征东农民合作社管理软件使用基础手册.doc

征东农民合作社财务软件使用手册目录农民专业合作社管理软件 V1.02相关软件2软件下载、安装、升级5建账9初始化12账务处理19账簿查询28财务报表29组员管理31社务管理34购销管理35系统管理36农民专业合作社管理软件 V1.0江苏征东软件科技服务热线： / 86285833 / 86285933服务支持时间：每七天一至 周五 8:30 11:30 14:00 17:30服务投诉邮箱： 企业网站： .cn 软件下载地址：软件升级包下载地址：相关软件征东农民合作社管理软件是一款针对农民专业合作社，包含农民专业合作社、农地股份合作社、农村小区股份合作社而研发集财务管理、社务管理、组员管理、购销管理为一体专业管理软件。软件分为网络版（B/S）和单机版（C/S），方便不一样使用需求。软件使用微软MSDE，SQL数据库，支持windows XP专业版和windows7旗舰版。功效介绍凭证处理凭证处理提供标准、易用凭证管理功效，包含制单、审核和记账、汇总等功效。 适应农民专业合作社需要，预置农民专业合作社会计科目； 灵活凭证录入、查询、审核、记账及汇总；期末处理期末处理关键完成期末转账和结账工作。 依据期间损益结转定义，每个月自动结转期间损益 提供月末对账和结账功效账簿查询制单后可自动生成一系列财务账簿，极大地降低核实工作量和错误率，提升了工作效率。 提供总账、余额表、明细账、多栏账、序时账等多个账簿查询、打印及输出； 支持账簿和凭证间实时动态联查； 未审核记账数据可模拟反应账簿情况，立即提供最新信息；财务报表总账为合作社财务核实提供了详尽、丰富凭证、账表信息，财务报表则是对这些分散信息进行归类、汇总，形成系统、概括性报表信息。 可实现实时数据采集，确保实时、快速、正确生成企业管理所需要多种会计报表； 预置常见报表模板,如资产负债表，盈余及盈余分配表，组员权益变动表； 提供丰富函数财务、统计及其它函数，向导方法定义取数公式，支持用户自定义报表。组员管理组员管理提供了和组员账户相关各项事务管理，部分功效还能够自动生成记账凭证，大大减轻了用户工作量。 组员名册，管理合作社组员资料。 组员出资，记载组员出资统计，能够生成记账凭证。 财政补助量化，记载合作社接收上级财政补助及量化到组员统计，能够生成记账凭证。 捐赠财产量化，记载合作社接收她人捐赠财产及量化到组员统计，能够生成记账凭证。 组员交易，记载合作社和组员之间交易。 盈余分配清单，年底盈余分配方案计算，能够生成记账凭证。 综合查询，可批量查询组员交易统计和组员账户。社务管理社务管理涵盖了合作社日常事务管理功效 政策法规，提供了和合作社相关各项政策法规文件，为合作社正规发展提供了学习参考依据； 规章制度，合作社能够自行添加内部各项制度，用于引导社务管理要求具体化； 组员大会统计，具体记载了每一次组员大会具体情况，保障合作社做出重大决定正当性。购销管理 组员和合作社交易管理； 非组员和合作社交易管理；新用户操作步骤新用户操作步骤第一步，新建账套第二步，进入软件，设置会计科目第三步，设置辅助基础资料，如用户资料、供给商资料、产品资料、组员资料第四步，录入期初余额，试算平衡后，保留期初余额下面步骤为每个月账务处理步骤1.制作凭证 审核凭证 凭证记账 期末结转期末结账2.凭证查询3.账簿查询4.生成报表软件下载、安装、升级软件下载1.打开浏览器，输入我企业网址 并点击右上角“合作社专题”栏目进入下载。或直接输入 可直接进入下载页面。2.进入“合作社专题页面后”，就会看到两个绿色图标，分别为“安装包下载”和“升级包下载”，只需要下载安装包就能够了，在软件使用过程当中，能够关注我企业网站，假如发觉有新版本了，只需要下载升级包就即可。软件安装1. 首先需要下载软件，登陆我企业网站“合作社专题”页面后，只需关键点击图2中红色方框位置“安装包下载”即可开始下载软件。2. 下载完成后，双击软件安装包，即可开始安装，软件安装基础上是全自动，用户只需要选择一下安装路径就能够完成安装了。3. 软件安装完成后，双击桌面上“征东农民合作社管理软件”即可打开本软件演示帐套用户名和密码全部是“demo”.注意：假如电脑操作系统为XP家庭版，Windows7家庭版，因为操作系统本身不足，很可能造成数据库无法安装使用。另外，如系统中安装有其它版本MSDE数据库，或是SQL，SQL等SQL本以上数据库，也有可能安装失败，本软件临时只支持MSDE和SQL数据库。软件升级软件在线升级有两种方法，一个是软件直接升级，一个是下载升级补丁安装升级。软件直接升级1.软件在安装时没有选择安装到别路径话，那么运行软件安装目录下AutoUpdate.exe程序即会自动检测是否有更新，是否需要更新。具体路径为“C:Program FilesJSZDAutoUpdate.exe”2.如并不清楚软件安装在哪里，能够使用下面方法去升级首先在桌面上合作社软件图标上点击右键，然后选择属性然后在打开窗口中点击“查找目标”或“打开文件位置”然后在打开系统窗口中，找到“AutoUpdate.exe”这个文件双击以后系统会自动检测是否需要更新，如有提醒，则点击“确定”后，选择下一步，就会开始自动更新。升级完成后，会自动运行软件并打开登录界面。使用下载升级补丁进行离线升级离线升级通常使用在无法联网电脑上，从能够联网电脑上将升级补丁下载后，拷贝到需要升级电脑上进行升级。升级包下载地址： 也能够登录本企业网站，点击导航栏最右边“合作社专题”栏目进入进入“合作社专题”栏目后，点击升级包下载，下载完成后，双击运行即可自动完成软件升级。建账怎样建立一个账套在运行系统之前，首先要新建本单位账套。【操作步骤】1. 用户在登陆界面单击【新建账套】按钮，系统自动弹出新建帐套引导界面。2. 新建账套第一步，填写合作社信息，【合作社名称】：填写合作社在工商部门登记全称，不得填写简称，软件会自动验证该合作社名称是否在全省合作社名目中。【地区】：填写合作社注册所在省市县(区)，软件会自动依据全省合作社名目资料验证信息真伪。【合作社类型】：填写合作社所属类型，备选值有农民专业合作社，农地股份合作社，农村小区股份合作社。【法人代表姓名】：填写合作社法人代表姓名，此名称将会作为数据上报信息真伪验证一部分。【财务主管姓名】：填写合作社财务主管姓名，此信息在产生记账凭证时候会自动带入凭证，凭证上姓名将无法修改。【开账时间】：账务系统开账时间设定，请慎重选择，一旦保持后将无法修改。3.新建账套第二步，设置操作员，【登录名】：设置登录软件账号，能够是数字、字母或数字和字母组合，如123、abc或123abc。【密码】：设置登录软件密码。能够是数字、字母或数字和字母组合。【确定密码】：再次输入刚才设置密码，进行密码确定。4.新建账套第三步，设置会计科目编码级次及长度，软件许可最多设置会计科目编码6个级次第一级为会计制度要求3位，用户不能够修改。比如，会计科目“库存现金”科目编码为101,3位有效数字。 第二级至第六级默认为2位，用户能够依据自己需要修改各级次长度，一旦会计科目被使用，科目级次长度将无法修改。5. 新建账套最终一步， 点击“确定”，系统将会自动创建一个新账套，创建成功后，用户能够用自己设置操作员登录名及密码登陆软件。初始化会计科目本功效完成对会计科目标设置和管理，用户能够依据业务需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。科目编码：科目编码必需唯一；科目编码必需按其级次前后次序建立。科目编码只能由数字（0-9）、英文字母（A-Z及a-z）及减号（-）、正斜杠（/）表示，其它字符（如 & ; 空格等）严禁使用。科目名称：科目汉字名称，能够是汉字、英文字母或数字，能够是减号（-）、正斜杠（），但不能输入其它字符。科目名称最多可输入20个汉字。科目类型：科目类型分为：资产、负债、全部者权益、成本、损益.助记码：用于帮助记忆科目，通常可用科目名称中各个汉字拼音头一个字母组成，比如: 管理费用 拼音为 guan li fei yong，则管理费用助记码可写为 glfy，这么在制单或查账中需录管理费用时，可录其助记码 glfy 而不用录汉字管理费用，这么可加紧录入速度，也可降低汉字录入量。在需要录入科目标地方输入助记码，系统可自动将助记码转换成科目名称。数量核实：用于设定该科目是否有数量核实，和数量计量单位。计量单位能够是任何汉字或字符，如：千克、件 、吨等。辅助核实：系统提供4个辅助核实功效，分别是：用户、供给商、产品、组员。辅助核实作用？ 辅助核实能够替换明细科目标作用，比如合作社组员有100名，怎样会计科目需要核实到组员，那么需要把组员设置成二级科目，假如多个会计科目包含到组员核实，需要反复把组员作为二级科目甚至是三级科目录入系统，这么操作起来费时费力，假如会计科目启用了“组员往来”这个辅助核实，那么操作员只需在“组员名册”添加组员信息，无需把组员设置成二级科目，用户在录入记账凭证时候，会自动弹出选择组员界面。怎样增加会计科目？单击添加按纽，进入会计科目页编辑界面，输入科目信息。输入完成后，点击确定按纽，保留刚才输入；点击取消按纽，取消刚才输入。怎样修改会计科目？1. 将光标移到要修改科目上，用鼠标单击修改或用鼠标双击该科目，即可进入会计科目修改界面。2. 用鼠标单击修改按钮，进入修改状态，用户能够在此对需要修改项目进行调整，修改完成后，用鼠标单击确定按钮，假如想放弃修改，用鼠标单击取消按钮即可。3. 假如要继续修改，反复上述步骤即可。要诀：已使用科目不能够增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目标全部属性。怎样删除会计科目？将光标移到要删除科目上，用鼠标单击删除，即可删除目前会计科目。注意：已经使用科目不能删除。非末级科目不能删除。组员名册能够方便管理合作社组员信息，同时该名册和会计科目标辅助核实“组员往来”挂钩，因考虑到用户组员可能较多，软件提供“导入”“导出”功效，能够方便将组员信息导入到软件中。操作步骤：1.点击快捷操作栏【Execl模板】，将生成Execl模板文件保留到想要保留位置，以后打开模板，根据第一行提供字段来录入组员相关信息并保留。（注意：是贫困户话请“是否贫困”字段下栏目中输入数字“1”，如非贫困户，则不需要输入）2.导入组员信息,点击快捷操作栏【导入】按钮，在弹出窗口中选择已经录入完成Execl模板，并点击【确定】就可完成组员信息导入。期初余额初始化最终一步就是录入“期初余额”，用户需要录入开账日期期初余额，如创建帐套时开账日期为12月，那么用户就要录入12月期初余额，也就是11月底期末余额。假如用户是年底开账并想在报表上反应年初余额，能够在期初余额中输入对应科目标累计借贷方发生额来推算出年初余额。有辅助核实科目需要双击才能够录入明细。期初余额快速录入当有辅助核实科目标明细过多时候，用户能够使用辅助明细窗口中【快速录入】功效，能够帮助用户一次性生成全部明细分录，用户只需要修改对应金额就能够了。快速录入操作步骤方法1：1.首先点击辅助明细窗口中【快速录入】按钮。2.在弹出快速录入生成窗体上设置好需要条件后，点击【确定】按钮。（期初余额中快速录入摘要能够为空）方法2除了上述由软件生成凭证以外，软件还提供了Execl快速导入功效。1.打开【快速录入】界面，点击下方绿色字体按钮“Execl快速导入凭证”2.以后依据提醒来一步步操作，首先点击下图所表示按钮。3.将生成模板保留到想要保留位置后打开模板，然后根据模板中字段录入对应数据并选择会计科目后保留。4.点击【导入编辑后Execl】按钮，并选择之前保留模板。5.点击【生成凭证】按钮就可生成凭证了，如用户需要，能够再次修改生成凭证后保留即可。账务处理填制凭证记账凭证是登记账簿依据，在实施计算机处理账务后，电子账簿正确和完整完全依靠于记账凭证，所以使用者要确保记账凭证输入正确完整，在实际工作中，您可直接在计算机上依据审核无误准予报销原始凭证填制记账凭证(即前台处理)，也能够先由人工制单以后集中输入（即后台处理），您采取哪种方法应依据本单位实际情况，通常来说业务量不多或基础很好或使用网络版用户可采取前台处理方法，而在第十二个月使用或人机并行阶段，则比较适合采取后台处理方法。凭证分录比较多，怎样快速录入？凭证快速录入和“期初余额”中快速录入使用方法相同。怎样修改凭证？找到需要修改凭证直接修改即可。怎样打印、批量打印凭证？在【填制凭证】界面找到需要打印凭证，点击操作栏【打印】按钮旁边黑色倒三角，会弹出“预览”“打印”“批量打印”供用户选择。怎样删除没用凭证或作废凭证?点击凭证界面上“作废”按钮。以下图所表示凭证状态系统自动对凭证目前状态做出图片表示，五种状态分别为 已制单，已审核，已记账，已作废，已红冲。凭证审核凭证审核只需要打开【审核凭证】界面，点击【审核】或【批量审核】。凭证审核提醒“制单人和审核人不能为同一人”怎么办？点击主界面右上方“帮助”左边“系统管理”并选择“系统配置”，在打开窗口中将“许可同一用户审核凭证”勾选并点击确定即可。凭证记账本软件提供一键记账功效，大大减轻用户工作量，只需轻轻点击【开始记账】，即可完成工作。月末转账为了减轻用户工作量，本软件提供一键结转损益功效，用户只需要打开【月末转账】界面，选择对应结转类型并依据需要勾选“凭证是否自动审核记账”后，点击生成结转凭证就能够自动结转对应类型损益。新增加损益类科目没有被自动结转怎么办？在主界面左上方下拉菜单中选择“基础资料”下“结转设置”并点击【添加】按钮，在弹出窗口中录入相关信息后保留。以财务费用举例，图凭证查询软件提供查询凭证功效，用户能够依据需要来查询凭证。月末结账当每个月工作全部完成以后，就能够做【月末结账】了，月末结账会自动查询用户当月是否有工作未完成并提供月度工作汇报。当月全部结账完成或已经记账后，发觉有凭证做错了怎么办？在“月末结账”或“凭证记账”界面，按键盘上Alt+G就会在下一步旁边弹出“反月结”或“反记账”按钮。反审核也是用相同快捷键，只是显示位置会不一样，具体图账簿查询总分类账（总账）总账查询不仅能够查询各总账科目标年初余额、各月发生额累计和月末余额，而且还可查询全部二至六级明细科目标年初余额、各月发生额累计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目标一级科目名称+总账，如“应收账款总账”。联查总账对应明细账时，明细账显示为“应收账款明细账”。【操作步骤】1、用鼠标选择系统主菜单上【账簿查询】下【总分类账】，屏幕显示总账查询条件窗口。【栏目说明】 科目：输入想要查询科目，不能为空。 开始月、结束月：用于跨月查询，假如查询4月份总账，开始月和结束月全部选择4即可。 若想查询包含未记账凭证总账，用鼠标选择“包含未记账凭证”即可。2、输入查询条件后，按【确定】按钮进入总账查询窗口。3、在查询过程中，能够用鼠标点取科目下拉框，选择需要查看科目。联查明细账双击总账中每一行，即可联查到目前科目目前月份明细账。财务报表 报表模板 文件已经预置了合作社三大报表模板：资产负债表、盈余及盈余分配表、组员权益变动表. 该软件报表模板编辑界面是仿Excel风格设计，很靠近一般用户尤其是会计人员使用。 界面上常规按钮和Excel中意义大致相同。 怎样设置报表公式?打开任意报表界面，即看到公告向导界面，该界面会引导用户设置单元格取数函数。1. 首先选中报表中单元格，单元格被选中时背景呈蓝色显示。 2. 单击公式向导上任一取数函数，比如：设置货币资金年初数，应该先选中对应单元格，在单击公式向导界面上，此时会弹出窗口，选中会计科目后，点击下一步，默认该界面上只会显示“NQC（101）”，不过货币资金项目由101库存现金、102银行存款、109其它货币资金三个会计科目组成，此时能够手动在公式一栏参考NQC(101)补齐完整公式，然后点击“确定”，即可完成公式编辑。此时能够经过这里观察公式编辑是否完成，该处和Excel中编辑公式风格类似。 3. 保留报表模板 单击 依据弹出保留窗口，选择路径。 提醒：右击单元格也能够编辑公式哦.组员管理组员名册功效和初始化里【组员名册】相同。组员出资组员出资是用来记载每一次出资统计。默认进入组员出资界面，会显示全部出资统计。具体出资界面：怎样添加出资明细？点击“添加新条目” 左侧列出全部合作社组员，用户能够依据需要选择，也可点击上方组员右边框体全选。右侧为出资方法对应会计科目，一是用来确定出资方法，二是用于生成凭证所用。选择后点击“确定”，即可回到组员出资明细界面，用户依据所选择组员及出资方法统一填写出资金额，然后点击“保留”。组员出资能够自动生成凭证！单击“组员出资明细”界面上“生成凭证”，即可自动生成一张记帐凭证，用户还能够继续编辑生成记账凭证，然后再保留凭证。该功效通常在合作社组员比较多时候比较实用，减轻在记账凭证里逐一录入分录工作量。必需先保留出资统计，再点“生成凭证”，不然生成凭证会出现异常。已经生成凭证出资明细，不能够再次生成，除非删除前一条生成凭证!财政补助资金量化和捐赠财产量化财政补助资金量化和捐赠财产量化这两种功效首先用来做相关统计，首先能够帮助用户生成凭证，减轻工作量。用户只需关键点击【添加】按钮，并录入想关数据后，点击【量化】按钮，即可完成量化，以后点击【保留】按钮即可保留。假如需要生成凭证，可打开明细点击【生成凭证】按钮。操作方法和组员出资类似。组员交易用来统计合作社组员之间交易明细。盈余分配清单该功效是本软件最大特色功效，根本解放用户大脑和双手，一键生成年底分配具体数据并能够生成凭证，同时也提供导出到Execl功效。使用方法：用户只需要选择好年度并录入对应“应付盈余返还额”“剩下盈余返还额”后，点击查询，就可生成盈余分配相关数据。用户认为生成数据没有问题后，就可点击【生成凭证】按钮并选择右边“金额是否保留整数”来生成凭证，而且生成凭证假如用户认为有需要修改地方，能够直接在凭证上修改，认为没问题后，点击【保留】按钮即可。综合查询为了愈加好方便用户，本软件提供了综合查询功效，该功效关键用来查询合作社组员之间交易和批量查询组员账户。社务管理 政策法规 该功效用于合作添加相关合作社政策法规，为了避免修改造成误解，所以添加后无法修改，只能查看和删除。规章制度，组员大会统计：使用方法和【政策法规】相同。购销管理往来单位 往来单位包含：用户、供给商两大类型，用于合作社往来单位数量并不多，所以将用户和供给商资料合二为一。 假如会计科目启用用户或供给商辅助核实，则必需再次添加往来单位信息。采购、销售管理这两项功效关键用来统计组员和合作社交易管理，非组员和合作社交易管理。系统管理数据备份（备份帐套）1.备份数据界面会显示全部账套列表，用户能够自行选择需要备份账套名称，2. 默认会保留到程序文件夹下名称为“数据备份”文件夹下,每次备份会以备份时间命名文件夹名称，比如“”，意思为7月19日16点38分25秒备份数据。 假如用户想备份到其它位置，能够点击“选择路径”，重新制订备份位置。3. 点击备份，即可显示备份进度条，假如备份成功，会给出提醒。数据恢复（恢复帐套）1.恢复帐套界面会显示全部账套列表，用户能够自行选择需要恢复账套名称。假如列表没有用户想要恢复帐套，请自行创建和想要恢复帐套一样名称和开账日期新帐套，然后再做数据恢复操作。2.用户点击选择路径，选择要恢复帐套备份文件，通常在程序文件夹下“数据备份”文件夹中，也能够在用户自己选择存放文件夹中找到备份文件。3. 点击还原，即会弹出还原动画，假如备份成功，会给出提醒。操作员该功效用来添加软件操作员。假如用户需要拥有全部权限，用户组请选择“总账会计”。