例会流程及注意事项.doc

关于公司例会及总结例会流程通知   
为使每次会议更高效、有序,现将开会有关事项通知如下，各员工须遵照执行.  
一、周例会 
1、 时间:月中小周周六全天
2、 参与人员:行销部 技术部 全体人员
3、 主持：各参与人员轮流主持 
4、会议议题：各自项目穿透会
5、会议内容：
①由各区域经理陈述整体计划指标完成情况，并由各技术人员协同汇报在执行计划过程中发现的问题，未(如未完成)完成的原因,解决方案，具体行动计划等.
②销售总监就项目中出现的情况，做出明确的项目穿透,明晰完成步骤、方法、策略。
6、 会议流程 
会前：
①议室清洁、整理，根据与会人员安排好座位等。 
②根据需要自行制作各自汇报内容及演讲PPT文稿。 
③根据需要准备好会议记录工具。 
④根据需要准备好会议需用的设备（电脑，投影仪等)。 
⑤至少提前一个工作日发放会议通知,并把与会人员情况反馈给会议主持者。 
⑥手机关机或调成静音状态。 
⑦会议记录与主持者，需提前一分钟到达会议室。 
① 如有其它新的指示安排，提前告知与会人员. 
会中：
①会议记录者做好会议记录. 
②会议主持者根据既定的会议议程控制整个会议过程。 
③与会人员积极发言，并注意自己的语气、语速、音量等. 
会议内容:与会人员汇报上次会议决策执行情况及本周具体工作计划、安排. 
会后：
① 整理会议记录并发放会议记录。(根据需要发放给与会人员及未与会人员）.会议记录应准确,会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人、具体完成时间及标准. 
②根据会议对执行进行监督、检查、反馈。 
二、月例会 
1、时间：月末小周周六
 2、参与人员：行销部 技术部 全体人员
 3、主持：行销部 技术部负责人轮流主持 
4、会议议题：本月工作总结及下月工作计划
5、会议流程 
会前：同上 
会中：同上 
6、会议内容：
①由各区域经理汇报下月计划指标制定情况，并对出现的新机会点做出反馈,分析可行性，以及解决方案，具体行动计划等。 ②本月主要工作计划、指标完成情况做出说明。
三、会议记录者要求及注意事项 
①保持高度专注，注意聆听，确保记录准确、有条理，对于不确定信息，会后确认。 
②议结束后的一个工作日内发放会议记录。(会议记录可以用电子邮件或纸质发放，收到后应主动给与反馈,并认真查看，特别是与自己及团队相关的需执行内容，应做好备忘记录，并按照时间节点完成，在下次会议上最好携带之，并主动汇报执行情况） 
③个人可以限定发言时间，到时间了负责提醒。 (会议记录者需要反应快、写字快、记忆力强，且需要较强的组织、倾听、总结能力，会后要总结，提升） 
四、会议主持者要求及注意事项 
①控制会议过程，如发生与会议内容或论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到内容或议题本身. 
②如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，要根据自己的理解将各种观点加以概况。 
③控制会议时间，无特殊情况,不要拖延。 
④每个发言结束后加以总结概况，以便形成决策或达成结论。 
五、会议纪律要求： 
①会前各参会人员做好准备工作，做到发言简洁、扼要. 
②主要负责人务必参会，如有特殊情况不能参会的，必须向分部经理请假，且安排相关人员参会。 
③会议时参会人员手机必须关机或调成静音。出现声音处以100元/次现场处罚。 
④无故不参会或迟到者将处以100元/次现场处罚，并进行通报批评. 
⑤会议提出的相关问题，能及时解答就及时解答，不能及时解答的,相关责任人必须给出解决的期限。
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