云天酒店与国际酒店合作会议方案设计.pdf

目 录一、任务分析及思路.3二、设计实施.4（一）会议目的.4（二）会议主题.4（三）会议时间.4（四）会议地点.4（五）参会人员.5（六）日程及议程.6（七）会场布置.7（八）工作分工.8（九）会议经费预算.8（十）会议注意事项.9三、设计方案总结.10参考文献.错误！未定义书签。错误！未定义书签。一、一、任务分析及思路任务分析及思路任务分析：随着岳阳市经济建设和旅游业的迅速发展，众多外来人员的增多，对于休闲娱乐，旅游放松的需求日益增加，经济型连锁酒店和中高端连锁酒店迅速扩大规模，格兰云天酒店作为五星级酒店面对越来越激烈的行业竞争和越来越追求高水平的消费者，关于酒店的服务技术、酒店推广、品牌概念、活动策划各个方面都需要尽快提升。卡尔森酒店集团是美国最大的私营公司之一，在 82 各国家拥有超过 1700 家酒店，卡尔森酒店集团在中国的的市场份额已经占了亚太地区的 25%，亚太地区的丽晶、丽笙、丽亭、丽怡和丽柏已成为五个世界领先的酒店品牌，所以未来 10 年，也将在中国建成更多高端酒店。为了促进双方的发展，特意邀请卡尔森酒店集团总部及亚太地区的丽晶及丽笙的主要负责人来岳阳格兰云天酒店进行考察，并开展联合会议交流，希望通过这次的联合会议交流能够让双方达成合作，更好的开拓市场以提升酒店利益。任务思路：岳阳格兰云天酒店在会议之前首先应与卡尔森酒店集团参会人员通过邮件沟通来访人员名单和航班信息、确定接机时间，地点和酒店房号、做好接待工作，与此同时还应做好会议前的准备工作，利于会议活动顺利进行。会议期间共同交流彼此酒店经营经验，考察中国市场需求，就如何做好中国市场内的休闲旅行酒店作出相关讨论。最后做好收尾工作，即会议内容记录、送机、回访等。二、二、设计实施设计实施（一）会议目的（一）会议目的1、通过分析全球酒店行业发展趋势，对之前的酒店管理模式进行总结，找出旧模式的优缺点，明确国际化的目标与方向。2、通过开展酒店特色服务欢迎会，对外来参会人员展示酒店长久以来的经营成果，让他们对格兰云天酒店的运营方式和服务群体有更加深入的了解，增强合作的信心与决心。3、实现联合酒店管理经营模式的统一,促进格兰云天酒店朝国际化趋势发展,从整体上提升双方的销售利益。（二）会议主题（二）会议主题引领本土化酒店走向国际化2021 年格兰云天酒店发展联合会议（三）会议时间（三）会议时间2021 年 6 月 18 日下午 14：30-18：30（四）（四）会议地点会议地点岳阳格兰云天酒店会议厅（五）参会人员（五）参会人员岳阳格兰云天酒店一方参会人员：总经理赵辰、总经理助理谢相、市场经理肖一、研发部经理苏月及相关人员，详细情况如表 1 所示。表 1岳阳格兰云天酒店接待人员信息表姓名性别职务联系方式赵辰男总经理13537489990谢相男总经理助理13132558475陈俊男翻译13756559310肖一女市场经理13466204733吕理女市场经理助理18792837743苏月女研发部经理18876089455陈思女研发部经理助理13764738229卡尔森酒店集团一方参会人员：卡尔森集团总部总经理 ErickChen、总经理助理 SophiaAlice、丽晶酒店亚太地区负责人 Billy Kent、丽笙酒店亚太地区负责人 David Stack、丽庭酒店亚太地区负责人King Smith 及翻译人员。详细情况如表 2 所示。表 2 卡尔森酒店集团来访人员信息表姓名性别年龄职务Erick Chen男36卡尔森集团总部总经理SophiaAlice女30卡尔森总部总经理助理翻译Erick Chen女34Erick ChenBilly Kent女32丽晶酒店亚太地区负责人陈丽女34Billy Kent 翻译David Stack男34丽笙酒店亚太地区负责人刘启男31David Stack 翻译King Smith男28丽庭酒店亚太地区负责人秦致席男25King Smith 翻译（六）日程及议程（六）日程及议程为了促进双方合作顺利达成，本次会议特意设置了特色服务欢迎会和联合合作会议，时间规划及议程安排如表 3。表 3 会议安排表日期会议内容时间会议议程负责人地点6月17日特色服务欢迎会Specialservicewelcomemeeting16:00-16:05欢迎会开场Welcome to the openingceremony主持人格兰云天大酒店宴会厅Grandcloudhotelbanquethall16:15-16:20参会人员入场Admission ofparticipants肖一16:20-18:00特色服务展示Special service display18:00-19:30酒店名菜试吃Try famous dishes inHotel19:30-19:50舞蹈展示Dance show20:00欢迎会结束Welcome to the end主持人6月18日联合合作会议Jointcooperationmeeting14:30总经理致辞General ManagerSpeech总经理赵辰格兰云天大酒店会议厅GrandCloudHotelConference Hall14:35-15:00初步合作方案展示Preliminary cooperationscheme Exhibition15:00-15:30介绍酒店优势及酒店未来规划Introduce theadvantages and futureplanning of the hotel研发部经理苏月15:30-17:10经验分享Experience sharing卡尔森集团17:20-18:20商讨商业合作方案，并面签协议Discuss the businesscooperation plan andsign the agreement faceto face总经理赵辰18:30总经理总结发言，会议结束The general managerconcluded the meeting（七）会场布置（七）会场布置1、签到台（1 个），布置在酒店门口。2、指示牌（3 个），会务组负责摆放。3、会议室桌椅摆放采用圆桌式，每桌各摆放电子屏及麦克风一个。4、会议室背景喷绘：引领本土化酒店走向国际化2021 年格兰云天酒店发展联合会议5、宣传展板若干，由会务组布置在大厅和会议厅。（八）工作分工（八）工作分工本次会议工作由会务组全权负责。具体分工如下：组长：市场经理肖一成员：总经理助理谢相、翻译陈俊及研发部经理苏月为主要小组成员。工作任务：1、负责会议过程中各种物品的采购和准备。2、负责考察团邀请函(回执)准备、寄发。3、负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排。4、负责考察团的接待和陪同。5、负责活动中人员协调工作。6、负责会议所需资料、数据采集。7、负责会议现场安保工作。8、负责与合作方沟通与协调工作。9、负责会议全程录音、录像和合影照片的保存工作。10、负责会议结束后的清理工作。（九）会议经费预算（九）会议经费预算这次会议活动花费包括住宿费、餐饮费、交通费、伴手礼以及相关设备费用。由总经理助理谢云汇总，具体明细如表 4 所示。表 4经费预算表项目预计花费人数（个）金额（元）住宿费900 元/人54500餐饮费600 元/人106000交通费1000/1000设备费8000/8000礼品1400/1400不可预计费用6000总计26900（十）会议注意事项（十）会议注意事项1、回访工作后续的回访工作由市场经理肖一全权负责，当送完客户之后，应及时发电子邮件给客户，一是问候；二是将本次访问双方达成共识的会实时记录发给客户，促进本次合作的执行；三是感谢客户的到来，对双方彼此带来机会表示感谢。2、备用方案由于这次路途遥远，中途又要多次转机，所以可能会出现各种突发情况，再加上疫情影响等不可抗力因素，本次会议安排及相关接待都设计了备用方案，以防合作不能顺利进行。若因为疫情原因会议无法进行，则应采取线上的方式开展会议，如在会议过程中需要了解酒店发展情况则可以通过拍摄视频或者实时直播等方式展示方案及格兰云天酒店环境，便于跨国合作。若因为飞机延误等情况，导致时间安排失效，则各项安排往后顺延一天，照常进行。三、三、设计方案总结设计方案总结本次毕业设计的主题是合作会议方案设计，通过这次酒店商务合作会议方案的设计，我了解到在酒店接待时要提前做好完整且合理的安排设计，对流程安排做出详细的计划，需要精确到各个部门和工作人员的职责。要将人员分配安排妥当需要独立的思考能力和简洁且果决的执行能力。在完成此次会议合作方案设计时也遇见了很多问题，也发现了很多不足的地方，比如在会议流程方面设计不够周到，在分工方面还不够细致等。此次方案设计中不仅运用了之前的学习内容，还学习到了很多新的知识，得到了新的提高。通过了解不足和不断改进的过程中间也明白了学习时需要长期摄取并不断积累的过程。参考文献参考文献1张光伟.浅论酒店个性化服务J.经营管理者，2017，04:116.2孙宝慧.星级酒店服务质量管理研究J.经营管理者，2016,25:163-164.3吴军卫.酒店管理中客户满意度理论的应用分析J.经营管理者，2017,02:136.4曹杰.现代酒店智能化转型的可行性及推广研究J.智能城市，2017,01:120-121.5于春玲.国内外酒店管理模式比较分析D.吉林大学，2016.