项目管理中心档案管理工作指引.doc

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项目管理中心档案管理工作指引

1 总则

1.1 为妥善保管项目管理中心管理过程中各类业务档案，特制定本指引。
1.2 项目管理中心各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
1.3 项目管理中心各部门应坚持收集、整理、保管各业务中相关文件材料。指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
1.4 要建立健全平时归档制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。
1.5 严格遵守保密制度，档案资料非特殊批准，不允许外借。
1.6 建立查阅、借阅登记制度，公司专业管理人员调档查阅，必须由管理员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须出具公、检、法工作人员证件及协助调查通知书。

2 档案管理要求

2.1 归档的文件材料必须按项目、年度、业务类别立卷。档案管理人员应根据本部门的业务范围及工作任务，编写档案名称及目录。
2.2 文件承办人员应保证经办文件的系统完整(文件中的各种附件一律不准抽存)。
2.3 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门档案管理人员归卷。
2.4 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。
2.5 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
2.6 在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
2.7 档案管理人员应及时将已归档的文件材料，按照档案名称，放入文件卷夹内，并在目录中登记。
2.8 部门人员或档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

3 业务文件归档的范围（但不限于）：

3.1 计划部业务文件
■ 项目管理中心领导起草签发的文件；
■ 项目管理中心领导签发的会议纪要或其它与经营计划有关的会议纪要；
■ 集团发文（红头文件、通知、指示等）；
■ 计划部起草签发的文件；
■ 《项目经营策划书》及相关审批文件；
■ 《项目经营决策文件》；
■ 《项目经营目标管理责任书》；
■ 项目经营成果考核文件及相关审批文件；
■ 项目开发进度计划控制书及各专项进度计划；
■ 项目开发进度计划执行书及各专项进度计划；
■ 项目年度开发计划及相关审批文件；
■ 项目开发进度月度报表及相关计划分析报告；
■ 各项目的五证和房产证（传真备案）；
■ 项目公司上报其它与经营计划相关的文件及审批文件；
■ 除上述业务文件外，与集团相关部门往来的各类文件；
■ 在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。
3.2 营销部业务文件
■ 价格方案：各类审批、备案的价格文件；
■ 会议纪要：与营销业务相关的重要的会议材料；
■ 营销策划：营销策划活动方案、效果评估、媒体投放等营销策划类文件；
■ 广告发布：广告发布招投标、直接委托业务、经济合同审批等文件；
■ 销售执行：处理销售过程中具体业务的文件；
■ 特例折扣：特例折扣审批表单，申请理由另行存放；
■ 规划设计：与规划设计相关的资料，如户型配比报告及批复等；
■ 宣传资料：宣传资料审批表、报样等；
■ 影音资料：录音、录像、广告宣传片（包括母带）、照片（含底片）等及文字说明；
■ 合同审批：各类销售合同；
■ 项目经营：与营销工作相关的项目经营方面的文件；
■ 集团各部室文件：除上述业务文件外，与集团相关部门往来的各类文件；
■ 集团文件与通知：集团下发的各类文件或通知；
■ 部门文件：部门内部完成的相关报告或资料。
■ 其他：在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。
3.3 质量监管部业务文件
■ 开工报告：开工签发时各种审批文件；
■ 项目管理制度：质量管理制度及奖惩措施、监理管理制度（即针对监理管理的具体措施）、现场协调会制度、现场大检查制度、工程档案管理制度等；
■ 质量计划：各阶段质量管理计划；
■ 重大施工方案技术措施及专家论证意见；
■ 影音资料：各类质量抽查、质量事故处理录音、录像、照片（含底片）等及文字说明；
■ 工程质量安全质量通报；
■ 其他：在工作过程中，视业务内容可增加相关的文件归档类别。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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