质量管理体系内审对气象观测业务标准化进程的推动作用_闫文辉.pdf

2023年第2期（上）/总第624期119标准实践质量管理体系内审对气象观测业务标准化进程的推动作用 闫文辉（兴安盟气象局）摘 要：本文梳理了兴安盟气象观测质量管理体系运行现状及内审对气象业务标准化进程的推动作用，分析了存在的问题，提出了进一步提升内审有效性的对策建议。结果表明：内部审核过程中发现的问题集中在综合观测业务和风险、机遇识别方面；发挥领导的带头作用和内审人员培养是持续提高内部审核有效性水平的源动力。同时，还针对现阶段体系审核中发现的问题，提出了一些改进对策。关键词：气象观测，内审，体系，有效性DOI编码：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.020 Promotion Effect of Internal Audit of Quality Management System on Standardization Process of Meteorological Observation BusinessYAN Wen-Hui（Xingan League Meteorologieal Bureau）Abstract:The current situation of meteorological observation quality management system in Xingan League and the promotion role of internal audit on standardization process are introduced,the existing problems are analyzed,and the countermeasures and suggestions to further improve the effectiveness of internal audit are put forward in the paper.The results show that the problems found in the process of internal audit focus on the comprehensive observation business and the identifi cation of risks and opportunities.Making leaders play a leading role and training of internal auditors are driving forces to continuously improve the effectiveness of internal audit.In view of the problems found in the current system audit,some measures for improvement are put forward.Keywords:meteorological observation,internal audit,system,effectiveness1 引 言ISO 9001标准作为质量管理实践经验的科学总结，虽然源自制造业，但目前在各领域得到了广泛的应用。2017年中国气象局开始大范围内推行，到2020年年底实现了气象观测领域全覆盖，自此我国的气象观测业务管理与国际水平全面接轨1。为确保气象观测工作更加标准化、规范化，利用PDCA循环方法和基于风险的思维成为中国气象观测领域质量管理体系建设的主体思路2，内审则是自我评价与改善的重要途径3，也是不断提升用户满意度的第一道“质检关”。2019年，内蒙古气象局开始着手质量管理体系建设工作，通过不断的探索与实践，2020年通过ISO 9001认证。但是通过认证并不2023年第2期（上）/总第624期120闫文辉：质量管理体系内审对气象观测业务标准化进程的推动作用是质量管理工作的终点，而是进一步发展的起点。本文结合内蒙古兴安盟气象局近3年的气象观测质量管理体系运行现状，立足提升观测系统稳定性和应对风险的能力，探讨气象观测质量管理体系内部审核过程中存在的问题以及改进措施，使质量管理体系持续有效运行。2 内审的策划和实施兴安盟气象局在气象观测质量管理体系运行中，参照自治区气象局编制的内部审核控制程序，结合本单位实际情况，梳理内审流程。由业务科根据情况组织制定年度内部审核方案，审核内部审核实施计划和内部审核报告，保存内部审核资料。经分管局长审批内部审核文件、任命内审组长，内审组成员依据内部审核实施计划的分工与安排，实施现场审核，编制 内部审核检查表 和不符合项报告。相关科室和旗县局站负责配合审核工作，包括接受现场审核，对本单位发生的不符合项分析原因，采取纠正措施，进行整改。并通过最高管理者的参与，使组织的质量管理体系审核的有效性得到保障，充分发挥质量管理体系在组织运行活动中的积极作用，提升组织各方面的管理效率。3 内审中发现的问题2020-2022年，兴安盟气象局结合汛前业务检查，采取实地审核、旗县互审等方式开展内部审核。对体系覆盖范围内的5个科室、1个直属单位和9个气象市气象局站全部进行审核。发现23个不符合项和167个观察与建议项，近3年不符合审核准则的行为或状况出现在“应对风险和机遇的措施”“生产和服务提供的控制”和“基础设施”；观察与建议项主要集中在“生产和服务提供的控制”“成文信息”“基础设施”和“不合格和纠正措施”。4 提升内审有效性的措施4.1 制定内审实施计划 为加强综合气象观测业务管理，提升观测业务质量，检验各单位、各部门综合气象观测业务运行是否满足体系文件和相关标准要求，发现不符合项及时开展整改并实施纠正预防措施，瞄准“质量提升年”行动目标，推进全盟气象观测质量管理体系持续运行改进，制定气象观测质量管理体系内部审核实施计划，确定审核具体的日程安排、审核组成员名单及分工情况，详细列出审核注意事项，以确保过程、项目无遗漏。4.2 提升对内审的认识和理解气象观测质量管理内审用于内部管理评审，作为气象部门合格声明的基础。内审不是应付第三方外审的手段4，也不是片面的查弊罚错。而是以第一方的名义，以第三方的视角，找出体系运行时的不足，并寻求改进措施，再通过措施的跟踪验证，得以完善的重要支撑。同时内审也是具备职业基础和素养的人员，在可获得信息或合理抽样的基础上，对体系运行状况进行分析，以助于识别改进为目的的一个过程。4.3 强化人员意识和能力4.3.1 高层管理者的导向力高层管理者对质量管理体系的有效运行起着关键的作用，审批重大风险和机遇应对措施等方面都需要管理人员做决定，体系审核工作需要领导高度的重视，整个单位就会处于一个重视审核、关注审核的氛围，从而在内审的实施过程得到有力的支持，后续的改进过程得到足够的保障。4.3.2 内审员的执行力内审员是内审工作的执行者和承担者5，是推进审核工作的基础。首先，内审员的自身职业素养，对审核内容的了解、与受审部门的沟通、与团队的协作，都是内审工作必不可少的；其次，内审员在审核中勤奋并具有判断力，内审员具备审核的公正性2023年第2期（上）/总第624期121闫文辉：质量管理体系内审对气象观测业务标准化进程的推动作用和审核结论的客观性，才能确保审核的有效性和准确性。4.3.3 全员参与的协作力培训是人力资源开发、强化体系运行的有效途径。自2019年建设开始气象观测质量管理体系，兴安气象局每年组织开展内审宣贯培训和内审员持续培训，内审员从2019年的4人增加到2021年的15人，保证各旗县局站、信息保障中心和业务管理至少一名内审员。通过培训，让领导干部熟悉什么是质量管理体系，使全体业务人员了解开展质量管理体系建设的意义，把质量管理体系与实际观测业务深度融合。4.4 优化内审方式传统的现场审核是查找出体系薄弱点的强有力手段，但单一的审核方式在实际工作中会因时效性、覆盖度等原因受到限制。自2020年起，兴安盟气象局结合实际将业务与内审相结合，采取远程视频审核、实地审核、旗县互审等多种方式，并涵盖体系建设范围内所有业务类别。这样的审核方式可以在三年认证有效期内实现本盟市质量管理体系运行单位全覆盖，也可从中提升内审员实战技巧，通过交流取长补短、互通有无。4.5 落实持续跟踪持续改进是内审工作的核心6，是为消除不合格的原因并防止其再发生所采取的措施。内审工作发现问题是合理的、常态的，对气象观测质量管理体系运行过程中出现的不合格及其原因进行分析并采取纠正措施，经业务科审批的纠正措施由不符合发生的责任单位负责组织实施，再由业务科对实施效果进行跟踪验证。经验证未达到预期效果时，要重新组织进行原因分析并制定纠正措施7,8，直至达到预期效果，以防止其再次发生或者在其他场合发生，实现兴安盟气象局质量管理体系的持续改进。5 结 语气象观测质量管理体系内部审核是评价体系成效的一种方式，是优化体系成效的一个步骤，经过“体系运行发现不足改进完善体系运行”的循环，最终实现气象观测业务高质量发展效益的最大化。参考文献荣裕良,张佳婷,顾浩,等.上海气象综合观测质量管理体系改进初探J.中国标准化,2021(17):186-192.王延东,曾涛,王文雁.ISO 9001标准在气象观测领域的探索与实践J.质量与认证,2020(9):2-3.陆扬,李迪.浅谈贵州省气象局气象观测质量管理体系的建立和运行J.中低纬山地气象,2020,44(4):93-96.张艳萍.思维导图在典型铁路实验室管理体系内部审核中的应用J.铁道技术监督,2019,47(12):32-35.於洪源,宋新宇.简述如何做好ISO 9001标准质量管理体系内部审核工作J.锅炉制造,2020(1):63-64.张艳.谢飞舟.浅谈提高质量管理体系内部审核有效性J.机械工业标准化与质量,2020(6):44-46.王敬.提升内部审核工作实效性的关注点J.中国认证认可,2020(2):41-43.武青芬,张钰,欧阳松,等.探析提高质量管理体系内部审核有效性的方法J.价值工程,2017,36(31):1-3.作者简介闫文辉，本科，工程师，研究方向为综合观测管理、气象服务。（责任编辑：张瑞洋）12345678