浪潮软件报表系统操作说明书样本.doc

浪潮软件报表系统操作阐明书 -报表通用操作某些报表系统简介报表模块是浪潮通软GS管理软件重要构成某些，是运营在INTERNET环境下通用报表系统。其独特设计思想，以及与EXCEL相似操作风格和界面，更适合广大财务人员规定，达到了易学易用效果；强大取数功能，与浪潮通软GS管理软件总账模块联合使用，完全可以满足您编制财务报表所有规定。报表模块重要涉及创立报表、设计报表格式、定义报表公式、报表数据解决、报表打印以及图文并茂报表分析功能，此外，系统还提供了强大格式、公式、数据保护功能。使用这些功能完全可以满足您编制各种会计报表和操作权限控制规定。重要功能报表模块涉及如下重要功能：报表管理功能。在系统中可以创立、保存和关闭报表，可以对已经定义好报表格式、公式和数据进行保护，避免了操作人员错误操作。依照单位需要，自由设计报表格式。如设立单元格以及组合单元格格式、设立单元格类型、调节行高列宽，以及设立显示比例等。简捷以便报表数据解决功能。如单元格数据以及公式复制、剪切、粘贴功能，报表行列编辑功能。丰富报表公式定义功能。可以完毕报表计算公式定义、校验公式定义。强大公式取数功能，几乎可以完毕所有报表取数。灵活报表打印功能。可以进行打印各种设立，采用“所见即所得”报表打印功能，并提供“打印预览”，可以随时观测到打印效果。报表公式解决功能。可以编辑您自己定义公式，进行各种计算公式、校验公式解决，随时进行报表计算、校验、汇总，打印出各种报表和校验报告。3.1 操作流程第一次使用报表模块，参照如下流程：报表新建报表形成报表格式定义报表公式定义报表格式、公式保护报表数据解决报表计算报表校验报表汇总报表数据保护计算数据单元报表打印制作一张报表流程普通重要通过如下环节： 第一步 进入报表模块，创立新报表 第二步 设计报表格式 第三步 报表公式定义 第四步 报表数据解决 第五步 报表打印 第六步 退出报表系统在以上环节中，创立新报表、设计报表格式、报表数据解决是必要环节，这是报表解决基本过程。3.2 基本概念在本节中，重要阐明报表模块基本概念。数据单元：数据单元又称数据类型，它是个抽象概念，在本系统中数据保存在数据单元中。数据单元是可扩充，并且是可以运算和汇总。它可以表达不同单位数据，不同币种数据，不同金额单位数据等。报表版本：引入报表版本概念，意义在于对于同一报表可以存在各种格式。格式状态：在格式状态下顾客可以定制报表格式。涉及：报表内容定义和设立单元格、行、列。数据状态：在数据状态下，既不能修改报表格式，又不能定义报表公式，但可以看到报表格式以及报表数据。在该状态下，可以对数据区中数据进行查询、修改、计算、校验。通用公式状态、单元公式状态：这两种公式状态下，可以运用数学函数及财务函数进行公式定义，详细如何进行公式定义，在第五章报表公式解决中有详细阐明。在公式状态下，显示您所定义报表格式，定义了公式单元格将显示“公式”二字。通用公式状态下定义公式合用于该表所有数据单元；单元公式状态下定义公式只合用于本数据单元。单元格:单元格是构成报表最小单元，一种单元格由所在行、列构成。行号用数字表达，列标用字母表达。对单元格操作重要涉及如下内容：单元格格式设计、单元格公式定义、对单个单元格以及各种单元格数据解决、不同视图下单元格显示等等。报表构成:一张会计报表由四某些构成：标题、表头、表体及表尾。报表文献管理重要涉及如何新建、打开、删除报表以及封存、审核等功能。3.3 新建报表 新建一张报表，需要一方面设立表各种参数信息，分为：基本参数、格式参数、其她参数。新建报表有两种方式：一种是依照顾客输入报表参数和系统默认参数，新建一张报表；另一种是选取报表模板，可以是任何一张已存在报表或模板表，其初始参数除了格式参数外，其她参数仍容许修改，然后依照在模板基本上加工形成一张新报表。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下新建报表功能。操作环节进入该功能后，显示界面如图1.1.1所示。图 1.1.1项目录入及阐明基本参数：【报表编号】：为十二位字符以内数字、字母任意组合字符串，编号不能为空，在格式定义之后，不能对报表编号进行修改。【模板选取】：可以选取任何一张已存在报表或模板表。【报表名称】：新建表名称，不能为空。系统将依照输入表名拟定主标题行内容。【报表版本】：同一张报表，可以有不同版本，默认值1.0，新建表版本不能修改。【版本阐明】：对该版本阐明信息，若是升级版，普通要有版本升级详细阐明。格式参数：【标题行数】：由主标题和副标题构成，主标题默以为报表名称，副标题反映单位名称、报表时间、以及金额单位等。系统缺省值为2。【表头行数】：表头即列标题名称。系统缺省值为1，如果为多层表头，可以设立多行。【表尾行数】：表尾即报表注释项目。系统缺省值为2。【表体行数】：表体即表详细内容，表格内除了表头内容以外所有项目内容和数据就是表体。系统缺省值为30。【报表列数】：报表总列数。系统缺省值为10。举例图 1.1.2其她参数：【上报编号】：该表在上报时编号，可以和该表报表编号相似。【报表类型】：可以是年报表、季报表、月报表、日报表、模板表、分析表。注意： 其中年报、季报、月报、日报表只是起到分类作用，并无其她含义。 【报表类别】：是对报表分类。同一种报表可以划到各种类别中。新建报表时，可以先拟定类别，也可以不拟定类别。若选取类别，则列示该登录职责相应单位所拥有报表类别集合。若不选取类别，则建完该表后，还可以通过报表划分功能拟定该表类别，也可以不分类。【保护属性】：在“公有”和“私有”中选取其一。如果选取私有，则该报表格式只能由创立单位使用，其她单位不容许使用；如果选取公有，则为下级单位使用该报表格式提供了也许，只需在系统模块职责维护中分派该报表数据权限即可。注意： 新建报表编号不容许与已有报表编号重复，即不同版本报表只能通过版本升级功能实现。 在整个集团中，对于统一报表格式，应在虚拟合并公司中创立，并把这些报表保护属性设为公有。3.4 打开报表如果在报表系统中，已存在建好报表，在此处您可以打开这些报表。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下打开报表功能。操作环节进入该功能后，系统显示界面如图1.2.1所示。图 1.2.1该功能提供了打开报表格式和打开报表数据两种功能。若打开格式则选中需要打开报表，而不选任何数据单元，点击【拟定】即可，在打开格式窗口只有格式状态和通用公式状态；若打开报表数据，除了选取报表外还需要选取数据单元，再点击【拟定】，在打开报表数据窗口有格式状态、数据状态、通用公式状态、单元公式状态四种状态可以切换。打开报表之后，您可以对选中报表进行查询、修改、打印、分析等操作。注意： 无论是打开报表格式还是打开报表数据，一次只能打开一张报表。 依照登录职责相应单位所拥有报表类别，只列示有权限报表。 会计期间默认显示登录会计日期所属期间，可以修改。3.5 报表转出可以将报表格式、公式等转出到磁盘上，作为备份。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下报表转出功能。操作环节进入该功能后，显示窗口如图 1.3.1所示。图1.3.1选中要转出报表名称、转出内容，点击【转出】即可。需要选取一种转出文献，即相应内容转出后存储位置。3.6 报表转入可以将已经存在转出文献转入。该功能类似于报表复制功能，但是使用起来更加灵活。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下报表转入功能。操作环节进入该功能后，显示窗口如图 1.4.1所示。图1.4.1选取【选取文献】按钮，系统弹出如下图1.4.2所示对话框。图1.4.2选取已经存在转出文献即可。此时，系统显示如图所示。图1.4.3 选取要转入报表名称，也可以选取【全选】,转入内容，点击【转入】完毕对报表更新操作。注意： 如果要转入报表编号在当前系统中已经存在，且当前年已有报表数据，则考虑格式和数据统一性，报表格式转入会失败，此时请用清除数据功能清除已有数据，再进行报表转入。3.7 报表启封封存该功能提供了对报表格式和公式保护。普通状况，各种操作员对相似报表会有各种操作权限，也许刚刚定义好报表会被其她不理解状况操作员变化。报表封存功能就是针对这个问题提出来，它能使您在享有强大报表定义功能同步，有效保证报表格式和公式安全性和对的性。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下报表启封封存功能。操作环节进入该功能后，系统显示界面如图1.5.1所示。图 1.5.1项目阐明:【格式封存】：有不保护、低档保护、中级保护、高档保护四个选项。其含义如下：不保护：没有限制；低档保护：禁止顾客修改格式区、数据区、行数、列数、标题行数、表头行数、表体行数，插入行列、删除行列；中级保护：除基本保护信息不容许修改外，另：标题内容、副标题内容、表头内容、格式内容、合并单元格、小数位数、数据类别、与否保护，单元格相应指标代码、设立行相应原则类别、列相应原则类别不容许修改；高档保护：除中级保护内容不容许修改之外，另：行高、列宽、字体、字号、颜色、边框、对齐方式、自动换行、设立固定行、固定列、行列隐藏、数据显示格式都不容许修改。【公有公式】：包括计算公式、校验公式、平衡公式。有容许增删改、不容许删改、不许增删改三个选项。其含义如下：容许增删改：可以增长、删除、修改公有公式。不容许删改：不能删除、修改已有公有公式，但是可以增长。不许增删改：不能删除、修改已有公有公式，并且也不能增长。【单元公式】：同公有公式。【同化类别报表】：该功能是将当前报表类别下所有报表都设立为该类别下第一种报表封存属性。注意： 只有在左上角数据类型中选取了数据单元，才可以定义单元公式封存属性。 修改封存属性后，需要点击【保存】按钮。 报表创立单位有封存权限。 3.8 报表数据审核为防止计算完或输入完数据报表，被其她操作员误修改，系统提供了对数据保护功能。报表数据审核旨在控制报表数据与否可以修改，涉及其她形式修改，如计算、接受等。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下报表数据审核功能。操作环节进入该功能后，系统显示界面如图1.6.1所示。 图 1.6.1选取数据单元，则显示出引用该数据单元所有报表，这时可以选取报表打上审核标志，这样所选报表在审核期间所定义数据单元中数据将不能修改。也可以选取按钮，将引用该数据单元所有报表打上审核标志。同样，也可以选取报表显示出与该报表关联所有数据单元，选取进行审核操作。【所有通过勾稽关系】：选取该项目，表达如果该数据单元报表通过了报表校验，则系统自动打上审核标志。【本级审核】：普通公司只能对我司数据单元报表进行“本级审核”。【上级审核】：合并公司只能对下级单位数据单元进行上级审核，并且相应数据单元必要已做本级审核标志。上级单位做上级审核后，此数据单元报表不能做本级取消审核。注意： 审核标志对正在打开报表不起作用。 会计期间显示登录会计日期所属期间，容许修改。 修改完本级审核或上级审核标志后，需要点击【保存】按钮。 去掉审核标志就是取消审核，也即去掉了报表相应数据单元数据保护3.9 报表删除如果您可以确认某张报表已经没有用处了，那么您可以使用该功能删除这些不再使用报表。功能位置进入报表模块，选取报表操作菜单下报表删除功能。操作环节进入该功能后，显示窗口如图 1.7.1所示。图 1.7.1选取需要删除报表，然后点击【删除】按钮，则删除选中报表。 注意： 报表删除前提条件：该表所相应任何数据单元在当前年中都没有数据。 删除操作将会把这张表格式、公式所有删除，并且删除后不能恢复，请慎重操作。如何删除存在数据报表？如果您可以拟定该张报表已没有用处了，需要删除，那么您只需使用报表数据清除功能将该表所相应数据单元在当前年度各个月份数据清除，就可以删除该表了。