物业公司作业指导书效用指南.doc

作业指导书效用指南

1． 前言
1.1作业指导书概述
　　作业指导书是指为保证过程的质量而制订的程序。
　　—“过程”可理解为一组相关的具体作业活动（如抹灰、砌砖、插件、调试、装配、完成某项培训）。
　　—作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的质量活动。
　　—作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。
　　作业指导书的作用
　　—是指导保证过程质量的最基础的文件和为开展纯技术性质量活动提供指导。
　　—是质量体系程序文件的支持性文件。
　　1.2作业指导书的种类
　　按发布形式可分为：
　　—书面作业指导书；
　　—口述作业指导书；
　　—计算机软件化的工作指令；
　　—音像化的工作指令。
　　按内容可分为：
　　—用于施工、操作、检验、安装等具体过程的作业指导书；
　　—用于指导具体管理工作的各种工作细则、导，则、计划和规章制度等；
　　—用于指导自动化程度高而操作相对独立的标准操作规范。
　　1.3 ISO9000系列标准中对作业指导书的要求
　　“如果没有作业指导书就不能保证质量时，则应对生产和安装方法制订作业指导书”。
　　生产作业可由作业指导书规定到必要的程度。应对工序能力进行研究以确定工序的潜能。整个生产中使用工艺规定也应写成书面文件，务个作业指导书中均应引用。作业
指导书中应明确规定圆满完成工作以及符合技术规范和技术标准的准则。……（GB/T19004－ISO9004－－10. 1. 1）。
　　 “应按照质量体系的规定对作业指导书，规范和图样进行控制”（GB/T19004－ISO9004－－11. 5）。
作业指导书在公司贯标工作中起了一定作用，但由于编写、审批、修订及控制等方面工程浩大，造成作业指导书不能反映变化了的实际工作，不能在日常中做出必要的、及时的修订，根据公司要求，特制定本指南，对作业指导书的编制进行规范指引，请公司各部门应参照原有作业指导书按本指南规定的方式进行更新。
2． 作业指导书的功用
作业指导书有三个方面的主要用途：
第一，为岗位员工工作提出岗位要求和提供工作指引。其中“岗位要求”对该岗位员工来说，必须清楚记住；对工作指引中的“常用部分（即应知应会，包括紧急情况处理）”必须牢记和熟练应用；对不常发生的，在工作需要时，可支持性作业指导书进行工作，以提高岗位工作能力和工作质量。
第二，为岗位工作考核的重要依据之一。通过对岗位员工工作完成量、工作质量以及岗位目标是否实现，来判定员工工作是否称职和素质能力级别。
第三，为公司（服务中心）物业管理积累经验财富。每一项管理工作，特别是针对大厦或小区物业设备设施配置甚至布局不同，都会有其自身管理特点和关注焦点，通过作业指导书策划、编制、实施、改善修订等工作，使得各项管理工作更趋完善，同时，管理工作由于有作业指导书的指引，即使主要管理人员和岗位人员调动，也不会影响服务质量。而目前由于人员变动造成管理质量波动现象会减少或消失。
3． 作业指导书编制规定
3.1 作业指导书总策划
作业指导书的数量和详略程度，由各服务中心负责人和主要专业管理人员确定，应能体现服务中心总的管理目标。服务中心应确定一名人员（质量管理员）负责作业指导书总体策划和控制的具体工作。
3.2 作业指导书的分类
作业指导书共分四类，名称及分类原则如下：
1、 管理规程：适用于
① 对各部门经理/服务中心主管、各主管、管理员的工作描述；

② 按流程描述，涉及多个人员和岗位的服务过程；
2、 操作规程：适用于对具体设备操作、维护的描述；
3、 工作规程：适用于对操作性强的工作的描述，包括
① 对维修班、设备班班长、各操作岗位的工作描述；
② 对地库收款员的工作描述；
4、 岗位规程：适用于保安员各岗位的工作描述，包括保安班长和各保安岗位。
基本要求
　　内容应满足
　　—5W1H原则
　　任何作业指导书都须用不同的方式表达出：
　　Where：即在哪里使用此作业指导书；
　　Who：什么样的人使用该作业指导书；
　　What：此项作业的名称及内容是什么；
　　Why：此项作业的目的是干什么；
　　when：何时做
　　How：如何按步骤完成作业。
　　—“最好，最实际”原则
　　最科学、最有效的方法；
　　良好的可操作性和良好的综合效果。
　　数量应满足
　　—不一定每一个工位，每一项工作都需要成文的作业指导书；
　　—“没有作业指导书就不能保证质量时”才用；
　　—描述质量体系的质量手册之中究竟要引用多少个程序文件和作业指导书；就根据各组织的要求来确定；
　　—培训充分有效时，作业指导书可适量减少；
　　—某获证企业质量手册中引用的作业指导书清单。
　　格式应满足
　　—以满足培训要求为目的，不拘一格；
　　—简单、明了、可获唯一理解；
　　—美观、实用。

补充说明：
1、 作业指导书不要求一定用文字条款的形式，只要能把意思清楚地表达出来，可采用表格或流程图的形式作为作业指导书的内容。
2、 公司及各部门发出的“制度类”规定及国家有关的法律法规规定可在作业指导书的“相关文件”中被引用。为查索方便，建议各服务中心将被引用的法律、法规、制度单独装订成册。
3.3 作业指导书编制、生效
作业指导书由部门经理/服务中心负责人和各主管负责编制。由于作业指导书本身编制上出现问题，责任在分管的主管。为体现该项工作的责任和业绩，作业指导书必须由授权分管的部门负责人/主管签名确认。
3.4 作业指导书修订
作业指导书修订由各部门经理/主管负责进行。经过品质部经理审核后，呈送总经理或管理者代表审批后生效。但最终修订仍必须通过各部门经理/主管进行。
作业指导书每次（每部位）修订，由各部门经理/主管就修订内容签名，修订内容一经总经理或管理者代表审批签名确认，即生效。
3.5 作业指导书换页批准
当作业指导书修订部位较多时，应进行换页。作业指导书换页和换版由各部门经理/服务中心负责人签批，以控制整体策划或做出可能的、必要的调整，并籍此了解全局。
3.6 作业指导书管理
作业指导书由各部门经理/主管负责管理，包括发放到必要的岗位和控制有效版本，作业指导书根据修订状况进行换页和标识修订状态。
作业指导书编号按现行编号方法不变。参见《文件和资料管理程序》规定。
作业指导书的“修订状态”是用以记录换页版次，更主要的是标明最新有效状态，确保使用最新有效版本。每换页一次，依次改为0、1、2、3……，换版时，“修订状态”重置为0。
如果各部门经理/主管由于工作调动,应做好交接工作,包括作业指导书管理情况和名录。接任的各部门经理/主管应在接手工作之日起15个工作日内,在作业指导书的编制栏改签上自己的签名，并接手管理。
3.7 作业指导书管理工作考核
考核的主要依据有：

是否确定作业指导书的主管人员及签名、发放管理工作到位；
作业指导书内容能否体现岗位工作需要，从实际工作情况检查是否存在问题反推作业指导书是否符合要求；
作业指导书有效性控制：控制包括是否及时更新，是否在岗位上能得到有效版本，作废版本是否从岗位现场撤出，服务中心总体控制的作业指导书数目、编号、修改状态 是否与各专业管理人员所控制的保持一致；
作业指导书是否得到实施，实施结果与预期要求是否一致。
3.8 作业指导书形式
作业指导书外观形式不变，内容进行适当调整如下：
1.目的
2.适用范围
3.职责
4.工作指引（内容）
5.质量记录
6.支持性文件
7.附录
“目的”是主管对工作活动的认识：在充分考虑公司的服务承诺、精品品牌及物业管理服务费高低和管理成本控制要求的前提下，该项工作应达到什么目标。该目标应是可考核的，尽可能是量化的。例如“手续齐全的车辆在两分钟内能从地库出口出行”，又如“不因水泵维护保养不当原因造成生活用水停水事故”。
适用范围是指适合那些人、事、物
“职责”是明确完成工作、达到工作目标的人员处理事情的权限和责任。有两种形式：一种是一项工作有一个责任人就可完成，达到目标，如收款员收费工作；一种是一项工作需多人完成，才能达到目标，如“室内装修现场监管”、“业户退租管理”等，应分别列明各个人员在该项工作中的职责。当然，如果一项工作涉及面大，特别是直接涉及到其他部门的，应作为程序文件或公司管理制度
“工作指引”是教该项工作的执行人员怎样做，包括不常出现的问题处理。例如“大堂值班岗位”上在大厦非开放时间怎样处理有些人员不主动或不愿登记的事情，大堂灯光控制位置、控制要求等。又如应急指引，包括五保户、残疾人、病人照顾；故障联系；明显的垃圾杂物；可能发生紧急事情的应急方法等。这一部分的详略程度应和执行人员
的素质要求和对岗位工作熟悉程度相适应。
“质量记录”应明确做该项工作应留下那些记录。注意，不仅限于填写表格形式，还有报告、备忘录、自动电子记录文件等。
“支持性文件”：做一项工作，可能涉及很多方面，特别是一些“规定、制度”或其他作业指导书，给出一个对主要查阅文件的指引名录。
作业指导书中上述内容可用手写形式填写，也可用电脑输入打印，但当修改到一定程度，应输入电脑，打印出来，进行换页。每换页一次，修改状态加1。
附录是指其他文件，比如附件。
3.9 作业指导书的排版
1． 必须使用品质部提供的作业指导书样板（电脑版），使用中有任何问题，须知会品质部。
2． 作业指导书内容的字体为宋体，字号为小四，行距为1.5倍，段前段后均为0，不加粗。
3． 表格用文本框进行编辑，字号、间距、对齐等均不做要求，以便于排版为原则，如进行上述处理仍不能满足页面要求，可以采用附页形式。
4． 文字内容采用四级编号，即前四级为1, 1.1, 1.1.1, 1.1.1.1。编号与文字间空半个汉字位或一个实心点，首行左边对齐，转行也是左边对齐。没有编号的文字，首行空两个汉字位，转行左缩进左边对齐。
注：“主管”的解释。本指南中所称“主管”是指由服务中心第一负责人授权的、对某一类作业指导书（或操作活动）进行管理的人员。特点是：一般由他来确定该项（或一类）工作要求、怎样做、达到什么目标。“主管”一定有“部下”，否则，某项（或一类）工作的主管只能由其上级担任。服务中心领导可兼任本文意义上的“主管”。
作业指导书具体形式见如下示例

文件与资料管理程序
1 目的
1.1 确保所有文件和资料都能够得到有效控制并使之符合集ISO（International Standard Organization，国际标准化组织）或GB（Guo biao，国家标准）标准。
1.2 确保各相关场所均使用有效的文件版本。
1.3统一对公司文件和资料实行标准化管理，树立公司大气、规范、与时俱进的良
好外部形象。
定义：
质量手册：质量手册是证明或描述质量体系的主要文件；质量手册规定质量基本结构，是实施和保持质量体系应长期遵循的文件；质量手册至少应包含组织的质量方针和对所采用的质量体系标准的全部适用要素的描述；
程序文件：程序是为完成某项活动所规定的方法；描述程序的文件称为程序文件；质量体系程序文件对影响质量的活动做出规定；是质量手册的支持性文件；应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；每一质量体系程序文件应针对质量体系中一个逻辑上独立的活动。
管理文件：公司各项管理制度、规定、办法、导则、细则等。
技术文件：包括产品实现所需的产品技术标准、检验标准、产品实现的工艺流程，指标、卡片、手册、说明书、图纸等。
质量计划：质量计划是针对某项产品、项目或合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件；质量计划是为达质量目标所进行的筹划安排，质量计划总是针对一定的目标，如合同、项目或产品的特定要求。
作业指导书：作业指导书是指为保证过程的质量而制订的程序；作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的质量活动；作业指导书是质量体系程序文件的支持性文件。作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。 内容包括：用于施工、操作、检验、安装等具体过程的作业指导书。
质量记录：为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。 质量记录为证明满足质量要求的程度或为质量体系的要素运行的有效性提供客观证据。质量记录的某些目的是证实、可追溯性预防措施和纠正措施。
外来文件：包括行业文件、外来法律、法规、规范。
2 范围
本程序适用于公司运转过程中产生的所有文件和资料（包括适当范围的外来文件和资料）的控制。
3 职责
3.1 文件和资料的拟制、审核和批准
3.1.1 所有文件和资料由需要表达诉求的部门负责拟制或更改。

3.1.2 针对内外部的法定文件和重要的外传资料由部门经理审核，总经理批准。
3.1.3 针对公司部门内部的通知、制度等资料由部门负责人审核批准。
3.2 文件和资料的发布之权限
各部门法定文件由行政部编号、统一印发。
3.3 文件和资料的保管、销毁权限
3.1.1 部门负责人或指定人员负责传达后的文件的整理归档，部门负责人负有管理责任，对文档和资料的安全负责。
3.1.2 品质部负责收缴、销毁各部门过期文件、资料。
4 内容
4.1职责
4.1.1总经理负责《质量手册》、程序文件的批准。
4.1.2管理者代表负责《质量手册》编制的组织和审核，负责职责范围内程序文件的批准。
4.1.3品质部负责质量管理体系文件和资料的编制、审核和控制，负责质量管理体系管理性文件的编制。
4.1.4行政部负责质量管理体系文件的标识、控制、发放，负责质量管理体系管理性文件的编制，负责上级公文、外来文件的控制。
4.1.5工程部或授权人负责技术文件、工艺性文件的编制及审核，负责职责范围内文件的批准。
4.1.6各部门负责本部门质量体系文件和资料的编制、管理、审核和控制。各部门负责质量手册中《职责分配表》所确定主管过程的文件编制、修订。各部门应指定一名文件和资料管理员（可兼职）：
a.负责本部门文件和资料的登记、收/发、清单的记录和手续办理。
b.负责本部门文件的保管。
c.负责本部门文件发放、领用、借阅、更改等手续的办理。
d.对文件的丢失，保管不善的损坏、管理不规范出现的过失承担责任。
4.2文件和资料的分类
4.2.1 根据用途，将文件分为ISO格式的制度手册、程序文件、规程文件、作业指导书、质量报表，采用GB格式标准的临时政策、指令、指导、通报性质的文件。将资料分为客户资料、商品资料、销售资料、会计资料、固定资产资料、行业资料以及
其他外来文本或电子资料等。
按照习惯，我们把需要总经理签署的程序文件、规程文件、作业指导书或政策、指令、指导、通报性质的文件统称为法定文件。法定文件必须是受控文件。
4.2.2 根据控制范围，把文件和资料分为受控文件和非受控文件。受控文件是指受更改控制、受传阅范围控制、受保管销毁权限控制的文件或资料。非受控文件是指可以随便传阅的倾向于临时性的文件或资料。
4.2.3 根据媒介形式，把文件和资料分为文本格式文件、资料和电子载体的文件、资料。
4.3 文件和资料的格式
4.3.1 ISO标准格式
此种格式适用于ISO9000质量体系的制度手册、程序文件、规程文件、作业指导书、质量报表和拟纳入ISO体系的类似文件。
4.3.1.1 版式风格
（1）封面：
① 公司名称（宋体二号）
② 责任部门（制定、使用文件的部门）。
③ 文件编号、版本、生效日期、页数。
④ 编制、审核、审批人签名。
⑤ 受控标记。
（2）正文：
① 正文的上方必须用统一的文件头，包含公司名、文件名称、文件编号、版本、章节号、修订状态、生效日期、页数。
② 正文分为目的、范围、职责、内容、质量记录、相关支持性文件、（附录）六大部分，可根据表达需要加以增减。
③ 正文使用小4号宋体。一、二级标题使用黑体四号、三级使用小四号楷体加粗以示区别。
④ 推荐使用递进式的数字标题。一级标题使用1+半个空格+标题，顶格排列。二级为1.1、1.2……+半个空格+标题，首行缩进2各字符。三、四级类似于二级格式。
⑤ 文件必须具备结尾。包括主题辞、保存期、抄报、发送、抄送、印制/发行部门、印数、印制/发行日期等。主题辞是指GB辞条的主题中关键的主谓宾语词组，电
子文本存档标题中必须含有它，以便于文本检索。抄报对象为行文的上级部门或领导者。发送对象为受文的主体部门。抄送为需要传达、告知的部门。文件需要保密的，在印制部门后用括号标注文件的密级和传阅范围。
⑥ 行距使用Microsoft Word标准行距为1.5倍。（结尾除外）页边距上下统一使用2.5CM；左边为3CM，右边为2.5CM。
⑦流程图中输入、输出采用带圆角矩型表示，一般过程采用矩型表示，带有审批等判断性内容的过程采用菱型表示；所有图形采用1磅边框；图形中文字一般采用5号宋体字，并在图形内部居中（上下、左右）；流程图中表述分目标的文字采用5号仿宋体。
（3）质量记录表格的版式风格为：
① 文本左上方必须有公司名称，大小依情况而定。右上方必须有该表格的所属部门、表格体系编号、体系中序列号。
② 标题使用2号黑体。
③ 正文使用5号宋体。
（4）文件编号规则：
①ISO格式的文件只允许使用拼音格式编号，各部门的编号模式设定如下：
质量手册编号
RJP(公司名称)/□□（质量手册代号）-□□/□□□□（文件编制流水号/年号）
程序文件
RJP(公司名称)/□□（部门代码）-□□（程序代号）-□□（章节号）-□□/□□□□（文件编制流水号/年号）
质量计划、管理制度、技术文件、作业指导书
RJP(公司名称)/□□（管理手册代码）-□□（作业指导书代号）-□□/□□□□（文件编制流水号/年号）
记录
RJP-□□（记录代号）-□□（章节号）-□□（文件序号）
②文件类别代号
质量手册---- QM
程序文件-----QP
工作文件-----QW

记录表格-----QR
③部门名称与部门代号
RJP-荣基物业 PZ-品质部 XZ-行政部 CW-财务部
HJ-环境部 KF-客户服务部 GC-工程部 BA-保安部
DH-大厦服务中心 HY-花园服务中心 CDW-翠堤湾服务中心
YL---银隆广场服务中心
④服务中心各班组代码：
维修班—WXB、护卫班—HWB、清洁班—QJB、财务室—CWB、绿化班—LHB、会所—HSB
⑤管理手册代码
行政管理（administrative management） 代码：AM
人力资源管理(human resources management) 代码：HR
财务管理(finance management) 代码：FM
物料管理(purchase management) 代码：PM
服务提供(service provide) 代码：SP
品质改进(quality improvement) 代码：QI
版本用法是，如果首次起草就用1.0标示，修改1次为1.1，依次类推，若在原基础上重新拟订即用2.0。
4.3.1.2 描述内容
参考ISO标准，我们把《质量手册》等作为本公司的一级文件，用来描述组织的相关版块的方针及理念。把各种程序作为本公司的二级文件，用来描述相关版块的流程、方法等。把各项规程和质量表格作为本公司的三级文件，用来描述各项作业规范、侦测体系的内容达成等。
我们习惯于把三级文件纳入同一本手册之中。本公司只有在制定或修改管理体系时才使用此种格式。
4.3.2 GB标准格式
此种格式适用于政策（办法、决议、方案、意见等）、指令（决定、规定等）、指导（指导方案、流程方法、补充办法等）、通报（通知、通报、联络函等）性质的文件。（参见附录页）
在本公司中，现有的各种通知、通报、决定、指导意见、方案、非初始体系的规定等常规文本一般只能采用GB格式，待执行成熟后，根据需要，再决定是否纳入公司
体系，上升为ISO标准格式。
页眉：边框线粗1.5磅，内框线粗1磅；一般采用加粗小4号宋体字，采取左对齐格式；每个作业指导书从次页开始，页眉中去掉编制、审核、批准行；页眉中内容须填写完整（签字处除外）。
正规文本的版式风格
（1）公司名称：统一使用宋体二号字体。
（2）间隔横线：粗细3磅。
（3）文件字号：5号仿宋字体居中。使用“通”字文件号。
（4）标题：使用2号华文中宋居中。
（5）主送部门：顶头设置，黑体区分。为文件主要传达部门。三个以内直接标注。三个以上使用“各部门”标注。
（6）正文：1页以内统一使用4号宋体，行距为Microsoft Word标准20磅值。超过2页统一使用小4号宋体，行距为1.5倍。
（7）落款：各部门使用“XXXX公司XX中心”、“XXXX公司XX部”落款。落款统一使用同号宋体，居于右下方，下面标注清楚发文日期（宋体）。
（8）结尾：雷同于4.2.1，但增加拟订、审核、签发一栏。
（9）不推荐使用递进式的数字排序方式，推荐使用汉字+数字的排序方式。（10）文本结构必须能分段落说明发文的目的、原因，必要时需要注明控制方法、周知事项及协作事项等。
4.3.3 联络函
版式风格为：
（1）公司名称：黑体二号居中。
（2）横杠。
（3）标题：使用2号楷体居中。
（4）正文：使用小4号楷体字，行距为Microsoft Word标准行距为1.5倍。
4.4 文件和资料的编写、审核和批准
4.4.1文件的编写、批准
4.4.2质量体系文件按照编写导则进行编写；
4.4.3合同文件按国家有关规范编写；
4.4.4行政发文的编写；
4.5总体要求
凡属公司行政发文的包括对外、对内的函件必须使用带有公司标志的抬头（页眉），作业指导书及其他质量文件按公司规定或指定模板进行使用。
序号
文件名称
文件级别
制定及修改
审核
批准
1
质量手册
一级
品质部
管理者代表
总经理
2
程序文件
二级
各部门
质管部经理
管理者代表
3
作
业
指
导
书
部门管理手册
三级
各部门
部门经理
管理者代表
管理处工作手册
三级
各管理处
管理处主任
管理者代表
4
质量记录表格
四级
相关单位
部门主管
部门经理
5
法规标准等外来文件
五级
外部机构
部门主管
部门经理

4.6受控文件和资料的分类以及标识方法：

文件类别
管理内容
职责部门
有效版本标识方法
质量体系文件
质量手册
程序文件
编制、更改
品质部
版本号及加盖受控章
批准
总经理
发放、保管
品质部
各部门相关制度、
作业指导书
编制、更改
各部门
名称、文件编号
批准
总经理
发放、保管
各部门
合同文件
批准
总经理
发放、保管
编制、更改
行政部

文件类别
管理内容
职责部门
有效版本标识方法
行政发文/函
以公司名义发出
编制
各部门
名称、编号
批准
总经理
更改、发放、保管
行政部
以部门名义发出
编制、更改
各部门
批准
部门经理
发放、保管
各部门
外来文件
外单位来文（函）
更新、发放、保管
各部门
名称、编号
法律、法规、条例
更新、发放、保管
各部门
名称、发布实施日期
技术规范
更新、发放、保管
工程
名称、编号

4.7文件的发放与保管
4.7.1公司质量体系文件
由职责部门在文件上加盖“受控文件”章后，按照文件发放范围进行发放，记录于“文件发放登记表”中，注明其版本号以示文件的受控状态，品质部存档。
4.7.2合同文件
由行政部根据合同涉及范围发放至相关单位，记录于“文件发放登记表”中，并进行存档，需收/支付款的合同文件交一份到财务部。
4.7.3公司各级发出文/函件
由职责部门按照文件发放范围进行发放，记录于“文件发放登记表”中。
4.7.4外来文件的发放与保管见本文件5.8.2款。
4.7.5各部门应将收文情况记录于“收文登记表”中，并填写“收文处理纸”，根据部门负责人签署的意见进行传阅或下发。传阅后的文件统一由文件管理员保管，保管年限按公司管理制度执行。
4.8文件的更改
4.8.1文件需更改时，应由主张更改人填写“文件更改申请单”，说明更改原因，对重要的更改部分（如技术参数）还应附有充分的证据。
4.8.2文件更改的审核、批准由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员或指定其他部门/人进行审批，该部门/人应获得审批所需依据的有关资料。

4.8.3文件更改批准后，由更改职责部门确定更改方式后，将更改内容及更改方式等详细填入到“文件更改通知单”后按原发放范围发放，并在“文件发放登记表”中作相应的记录，由各部门文件管理员按“更改通知单”的要求实施更改，把更改情况填入《文件修改一览表》中。
4.8.4文件更改的方式包括手改、换页、换版等方式，当公司的保密文件须换版时，需由更改部门收回旧版文件。
5文件的版本号和修改编号
5.1质量保证手册和作业指导书的版本号用中文数字一、二、三……表示，程序文件的版本号用英文字母A、B、C……表示，当文件换版，则依次更换。
5.2《质量手册》、《程序文件》及作业指导书的首页均设有“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3……。
5.3作废文件的管理
5.3.1作废文件收回后，由更改部门文件管理员填写“文件销毁申请单”，由其部门负责人批准后统一销毁。
5.3.2需作资料保留的作废文件，申请人填写“文件留用申请单”，经人事行政部负责人批准后，由文件管理员加盖“作废”章后方可留用。
5.4收文的处理
5.4.1收文的处理
各部门收到外来文件后，由部门负责人确定文件是否需要知会公司，若需要，应在两个工作日内交到行政部处理，否则，由该部门作收文处理。
5.4.2发放、传阅与保管
各部门的外来文件由文件管理员填写“收文处理纸”，根据部门领导的批示意见负责发放、传阅和保管，并须做好发文登记；公司的外来文件由行政部根据公司领导批阅范围负责送阅，各部门对有公司领导指示的文件要及时处理，将处理意见注于“收文处理纸”上，并将文件退还行政部存档。
5.5受控文件清单的建立
5.5.1各部门文件管理员于每月25日将本部门所收、发的所有受控文件汇总，填写于“受控文件清单”。
5.5.2各部门应注意从报刊、杂志等传播媒介或到有关管理机关收集与本部门工作
有关的国家/地方性法律、法规、技术规范的发布与更新情况，并及时填入到本部门的“受控文件清单”。
5.5.3各部门每年6月和12月将本部门填写的“受控文件清单”交一份到行政部。行政部根据各部门的“受控文件清单”进行汇总，建立公司的“受控文件清单”，并在备注栏注明文件持有部门/人，负责公司文件的总体控制。
5.5.4本程序自发布之日起执行。
6 附录
1、GB法定文件格式
2、联络函格式
3、《受控文件登记表》
4、《文件签收表》

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