管易ECERP软件说明书样本.doc

管易软件EC-ERP管理系统顾客手册目录一、系统简介2二、系统启动与登录32.1 启动EC-ERP32.2 登录32.3 系统锁定42.4 注销与退出42.5 修改密码4三、操作界面简介5四、系统功能简介64.1系统管理74.1.1公司信息74.1.2部门信息84.1.3系统参数94.1.4角色管理104.1.5顾客管理124.2档案管理154.2.1基本档案154.2.2仓库档案164.2.3商品档案224.2.4供应商档案224.2.5会员档案244.2.6其她档案274.3 商品管理294.3.1商品模板294.3.2商品资料314.3.3商品上架单324.3.4商品下架单344.3.5淘宝宝贝批量上传354.4会员管理354.4.1会员信息354.4.2积分调节单374.5 采购管理384.5.1采购入库单394.5.2退货出库单404.6订单管理404.6.1订单404.6.2发货单434.6.3退货单444.7 库存管理454.7.1商品移仓单454.7.2库存调节单474.7.3库存盘点单474.7.4库存盈亏单484.7.5商品库存帐494.8 财务管理504.8.1费用类型504.8.2结余款调节单514.8.3应付款调节类型524.8.4应付款调节单524.8.5采购费用单524.8.6采购付款单534.8.7供应商流水账534.9 淘宝管理54一、系统简介欢迎使用EC-ERP管理系统，该系统针对淘宝众多中小型卖家特色产品，与淘宝无缝衔接，可以直接在系统中管理淘宝商店、淘宝订单、淘宝宝贝、以及自动解决淘宝中发货及支付宝对帐。系统还提供采购、库存、会员、财务管理等众多功能，是淘宝掌柜好助手。该软件重要功能及定位见图1.1图1-1 系统功能构造图二、系统启动与登录2.1 启动EC-ERP执行【开始】【程序】【GY.Products.ERP】【GY.Products.ERP】启动后进入登录界面，登录界面如图2-1所示图2-1登录界面图2.2 登录如图1-1所示，输入顾客名及密码，单击【拟定】按钮即可，退出请按【取消】。登录成功后进入EC-ERP主界面，主界面如图2-2所示图2-2 EC-ERP主界面图2.3 系统锁定该系统提供了系统锁定功能，即当顾客成功登录后，为了防止她人对系统进行误操作，故可将系统锁定住，防止各种意外发生。退出系统锁定需要输入登录顾客密码或管理员密码。进入系统锁定可点击主界面右上某些【锁定】选项，详细见图2-32.4 注销与退出注销可点击主界面右上【注销】选项，注销成功后会返回登录界面。退出可点击主界面右上【退出】选项，点击后会退出EC-ERP系统。 图2-3 修改密码、锁定、注销、退出、协助2.5 修改密码顾客可以修改自己登录密码，只要在登录后点击主界面右上【修改密码】选项，就可以进入修改密码界面，见图2-4图2-4 修改密码三、 操作界面简介EC-ERP系统操作界面分为两类，一类是主界面，另一类是子界面。操作界面布局见图3-1图3-1 操作界面布局图主界面中大体有导航栏、标题栏、菜单栏和子界面显示区。导航栏：系统中各大功能模块以及模块中各大内容导航显示。标题栏：显示该系统全名。菜单栏：修改密码、锁定、注销、退出、协助等惯用系统功能。子界面显示区：打开子界面都在此显示。子界面大体可分为三个区域布局：操作区、查询显示区、详细信息区，如图3-2图3-2 子界面布局图操作区：提供窗口所相应信息新增、修改、删除等操作。查询显示区：显示查询到相应信息。详细信息区：显示查询到相应信息详细数据。子界面可分为两种类型，一种是数据信息类，另一种是单据信息类，这两类界面仅在操作区有区别，单据信息类子界面操作区中不但有新增、修改、删除等选项，尚有对单据进行审核、作废等操作选项，如图3-3所示图3-3单据类子界面操作区四、 系统功能简介进入该软件主界面就可以清晰浏览到该软件各大功能，该软件功能涉及系统管理、档案管理、商品管理、库存管理、财务管理、淘宝管理、会员管理、订单管理、采购管理等。详情见图4-1图4-1系统功能图4.1系统管理系统管理模块中可以进行公司信息、部门信息、角色信息创立与修改，这样可以以便地对使用该系统公司员工进行管理，涉及权限设立、员工分类等。4.1.1公司信息公司信息用于登记公司详细信息。例如图4-2图4-2 公司信息图点击左上修改按钮可以对公司信息进行修改。修改完毕单击【拟定】即可完毕修改。4.1.2部门信息部门信息是对公司部门进行管理，部门信息与员工信息是相相应，点击各部门可浏览到部门内员工信息，如图4-3所示图4-3 部门信息图单击【新增】按钮可以增长部门信息，部门信息内数据都是不可重复，详细含义如下：【部门编号】:每个部门所相应代号，为了以便操作，建议输入有规律部门代号。【部门名称】：部门详细名称，如IT部门、客服部门等等【部门描述】：对该部门某些信息进行描述，可以对部门功能进行描述，也可对部门特色进行描述。4.1.3系统参数可以自定义会员各项属性，将需要理解会员各类属性名称保存下来，例如年龄、性别等等，这样可以有针对性地理解会员各方面数据。例如图4-4所示图4-4 会员属性控制图输入完毕按【保存】即可保存需要控制会员各项属性。4.1.4角色管理对使用该系统员工进行分类，通过设立权限来限制各类员工操作权限。点击某角色行会显示该属于角色所有员工。如图4-5所示图4-5 角色管理图角色中各类属性含义如下：【角色编号】：为各个角色定义角色代号。【角色名称】：为各个角色定义名称【角色描述】：描述该角色某些功能、特色等。【权限】：决定了每个角色所拥有功能、是角色中最重要一种属性。选中某一角色并单击操作区“权限”按钮可对该角色进行权限查看及修改，如图2-6所示图4-6角色权限图为该角色增长某个权限只需在该权限前方框内打钩即可，删除权限则把钩去掉。添加完毕后按【保存】即可完毕更改。4.1.5顾客管理管理公司员工、对员工进行添加、删除、修改、角色关联等操作，如图2-7所示图4-7 员工信息图员工信息各个属性含义如下：【员工编号】：为员工定义代号【员工名称】：该员工名字【创立时间】：在系统中创立该员工时间员工表中可觉得员工添加拥有角色，选中某员工并单击操作区【修改】按钮进入修改员工信息界面，如图4-8所示图4-8 修改员工信息图单击员工信息修改界面左下新增按钮可进入增长员工角色界面，如图2-9所示 图4-9 增长员工角色过程图选取角色并且单击【拟定】即可为该员工添加新角色，该员工就拥有了该角色所拥有所有权限。4.2档案管理档案管理中对系统中需要使用到数据进行定义及分类，系统中大某些功能需要用到档案管理中定义数据，因而档案管理是整个系统基本数据提供处。 档案管理中涉及基本档案、仓库档案、商品档案、供应商档案、会员档案、其她档案。4.2.1基本档案提供某些最基本分类信息定义，涉及区域信息、省、市、区信息图4-10 区域信息图图4-11 省信息图省、市、区信息是互有关联，某省包括哪些市，某个市包括哪些区都在这里可以查看到，市信息、区信息图与省信息类似，在此不作演示。4.2.2仓库档案仓库档案中可觉得仓库类型、库位信息、采购类型、盘点类型、移仓类型、采购退货类型、库存调节类型等进行定义，这些信息在进行采购、入库、发货等功能处都需要使用，建议顾客先对这些信息进行定义。【仓库类型】：对仓库类别信息进行定义，如图4-12所示图4-12仓库类别信息图【仓库信息】：可以添加仓库信息，顾客可以将公司中仓库信息添加到这里以便管理公司仓库，如图4-13所示图4-13仓库信息图每个仓库都拥有一种或各种库位，因而仓库信息中拥有与库位信息关联信息，该信息是在库位信息中定义及添加。【库位信息】：定义仓库中库位类型，如图4-14所示图4-14 库位信息图库位信息中可以添加与仓库信息关联关系，也就是说可觉得每个仓库添加不同库位，选中某个库位并点击【修改】，进入库位信息修改界面（如图4-15），点击“所属仓库”行右侧按钮进行选取，选取完毕按【拟定】即可将该库位信息添加至所选仓库中，如图4-16所示图4-15 修改库位信息图图4-16 选取仓库信息图【采购类型】：定义采购类型，如图4-17所示图4-17采购类型图【盘点类型】：定义仓库内货品盘点类型，如图4-18所示图4-18 盘点类型图【移仓类型】：定义移仓类型，如图4-19所示图 4-19 移仓类型图【采购退货类型】：定义采购退货类型，以便分析记录采购退货因素，如图4-20所示图4-20 采购退货类型图【库存调节类型】：定义库存调节类型，以便记录库存调节因素，如图4-21所示图4-21 库存调节类型图4.2.3商品档案可以对商品上下架类型进行定义【上架类型】：定义商品上架类型图4-22上架类型图【下架类型】：与上架类型相似，在此不展开。4.2.4供应商档案提供供应商信息，可定义供应商类别信息以及添加供应商数据。【供应商类型】：对供应商进行分类，如图4-23所示图4-23供应商类型图【供应商信息】：可添加供应商详细信息，涉及供应商联系方式等，如图4-24所示图4-24供应商信息图供应商信息中供应商类别是在添加供应商信息时规定选取，如图4-25所示图4-25 新增供应商信息图4.2.5会员档案会员档案中除了会员级别之外，其她都是之前在【系统管理】【系统参数】中定义会员属性名，在此为这些会员属性定义分类信息。例如，如果之前定义过会员属性“性别”，那么在这里就可觉得这个会员属性添加类别如：“男”、“女”两类，详细信息如下所示【系统管理】【系统参数】中定义会员属性：【档案管理】【会员档案】内会员属性单击属性名可觉得该属性添加类型，以性别为例，如图4-26所示图4-26会员属性分类图【会员级别】：定义会员级别类型，对会员进行分类，如图4-27所示图4-27会员级别图【积分调节类型】：定义积分调节类型，对积分调节因素进行分类，如图4-28所示图4-28 积分调节类型图4.2.6其她档案提供物流公司以及支付方式类型档案【物流公司】：可浏览和添加物流公司信息，添加物流公司信息环节如下：图4-29新增物流公司图单击左下【新增】按钮可为新增物流公司添加费用原则，如图4-30所示图4-30新增物流公司费用原则图单击左下【选用】按钮可觉得费用原则提供地区费用，如图4-31所示图4-31地区费用选取图添加完毕后单击【拟定】即可完毕。【支付方式】：定义支付费用方式，系统提供了2类支付方式，可以修改，但不能新增和删除，如下图所示图4-32支付方式图4.3 商品管理商品管理中提供了商品资料录入、商品上架单、下架单信息以及淘宝上传商品功能。4.3.1商品模板为了以便商品资料添加而提供商品资料模板，顾客可以先添加商品模板，再运用商品模板迅速添加商品，商品模板如图4-33所示图4-33商品模板图商品模板中可以提供非常详细商品信息，不但有商品基本信息，还涉及商品各个详细属性、商品描述、商品图片以及淘宝销售，顾客只需要在新增商品模板时一一输入即可，在此以商品详细属性为例进行演示图4-34 商品详细属性图4.3.2商品资料可添加、修改、删除商品资料，并且可以将商品资料上传至淘宝进行销售。图4-35商品资料图商品资料不但可以直接添加，并且可以依照之前创立商品模板进行添加，只要点击操作区中【从模板新增商品】并且选中要添加商品模板即可，如图4-36所示图4-36 从模板新增商品资料图商品资料中还可以进行淘宝上传，点击操作区中【淘宝上传】按钮并且选取店铺以及商品分类信息并点击【拟定】，等待上传完毕即可。如图4-37所示图4-37淘宝上传图4.3.3商品上架单商品上架时可在此添加商品上架信息以便记录商品上架详细信息，商品上架单需要审核，审核完毕后该上架单不可修改及删除，表达所上架商品对的无误。图4-39 商品上架单新增上架单时，需要选取上架类型和店铺，并却需要选取上架商品，这些信息都在之前需要定义好，详情见下图：4.3.4商品下架单商品下架单与商品上架单类似，在此不再展开。4.3.5淘宝宝贝批量上传将宝贝批量上传至淘宝进行销售，只要选取好店铺、商品分类和商品，就可以点击【上传】进行上传，如图4-40所示图4-40淘宝批量上传图4.4会员管理提供会员信息管理、会员积分调节4.4.1会员信息可添加、修改、删除会员信息，咱们提供详细会员信息功能，涉及之前在【系统管理】【系统参数】中设定会员属性，如下图所示图 4-41 会员信息图新增会员信息时，“所属级别”属性是在【档案管理】【会员档案】【会员级别】内定义，如图4-42所示图4-42 会员级别选取图4.4.2积分调节单对会员积分进行调节时记录调节信息调节单，积分调节单需要顾客审核，审核后表达积分调节对的无误。添加积分调节单流程如下：4.5 采购管理对采购和退货进行管理，记录采购或退货详细信息，采购及退货都会对库存数量产生影响。4.5.1采购入库单记录采购入库详细信息，采购入库单需要验收或作废，验收表达采购信息对的无误、作废则表达此采购入库单无效。新增采购入库单如图4-43所示图4-43 采购入库单图其中供应商、仓库、库位、采购类型都必要在之前定义好添加商品明细需点击左下【新增】按钮，如图所示图4-44 商品明细图4.5.2退货出库单与采购入库单相相应，操作与采购入库单类似，在次不作展开。4.6订单管理订单管理中包括了订单生成与下载、发货单建立、退货单建立三大功能，有效记录了从客户购买订单生成发货有问题则退货 这一买卖过程。4.6.1订单当顾客确认购买商品时，需要制定订单来确认顾客某些购买信息，涉及购买商品、收获人、支付方式、运费承担方等信息。订单分为普通订单和淘宝订单两类。普通订单需要自己添加，添加订单需要某些数据如下图：左下商品明细、支付明细、收货信息必要所有填写，详细信息如下：图4-45 添加商品明细信息图图4-46 添加支付明细信息图图4-47 添加收货信息图淘宝订单只需要点击【淘宝下载】并且填写店铺及日期信息就可以从淘宝下载客户订单了，如图4-48所示图2-48 淘宝下载订单订单需要通过客审、财审才干生成发货单，取消订单可以通过【作废】进行。4.6.2发货单当订单审核完毕后，发货单中即可看到发货单，卖方可在此进行报表生成、打印物流单等操作，卖方可通过发货单查看发货详细信息并进行发货。卖方只需选中发货单并点击左上【发货】按钮即可进入发货页面，如图4-49所示图2-49 发货页面在左上填写物流单号并点击下一步进入淘宝发货页面，如图4-50所示图4-50淘宝发货页面卖方只需在淘宝页面进行发货，发货完毕后点击【完毕】当卖方发货完毕后，选中发货单中发货状态显示“已发货”。4.6.3退货单当买方收到货品时，如果买方不满意，提出退货规定，并且卖方确认乐意退货，则卖方进行退货，退货时在退货单中记录退货详细信息。添加退货单时需要从销售订单中选取相应订单，如图4-51所示图4-51 销售订单选取选取好订单后点击左下【获取商品】即可获取该订单内商品信息，保证退货信息对的性。卖方可以选取退货支付明细将货款退给买方，如图4-52所示图4-52 退货支付明细图4.7 库存管理库存管理涉及商品移仓单、库存调节单、库存盘点单、库存盈亏单、商品库存帐管理。对于仓库中产品有着周全管理，任何对于库存操作都可以记录。4.7.1商品移仓单商品从某一仓库移动到另一仓库根据单，详细记录了移出仓库、移入仓库、商品详情、日期等信息，如图4-53所示图4-53 商品移仓单商品详情需要点击商品移仓单左下【新增】按钮来添加，单击后浮现商品列表，选取商品并点击【拟定】选取好商品后还需要为商品选取颜色、尺码、数量等信息以便能细致拟定是哪个商品需要移仓，点击色码明细内【新增】进行颜色、尺码、数量选取。选取完毕后商品详情如图4-54所示图4-54 商品移仓单商品明细图4.7.2库存调节单库存调节单是当库存信息浮现错误时用来修改库存信息根据单，涉及库存数量、商品明细等信息调节。库存调节单中包括信息如图4-55所示图4-55 库存调节单4.7.3库存盘点单对仓库内商品进行盘点后成果单，涉及盘点仓库、盘点商品、盘点日期、盘点类型等等。库存盘点详细信息如图4-56所示图4-56 库存盘点单其中盘点类型需要顾客注意：若盘点类型选取所有盘点，则盘点单中商品指是被盘点仓库所有商品；若盘点类型选取某些盘点，则盘点单中商品指是被盘点仓库中某一类产品。4.7.4库存盈亏单库存盈亏单对库存盘点单进行盈亏计算以及依照盘点成果进行库存调节。盈亏单是针对盘点单来计算盈亏，因此新增盈亏单是盈亏单中所有数据必要与盘点中相应，涉及业务日期、仓库、库位等。如图4-57所示，图4-57新增盈亏单比较图4-57和图4-56可看出盈亏单中与盘点单中数据需要完全相应。4.7.5商品库存帐任何库存中任何商品数量发生变化时都会在商品库存帐中产生数据，商品库存帐中数据属性非常详细，可以正拟定位到每一种商品。如图4-58所示图4-58 商品库存帐信息图其中仓库名称、库位名称、商品名称、颜色、尺码都是用来定位详细商品，可以协助顾客查看到想要查看商品库存帐信息。在库数量指是库存中该商品存储数量，可用数量指是库存中该商品可以使用数量。4.8 财务管理财务管理中包具有费用类型、结余款调节类型、应付调节类型定义和应付调节单、采购费用单、采购付费单、结余款调节单、供应商流水帐等信息4.8.1费用类型费用类型指是在与供应商进行交易时除了采购费用、退货费用等与货品关于实体费用外某些额外费用，如运费。结余款类型：会对结余款产生变动行为类型，如对帐户进行充值、帐户退款等等，结余款类型如图4-59所示图4-59 结余款调节类型4.8.2结余款调节单记录会员结余款调节详细信息，如图4-60所示图4-60 结余款调节单4.8.3应付款调节类型定义应付款调节类别，阐明应付款调节因素。4.8.4应付款调节单支付给供应商费用需要调节时就需要使用应付调节单了，应付调节单为了记录应付调节详细信息，如图4-61所示图4-61应付调节单4.8.5采购费用单依照采购入库单以及退货单等信息进行采购费用计算，如图4-62所示图4-63 采购费用单选取好供应商后点击左下【获取数据】就会看到与采购关于单据以及费用，系统会自动计算应当支付给该供应商最后费用。采购费用单需要需要审核，审核完毕后无法更改和删除。4.8.6采购付款单采购付款单是与采购费用单相相应，依照采购费用单进行费用支付后对相应采购付款单进行审核表达费用已经成功支付给供应商。4.8.7供应商流水账记录与供应商费用来往，选取好时间间隔以及供应商信息后点击【记录】按钮就可以看到某段时间内与供应商费用流水账。如图4-63所示图 4-63 供应商流水账4.9 淘宝管理淘宝管理中提供了淘宝店铺信息添加、删除、修改、更新等信息。图4-64 店铺信息图淘宝管理中店铺信息是与淘宝账号完全相应。