专题：背景调查管理实务.doc

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背景调查管理实务背景调查操作指引企业的员工是企业重要的人力资本，背景调查在员工招聘工作中起着重要的作用，不但可以为企业招聘获取优秀的人才，而且可以有效地把一些编造简历、损害企业招聘利益的职业素质低下者拒之门外，提高单位聘用成功率，降低单位用人风险。一、背景调查的基本常识 1、背景调查的概念 2、背景调查的重要性 3、背景调查的类型 4、背景调查的时间二、背景调查对用人单位的重要意义有哪些？ 1、规避法律风险 2、核实信息的真伪 3、发现隐瞒的信息 4、预测未来工作业绩三、背景调查的内容有哪些 1、身份验证 2、学历验证 3、护照查询 4、工作履历验证 5、户籍地址核实 6、工作表现鉴定 7、专业资格验证 8、个人信用信息查询 9、金融违法记录查询、 10、劳动关系状态查询 11、竞业限制情况查询四、背景调查如何操作操作 1、事先声明 2、背景调查授权书范本 3、制定调查计划 4、制定调查范围五、背景调查的方法有哪些 1、电话调查 2、网络调查 3、档案调查 4、访谈调查 5、委托第三方公司调查六、背景调查的注意事项 1、确保调查过程的合法性 2、确保调查结果的真实性、可靠性七、法条链接八、附件前言人才是用人单位的人力资本，如何招到适当的人才至关重要。在众多简历中如何辨别真伪，成为了人力资源工作不可或缺的一个环节。用人单位在招聘中所获得的个人信息主要源于劳动者所提供的求职简历。对于劳动者信息真实性的核实，不仅可以确保用人单位招录到适合的人才，也可起到预防风险的作用。例如，在财务或者涉密的岗位上，没有事先做好背景调查，有可能招录到不适宜的人员，加大用人单位的用工风险。再如，招录到与其他用人单位尚存在劳动关系的劳动者可能存在连带责任的风险。用人单位在进行背景调查时，可以根据自身的行业属性，拟招聘岗位的重要程度，风险责任大小划分不同的等级，按照等级拟定背景调查的范围。这样可以避免在风险较低的岗位中投入过大的调查成本，将背景调查的重点放在用人单位核心职位、涉密职位等用工风险较大的岗位上。第一部分背景调查的基本常识一、背景调查的概念背景调查是指通过从外部求职者提供的证明人或以前工作的单位那里搜集资料，来核实求职者的个人资料的行为，是一种能直接证明求职者情况的有效方法。背景调查既可在面试之前也可在其后进行。在一些大型企业中背景调查是招聘模块的一个组成部分，在中小企业中，对于一些重要的岗位通常也会进行背景调查。进行背景调查一般是由企业委托独立的专业机构通过合法的途径、方式，对被调查人的个人背景进行核实，确保被调查人所提供的简历的真实性，使企业找到个人技能与岗位要求相匹配的优秀人才。二、背景调查的重要性背景调查的重要性首先从一则案例说起，广东的一家微电子企业在招收了5名技术开发人员后的半年里，公司的许多重要技术被竞争对手掌握，凡是新开发产品，对方都会抢先一步推向市场，专利也会被抢先申请，为此，公司遭受巨大损失。这个情况引起了该公司领导层的高度重视。经过内外调查，终于发现，在当初招聘的5名技术人员中，有一人原是竞争对手的员工，他的任务就是窃取技术秘密。后来虽然公安检察部门作了处理，但是企业遭受的损失却已无法弥补。以上竞争对手派人打入对方窃取技术资料的“工业间谍”案，足以给用人单位以警示，用人单位应对员工的诚信度和信息的真实性进行考核。用人单位在招聘工作中所面临的各种风险可归纳为胜任力风险、法律风险、职业操守风险、成本风险四大类，这些风险集中于人力资源的招聘工作。用人单位如不进行相应背景调查，可能会产生如下风险：（一）不对劳动者的基本信息进行调查《劳动合同法》明确规定，劳动者在订立劳动合同时应当遵守诚实信用原则。一方以欺诈、胁迫的手段或者趁人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，可以认定为无效或者部分无效。调查劳动者身份主要是为了避免招到一些不法分子或者别有用心的人，例如，在逃犯、商业间谍等。（二）不对劳动者年龄的进行调查调查劳动者的年龄主要是为了确定劳动者是否具备与用人单位建立劳动关系的资格，避免出现招录童工、未成年工的情况。根据《禁止使用童工的规定》，企业可能承担行政处罚、经济赔偿甚至刑事责任。劳动法、未成年人保护法都明令禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人，为打击招收童工的违法行为，也为了保护未成年人利益，国家对童工的工伤赔偿采用了惩罚性标准，大大高于普通工伤及人身损害的补偿性标准。（三）不对劳动者的劳动关系状态进行调查还有这样一类劳动者，其没有与原用人单位解除劳动关系或与原用人单位没有办理完解除手续，用人单位如招用这样的员工给原用人单位造成损失的，原用人单位可能会要求用人单位与员工对损失承担赔偿责任，且用人单位的赔偿比例不低于70%。用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。（四）不对劳动者的竞业限制情况进行调查用人单位以支付劳动者补偿金的代价换来对劳动者的自主择业权的限制，主要目的是为了保护用人单位的商业秘密。如用人单位招用此类承担竞业限制义务的劳动者，极有可能会侵犯原用人单位的商业秘密，如因此给原用人单位造成损失的，用人单位得与劳动者对原用人单位承担连带责任。竞业限制不能被滥用，根据《劳动合同法》第二十四条第一款之规定，竞业限制仅限于以下三种人员：①高级管理人员；②高级技术人员；③其他负有保密义务的人员。2.竞业限制的期限限制，竞业限制的期限不得超过二年。3.竞业限制的补偿限制，用人单位应当按月向劳动者支付经济补偿，具体补偿数额可以由双方协议约定。三、背景调查的类型背景调查可以由企业人力资源部门进行，也可以外包给专业的第三方公司进行，再有是可以让猎头公司进行，但不管采用何种方式，调查前应征得求职者的许可。　　（一）企业人力资源部门进行调查人力资源部门作为专门的招聘部门，负责集中收集、筛选简历，安排面试等工作，因此相对了解应聘人员的个人信息，能够过滤调查到的信息以做出判断，并节约成本。但是，这种调查可能不够严谨客观，缺乏调查技巧不够专业。（二）外包给专业的第三方调查公司进行这类公司有着固定的调查信息渠道，比较专业，态度中立和客观。由于第三方调查服务刚刚兴起，各类企业良莠不齐，在选择第三方调查公司的时候需小心谨慎。（三）猎头公司进行背景调查这种做法比较节约精力和成本，但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”，因为他们跟候选人的利益是一致的。对于由猎头公司推荐的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向后，指定某第三方公司进行背景调查，而背景调查的费用由猎头公司承担。四、背景调查的时间公司对求职者员进行背景调查，主要目的在于防范未然，因此，背景调查的时间最好是在用人单位经过初试、复试有录用意向，但求职者员尚未入职之前进行。入职前进行背景调查的优势在于缩小了调查人员的范围，节省招聘的成本，并且在此阶段发现求职者信息造假的情况，用人单位可以有效的过滤掉相关人员，避免因录入不合格劳动者给用人单位带来不必要的麻烦。入职前进行背景调查的缺点在于，可能会因为进行背景调查而延长人力资源部门的招聘工作进程，在此期间流失一些优秀的应聘者。第二部分背景调查对用人单位的重要意义有哪些一、规避法律风险对员工进行背景调查除了调查其工作能力、工作经验之外，还有一个很重要的目的，就是规避法律风险。如公司招聘到没有与其他公司解除劳动合同的员工等，可能会给公司带来连带赔偿责任。二、核实信息的真伪核实学历证书、职称证书、和其他证书的真实性。求职者为了被用人单位录用，有可能在提交给企业的简历信息中存在一些不真实的信息，而实施背景调查就可以弥补这方面的不足。作为一项比较成熟的企业招聘技术，尤其是当今获取信息渠道丰富多样化的时代，通过背景调查来核实求职者提供材料的真伪性在技术层面并不难，通过背景调查这一关口，可以将不合格的求职者挑出来，提前淘汰，防患于未然。二、发现隐瞒的信息了解求职者更多的信息，职场人际关系，工作风格。在求职过程中，求职者不但可能篡改个人的就业经历和教育背景，对一些他认为会影响其就业机会的不良背景信息，诸如职业道德、团队精神、心理卫生、行为操守等方面的负面信息，求职者一般都会略去，而这些东西很有可能就是一种潜在的危险，不知道哪一天就会对企业招聘的资金安全、科技成果安全或者团队工作效率带来极为不利的影响，甚至会造成难以挽回的损失。三、预测未来工作业绩核实工作经历、职位、以往的业绩。求职者的工作经历是其自己表述的经历和业绩，这对企业招聘行为本身来说只应起到参考的作用。企业招聘要深入了解求职者真实的工作能力，进行背景调查是一种非常有效的方法。企业通过背景调查，可以获得第三方对求职者业绩优良与否的看法，据此推测求职者将来在工作中的表现及其未来工作的成就。第三部分背景调查的内容有哪些简历注水主要集中在假身份、假学历假证书、虚假职位、虚报收入、夸大工作业绩、杜撰离职原因等方面。用人单位的人力资源部门，应根据拟招聘岗位的不同，有针对性的选择背景调查的内容，以便提高人力资源部门的工作效率。一、身份验证（一）查询内容为使整个招聘过程符合国家法律法规要求，用人单位应对求职者所提供的身份证的真实性、年龄、户籍地等进行核查。（二）查询方法：可以通过全国公民身份证号码查询服务中心，搜索相关信息进行核实。登陆网址二、学历验证（一）查询内容国家承认的各类高等教育学历证书。包括研究生、普通本专科、成人本专科、网络教育、高等教育自学考试以及高等教育学历文凭考试等均可以通过网络进行查询。（二）查询方法通过学信网可以查询2002年之后的学历信息。企业可以使用零散查询的方法，由应聘侯选人，登陆网站获取查询码，再由企业审核学历信息，信息费为2元/条。登陆网址：三、护照查询（一）查询内容查询护照时，不仅要确认持照人的国籍、身份、护照类别、护照有效期等最基本的内容，还要注意护照上注明的《注意事项》内条款的内容，注意鉴别护照的真伪以及其合法性。（二）查询方法现在部分开放口岸的边防检查部门提供对公的出入境记录查询，如果持证人的出入境记录都为真实有效且和护照上验讫章相符，那么该护照应为真实的。四、工作履历验证（一）查询内容求职者容易虚构工作履历，夸大业绩，甚至会杜撰任职岗位，例如，编造虚假的工作经历，工作职位等。因此，要侧重对工作的起止时间、任职职位、离职原因、劳动关系是否解除、以及工作业绩的核实。（二）查询方法 1、向以往工作单位人力资源部门、上下级、同事等进行求证。 2、查询劳动合同 3、向社保中心查询社保缴费记录 4、通过阅档的方式，一般档案中会有劳动合同，解除或终止劳动合同证明，保险变动表。五、户籍地址核实（一）查询方法集体户的居民，需要户籍资料时，凭本人身份证或户口本到户口所在地公安机关可打印户籍证明。常住居民户籍证明，可以凭本人的身份证或户口本去户口所在地派出所申请。六、工作表现鉴定（一）查询内容调查求职者的职位、工作期间、任职岗位、工作内容和业绩表现，离职原因、执业道德，有无与单位发生劳动纠纷，与公司上下级关系，个性，管理风格。（二）查询方法 1、电话访谈，对原单位不在本地的可以采取电话访谈的形式向原单位人力资源部了解应聘人员的相关信息。 2、上门拜访，对于重要的岗位，如部门经理以上职务，最好采取更为慎重的方式，可以通过拜访应聘人员原上级的方式，了解其工作表现。 3、相关人员的访谈，利用相关行业人员调查。七、专业资格验证（一）查询内容审查证书的真实有效，除了辨别真伪外，还要注意审核有效期限，发证机关是否具有相应资质，照片是否与应聘人员相符等相关信息。（二）查询方法可以在线通过国家职业资格工作网，在线查询资格证书的真实性。登陆网址：八、个人信用记录查询（一）查询内容央行个人信用报告网上查询可以查询江苏、四川、重庆、北京、山东、辽宁、湖南、广西、广东这九个省份的信息，包括个人信用信息提示、个人信用信息概要以及个人信用报告。当日查询，次日反馈查询结果。（二）查询方法需要本人登陆央行个人信息报告网上查询系统进行在线注册，注册成功后可以在线提交查询申请，申请经核准后可获取查询结果。登陆网址：九、金融违法记录查询（一）查询内容审核求职者有无违法犯罪记录，有无金融违法违纪行为。（二）查询方法本人户籍地派出所档案科，可是查询本人的违法犯罪记录，或者通过档案存放地查询有无违法违纪记录。第四部分背景调查如何操作一、事先声明，与求职者签订背景调查授权书，事先征得员工的同意二、背景调查授权书范本三、制定调查计划背景调查应具有针对性，根据岗位的不同制定不同的调查计划，定出时间计划，找出需要调查的关键点，选择调查的途径（在选择调查途径时最好有多手准备，以防被调查的相关人员不能提供配合），再次核实所调查的信息。四、拟定调查范围求职者所应聘的岗位责任大，可以将背景调查的范围重点放在以往的工作经历及业绩方面。应聘的岗位如果涉及商业秘密或者技术成果的，调查重点应放在个人的信用记录方面。总之，背景调查的内容一定要和工作高度相关，并且要做好信息记录工作，因为这些信息是用人单位选择适合员工的依据。第五部分背景调查的方法有哪些？一、电话调查人力资源部门应根据事先制定的招聘计划，制定调查问卷，然后与被访问者进行事先沟通，说明意图，争得对方的理解和支持，通话成功后，调查员应根据拟定好的调查问卷内容逐一询问，同时记录下被访者的回答。通过电话进行背景调查，易于操作，节省成本。二、网络调查用人单位招聘中高层职位的求职者比较适用，这类求职者一般都拥有令人尊敬的从业经历，或在某知名企业从事过高端职位，或曾代表企业招聘出席某些行业会议或合同签字会，频繁的社会活动必然在网络中留下某些身影。网络调查对知识型、科技型应聘人员特别适用，这些求职者一般在求职简历上或多或少的总会有一些发表论文的索引。三、档案调查档案中的个人基本资料、教育与就业等情况的记录比较全面、可靠，可以作为了解求职者基本背景信息的主要渠道。四、访谈调查由人力资源部门可派访问员携带着调查问卷分赴各个调查点，按照调查方案的要求对所选择的被调查者进行访问，并记录下被调查者的回答与反应。这种方法涉及到与被访问者的正面接触，往往能得到一些很有价值的信息，因此它的主要优点是调查资料的质量较好，而且调查的回答率较高，缺点是时间长，费用高，对访问员的个人素质要求较高。五、委托第三方公司调查用人单位可以委托专业的背景调查公司，这类公司有着固定的调查信息渠道，比较专业，态度中立和客观。在中国，第三方员工背景调查的服务刚刚兴起，各类企业良莠不齐，人力资源部门在选择的时候一定要小心谨慎，否则不负责任的背景调查不仅仅造成人才流失，还有可能带来法律风险。第六部分背景调查的注意事项一、确保调查过程的合法性用人单位在做背景调查时，如果采取的方式不当，有可能侵害求职者的声誉和隐私，给原企业或求职者造成严重损失，如果保障调查过程的合法性？用人单位在进行背景调查时都应获得当事人的许可，并获签署的授权书，这样便可确保合理及合法性了。限定要调查问题的范围，主要对于求职者工作情况有关的方面进行调查，而无关的特别是涉及到个人隐私的问题，要坚决避免。做好书面形式的记录，方可作为是否录用该员工的依据。按照调查前设计的调查问卷所列的问题，逐一开展并详实的记录。二、确保调查结果的真实性、可靠性背景调查的可靠性是保证招聘结果可靠性的重要部分，而结果的可靠性来源于过程的可靠性。首先，选择那些合法、权威、可靠的调查渠道。其次，确保接受调查的人的身份是可靠的。再次，确保接受调查的人提供可靠的信息。　　最后，一旦出现虚假的情况，人力资源部门应该高度重视，除了索要书面证明外，还要进行各种特殊情况的排除。

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