商品采购流程及注意事项.doc

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采购管理制度与工作流程

一、为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

二、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）----交货验收（仓管）---质检（不合格退货）---入库---发票结算
具体流程如下：
1. 采购人员接到销售订单，首先查询库存是否足够销售产品的数量。如果数量够的话，让销售人员直接开单;如果库存不足，按照差额数量采购商品。热销商品可适当备货，具体备货数量与销售人员以及采购经理协商决定。

2. 采购人员与供应商敲定最终报价后，将货品安排，要做到及时跟单，把发货单跟供应商要过来，并统计相应的运费金额，以及后续的货品到货日期。

3. 关于运费：物流到货产品一般会在货单上标注运费。如果物流单没有标注运费的，需在货物到达时咨询物流公司运费；
快递到货产品，及时联系供应商索要快递单，快递单上一般会有运费信息，如果没有，请在收到快递产品后查询相应的运费。

4. 销售人员有特殊要求的货品，如产品定制或对供货期有特殊要求的，严格按照要求进行采购。
1） 定制产品需与供应商按照定制要求签订相应的合同，并就定制产品的定制细节做详细无误的纸质文本。此文本须供应商、采购人员、销售人员三方签字附于合同上。
2） 采购人员就定制产品的工期要严格按照约定时间提前催促供应商按时保质保量完成。由于时间延误造成的损失，依据合同要求供应商做出相应赔偿和补救措施。

5. 商品到货后，协助库管对商品品质和数量进行跟踪，如无问题，进行入库并出货。如有问题，联系供应商进行相应问题解决。

6.在与供应商确定供需关系后，按照公司相应销售需要，联系供应商开具对应的发票，并跟踪发票进程。

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