入现有库存量及月用量。直接领导及分管领导须对采购申请单进行审批，以审核并确认是否为部门现阶段采购所需，采购申请流程经权限领导批准后方可交采购部进行采购。
2. 申购部门应有计划性的提交采购申请单
（1）对于每月都会申购的物品，申购部门应结合月用量及库存量在每月25日统一对下月库存补货提交采购申请单，并且对于易耗品类采购（例如：办公用品、保洁用品等），应由行政部门对各部门需求进行汇总，再提交采购申请单至采购部。
（2） 对于临时性申购的物品，申购部门应结合申购物品的生产周期提前提交采购申请单，例如：
① 印刷品类：印刷品标准及设计内容确认后，申购方须提前10-15天提交采购申请单；
② 日常杂件：申购方须提前7天提交采购申请单；
③ 工程杂件：申购方须提前10-15天提交采购申请单。
④ 服装类：服装款式及面料确认后，申购方须提前30-40天提交采购申请单。
⑤ 办公用品：行政部须提前7天提交采购申请单。
（二）询价及审批
采购部在收到采购申请单后，必须服从下列程序：
1. 对于单张采购申请单总金额大于或等于5000元的费用支出，至少保证有3家有竞争力的报价单位或机构；如遇特殊情况，只有1-2家报价，则必须注明原因，同样对于没有使用最便宜报价的供应商，必须注明充分理由。对于低于5000元的费用支出，可由采购部直接与供应商进行议价，一家报价即可。
2. 采购部应对所有的采购单进行登记并编号，同时所有供应商报价都必须加盖报价单位公章并附于相应采购单审批单后，完成比价程序并经采购部负责人批准后，采购申请单将按照《采购审批权限表》审批权限进行逐级审批。
3. 完成《采购申请单》所有审批后，采购部必须对所有采购单、比价表等过程文件进行存档，以备内/外部的审计并应保证符合会计法要求，并将第二联采购申请单交财务部用于付款时对账，第三联交申购部门用于到货验收。在订货时采购部须告知供应商采购申请单编号，以便供应商在送货单上注明。
4. 采购部应每月对已通知送货但未于规定时间到货的采购申请单进行审阅，以决定是否催促供应商继续供货或取消订货。
5. 在收到未完成签批流程的《采购申请单》，采购部除非在极其紧急的情况下，在得到公司领导同意后，才可以操作紧急采购。所有紧急采购的《采购申请单》发起部门必须在两个工作日完善签批手续，如果未在规定时间完善签批手续，则采购部有权利追究相关人员责任。关于紧急采购的所有程序均由使用部门自行跟进。（紧急采购是指申购部门提交了采购单，但是未完成审批而需提前到货的情况）
四、招标合同类流程：
（一）招标合同类适用范围
主要针对工程类、营销企划类、外包合作类及支出费用大于或等于50000元物品类采购项目，包括但不限于以下项目：
1. 开荒及保洁外包；
2. 石材养护外包；
3. 外墙清洗外包；
4. 活动策划；
5. 美陈设计及制作；
6. 工程改造；
7. 虫害控制；
8. 厨房设备；
9. 年度维护合同；
10. 系统软件及硬件
（二）招标程序
1. 招标项目必须在年度预算内，若无年度预算事项，申购部门还应上报董事会，待董事会批准后才能进行招标。
2. 申购部门须结合产品的生产周期和完工时间提前提交文件审批单(须注明预算）并跟进审批，
例如：
① 开荒及保洁外包：招标标准确认后，申购部门须提前45天提交文件审批单；
② 石材养护外包：招标标准确认后，申购部门须提前45天提交文件审批单；
③ 外墙清洗外包：招标标准确认后，申购部门须提前30天提交文件审批单；
④ 活动策划：招标标准确认后，申购部门须提前15-45天提交文件审批单；
⑤ 美陈设计及制作：招标标准确认后，申购部门须提前20-45天提交文件审批单；
⑥ 工程改造：招标标准确认后，申购部门须提前45-60天提交文件审批单；
⑦ 虫害控制：招标标准确认后，申购部门须提前15-20天提交文件审批单；
⑧ 厨房设备：招标标准确认后，申购部门须提前45-60天提交文件审批单；
⑨ 年度维护合同：招标标准确认后，申购部门须提前30天提交文件审批单；
⑩ 系统软件及硬件：招标标准确认后，申购部门须提前30天提交文件审批单。
涉及到商场运营类的招标及方案须得到执行董事的批准，涉及到工程类的招标及方案须得到董事长的批准。当文件审批单完成所有审批后，申购部门应以书面或邮件形式说明招标项目的具体要求，包括：批准的方案、材质、品牌规格、质量、数量、送货时间、服务水平等和其他可以协助采购部寻找供应商并询价的详细要点。
3. 采购部在收到签批完成的文件审批单和招标要求后，应及时寻找能够满足招标要求的供应商进行招标工作。
4.参与招投标的供应商应将投标文件放入封好的信封内并盖上其单位公章骑缝印，在投标指定期限内投递至投公司标箱内。
5.公司投标箱应在到期当天的下午3点由财务部会同采购部、申购部门打开，采购部将通知相关人员具体开标时间和地点，采购部负责人、申购部门负责人、财务部相关人员将检查回标文件（在检查的每一页有价格的回标文件上签字）和提供的样品，完成开标后，采购部负责人将带走所有的有效的回标文件以便于汇总。
6. 采购部完成投标汇总后，采购部负责人将通知申购部门负责人具体时间和地点，会谈供应商,淘汰不符合要求的供应商。
7. 采购部负责人、采购部副经理及成本部负责人同时与剩余的供应商议价，并最终确定价格与中标供应商，同时出具中标报告待董事会审批，审批后方可跟进合同流程。
8. 采购部应草拟合同并同时通过邮件的方式发给申购部门、法务部、财务部及相关部门的企业邮箱，各部门应全力配合并于24小时内对合同内容提出修改意见并回复采购部，超时未回复视为无异议，采购部应全程跟进合同审批流程。
9. 合同完成签订后，采购部应将合同分别交使用部门及财务部存档，并通知供应商领取合同。使用部门应继续跟进合同的执行与付款流程。
10. 使用部门应不断地检查这个供应商的产品和服务以确保他们达到公司的规格要求。供应商如有违约，采购部将第一时间通知供应商整改，经沟通仍无法调整或达不到公司要求的，公司将与其终止合作并追究其相关责任。
11. 对于有行业垄断性的专业项目采购，由申购部门自行跟进合同流程。(例如:燃气改造、广电网络、传媒等）
五、现金采购
小额现金采购主要用于部门营运中需要的细小品项，由各部门自行执行并报销。各部门分管领导必须口头知会总经理此品项是否需要购买和是否要用现金购买，总体上，现金采购的金额在500元以下。所有的现金采购连同附着的发票必须在两个工作日内报销，任何逾期的报销申请将不予批准，现金采购仅限于紧急情况，各部门需严格控制，当月累计不能超过2000元。
六、管理工具
ZC-CG-01 《采购申请单》
ZC-CG-02 《采购审批权限》