天津市科技计划项目档案管理实施方案.doc

天津市科技计划项目档案管理实施方案

根据天津市科技计划项目档案管理现状及历年科技计划项目档案接收情况，为完善科技计划项目档案管理，确保科技档案的齐全完整准确，根据津科字[2006]298号《关于印发＜天津市科技计划与项目管理暂行办法＞的通知》精神，制定天津市科技计划项目档案管理实施方案，其他项目档案参照执行。
一、科技计划项目归档范围及程序
1. 归档范围
市科委对科技计划项目管理过程中产生的具有保存价值的文件材料，应按要求进行归档。归档范围及责任处室见表一。
2. 归档程序
根据《天津市科技计划与项目管理暂行办法》第三章第十四条“计划项目的组织与管理包括立项组织、过程管理、验收管理和绩效跟踪”4个管理阶段和《天津市科技计划项目验收管理试行方案》中第三款项目验收工作的组织管理等规定，对科技计划项目档案实行分阶段归档管理。具体实施办法如下：
（1）立项组织阶段：科技档案馆根据综合计划处当年的立项发文文件，确定归档的责任处室，建立预归档目录。
① 项目申请书：由业务处、中介机构共同负责收集，移交科技档案馆。
② 专家评审意见及相关文件：由综合计划处、中介机构按照归档要求整理后移交科技档案馆。
③ 项目合同书：由业务处负责收集，移交科技档案馆。
④ 经费预算表：由业务处负责收集，移交科技档案馆。
⑤ 经费拨款凭证：由条财处整理后移交科技档案馆。
（2）过程管理阶段：各业务处完成该阶段性工作后，将归档范围（表一）中6－7号文件收集齐全，综合计划处汇总后，将纸质和电子文件移交科技档案馆。责任部门：综合计划处、科技档案馆。
（3）验收管理阶段：
① 项目承担单位申请验收科技计划项目时，须填写《天津市科技计划项目（课题）档案验收确认书》（表二），由所在单位档案馆（室）确认。做为项目验收时的必备文件。
② 业务处将归档范围（表一）中1－7号文件移交科技档案馆，科技档案馆按照归档范围审查归档文件的完整性、准确性，归档文件不合格的项目不予结项验收。
③ 项目验收后，相关业务处将归档范围（表一）中8－15号文件收集齐全，移交科技档案馆。完成时间：验收后10个工作日内。责任部门：业务处、科技档案馆。
（4）绩效跟踪阶段：绩效跟踪工作完成后，综合计划处将归档范围（表一）中16号文件收集齐全，移交至科技档案馆，由科技档案馆完成归档工作。
二、科技计划项目档案归档要求
科技计划项目档案工作由各业务处处长负责，项目主管工程师或各处室兼职档案员按照归档范围完成科技计划项目实施过程中形成的各种载体类型文件材料的收集和整理，做好平时预立卷工作，确保文件材料的完整、准确、系统。在阶段性工作完成后，项目主管工程师或兼职档案员与科技档案馆进行文件的交接工作，以便科技档案馆进行实时归档。归档文件材料要求：
1. 科技文件材料分阶段进行归档。
2. 每个项目只归档一份原始（带有红印章）的文件材料。
3. 科技文件材料纸张统一采用国家规定的标准纸；科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，不准使用热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不牢固的字迹。
4. 项目的密级由项目承担单位确定，各业务处室审核。
5. 所有纸质文件应有与其内容一致的电子文件。
6. 各业务处室与科技档案馆进行文件交接时，应填写天津市科技计划项目（课题）档案归档（移交）清单（表三），该清单一式两份，业务处室保存一份，科技档案馆保存一份。
三、科技计划项目档案管理实施方案的组织与领导
该方案的实施由委办公室牵头，各业务处室参加，科技档案馆负责具体实施，成立科技计划项目档案管理领导小组：
组长：陈养发
副组长：陈庆余、齐成喜、杜爱芹
成员：李彭越、夏秋雨、宋广平、段志强、贾堤、夏正淮、李庆兴、范英姿、张勇勤
表一 科技计划项目文件材料归档范围及责任处室

序号
文件名称
责任处室
1
项目申请书
业务处
2
专家评审意见及相关文件
综合计划处
3
项目合同书
业务处
4
经费预算表
业务处
5
经费拨款凭证
条财处
6
项目年度执行情况表
综合计划处
7
项目调整（中止）申请书、通知
综合计划处
8
项目结项报告书
业务处
9
工作报告
业务处
10
技术报告
业务处
11
测试报告
业务处
12
专利证书
业务处
13
发表论著
业务处
14
用户使用证明
业务处
15
经济效益分析报告
业务处
16
跟踪考评
综合计划处

表二 天津市科技计划项目（课题）档案验收确认书

项目名称

项目编号

完成单位

项目负责人

完成单位档案部门意见（归档文件目录附下）：

经检查确认，该项目文件已按归档要求进行归档，档案文件完整、准确、系统，符合要求。
盖章 经手人：

年 月 日
注： 本表一式三份，项目承担单位保留一份，市科委相关业务处室保留一份，天津市科技档案馆保留一份。

表三 天津市科技计划项目（课题）档案归档（移交）清单
档号： 编号：
科技项目
名 称

项目编号

完成单位

项目
负责人

立项组织
阶段文件
序号
文件材料题名
纸质文件
（页数）
电子文件
（大小）
移交人
接收人
交接日期
备注
1
项目申请书

2
专家评审意见及有关文件

3
项目合同书

4
经费预算表

5
经费拨款凭证

过程管理
阶段文件
6
项目年度执行情况表

7
项目调整（中止）申请书、通知书

验收管理
阶段文件
8
项目结项报告书

9
工作报告

10
技术报告

11
测试报告

12
专利证书

13
发表论著

14
用户使用证明

15
经济效益分析报告

绩效跟踪
阶段文件
16
跟踪考评

其他
17
其他

注： 本表一式两份，天津市科委相关业务处室保留一份，天津市科技档案馆保留一份。