马应龙大药房连锁有限公司信息化工程实施方案样本.doc

武汉马应龙大药房连锁有限公司信息化工程实行方案北京英克科技有限公司目 录前 言3第一某些 组织机构描述5第二某些 岗位职责描述6第三某些 硬件软件网络方案10第四某些 系统设立方案12第五某些 业务流程管理方案15首营品种管理15首营供应商管理15首营客户管理16基本数据寻常管理17采购筹划管理17进货合同管理18采购入库管理18付款管理20预付款管理21退货出库管理22销售出库管理23销售回款管理25预收款管理25销退入库管理25特殊药物管理26价格类型管理27调价管理27移库管理28盘点管理28报损管理29报溢管理30商品状态调节31库存明细调节31效期报警管理32GSP管理32业务转财务32请货和配送34门店收货34门店退货35中心铺货36店间调货36门店销售收款37顾客退货37日结38门店顾客管理38门店药物分类管理38拆零药物销售38饮片管理38门店促销管理39医保卡销售管理39饮片厂业务管理39第六某些 数据方案42编码方案42静态数据准备方案42动态数据准备方案46第七某些 数据复制方案48第八某些 系统维护方案49第九某些 记录分析53实行方案确认55前 言本实行方案是在调研基本上，结合马应龙大药房连锁有限公司关于信息化建设详细规定，为实现系统目的而制定信息系统框架描述及对各种流程描述。实行方案力图向公司呈现采用计算机管理后业务运作蓝图，是整个项目过程中大纲性指引文档。实行方案既是对公司业务运作流程总体规划，也是对下一步详细实行工作目的和范畴界定。实行方案重要解决系统切换以及操作流程化等问题，详细上机操作则需要通过有关岗位培训和操作规范来解决。本方案论述主线是业务流程，而不是部门，由于流程是跨部门，如果以部门为主线必然导致流程断裂。本实行方案但愿达到目的：1.业务流程规范化、自动化，避免在操作过程中物流、资金流、信息流通道冗长。2.高效性：做到票据在流通过程中自然或必然链接。力求减少单据在流转过程中不必要环节。3.可控制性：管理系统重点是在于强调管理，此方案在编写流程中重点强调了流转过程中控制，使得管理形成控制闭环，建立可导向反馈机制。4.可操作性：这是管理思想和计算机应用技术融合统一基本，任何脱离实际，与公司管理现状及人员素质、资源配备等不相称设想都是不可取。5改进部门间沟通，提高整体工作效率；6加强业务管理，提高业务总体管理水平；7完善基本数据维护工作，提高基本数据原则化水平；8细化财务核算管理，加强财务监督管理工作；9 .业务财务一体化,使得业务和财务不再割裂；10加强对批号管理，提供批号业务全程跟踪；11规范报表数据来源，提高数据精确性，使得报表分析成为也许。系统把人员从繁重记录和帐务登记中解放出来，使其更关注业务过程跟踪和环节控制。系统提供细致操作权限分派严密了公司管理内部控制，详细业务信息为管理层进行进一步分析服务，高效网络资源共享更快了管理信息解决、分析和反馈速度。为了保证项目实行顺利进行，双方应在进一步讨论基本上，对方案进行确认并签字，作为双方进行实行原则性文本，以指引详细实行工作。第一某些 组织机构描述公司组织机构图董事会监事会 总经理副总经理质量总监总经理助理饮片加工厂办公室配送中心财务会计部采购部门店管理部信息中心质量管理部 组织构造阐明:武汉马应龙大药房连锁有限公司和饮片加工厂是两个单独核算单元，各自有单独财务帐套；两者之间是买卖关系。第二某些 岗位职责描述如下岗位职责描述是指系统切换后，与计算机操作关于联岗位描述，没关于联某些如行政管理，不在此描述。 阐明:可以一人多岗。一、信息中心1.系统高档管理工程师 负责对系统核心某些管理，同步负责系统授权。2.系统维护工程师 负责系统软件硬件和网络寻常维护。3.系统开发工程师 负责系统二次开发工作。4.基本数据管理员 负责基本数据新增、停用、变更等工作。二、采购部1. 采购业务依照销售、库存状况、缺货率状况，结合当前国家对医药行业政策和医药市场变化趋势、季节因素等制定合理单品上下限库存数量； 依照库存报警生成采购筹划，并在此基本制定比较合理采购筹划；依照与供货商洽谈成果在系统中填写合同； 负责采购、退货业务洽谈和退货告知。2.付款申请 负责进货发票和进货单数量金额核对，依照付款条款打印出付款审批表交有关领导审批，同步跟踪付款状况。3.首营审批公司、品种申请 负责收集首营资料信息，并交给有关部门审批。4.记录和分析 对进货状况、退货、换货、销售状况、库存状况、付款状况、缺货率等进行查询和分析。 三、配送中心 1.开票员 负责依照门店要货筹划和库存状况，生成配送单，打印配送单； 负责勾对门店配送退货单生成配退入库单，并打印； 负责依照客户要货筹划，填制销售单，打印销售单； 2.登录员 负责进货验收后进货单填制和打印；负责进货退出单填制； 付款前查询与否有不合格品； 商品入库、出库、盘点与财务对帐； 3.养护员 负责商品寻常养护和相应单据填制。 4.保管员 负责商品保管和记账； 负责根据有关出库单据进行拣货； 负责打印盘点表，并进行盘点；依照盘点成果调节库存明细信息；对代管商品作代管入库和代管出库。5.批号效期管理定期进行报表查询，对在库商品批号和效期进行管理。6.报表查询和管理对库存状况、出入库状况、批号效期状况和与否付款状况进行报表查询和记录分析。四、财务部1.存货和成本管理月底进行成本核算、对存货传票进行记账，生成存货明细帐和汇总帐。2.业务转财务在业务转财务系统中，根据转财务方案，由业务传票生成财务暂时凭证，转到金算盘系统中。3.付款员依照审批过付款申请和付款凭证，在系统中勾对进货结算单生成进货付款单，生成传票，负责应付帐管理。4.收款员依照收款凭证，在系统中勾对销售结算单生成销售收款单，生成传票，负责应收帐管理。5.报表查询和管理对销售状况、回款状况、进货状况、付款状况、往来帐状况、成本毛利等进行报表查询和记录分析，并核对配送中心和门店库存。五、质管部1.验收员对来货进行清点后验收，把成果交给登录员。2.质管员根据GSP规定对药物进行寻常质量管理工作；对新引进品种进行编码。3.首营管理员对首营商品和单位资质进行核查并初审。4.损溢管理对与质量问题关于报损报溢商品进行质检后，对损溢申请进行质量审批。5.报表查询和管理对质量管理有关报表进行查询。6.GSP事务管理负责GSP规定有关事务。六、价格管理1.订价管理 对新品种进行定价，涉及:批发价、零售价和例外价。2.调价管理 根据国家价格政策、厂家价格政策和公司价格政策对商品牌价和业务价格进行调节。 3.对新引进品种进销差价进行分析，从预期利润角度判断与否应当引进新品；4. 报表查询和管理 对订价和调价状况进行记录。七、门店管理1.请货员依照库存、销售以及市场状况，填写请货单，并上传配送中心2.验收员对配送商品进行清点和验收，在系统中勾对配送单生成入库单。3.营业员负责导购，对于柜组销售模式门店还需要填写手工销售小票。4.收银员根据销售小票，进行录入和收款，如果需要则打印收款小票。5.报表查询和管理对门店销售状况和收款状况进行查询和记录分析。八、饮片加工厂1. 饮片厂仓库保管 负责原药材和饮片出库、入库和库内管理。2.车间物料管理 负责车间领料入库、车间物料消耗、以及产成品出库。第三某些 硬件软件网络方案本章重要描述马应龙大药房连锁有限公司使用PM系统后硬件软件和网络总体规划。网络:公司总部、饮片加工厂之间建立10/100M局域网。公司总部和门店之间采用实时宽带连接。公司总部和饮片厂共用数据服务器。计算机终端放置规定：质量管理各岗位、进货部门各岗位、配送中心各岗位、保管员岗位、财务部各岗位、基本数据管理岗位、系统管理员岗位、门店各岗位、各领导岗位均要设立终端，对于查询各点可依照实际状况进行相应设立。硬件:服务器：IBMx370以上，至少1g内存，硬盘raid，至少两个cpu；Pc：核心顾客CPU1.7g以上(涉及:配送中心、门店)，内存至少128M,门店内存建议256M 其她顾客CPU1g以上，内存至少128M打印机：总部票据和报表打印:epsonlq1600k系列 门店票据打印:epson tm200系列热敏打印机,报表打印epson300k系列.Ups：建议8小时。网络设备：路由器、互换机；软件:服务器端:操作系统使用windows server数据库使用oracle816 server客户端:操作系统使用windows professional数据库使用oracle816 client门店:操作系统使用windows professional数据库使用oracle816 server第四某些 系统设立方案系统设立重要涉及到所有与业务有关帐设立，涉及财务帐设立及非财务帐设立；财务帐设立涉及核算单元设立、存货帐、应收帐、应付帐、采购帐、预收帐、预付帐等；非财务帐设立涉及业务帐和保管帐。设立原则是充分考虑到将来马应龙大药房连锁有限公司也许扩展内容。第一节 非财务帐设立 此某些帐是指引业务进行有关工作。1，业务帐设立设立如下：采购部业务帐：指引采购部作进货筹划；饮片厂采购业务帐：指引饮片厂作进货筹划；配送业务帐：用于对门店进行配送。阐明：业务帐是实际业务发生实时反映。 业务帐数量 当前保管帐数量 到货未记保管帐数量 开票未记保管帐数量。2，保管帐设立 设立如下： 大药房保管帐 配送中心中药饮片库保管帐配送中心特殊药物库保管帐 配送中心中西成药库保管帐 配送中心退货库保管帐 配送中心不合格品库保管帐 大药房代管库保管帐 各门店保管帐 饮片厂保管帐饮片厂原药材库保管帐 饮片厂成品库保管帐 饮片厂车间保管帐 饮片厂代管库保管帐 第二节 财务帐设立1，核算单元设定武汉马应龙大药房连锁有限公司为法人核算单元。设定饮片加工厂为独立核算单元。分别核算武汉马应龙大药房连锁有限公司和饮片加工厂业务状况及财务状况。2，存货帐设立 设立如下： 大药房存货帐(核算级)配送中心存货帐各门店存货帐饮片厂存货帐(核算级)存货成本核算办法是月底加权平均。同一种商品在一种核算单元内成本相似。3，应收帐设立 设立如下： 大药房应收帐 饮片厂应收帐 每个应收帐均核算到单位、销售人员。4，应付帐设立 设立如下： 大药房应付帐 饮片厂应付帐 应付帐核算到单位； 5，预收帐设立 设立如下： 大药房预收帐 饮片厂预收帐 对于设定每个预收帐均核算到单位6，预付帐设立 设立如下： 大药房预付帐 饮片厂预付帐 预付帐设立为按单位进行核算；7，采购帐设立 设立如下： 大药房采购帐 饮片厂采购帐 采购帐核算到单位和商品；余额方向为贷方。第五某些 业务流程管理方案首营品种管理采购员在新品引进之前，要尽量详细地理解该品种状况，之后提出首营申请，交有关部门审批。领导批准后就可以正式经营该品种了。流程图有关部门对某个新品种提出首营申请领导审批基本数据管理员维护商品基本信息质管部从质管角度对新品进行资质审查物价员从进销差价角度对首营进行审批、定出零售价流程图阐明首营商品寻找、信息收集、涉及对首营审批在系统中并不做记录，只是当某个商品首营申请被批准之后，才由基本数据管理员将商品基本信息通过“商品基本数据管理功能”录入到系统中来。岗位职责阐明1采购员：收集资料，填写首营审批单。2质管人员：对经公司领导批准首营品种进行有关资质检查。3. 基本数据管理员：将质管审核通过后首营品种基本信息录入系统。4. 物价员:在系统中对首营品种进行订价。首营供应商管理采购员在供应商首营审批之前，要尽量详细地理解供应商状况，之后提出首营申请，交公司有关领导进行审批。批准后，质管部门对首营申请进行资质检查，然后就可以跟该供应商进行正常业务。流程图 质管部进行资格审查有关领导审批基本数据管理员维护供应商信息采购部提出首营申请流程图阐明录入供应商数据之前审批工作在系统中并不做记录。当审批通过之后，基本数据管理员用系统提供“供应商管理”功能录入新供应商基本数据。岗位职责描述1采购员：收集供应商信息，填写首营审批单。2质管人员：对经公司领导批准首营供应商进行有关资质检查。3. 基本数据管理员：将质管审查和领导审核通过首营供应商基本信息录入系统。首营客户管理 销售业务员发现新客户后填写审批单交关于部门审核后录入系统。流程图拟定价格类型销售部经理审核意见销售业务员提出增长新客户申请质管部作资格审查领导审批基本数据管理员把客户信息录入系统流程图阐明录入客户数据之前审批工作在系统中并不做记录。当审批通过之后，基本数据管理员用系统提供“客户管理”功能录入新客户基本数据。岗位职责销售业务员：收集客户资料，填写首营审批单交领导，质管部审批后交基本数据管理员基本数据寻常管理 基本数据导入到INCA系统后，需要专门设立基本数据管理员岗位对基本数据进行管理，管理流程如下:基本数据变更申请基本数据管理员维护变更信息部门领导确认岗位职责描述:1. 基本数据管理员:响应各部门对基本数据维护规定。采购筹划管理采购员依照系统提供单品销量状况、配送率状况，同步结合市场状况、季节因素等，维护一种合理上下限库存数量，系统依照库存上下限报警自动生成采购筹划，采购筹划重要涉及:品名、规格、产地、采购数量，此外由系统提供最后进价、最低进价、最后一次供货商等参照信息以指引采购员与供应商进行业务洽谈。采购员依照实际状况调节采购筹划打印采购筹划采购员维护商品上下限信息查询库存报警岗位职责1、 采购员：维护上下限信息、打印采购筹划 单据阐明 采购筹划单:用于指引采购员进行采购，打印后可以调节采购信息，重要涉及：品名、规格、产地、采购数量等信息；可以没有价格信息，在填制合同步再拟定价格。进货合同管理进货合同管理涉及:合同填制、审批、生效几种环节。流程图合同管理流程如下：采购员依照洽谈成果，在系统中填制暂时采购合同合同变成正式合同有关领导对合同进行审批转到采购入库流程流程图阐明 采购员依照与供货商洽谈状况，在系统中维护暂时合同，通过有关领导审批后变成正式合同，作为后续入库流程前提。采购入库管理采购入库业务涉及如下环节：收货、验收、勾对合同生成进货单、记保管帐。流程图入库流程如下：合格，登录员勾对合同生成进货单。打印单据质检员验收，并在随货同行上签字如果有合同，收货员依照随货同行进行收货保管员入库记保管帐如果不合格则作拒收单据传给财务部，财务部依照单据记商品帐和采购帐单据传到采购部登录员填写代管入库单转到付款流程流程图阐明收货员在收货之前要在系统中查询与否有合同，如果没有则告知采购部补合同否则作拒收解决；依照随货同行进行清点商品，同步质管人员作验收，然后在随货同行上签字并填写实收数量，签收随货同行两联交给供应商。对于合格商品，则交给登录员填写进货单，不合格作拒收，入代管库。登录员需要核对进货单价格与对方随货同行价格与否一致，如果不一致则告知采购部作解决。登录员在勾对合同步，如果发现本次收货数量不不大于合同数量，则告知采购员补合同，否则对多余某些拒收；由于合同可以分多次勾对，因此收货数量不大于合同数量状况是正常状况。登录员填写进货单时，如果本次进价高于上一次进价，系统会浮现提示，同步打印单据上会浮现审批信息，待审批单据由采购员报送领导审批后，才干传到有关部门。保管员依照进货单记保管帐。登录员填写进货单时会自动生成缺省货位，保管员在入库时可以依照实际状况对货位进行调节。单据阐明1.进货单，一式四联：制单联、仓库联、采购联、财务联；进货单上打印对方单据号。制单联由登录员留存；仓库联随货传给保管员，仓库保管员进行入库记账；此外两联分别传给采购部和财务部，对方随货同行联传给财务部；财务部依照财务联及对方随货同行联记商品帐和采购帐。2.随货同行联 三联，验收员签字后，两联交给供应商，一联交给采购部。阐明:由于本流程单据比较多，建议由配送中心登录员将进货单与随货同行进行核对无误并整顿好后，传给各个部门。付款管理付款流程涉及如下环节:发票与进货单核对、付款申请和审批、付款。流程图财务部专人审核生成暂时结算单，打印进货结算单采购员核对税票和进货单财务部对暂时结算单进行拟定，即付款。领导审批财务部对传票记账流程图阐明收到供应商税票后，付款申请员将税票和进货单相相应，核对价格数量等信息，如果有异议则告知供货商，如果没有，则在系统中生成暂时结算单并打印暂时进货结算单和进货补差单，交有关领导审批后，把四张单据(进货单、税票、进货补差单、进货结算单)捏在一起传给财务，财务部对暂时结算单进行确认后系统执行付款。如果审批未通过，则不影响系统帐务。阐明:1.如果发票价格与进货单价格不同，则系统自动进货补差单 2.如果一张单据要分多次付款(可以到单品数量)，则对进货单进行复印。 单据阐明进货单，是在商品入库后由仓库传到采购部；(参见进货入库流程)税票，来自于供货商；进货补差单，是由采购部打印，是一张只有金额没有数量单据，用来对库存金额进行修正。付款申请单，是由采购部付款申请员打印，上面记录发票号；随货同行联,由供应商提供，且需要质检员签字。岗位职责1、 采购付款申请员：整顿进货发票和相相应进货单，作付款申请。 2、 财务付款员：依照审批过付款申请作付款。3、 往来会计：付款后对传票记帐。特殊问题1.进货补差单也许会导致成本异常,从而对考核导致影响。在月底，如果进货补差单数量不不大于当前存货库存数量，也许导致成本异常，对于这种状况，可以在月底对多余数量金额作销售出库调节，财务作解决以调节损溢。 预付款管理公司要以预付款形式将合同中规定款项支付给供应商。结算付款时候可以选取用预付款来支付应付款中一某些或者所有。流程图财务部拟定预付款单，即付款进货结算时可以用预付抵应付。付款申请员填写预付申请单，并打印有关领导审批流程图阐明付款申请员使用系统“进货付款单管理”功能在系统中填写一张预付款单（付款性质选取“预付款”），并打印出“预付款申请单”，交领导审批。如果审批不通过，付款申请员可以在系统中作废该预付款单，也可以在进行修改之后再打印并报批。如果审批通过，往来会计在“进货付款单管理”功能中查询到该预付款单，并使用该功能“拟定”操作来确认该预付款单，系统自动记预付款帐。同步，出纳直接支付预付款。单据阐明1、 预付款单：即预付款性质付款单，并且不相应到详细商品信息。2、 预付款申请单：在“进货付款单管理”功能中依照暂时预付款单由系统自动生成并被打印出来单据，用来报业务领导和财务领导进行预付款审批。 岗位职责1付款申请员：填写预付款申请单报领导审批。特殊问题1.预付款记录：只能指定到供应商，不能指定商品。退货出库管理由于市场、政策或者其她方面因素，由有关部门提出退货申请，采购员和供应商洽谈退货事宜，在供应商批准退货并且退货方案得到有关领导批准之后，可以进行退货详细业务操作。流程图销售部或者其她部门提出退货养护员把货移到退货库，并打印移库单转到配送退货流程采购部告知门店登录员填写进货退货单，打印单据供货商在退货单上签字或者开出红字送货单财务记商品帐保管员依照退货单作出库，并记保管帐流程图阐明商品退货价格由登录员在系统中查找原进货单来拟定，如果由于特殊因素无法拟定由采购部或者财务部提供。单据阐明1、 移库单：由养护员员打印，一式两联，双方仓库各一联。2、 进货退出单:由登录员打印，必要有对方签收，一式四联：制单联、随货同行联、采购联、财务联制单联留存随货同行联给供应商此外两联由仓库分别传给采购部和财务部财务部依照单据记商品帐进货退出单上记录并打印原单ID。岗位职责1.采购员，负责告知门店管理部退货到配送中心，并拟定退货价格2.养护员，负责依照退货告知，把相应商品移到退货库3. 登录员，负责填写退货单4.保管员，依照退货单退货出库，并记保管帐。特殊问题如果把当前库存数量退为零，也许浮现库存数量为零而库存金额不为零状况，对于这种状况财务可以依照此商品与否会继续经营做出相应解决。销售出库管理销售出库涉及:业务员填写要货筹划、开票员开票、结算、仓库出库等环节。流程图财务作结算仓库保管员发货系统作信誉额度检查开票员填制销售单业务员填写手工要货筹划打印销售发票仓库记保管帐财务在月底记存货帐财务记应收帐流程图阐明销售开票:开票重要工作是拟定客户、商品、数量及价格，形成一种交易，除了这些必要信息外，系统可依照预先定义好客户属性，在销售单上自动填上这些对后续流程有用信息，如发票类型、客户相应业务员、业务部门等；开票时可以由开票员拟定批号也可以由系统自动按照效期近先出原则进行配货；开票时系统作信誉额度审查，如果超过则不让开票。在保存销售单时打印出销售单。销售结算：财务人员根据收到销售单生成销售结算单，并拟定销售结算单。拟定销售结算单目在于从财务角度确认销售业务，即记应收帐或收现款，记销售商品帐；仓库发货和出库:保管员依照销售单提货联进行拣货，复核出库后在系统中做记保管帐操作。单据销售单，一式四联:顾客联、财务联、提货联、随货同行联顾客联，交给顾客财务联，交财务部记账提货联，交给仓库发货随货同行联，随货走。销售回款管理销售回款是指对挂帐方式销售进行收款，涉及：销售收款、记往来帐等环节。财务依照回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程阐明略。预收款管理预收款，涉及:销售收款(预收)、记往来帐等环节。财务依照回款凭证填写销售收款单生成传票分录、记应收帐流程阐明略。销退入库管理销退入库涉及:业务确认、领导审批、验收、开票( 红字)、仓库入库等环节。流程图销售部、采购部审批验收员进行验收开票填制红字销售票领导审核客户或者销售业务员提出销退申请 财务作结算仓库入库记保管帐流程图阐明 在销售退货时，普通规定必要找出一张原销售单与其相应，在勾对原销售单时，系统默认以原销售单单价作为退货价格，但也可以修改。在仓库环节，与销售相反，执行入库流程。拟定销售退货单时，自动生成销售退货结算单，拟定销退结算单，记应收帐红字。生成传票分录、记应收帐财务依照回款凭证填写销售收款单单据:1.销退单，由开票员打印，一式四联:仓库联、财务联、制单联、顾客联仓库联，仓库保管员用来作入库记账财务联，财务用来记应收帐和存货帐特殊药物管理特殊药物是指精神药物、毒麻药等需要单独存储、单独销售品种。这些品种在经营过程中必要遵循专人专管原则，非此类药物管理人员不能从事与该类药物有关业务。阐明此类药物在计算机系统中进货、销售、库房管理流程和普通药物没有区别。但为保证严格区别，单独为此类药物设立保管帐、存货帐，并且除这些专人外，不为其她人设立对此类保管帐、存货帐管理权限。价格类型管理门店销价提成如下几种类型:零售价和例外价，其中零售价为具备例外价外门店所共有，对于例外价，不同门店需要单独定义一种价格类型，以便于单独调价。甚至可觉得每一家门店定义一种价格类型。调价管理调价涉及:拟定调后价、填写调价单、批准、执行。调价依照策动点不同可以分两种状况:1. 业务管理部门积极调价2. 门店申请调价流程图：调价业务流程如下：物价员填写调价单领导批准调价单物价员执行订价单业务管理部门为商品调价门店修改价签有关领导批准物价员填写调价单门店提出调价申请门店执行门店修改价签流程图阐明业务管理部门依照市场变化、厂家政策，同步参照近来进价，对商品销价进行调节。单据阐明调价单：由物价部门依照调价原则对商品进行调价，交有关领导审批审批通过后录入计算机。移库管理移库不同于移位，前者指货品在不同保管帐之间移动，后者指货品在帐内移动，前者需要走出库和入库流程，而后者不需要。移库有两种状况:1.针对不合格品移库，当养护员发现了不合格品(不合格品管理流程见商品状态调节流程)，通过质管部门审批后，就可以通过移库功能把不合格品移到不合格品库。2.针对待退商品移库，当仓库接到退货告知后，就需要通过移库功能把待退商品移到退货库。单据1.移库单，包括了源保管帐、目的保管帐、商品有关信息、数量、单位等信息，一式两联，源保管帐和目的保管帐各留一联。盘点管理系统提供两种盘点办法：静盘和动盘，前者对当前所有库存进行盘点，后者对某一段时间内（可以由顾客自定义，普通指上一次盘点到本次盘点这一段时间）发生过动销商品进行盘点。公司应当制定相应盘点制度，建议每天作动盘，一种月作一次静盘。流程图仓库或者门店解决完所有业务管理部门依照下发盘点告知打印盘点表实盘对差别进行解决查找差别因素流程图阐明盘点之前，库房或者门店要解决完有关出入库业务，保证在库参加盘点商品精确性。岗位操作规范1保管员，打印盘点表，进行盘点，并把盘点成果报送配送中心，由配送中心报给有关领导。报损管理 报损因素有诸多：质量不合格、过了效期等等，但报损时机和数量要由采购部、财务部、质管部以及有关领导共同决定。流程图报损流程如下：财务记存货帐仓库出库记保管帐有关部门进行审批养护员填写报损单流程图阐明报损商品普通来自于不合格品库，但也可以来自于正常库房。养护员依照采购部规定在系统中录入报损单并打印报损报告单，报损报告单经有关部门批准后，走出库流程后由专人销毁。相应系统中功能：报损单管理，报损单有两种状态：暂时和拟定，拟定就相称于审批过程。审批权力在系统中通过岗位授权来设定。对于门店需要报损商品，需要退到配送中心，由配送中心统一解决，损失由门店承担。单据阐明1 报损单，一式三联，一联传给质管部，一联给财务部记商品帐、一联给仓库记保管帐。岗位操作规范1养护员，用到报损单管理，填写报损单，并打印报损审批单。2质量管理员，在报损审批单上签字3. 财务人员，在报损审批单上签字，经领导审批后在系统中确认报损单。3. 保管员，出库记账。报溢管理 报溢因素重要是由于盘点多余.流程图流程如下：财务记存货帐仓库入库记保管帐有关部门进行审批养护员填写报溢单流程图阐明配送中心养护员或者门店人员依照盘点成果在系统中录入报溢单并打印报溢报告单，报溢报告单经有关部门批准后，走入库流程。相应系统中功能：报溢单管理，报溢单有两种状态：暂时和拟定，拟定就相称于审批过程。审批权力在系统中通过岗位授权来设定。对于门店商品报溢状况，必要得到质管部、财务部和有关领导审批。需要阐明是，尽管不在系统中管理赠品，但是可以在配送中心对赠品进行报溢解决以变成正常商品，但是会影响成本单价，这与不在系统中管理赠品是不矛盾。单据阐明2 报溢单，一式三联，一联传给质管部，一联给财务部记商品帐、一联给仓库记保管帐。岗位操作规范1养护员，用到报溢单管理，填写报溢单，并打印报溢审批单。2质量管理员，在报溢审批单上签字3. 财务人员，在报溢审批单上签字，经领导审批后在系统中确认报溢单。4. 保管员，入库记账。商品状态调节商品状态涉及：质量状态和销售状态。前者指与否合格，后者指与否可销。两者都直接影响到商品与否可以销售。状态调节来源于质量问题、政策因素、效期等。流程图商品状态调节流程如下所示：采购部给出解决意见后作相应解决质管进行质量检查，并填写商品状态调节单养护员填写质量报告单流程图阐明1.库房养护员寻常养护时发现质量问题或者外包装破损，填写质量报告单，质管员对这些商品进行检查，如不合格，则在系统中填写商品质量调节单，调节在库商品质量状态，采购部在商品质量调节单上给出解决意见，养护员在系统中填写移库单，把这些商品移到相应仓库。2.业务部门也可以规定仓库把某些商品销售状态进行调节，以使之可销或者不可销单据阐明商品状态调节单：记录商品在库状态变化单据。其保存后直接对当前可销库存产生影响，不产生出入库单。岗位职责1 养护员：根据寻常库房商品养护状况手工填写质量报告单，并将其传递给质管部门。库存明细调节库存明细信息涉及：货位、批号、包装等。库存明细调节来源于：1.盘点后发现库存明细错误 2.寻常养护。 GSP规定批号全程跟踪，因此最佳不要调节批号；在库商品批号调节用到功能:库存明细调节，但是对于已经出库商品不能调节批号。单据阐明库存明细调节单：记录商品在库明细信息变化单据。其保存后直接对当前库存（批号库存、货位库存）产生影响，不产生出入库单。岗位操作规范 库存明细调节，由养护员完毕，用于调节在库商品明细信息。效期报警管理配送中心依照药物效期管理制度，定期对药物效期状况进行查询，对近效期药物做出相应解决。报表阐明1效期报警报表，包括了品名、品规、厂牌、批号、货位、生产日期、失效日期、供应商等信息。阐明:如果相应多于一种供应商，则取近来一种。岗位操作规范1查询效期报警报表，由仓库人员操作。GSP管理系统有专门GSP管理模块，建议只对与业务关于联内容通过系统来管理，重要涉及:证照管理、入库验收台帐、出库复核记录等。GSP模块重要由质管部有关人员来操作。业务转财务业务转财务功能从总体上划分为两类：1、初始设立某些 涉及这样几种功能：业务转财务方案设立、业务转帐科目合并设立、暂时凭证字段数据来源定制和为其他财务软件提供业务数据转财务凭证接口设立功能。初始设立重要完毕这样功能：业务中什么样数据如何转到财务中哪个帐套、哪个科目中去。2、寻常使用某些 业务转财务寻常使用涉及三个功能：业务传票转暂时凭证、业务转财务暂时凭证编辑和业务转财务一致性检查。前两个功能重要是把业务系统中传票中数据按照设立转到相应帐套相应科目中去，同步填写凭证其他信息。业务转财务一致性检查用于对业务余额与财务有关科目余额对帐功能提供简朴sql辅助生成以及对帐功能实现。BMS3传票 暂时凭证编辑业务传票转暂时凭证财务软件初始设立 （其中实线表达必要执行此步，虚线表达任选）流程图如下:存货类传票进货业务流程业务转财务，生成暂时凭证输出到金算盘财务系统进货结算类传票进货结算付款流程传票记账销售结算类传票和存货类传票销售结算收款流程存货类传票报损、报溢流程业务系统中生成财务传票，记账后通过业务转财务系统生成暂时财务凭证，然后通过专门开发接口程序把暂时凭证转到金算盘软件中。阐明:1. 建议业务转财务工作在月底进行，由于月底前业务单据也许会发生变化；2. 结账日期，可以每月单独设立，但规定与财务系统一