学校人事档案数字化管理研究_耿伟娜.pdf

2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S239实践纵横Best Practice学校人事档案数字化管理研究耿伟娜（黑龙江工程学院档案馆，哈尔滨 150026）摘要：在学校人事档案管理工作中，实现数字化档案管理更有利于提高各项工作的效率，满足高校对校内人力资源的需求，提高档案管理的质量。本文主要探讨学校在开展人事档案管理工作中数字化管理的实施策略。关键词：学校人事档案；数字化管理；实施策略学校人事档案管理工作是一项综合性工作，实现档案数字化管理，需要学校人事档案管理全面落实数字化改革措施，贴合时代发展的必然趋势。一、学校人事档案数字化管理的优势（一）有效规避人为整理归纳带来的弊端问题对于数字化管理而言，它能够实现在校园网内部直接进行员工个人信息收集，并通过数字化模块软件实现对已收集的信息整理与归纳，有效规避由于人为整理归纳带来的弊端问题，更能够节省各项工作的运转时间。对于已经存储完毕的老旧纸质档案而言，能够通过利用扫描进行信息转换，以数字化形式转存在计算机当中，或者以硬盘储存为主实现对既有数据妥善保管，规避由于纸质档案管理不当而带来的信息数据丢失、损毁问题。同时，通过此种管理方式也能够有效提高管理效率，将已收集的全部信息整理后再次反馈到云端系统当中。这样管理人员就能够利用自己的数字化 ID 进行网络应用，方便校内工作人员通过互联网技术实现工作任务上传下达落实到位，以此保障人事档案管理工作科学性，大大提高人事档案的使用效率。（二）保证人事档案的安全性与真实性通过全面数字化升级后，在人事档案管理工作开展中，管理层以及高层领导在各项工作运转时，只需要通过电子存档进行档案调取就能完成过去需要通过人工查找才能应用的档案。而且，在利用电子化设备进行数字化档案的传递时，能够有效避免纸质档案在转存以及来回传递中出现篡改以及损毁的风险。与此同时，通过现代化技术实现人事档案管理工作的落实，不仅能够有效保证在校工作职工的个人信息的真实性，还能保证电子版与纸质版的一致性，有效防止信息被篡改的问题。除此以外，在进行人事档案数字化管理工作中，通过分批次处理的方式实现多地互动，通过人才数据网的应用实现人才档案的异地存储，有效规避过去档案调动时所带来的档案丢失问题，保证在校工作人员人事档案的安全性。（三）提升对档案资源的利用效率对于人事档案管理而言，除需要保证档案的真实性与保密性以外，还要有效挖掘档案的价值，这样才能发挥人事档案管理的作用。因此，通过数字化管理工作的落实，能够实现在运用大数据技术的前提下，提升对档案资源的利用效率。过去只能通过人力查阅实现对档案的应用，这样就很难保证档案资料被全面分析。基于此，通过大数据技术进行人才档案资料的上传，能够有效实现将沉冗的档案资料进行统一分析、利用，这样既能发挥档案管理的价值，也能够避免很多不必要的问题出现。二、学校人事档案数字化管理存在的问题（一）人事档案管理基础设备不全对于高校的人事档案数字化管理工作而言，其工作基础是软硬件的管理资源，积极完善学校中的软硬件资源可以促进人事档案数字化管理的质量和效率。从当前大部分学校所开展的人事档案数字化管理工作来看，受到学校资金不足的影响，很多学校不能有效为人事档案数字化管理工作提供软硬件资源的支持，仍在使用传统的管理系统和设备，人事档案管理人员的工作质量和效率得不到提高。为此，需要学校重视人事档案数字化管理的价值，结合自身经济的实际情况尽量升级数字化档案管理系统，从而在保证各项基础软硬件资源充足的条件下，满足人事档案的数字化管理发展。（二）人事档案管理人员综合能力较低随着社会经济的不断发展，各行各业都面临着激烈的市场竞争。从本质上来讲，这种竞争属于人2022 年 第 6 期黑龙江档案240实践纵横Best Practice才和人才的竞争。对于学校开展的人事档案数字化管理工作而言，需要重视人事档案管理人员队伍的建设，不断提高管理队伍的综合能力，满足学校对人事档案管理的需求。目前，学校中的人事档案管理工作存在着管理人员能力不足和素质低的问题。因为传统的人事档案管理不需要管理人员有着较强的技术性和专业能力，所以学校一般不会聘请专门的管理人员进行人事档案的管理，即使聘请了相关档案管理人员，也因为薪资待遇问题导致其缺乏工作的积极性，无法高质高效地完成人事档案管理工作。同时，在数字化档案管理的不断发展进程中，各种管理技术的兴起给管理人员提出了更高的要求，在不能充分了解信息时代的发展和其中有关档案管理的技术时，将会影响人事档案数字化的管理工作。另外，大部分学校的人事档案管理人员年龄较大，缺乏创新意识，不利于档案价值的挖掘和利用，影响人事档案管理的健康发展。（三）人事档案信息安全缺乏保障在当前信息技术的高速发展下，既促进了人事档案管理的数字化发展，也给学校的数字化档案管理带来了一定的挑战。在网络技术被广泛应用时，个别不法分子便会利用黑客技术危害学校人事档案的信息安全，容易给学校造成不良的影响。当前大部分学校虽然了解网络信息安全的重要性，不过在缺少对数字化档案的安全管理下，容易出现一些信息漏洞和系统故障，从而会出现人事档案信息被泄露和丢失的风险。学校在进行人事档案管理时会用到电子编码技术，可以将手工档案转变为数字化的档案，不过这种技术有着一定的缺陷，在原始档案被破坏和修改后不能留下痕迹，人事档案管理人员无法及时发现，从而出现较大的信息安全隐患。（四）人事档案数字化管理缺乏完善的制度在当前学校的人事档案数字化管理中，受到管理制度不完善的影响，无法促进档案管理质量和效率的提高。人事档案管理工作在缺乏完善的管理制度时，管理人员所进行的各项管理工作就无法得到制度的支持，使管理工作得不到有效开展。在缺乏有效的管理制度的情况下，管理人员的工作也得不到监督，很多工作缺乏规范化，容易出现工作失误并造成人事档案的损失。此外，人事档案管理人员也会在重复的工作中丧失工作积极性，导致工作效率低下，从而影响学校人事档案数字化管理的发展。（五）管理模式落后学校在进行人事档案数字化管理转变时，部分学校未结合自身发展的实际情况及时做好转型工作，从而在管理模式上有着落后性。在信息时代的高速发展下，在未借鉴新时代中的优秀管理模式和新的管理思想时，学校就很难做好人事档案数字化管理的改变，最终无法满足学校对人事档案管理方面的要求。三、学校人事档案数字化管理的实施策略（一）落实软硬件基础设施建设对于数字化管理工作开展的前提条件而言，就是要实现以现代化信息建设为主，通过软硬设施的保障来满足基础建设工作的开展。因此，这就需要先在校园内部实现对计算机等通讯设备的完善，并以硬件设施建设为主进行优化升级。同时，在落实此项工作前，需要高层领导就学校自身的实际经济情况进行分析，编制合理的预算。此外，要结合实际工作需求进行软件开发，这样才能保证档案管理工作更适配于学校发展，以校园内部基础网络结构为主实现共享平台的打造，同时保证网络平台应用的安全性，为后续工作的落实做好安全保障。值得注意的是，在软件开发时，一定要选择信誉良好的团队进行软件开发，这样才能防止安全问题的发生。（二）开展技术学习与技术考核为保证数字化管理能够真正发挥作用，提升人事档案管理工作的效率，学校需要加强档案数字化管理技术培训工作的开展。如果相关管理人员自身不具备专业性，并且对现代化设备的应用毫无技能水平，将会导致其档案管理工作的开展无法保证效率。因此，需要对档案管理人员进行数字化业务的培训，更要以思想培训为主提高其认同感，这样才能保证管理人员在学习计算机技术时，能够认清该行业发展的趋势，并认识到数字化管理工作开展的重要性，保证其全身心地投入培训学习，提升技能熟练度。此外，还要以考核工作为基础对人事档案管理人员进行定期考核，这样才能保证其专业技能与专业知识可以应用在实际工作当中，规避很多不良问题的出现。（三）加强人事档案信息安全管理为了加强学校人事档案数字化管理的信息安全，需要完善档案数据库功能的开发。要积极完善数据库中的安全认证系统，要求所有查阅人事档案信息的人员都要先通过认证，有效保护人事档案的信息安全。为了更好地保护个别人事档案中的隐私，可以适当提高档案的级别，使其在被查阅时需要更高的权限和许可。在良好的安全等级建立和授权体系2022 年 第 6 期HEI LONG JIANGA R C H I V E S241实践纵横Best Practice下，可以降低人事档案数据泄露的风险，既保护了当事人的隐私权益，也促进了学校人事档案数字化管理的健康发展。（四）完善人事档案数字化管理制度为了提高学校人事档案数字化管理的效果，需要及时制定并完善数字化的档案管理制度，从而保证档案管理工作有章可循，提高人事档案管理工作的规范性。在具体的制度构建中，要以强调服务为主，通过制度增强人事档案管理人员的服务意识和态度，保证可以更好地发挥出数字化管理技术的服务价值，促进学校人事档案数字化管理的发展。此外，还要注重对管理人员绩效考核制度的完善。要改变传统粗放式的考核制度，结合当前人事档案数字化管理的需要，对绩效考核制度进行优化，从而提高人事档案管理人员的工作积极性，不断满足学校档案管理的需求。（五）创新人事档案工作管理模式想要快速实现数字化转存工作，并以数字化管理来优化学校人事档案管理工作的效率，需要从学校自身工作情况出发，充分考虑自身转型时需要面对的问题，这样才能真正选择出恰当的管理模式来保证各项工作的运行，为学校的正常运转做好保障。在进行转型的过程中，要认识到档案信息化建设工作开展的适应性，要以全新的工作模式匹配相关工作的运行需求，这样才能在制度建设以及管理策略应用上保证以细节优化为主做出转变，真正实现人事档案数字化管理的利用，提升人事档案管理的效率。此外，要以统一的方式提升档案管理工作开展的效率，要在开展数字化转变工作期间提高资料输入的正确性，降低错误发生的可能性，提高档案管理工作的严谨性与保密性，这样才能为各项工作的落实与全面运行做好保障。数字化管理与传统管理方式不同，数字化管理可以规避很多过去不能解决的问题。众多学校人事档案数字化管理平台的搭建，可以连接各个学校的人事档案管理系统，这样在人才流转的过程中就能简化人才档案的传递方式，同时也能保证人才档案的真实性。因此，一定要做好基础建设工作，要通过技能培训以及优化管理等形式保障数字化转型能够真正为学校人事档案管理工作的开展做好保障。（六）打造专业档案人才团队人是档案管理的主体，学校必须要重视人事档案管理团队培养。在新的发展形势下，学校应该以高效开展工作为目标，强化人事档案管理团队建设。结合当前情况，学校可以从如下几个方面入手：1.重视人事档案管理队伍建设。要给予人事档案管理人才以专业化的培训和指导，加强管理队伍信息技能培养，培养一支能够胜任信息化管理、数字化管理的队伍。2.加强数字化人才的选拔。数字化是未来人事档案管理的趋势，学校要加强这方面的人才储备，这样才能够更好地顺应未来学校的建设需求。3.加强人才队伍梯队建设，提升队伍的延续性。学校要做好人才队伍年龄的配置，每个适合的年龄阶层都要有充足的人才储备。队伍兴趣搭配、性格搭配也十分关键，对这些方面综合分析，才能够更好地提升人事档案管理队伍整体工作效能。（七）以安全为基础建设数据库学校要结合现阶段人事档案管理需求，在学校内部建立完整的人事档案数据库，并做好数据安全防控。学校技术人员要在学校内部搭建完整、全面的档案数据库，并引入安全监控技术，确保人事档案管理系统具有良好的防御能力。学校技术人员还需要深入开发数据库功能，配置相应的安全认证体系，应用安全系统配置高的软件系统。另外，对人事档案管理人员工作方法进行规范。在实际工作中，学校需要规范管理行为并不断升级软件系统，不管是打印机还是 U 盘，都要以档案安全为前提，定期进行优化和升级，提高软件与硬件的性能，能够为学校人事档案管理安全提供有力保障。（八）以规范为方向理顺制度新时代，学校人事档案管理信息化建设在不断完善和深入。基于此，学校要在内部构建自上而下的档案管理规范体系，加强顶层设计。通过制度规范档案管理人员行为，提高人事档案管理实效；制定日常工作管理流程，让数字化人事档案管理能够有章可循；对制度内容进行细化，包括档案的储存、甄别、保管等环节都需要制定一一对应的制度和标准，对每个档案管控的流程进行把控，保证学校人事档案管理工作能够高效、规范进行。参考文献 1 古攀云.高校干部人事档案信息化工作 J.办公自动化,2021(08).2 吴丽坤.高校人事档案数字化建设研究 J.兰台内外,2021(08).3 陈媛华.高校人事档案数字化管理的实施策略与路径J.兰台世界,2020(06).责编：蒋立民