印章统一管理办法.doc

烟台正泓装饰工程有限公司
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公司印章管理制度

为了加强烟台正泓装饰工程有限公司（以下简称“公司”）印章的管理，确保印章的正确使用，特制定印章管理使用制度。
第一条、为了保证公司印章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，依据公司规范运营、防范风险的管理规定，有效地维护公司利益，特制定本管理办法。
第二条、本管理办法所指印章包括公司印章（公章）、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、公司各行政章等具有法律效力的印章。
第三条、本管理办法适用于公司公文、信函、函授委托书、证件、证书、财务报表、统计报表及对外签署的合同、协议及其他须用印章的文本等。
第四条、印章授权管理和使用部门：
（一） 公司印章，由公司总经理授权向相关部门核发或核销；
（二）公司印章由总经理授权以下部门分别管理和使用：
1、 公司行政章、其他部门专用章、专项业务章等由公司综合部负责管理和使用。
2、公司印章（公章）、法定代表人印章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等均由公司财审部负责管理和使用。
3、凡因工作需要并符合本条规定配置印章或更换印章需向公司综合部上报书面申请，经总经理批准同意后配置或更换印章。
4、印章的刻制必须符合国务院颁布的有关公章刻制的规定。统一由公司财审部负责，经公安机关核准，到指定的单位刻制；印章的规格、样式由公司财审部按有关规定办理。
第五条、印章的管理
（一）公司的所有印章，均由公司综合部负责登记、留样并确定印章保管及使用责任人（以下简称为印章专管员）。印章启用时由公司综合部下发《关于公司启用有关____________专用章的通知》（详见本管理办法附件一），注明启用日期、发放单位和使用范围和启用印模。
（二）综合部向印章专管员提交印章时，应填写《公司印章留样备案表》（详见本管理办法附件二）。
（三）由于印章磨损而更换印章，仍需在公司综合部登记、留样。
（四）公司部门撤销或重组，原部门有关印章交回公司综合部，由公司综合部负责销毁。
（五）严禁印章专管员将印章转借他人。
（六）印章丢失时，印章专管员应当及时向公司综合部书面报告，公司综合部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。
（七）公司决定需要停用印章的，由总经理签字同意后由公司综合部下发《关于公司停用有关_________专用章的通知》（详见本管理办法附件三）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并收回停用的印章切角封存或销毁。
（八）未经总经理授权和批准，任何部门和个人不得擅自刻制印章，违反本项规定导致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全部赔偿责任。
第六条、印章专管员的职责
公司所有印章专管员应遵守本条以下规定：
（一）印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全，并将印章锁紧保险柜内，妥善保管，不得将印章存放在办公桌内；次日上班后，应首先检查所保管印章保险柜有无异样，若发现意外情况应立即报告；专门设立使用登记台帐。
（二）印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章授权人应指定他人代管印章，印章专管员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意事项。专管人员正常上班后，代管人员应向专管人员交接工作，登记用印的起始日期，实行管印人员登记备案制，以明确责任，落实到人。交接工作时，应严格办理交接手续，填写本办法附件四的（印章交接单），登记交接日期、管理印章类别。交接人员签字，印章授权人签字认可后备存。
（三）印章专管员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的，印章专管员不予用印；经办人拒绝印章专管员审批文件内容或审批手续的，印章专管员可拒绝用印并报告上级领导处理。
（四）印章专管员用印盖章位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。介绍信、便函、授权委托书要有存根，要在落款和骑缝处一并加盖印章。
（五）印章专管员不得擅自用印，一经发现、严肃处理；若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并按公司相关管理的规定进行处罚。
（六）印章专管员离职时，其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分。印章专管员离职时，须办理分管印章的移交手续并填写《印章专管人离职交接单》（详见本办法附件五）后方可办理离职手续。
（七）禁止任何人未经批准携带公章外出。如确需带出使用时，须经总经理批准并填写《公章外出使用审批单》（详见本办法附件六）方可带出；非公章专管人员携带外出时，用印人还应填写本办法附件四的《印章交接单》办理交接手续后方可带出。
第七条、各类公章的使用规定
（一）公司印章的使用
1、办理使用公司印章的事项，须由业务经办人认真填写相应的审批文件并按规范取得相应权限领导的审批同意意见后，连同需用章的文件等一并交印章专管员，由其审核审批手续齐备后用印。
2、凡有公司对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、业务报表、邀请函等，可直接加盖相应的公司印章，但印章专管员仍应按照本条第3项规定填写《烟台正泓装饰工程有限公司用印审批记录单》（详见本管理办法附件七）并留存复印件以完善相关档案，依据本条规定填写的单据无需审批人签字。
3、除本条第2项规定的情况外，凡加盖公司印章的存根类介绍信（开具时必须按要求认真填写存根）、便函、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函等文件，均需填写《烟台正泓装饰工程有限公司用印审批记录单》并经相应管理领导审批签字同意后，方可使用公司印章。
4、公司印章、法定代表人印章、财务专用章及公司其他印章（合同专用章除外）所用印的文件、资料、附件资料及《烟台正泓装饰工程有限公司用印审批记录单》作为用印凭据档案由印章管理员留存。涉及法律等重要事项需使用印章时，须依有关规定经公司法律顾问审核签字后方可使用。
5、公司任何部门和个人不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖公司印章，禁止在手写文件上加盖公司印章。
6、公司任何部门和个人禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。
7、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时，由综合部严格审批，符合要求后办理签字备案后盖章。
8、以公司名义签订的合同、协议、订购单等，由对应的业务部门负责人审核签字后报总经理批准后方可盖章，并交对应印章管理部门（财审部或综合部）备案留底。
9、公章使用（公司红头文件除外），必须见《公章审批单》批准后公章管理员方可盖章，公章管理人员应严格履行登记手续，因使用公章不当造成损失的，应追究其相应责任。
10、印章应及时维护、确保公章清晰、端正。
11、对调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效身份证件材料签字说明后，经综合部经理审批签字备案后，方可盖章。
（二）合同专用章的使用规定
1、对外签署的合同或协议，应按《公司章程》及公司合同管理规定办理审批程序。
2、需使用合同专用章时，经办人应填写《公司合同专用章用印审批单》（详见本管理办法附件八）经公司对应部门经理审批同意方可用印。交公司总经理审批的合同，应注有公司法律顾问及该合同对应的业务部门负责人的审核意见。
3、用印的合同上应当先由合同授权签约代表人签字并注明年月日后，方可用印。
4、禁止在手写合同或合同内容不全的合同上加盖公司合同专用章。
5、对外签署的合同或协议等，须在合缝处加盖合同专用章。
（三）财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务专用章的无须办理本条第（一）项的审批程序。公司对外报送的各类业务报表（财务报表、统计报表等）及其他需用公司财务印章的文本等，须按规定办理用印手续。
（四）公司其他各部门印章、业务专用章的使用，由相关部门或部门做出相关规定，并报公司综合部备案。
（五）公司各类印章实行用印登记制度，印章专管员应每年度6月30日前、12月31日前应将该期间填写的《用印登记簿》（详见本管理办法附件九）及用印资料档案全部移交公司综合部审核存档。
第八条、法律责任
（一）任何人员必须严格按照本制度规定程序使用印章，不符合本制度规定时，不得擅自使用。
（二）违反本制度的规定使用印章，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。
第九条、附则
（一）本制度附公司印章管理的相关文件范本。
（二）本制度经公司总经理批准颁行，由公司综合部负责执行。如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。
（三）本制度自二零一叁年七月一日起试施行，八月一日起正式执行。

烟台正泓装饰工程有限公司
综合部
2013-07-01
附件一：
公 司 文 件
烟台正泓装饰工程有限公司办发[20___]_____号

关于公司启用有关____________专用章的通知
烟台正泓装饰工程有限公司各部门：
烟台正泓装饰工程有限公司《公司印章管理办法》第_____条的规定，由于__________________________，现公司已启用“___________专用章”，该印章由公司______________________部门管理，专管人员为______________。为实现公司各部门业务对接、规范我公司的对内对外管理，自_____年____月____日起，启用本通知附件的公章，原“_____________专用章”印章同时废止。
特此函告。
附件：新旧印章样式
_____年____月____日
新印章样式 旧印章样式

主题词：印章启用通知
抄送：
烟台正泓装饰工程有限公司综合部 ______ 年 ___ 月 ___ 日印发

附加二：
公司印章留样备案表 NO：_________
印章名称：____________________________章
审批人：________________________________
刻制人：________________________________
启用时间：______________________________
配置及保管部门：________________________
印章用途：______________________________
印章专管员：________________

印章留样

本留样印章自________年____月____日启用。

印章领用凭据及承诺：
本人作为本留样印章的保管及使用责任人，于_____年____月___日自公司综合部领取本印章，本人承诺将尽职妥善保管本印章，依照公司《印章管理制度》使用印章、登录该印章的使用记录、保管相应的审批文件资料；若因本人故意或过失使用本印章导致公司遭受经济损失时，本人自愿全额赔偿对公司因此导致的全部经济损失并接受公司的相应处罚。

印章管理员：_________________ ______年____月____日

附件三：
公 司 文 件
烟台正泓装饰工程有限公司办发[20___] ____号

关于烟台正泓装饰工程有限公司停用有关____________专用章的通知
烟台正泓装饰工程有限公司各部门：
根据_烟台正泓装饰工程有限公司_《公司印章管理办法》第五条第（七）项的规定，由于__________________________，现公司决定作废停用原由公司_________部门专管人员_________管理的“___________专用章”。
___________年______月______日前加盖该印章的全部公司文件仍然有效。
特此函告。
附件：停用印章样式
_____年____月____日
停用印章样式

主题词：印章停用通知
抄送：
烟台正泓装饰工程有限公司综合部 ______年___月___日印发

附件四：
烟台正泓装饰工程有限公司印 章 交 接 单 NO：__________
部门名称：_____________________________________
交接印章名称：_________________________________
交接日期：________月__________日
用印注意事项说明：
1、交接人双方的行为均应遵守烟台正泓装饰工程有限公司《公司印章管理办法》之规定。
2、其它说明事项：________________________________________________________________________________________________________________________________
3、印章留样：

留样

4、本印章自_______年________月_______日时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人______________负责。

移交人：_______________ 接收人：_______________
_______年_____月_____日 _______年_____月_____日
印章授权人签字确认：___________ _______年_____月_____日
附件五：
烟台正泓装饰工程有限公司印章专管人离职交接单
NO：_________
部门名称：__________________________________________
离职交接印章名称：__________________________________________
1、离职人员应当将本印章交付继任印章专管员，交接人双方的行为均应遵守___________________公司《公司印章管理办法》之规定。
2、离职人员应当将其管理本印章期间的全部用印备案资料一并移交给继任印章专管员，并书面确认除前述印章资料外，再无其他用印情况；若有遗漏用印情况导致公司遭受的经济损失，无论公司何时发现，印章专管人均对前述损失承担全额赔偿责任。
3、其它说明：____________________________________________________
4、印章留样：

留样

5、本印章自_______年________月_______日时起，经印章授权人签字确认后，其保管责任和用印责任均由印章接收人______________负责。
移交人：_______________ 接收人：_______________
_______年_____月_____日 _______年_____月_____日
印章授权人签字确认：___________ _______年_____月_____日
附件六：
烟台正泓装饰工程有限公司印章外出使用审批单
NO：__________
1、部门名称：_____________________________________
2、外出印章名称：_________________________________
3、使用日期：_________年________月________日
4、用印事项：_____________________________________
5、外出使用原因：__________________________________________________
__________________________________________________________________
6、用印责任人：_______________________________
印章留样：

留样

7、本印章自_______年________月_______日______时经授权人签字同意外出使用期间，其保管责任和用印责任均由印章_____________负责

申请人：________________ _______年_____月_____日

印章授权人签字确认：_________________ _______年_____月_____日

附件七：
烟台正泓装饰工程有限公司用印审批记录单 NO：__________
申请人：____________申请人所在部门：______________申请日期：__________
所在部门负责人审核意见：同意□（由当事人勾选）___________________。
文件名称
正/复印件
份数
用途说明

□正本 □复印件

□正本 □复印件

□正本 □复印件

□正本 □复印件

审批同意人【本栏根据是否需要逐级审批的具体情况填写，不需填全所有栏目】
申请部门负责人
同意□
签名：
财审部负责人
同意□
签名：
综合部负责人
同意□
签名：
总经理
同意□

申请使用的印章：
□公司印章
□法定代表人印章
□合同专用章
□其他部门专用章
用印情况（由当事人勾选）

已用印 □___________（申请人签名）_________（日期）

已用印 □___________（保管人签名）_________（日期）
备注说明

注意事项
用印文件的复印件作为本审批单位必须附备的文件。

附件八：
烟台正泓装饰工程有限公司合同专用章用印审批单
NO：__________
申请人：__________________；申请日期：______________________。
用印申请部门

合同份数

经办人签字

联系电话

签约方
甲方：
乙方：
其他方：（包括担保方或丙方）
涉及金额

签约负责人

联系电话

部门经理签字

综合部意见：

财审部意见：

总经理审批

附件九：
烟台正泓装饰工程有限公司________印章使用登记簿
NO：__________
【_______年_____月_____日至_______年_____月_____日】
填表部门：_____________ 填表人：______________
序号
盖章时间
文件名称及发文号
批准部门
批准人
印章专管员签字
备注
1

2

3

4

5

6

7

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