仓库出入库操作手册(终版).docx

泰富重工制造有限公司编制审核版本号仓库出入库操作手册批准更改号生效日期共12页1 目的指导公司的出入库各环节有序的运作、衔接，提高出入库单据的填写的正确性与合规性，保证各环节物流信息能及时传递，特制定本手册。2 范围适用泰富重工制造有限公司所有物料出入库业务，泰富重工制造有限公司内部可效执行。3 流程：步骤工作事项岗位责任事项说明表单1接收发货通知外购协工程师1. 外购、外协工程师接到发货通知后，根据该批货物明细资料填制入库单，并与供应商确定到货日期；2. 外协、外购物流工程师的入库单中对物料的描述，在其供应商、合同号、项目、物料名称、规格型号、计量单位等关键要素上必须与其采购合同上对物料的描述一致，且需注意以下三点；1） 合同号的标准描述：l 外购采购合同号：WG年号+编号（如:WG2014-2051）；l 外协采购合同号：WX年号+编号（如：WX2014-045）；l 年度采购合同号：采购合同号+结算批次（如：该合同的第一次批次货物入库：WG2014-2051-1）；l 严禁采用各种合同号的简写方式或其他描述方式。（如：2051、WG-2014-2051、2014-2051、14-2051、等等）2） 若计量单位中含转换公式的，其转换公式必须与采购合同上的转换公式一致；l 入库单上原则上不允许用“桶”、“盒”、“箱”等计量单位。需按其容具所承载的具体物料数量填写入库单。例如：一盒装有20支物料，入库单则需以20支物料入库，而非1盒；l 若按其最小计量单位无法点数的物料，须在合同物料清单备注栏标明其换算公式。(如：170KG/桶、20支/盒、200L/桶等)。 例如：油品无法开桶按“L”进行最小单位量点数，允许其按“L”进行入库单填写，入库单上备注栏注明：一桶=200L。仓管员须核实其转换公式的正确性后，按桶点数。l 液体物料入库原则上按“L”进行入库单的填写。3） 严禁物料描述中各信息列进行错位填写。如:严禁把图号/规格/型号填写到物料名称处；3. 入库单的填写必须准确注明供应商名称、物料编码、合同号、物料名称、图号/规格/型号、单位、送检数等信息；4. 入库物料量大时，可后附入库物料明细清单，其清单格式标准见附件二。清单一式四联，采购、仓库、品质、财务各一联。5. 将填写规范、正确的入库单递交仓管员，并将该批货的到货日期通知仓管员。入库单表样如下图：入库单步骤工作事项岗位责任事项说明表单入库单填写注意事项:1） 供应商名称应填写供应商全名；2） 合同号为采购合同编号；3） 项目号为生产指令号；4） 日期为物料实际入司到库日期；5） 材料类别根据物料所入类品库（即：外协、外购、原材料、工刃量耗材、油品、固定资产）填写；6） 名称、图号/规格/型号根据所入库物料的图号、规格型号、品牌等填写,严禁把图号/规格/型号填写到物料名称处；7） 送检数由外协、外购工程师填写，合格数由质检部门填写。8） 出入库单据均为我司内部流转单据，严禁外单位人员进行填写及传递。2物料入司仓管员1. 仓管员应组织好物料的缷货、码放工作。1） 物料缷车时，按物料的型号规格、项目分类摆放在待检区，做到落地不压黄线，符合6S要求，一个托盘不得摆放超过一个订单的物料；2） 码放物料时，应做到堆码整齐、作好定点、定位、定容工作，在堆垛合理安全可靠的前提下，推行五五堆放，根据货物特点，做到过目见数，检点方便、成行成列；3） 严格执行“先进先出、大不压小、重不压轻、以及ABC分类摆放等仓库管理原则，做到账、卡、物相符。步骤工作事项岗位责任事项说明表单2物料入司仓管员4） 对大件物料（超过5吨）或体积大，不能进入综合库房以及生产急用物料，由装配线开出领料单直接从加工现场取料，由车间转运工凭领料单和作业指令单到库房办理“一进一出”手续。2. 物料缷码完毕后，仓管员应根据送货单，认真清点所要入库物料的数量，并检查好物料的品牌、规格型号，做到数量、规格、品种准确无误，配套齐全。3. 审核入库单与送货单上信息物料是否一致。主要审核：送货单位、物料名称、规格型号、图号、计量单位、数量等关键信息，确认无误后，放置于待检区.若入库单与送货单信息物料不符，仓库有权拒收该入库单及该批货物。4. 注意：库管员点数时，应按其物料的最小单位数进行点数，无法点数时，应检查其入库单上的单位换算公式，与物料包装上标注的容积数或装箱数是否一致。并对物料进行抽样开箱点数。以核实其实际到货量。3物料质检质检员1. 物料缷货于待检区后，仓管员应于三小时内通知质检员对物料进行质检；2. 质检员应在一个工作日内完成该批物料的质检工作；3. 质检员根据物料检验合格数量，在入库单上注明对应物料的合格数,并做好检验合格标识.4. 严禁外协、外购工程师填写合格数，严禁质检员在质检工作完成后不填合格数。5. 对于检验不合格物料明细，质检员要做好不合格标识，并在检验工作完成后三小时内，质检员应将该信息传递至外协、外购工程师。入库单4物料入库仓管员1. 仓管员按物料合格数进行点数入库，并更新物料卡片数量；2. 无合格数信息的入库单，仓管员有权拒绝该批物料入库；3. 仓管员所收到的入库单，不得涂改、刮擦、挖补。否则，仓管员有权拒收。4. 仓管员应根据每日的入库物料信息，及时登记进销存报表（电子档），保证其所录入信息与入库单信息一致，做到帐、卡、物相符合。入库单进销存报表步骤工作事项岗位责任事项说明表单5物料出库领料员仓管员1. 领料员应根据本部门（车间）请购物料填写领料单；2. 领料单应准确详细的填写“申请部门”、“所属项目”、“用途”、“类别”、“领料日期”、“物料名称”、“图号型号规格”、“单位”、“请领量”等信息。其中：申请部门：细化到*部门*车间*班组；所属项目：项目生产令号；用途：用于*部件类别:仓库类别3. 领料单审核主管，应根据请购量审核该物料领用量的合规性，所领物料的适用性等相关特性进行领核；4. 各车间应指定领料员，落实领料员的工作责任。严禁非领料员进行领料。5. 严禁领料单审核主管签发空白领料单。空白领料单是指领料单上物料的名称、规格型号、请领数量、单位等关键信息未填写或填写不全的单据。6. 领料单填写模糊、不清晰或项目名称错误，仓库应让其重填或拒绝发料。7. 仓管员严格执行凭单发货，无单不发货、内容填写不全不发货、名称及规格型号不准不发货、数目有涂改痕迹不发货，不允许领料人无仓管员在场私自到货架上取货。8. 仓管员根据领料单信息发出相关物料。若请领量大于库存量的，则按其实际能发放的物料数量填写实发数。9. 实发数，只允许仓管员根据实际发货数量进行填写。严禁领料人填写实发数。否则，仓管员有权拒收领料单及拒绝发货。10. 专项采购严格按计划的申请单位、数量发货，不允许无计划发货，或超数量发货。11. 仓管员根据入库单登记物料进销存报表，按其实发数进行物料卡片的数量调整。12. 发料后及时清理现场，校对物、卡，结清帐目，做到帐、卡、物相符。必须以单对帐，以帐对卡，以卡对物。发生问题，不能随意更新，应查明原因。领料单进销存报表步骤工作事项岗位责任事项说明表单领料单表格如下图：出库单填写注意事项:1） 领料单的物料名称应填写正确（即：按该物料在仓库中存放名称填写），禁止使用与仓库库存物料名不一致的各种学术名称、惯用名称等等进行填写。2） 单个部件的物料领用应填写一张领料单，禁止一张领料单上填写多个部件名称。3） 请领数量由制造部填写，实发数量由仓管员根据仓库实发数量填写；4） 实发数量不能大于请领数量；5） 所有单据填写时，不得涂改、刮擦和挖补，单据严禁用橡皮擦或涂改液。6） 出入库单据均为我司内部流转单据，严禁外单位人员进行填写并进行传递。步骤工作事项岗位责任事项说明表单6物料退库退料员质检员1. 已领用的物料发生退库，应由领料人填写负数领料单（即在单据的实发数量上填写负数），表示该物料已经领用，但在生产使用过程中发现其不合格，进行退库操作。2. 物料退库需经质检员确认、标识后，车间退料员方可填写负数的领料单，类别注明为不合格物料，经质检员签字确认后，递交仓管员清点数量，放置于不合格品区。3. 非使用不当造成的不合格物料，外协、外购工程师应与供应商做好退、换、让步接收等物料处理结果工作；4. 让步接收物料，品质部应递交财务一份让步接收的书面文件。文件中应注明让步接收行为所引起的具体扣款金额；5. 让步接收物证明文件，应于一个工作日后递交至财务。以保证财务部能及时对该批物料进行扣款或暂停付款。6. 负数领料单，在录入进销存报表时，在其领料量处录入负数，并于备注中说明。7. 负数领料单的填写标准如下：领料单 步骤工作事项岗位责任事项说明表单7物料退货仓管员外购、外协工程师1. 物料发生以下情况时，应进行退货操作:1） 物料已入库但未领料，发现其质量问题，仓管员应于一个工作日通知采购工程师。外协、外购工程师与供应商沟通后，对该物料采取退货处理；2） 已领用的物料发生退库后，由质检员确认为非使用不当造成，外协、外购工程师与供应商沟通后，对该物料进行退货处理；2. 物料决定退货后，仓库应通知采购工程师该批物料的最长代为保管时间。采购工程师应通知供应商在此期间内完成物料退货操作。3. 退货物料出库时，外协、外购工程师应填写负数的入库单，该单应准确填写该物料的供应商、合同号、退货数量（送检处填写负数），材料类别注明:退货；4. 仓管员对负数入库单的信息，按实际退货物料的名称、规格型号、数量等进行核实，并根据实际退货物料的退货量填写负数实发数；5. 负数入库单应于一个工作日后递交至财务部。6. 负数入库单，在录入进销存报表时，在其入库量处录入负数，并于备注中说明。 7. 采购工程师接到物料退库信息后，应及时通知该物料的供应商，并在5个工作日内完成该物料的退库操作，避免占用我司库存空间。8. 负数入库单的填写标准如下：步骤工作事项岗位责任事项说明表单8物料换货仓管员外购、外协工程师1. 物料发生以下情况时，应进行换货操作:1） 物料已入库但未领料，发现其质量问题，仓管员应于一个工作日通知采购工程师。外协、外购工程师与供应商沟通后，对该物料采取的换货处理；2） 物料已入库但未领料，采购工程师发现我司所收物料与其采购物料不一致时，应在一个工作日，通知仓库对该物料进行换货处理；3） 已领用的物料发生退库后，由质检员确认为非使用不当造成，外协、外购工程师与供应商沟通后，对该物料进行换货处理；2. 物料换货，仓库应通知采购工程师该批物料的最长代为保管时间。采购工程师应通知供应商在此期间内完成物料换货操作。3. 换货操作时，应按换出物料的名称、规格型号、数量填写负数的入库单，按换进物料的名称、规格型号、数量等信息填写正数入库单；4. 采购工程师接到物料换库信息后，应及时通知该物料的供应商，并在5个工作日内完成该物料的换库操作。9报表录入仓库统计、库管员、会计1. 各类品库房员,应在每日16:00后,根据当日的出、入、退库物料信息（即：出入库单）录入进销存报表。根据出入库单信息准确的录入物料名称、规格型号、图号、单位、入库时间、供应商名称、入库单号、合同号、入库量、出库时间、出库量、领料人、项目名称、类别等信息。（具体表内各项目的填写要求，可参见附件1）;2. 报表信息与出入库单据信息应保持一致。若发生不一致，核实后，以出入库单信息为准。3. 严格区分各种物料的类别属性。严禁同一种规格型号的物料信息，分别录入两张不同的类品库表。4. 各种物料的入库信息，应在期初信息总信息下方依次录入，不允许入库信息在各期初信息&前期入库信息中进行穿插。5. 进销存报表应设固定资产类品库。用于存放单价在2000以上，使用周期在一年以上的物资。该物资入库时，物流工程师应在入库单“材料类别”上注明为固定资产。步骤工作事项岗位责任事项说明表单9报表录入仓库统计、库管员、会计6. 根据出入库单信息准确的录入物料名称、规格型号、图号、单位、入库时间、供应商名称、入库单号、合同号、入库量、出库时间、出库量、领料人、项目名称、类别等信息。（具体表内各项目的填写要求，可参见附件1）7. 进销存报表的版面设置要求：3） 整个版面字体大小为10号宋体字样；4） 信息排列：文本单元格信息靠左，价格类单元格信息靠右；数量、单位类单元格信息居中；5） 其中出入库时间格式统一为：201*-*（示例：2014-4-25）；6） 表格的首两行项目与最后的汇总行，字体加粗，边框用加粗线条；37） 各类品库报表（除标准件类表），其金额信息保留两位小数，标准件类品库报表金额信息保留四位小数；8） 各类品库报表（除原材料类表），其数量信息保留整数，原材料类品库报表数量信息保留三位小数；8. 进销存报表的期初量、入库量、出库量、结存量分别以四种颜色进行标识。数据标色应做到，标色不标表外区域。其中四种颜色已于附件一进行标识，请参照执行。9. 定期提交的进销存报表，应在最后一行设置“合计”行，汇总本月物料期初库存量、本期购入量、本期领用量、月末库存量等数量信息。进销存报表在每月10、20、25号三个时点，由仓库统计员对各库房库管员所录入的数据进行审核：1）审核报表信息与出入库单据信息的一致性；2）审核其物料的期末库存量与月末汇总量的计算结果是否正确；3）审核报表的填列是否符合以上八点要求。若发现不一致或不符合要求的填列，应邮件通知相关管库员在一个工作日内完成信息修改。步骤工作事项岗位责任事项说明表单10报表传送仓库统计1. 仓管统计员每周周一汇总各仓管员的进销存报表与入库单，逐笔审核上周出入库数据与出入库单据的一致性，要求达到帐单信息相符。2. 每周周一将审核无误的入库单，递交财务部。3. 每月10号、20号、25号，将审核无误的进销存报表（电子档）传递至财务部。进销存报表11报表接收、回传会计1. 外协、外购工程师于每月23号之前，将本月入库物料的合同（已审批的合同纸质档）递交财务部；2. 财务部会计根据合同物料价格，准确录入进销存报表金额信息；3. 财务部每月25号接收到本月物料进销存记录后，应按其月末库存量，整理出下月期初库存量，于三个工作日后，传送至各仓库库管员；进销存报表12罚则营运部1. 物流部、品质部、仓管部、领料部门应按该手册正确、完整的填写出入库单信息，若填写错误，第一次发现，通知改正并警告，再次发现则罚50元次；2. 仓管员应按出入库单信息准确的录入进销存报表，仓库统计员定期审核，月末财务部发现信息有误的，第一次允以通知改正，以示警告。此次之后，再次发现报表信息录入错误，仓管员罚50元次,仓库统计员负连带责任，罚30元次。3. 进销存报表应定期按时进传送至财务部，未及时传递，第一次予以通告；再次则罚30元次；4. 出入单据为我司内部单据，若我司内部人员授意并将该单据传递给外部单位进行填写或传递时，第一次允以通知改正，以示警告。此次之后，再次发现，授意传递者罚50元次,5. 月末，财务部将本期填写错误的单据、报表，进行汇总，报送营运部。由营运部对以上行为进行处罚。 进、销、存汇总表（X月）序号物料名称物料规格图号单位期初本期入库本期出库期末结存备注1:专项采购用途备注2:钢材米数备注3:库存预警数量单价（不含税）金额（不含税）时间供应商入库单号合同号数量单价金额单价（不含税）金额（不含税）时间出库单号领料人数量单价（不含税）金额（不含税）用途数量单价（不含税）金额（不含税）库位123456789101112131415=14*1316=14/1.1717=15/1.171819202122=(8+17)/(6+13)23=22*212425=6+13-2126=2227=26*2528293031合计序号信息录入指导归口部门责任人1：录入本表的整个物料顺序号；物流管理部仓管员2：录入出入库单上记录的物料名称；物流管理部仓管员3：录入出入库单上记录的物料的规格型号及品牌；物流管理部仓管员4：录入出入库单上记录的物料的图纸编号；物流管理部仓管员5：录入出入库单上记录的物料的单位（如：个、件、批、套等等）；物流管理部仓管员6：根据上期期末物料库存数量信息进行录入；财务管理部会计7：根据上期期末物料单价信息进行录入；财务管理部会计8：根据上期期末物料金额信息进行录入；财务管理部会计9：录入入库单上记录的日期；物流管理部仓管员10：录入入库单上记录的供应商名称；物流管理部仓管员11：录入入库单上的单据编号；物流管理部仓管员12：录入入库单上的记录的合同编号；物流管理部仓管员13：录入入库单上的物料的合格数量；物流管理部仓管员14：根据合同上的物料单价信息进行录入；财务管理部会计15：根据合同上的物料金额信息进行录入；财务管理部会计16：根据第14项除1.17后的金额进行填列；财务管理部会计17：根据第15项除1.17后的金额进行填列；财务管理部会计18：录入出库单上记录的日期；物流管理部仓管员19：录入出库单上的单据编号；物流管理部仓管员20：录入出库单上的领料人名称；物流管理部仓管员21：录入出库单上的物料的实发数量；物流管理部仓管员22: 根据每月期初与购进物料单价进行移动加权平均后，填列；财务管理部会计23：根据出库物料加权单价乘以出库数量后，录入该信息；财务管理部会计24：录入出库单上的项目名称、用途两栏信息合并填入；物流管理部仓管员25：根据期初数量+本期购入数量-本期出库数量的结果，填列；物流管理部仓管员26：根据出库物料单价填列；财务管理部会计27：根据期末结存物料单价乘以期末结存物料数量的结果，填列；财务管理部会计28：根据目前各物料在该类品库中存放的具体库位进行填列；物流管理部仓管员29：根据采购前已确定的物料专项采购用途进行填列；物流管理部仓管员30：根据钢材的库存吨数所对应的米数的填列；物流管理部仓管员31：根据各物料已确定的物料库存安全量填列；物流管理部仓管员采购入库验收单明细清单模版：采购入库验收单明细清单供应商：材料类别：合同号：入库单编号：项目：日 期：序号物料编码物料名称图号规格型号单位送检数合格数备注123合计制单：检验：仓管：该模版可采用A4横版或竖版打印，但表格格式如上。