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行政管理职位工作手册

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弗布克管理职位工作手册系列

行政管理职位工作手册

於敏 编著

目 录

第一章 行政部职责描述 5
( 一) 行政部工作职责一览表……………………………………………………5
第二章 行政部组织管理 6
( 一) 行政部组织结构与责权表 6
( 二) 行政办公工作一览表 6
( 三) 行政办公职位规范表 7
第三章 办公事务管理 7
( 一) 行政费用计划表 7
( 二) 行政费用申请单 8
( 三) 通讯费用报销单 9
( 四) 外勤费用报销单 9
( 五) 车辆费用报销单 9
( 六) 招待费用报销单 10
( 七) 公务联系单 10
( 八) 参观许可证 10
( 九) 接待用餐申请表 11
( 十) 公关工作计划表 11
( 十一) 会议记录表 11
( 十二) 年度会议计划表 12
( 十三) 会议审核项目表 12
( 十四) 决议事项确认表 14
( 十五) 决议事项实施表 14
( 十六) 会议室使用申请表 15
( 十七) 印章使用登记表 15
( 十八) 印章使用审批表 15
( 十九) 印章使用申请单 16
( 二十) 印章管理登记表 16
( 二十一) 印章使用范围表 16
第四章 网络信息管理 17
( 一) 计算机故障维修记录卡 17
( 二) 计算机网络报修登记表 17
( 三) 计算机网络设备档案表 18
( 四) 收文登记表 18
( 五) 公文传递单 18
( 六) 公文会签单 18
( 七) 档案索引表 19
( 八) 档案明细表 19
( 九) 档案调阅单 19
( 十) 信件接收登记表 19
( 十一) 外发信件登记表 20
( 十二) 图书借阅卡 20
( 十三) 借阅登记表 20
( 十四) 丢失报告单 21
( 十五) 声像材料送审表 21
第六章 提案管理 22
( 一) 项目提案表 22
( 二) 会议提案表 22
( 三) 员工提案汇总表 22
( 四) 优秀提案审核基准表 23
( 五) 提案实施成果评分表 24
( 六) 员工提案改进评分表 24
第七章 行政人事管理 25
( 一) 应聘人员登记表 25
( 二) 面试成绩评定表 26
( 三) 员工培训申请表 27
( 四) 培训实施计划表 27
( 五) 培训费用预算表 28
( 六) 员工考勤统计表 28
( 七) 员工请假申请单 28
( 八) 出差计划申请表 28
( 九) 差旅费报销清单 29
( 十) 差旅费支付明细表 29
第八章 财产物资管理 30
( 一) 物料移交清册 30
( 二) 物资保管清单 30
( 三) 物料使用转移登记卡 30
( 四) 固定资产登记表 30
( 五) 固定资产移交清单 31
( 六) 固定资产保管记录卡 31
( 七) 办公用品请购单 31
( 八) 办公用品一览表 32
( 九) 办公用品登记表 32
( 十) 办公用品领用表 32
( 十一) 办公用品盘点单 32
( 十二) 办公用品耗用统计表 33
第九章 车辆管理 33
( 一) 车辆登记表 33
( 二) 车辆使用申请单 33
( 三) 车辆调度派车单 34
( 四) 车辆日常检查表 34
( 五) 车辆故障请修单 35
( 六) 车辆保养记录表 35
( 七) 车辆交通事故处理单 35
( 八) 交通事故现场记录表 36
第十章 安全保障管理 37
( 一) 安全工作日报表 37
( 二) 安全检查报告书 38
( 三) 安全整改通知书 38
( 四) 意外事故报告单 39
( 五) 安全事故报告书 39
( 六) 保安工作日志 40
( 七) 来宾出入登记表 40
( 八) 员工外出登记表 41
( 九) 物品出厂放行单 41
( 十) 货品进厂联络单 41
( 十一) 值班人员安排表 42
( 十二) 值班工作记录表 42
( 十三) 消防器械检查记录表 43
( 十四) 消防设备检修报告表 43
( 十五) 伤亡事故报告书 43
( 十六) 突发事故报告表 44
( 十七) 赔偿处理调查报告表 44
第十一章 后勤服务管理 45
( 一) 员工住宿申请单 45
( 二) 员工宿舍登记表 45
( 三) 住宿人员资料卡 45
( 四) 宿舍物品领用表 46
( 五) 宿舍检查登记表 46
( 六) 宿舍管理员值班日报表 46
( 七) 厨房排班表 47
( 八) 餐厅卫生检查表 47
( 九) 餐厅卫生考核表 47
( 十) 清洁工作安排表 48
( 十一) 卫生状况检查表 49
( 十二) 绿化责任区划分表 49
( 十三) 绿化项目计划表 50
( 十四) 绿化质量巡查表 50
( 十五) 员工病假单 50
( 十六) 员工体检表 51
( 十七) 工伤医疗费用报销申请表 52

第一章 行政部职责描述

( 一) 行政部工作职责一览表
行政部部门职责
职责细分
备注
1．日常办公事务管理
( 1) 企业各种日常办公事务的计划、 组织、 协调与控制
( 2) 会议的组织、 协调, 会议内容的记录与传达
在建立办公自动化系统方面有给予协助的职责
2．办公物品及设备管理
( 1) 负责制定办公物品及设备的采购、 保管、 发放与使用制度
( 2) 负责办公物品及设备的采购事宜
( 3) 办公物品的保管、 发放、 使用
( 4) 办公设备的日常保养与故障维修
计算机及网络设备的故障一般由专业人员维修
3．文书资料管理
( 1) 印信的管理和文书、 公文的起草、 收取、 传达与处理
( 2) 企业各种档案、 书刊的建档、 保管、 借阅
( 3) 做好文书资料以及内部信息的保密工作

4．车辆管理
( 1) 办公车辆的调度管理
( 2) 安排车辆年检、 定期保养、 日常维修等工作
( 3) 对司机人员进行安全驾驶教育、 考勤等日常管理

5．人事日常事务管理
( 1) 员工考勤、 出勤统计、 报表、 分析等人事管理工作
( 2) 对员工生活福利、 安全保健、 卫生等方面的管理
( 3) 组织员工开展各种形式的活动

6．后勤保障事务管理
( 1) 企业环境绿化、 卫生和厂区及宿舍财产、 员工安全管理
( 2) 企业员工食堂、 宿舍的日常管理
( 3) 维持企业水、 电等动力系统的正常运行及相关设施维修
( 4) 企业日常安全保卫及消防管理

7．涉外事务管理
( 1) 来客接待事宜管理, 包括前台接待、 客人来访登记与迎送等
( 2) 企业对外宣传、 公关联系
( 3) 牵头组织危机管理委员会, 制定危机处理预案

8．法律事务管理
( 1) 审议合同的合法性, 保障企业的合法利益
( 2) 协助处理日常涉法事务及管理合同
( 3) 参与企业重大合作项目和重大业务项目的谈判
( 4) 代理企业涉讼案件

第二章 行政部组织管理

( 一) 行政部组织结构与责权表
部门
行政部
部门负责人
行政部经理
直属领导
行政总监
行政部组织结构图
部门编制

经理级 人

主管级 人

专员级 人
部门职责

部门权力

相关说明

编制人数

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

( 二) 行政办公工作一览表
部门: 人数: 填写日期: 年 月 日
序号
工作内容概述

( 三) 行政办公职位规范表
职位名称

直接上级

直接下级

管辖范围

直接责任

主要权力

职务代理人

任职条件

第三章 办公事务管理

( 一) 行政费用计划表
编号: 单位: 元
科目
上年度平均数
本年度预算数
变动量
变动率%
备注
一季度
二季度
三季度
四季度
固定费用
01
薪资支出

02
间接人工

03
租金支出

04
办公费

05
邮电费

06
水电油料费

07
保险费

08
医保费

09
社保费

合计

变动费用
01
加班费

02
差旅费

03
运 费

04
维护费

05
交际费

06
样品费

07
包装费

08
燃料费

09
职工福利费用

10
杂项购置费用

11
会务费

12
培训费

13
劳务费

14
间接材料费用

15
消耗品费用

16
保 健 费

17
其它费用

合 计

费用总计

( 二) 行政费用申请单
编号: 部门: 填写日期: 单位: 元
费用类别
金 额
用途说明
附件张数

合 计

人民币( 大写)

报销人签字: 审核人签字: 主管领导签字:

( 三) 通讯费用报销单
编号: 填写日期:
部 门

使用人

通讯工具类别
( ) 固定电话 ( ) 移动电话 ( ) 其它
号 码

费用( 合计)

人民币( 大写)

审批意见

主管领导( 签字) 审核( 签字) 总经理( 签字)
费用明细

( 四) 外勤费用报销单
员工姓名

所属部门

报销时间

备注
序号
费用类别
大写
小写
0001
交通费

0002
资料费

0003
交际费

0004
补贴费

0005
其它费用

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门经理审核
经办人签名
报销人签名

( 五) 车辆费用报销单
编号: 填表日期: 年 月 日
驾驶员

部门

车号

预支期间
年 月 日 至 年 月 日
车型

项目
张数
金额
( 单据粘贴处)

合计

金额( 大写)

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门经理审核
经办人签名
报销人签名

( 六) 招待费用报销单
编号: 填表日期: 年 月 日
姓 名

职务

招待事由

附件

张
部 门

招待对象

招待人数
客人 人, 陪同 人
备注

日 期
招待地点
餐饮费
住宿费
礼品礼金
其它费用
金额合计
十
万
千
百
十
元
角
分

金额
( 大写)

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门经理审核
经办人签名
报销人签名

( 七) 公务联系单
送抵时间

签 收 人

已阅签字

转出时间

联系事项

签 复

填 表 人

( 八) 参观许可证
许可编号

发证日期

印章

参观单位

参观日期

参观者姓名

职务

单位

参观区域

参观内容

参观目的

参观路线

相关部门签章
主管副总
生产部
行政部
营销部
公关主管

( 九) 接待用餐申请表
申请日期: 年 月 日
接待负责部门

接待负责人

负责人职务

来宾负责人

工作单位

部门和职务

接待总人数

用餐时间

陪同人数

接待事由

招待规格
( 根据公司相关规定确定)
受理日期

经办人

审核意见
接待部门

行政部

主管副总

( 十) 公关工作计划表
公关工作主体

负责部门

负责人员
公关专员口 公关主管口 行政部经理口 行政总监口
配合人员

计划情况
工作目标

工作进度

进度目标

工作成果

工作预算

工作结算

( 十一) 会议记录表
编号: 填写日期:
会议时间

地点

主持人

记录人

会议名称

参 加 者

会议议题

会议过程

会议决策

记录审核人

审核结果

( 十二) 年度会议计划表
会议名称

主 持 人

开会地点

会议召集单位

开会日期

会议主要工作人员

开会时间

与会者应备资料

会议宗旨及议题

会场标示资料

与会单位

会场拟分发资料

人 数

( 十三) 会议审核项目表
序号
审核项目
审核结果
序号
审核项目
审核结果
1
会议的主题

22
女服务员着装方面
( 1) 洋装 ( 2) 旗袍
( 3) 其它民族服饰

2
会议的规模( 总人数) 查邀请回函

3
会议预算

4
招待对象的层次

23
新闻媒体
( 1) 文字记者
( 2) 新闻稿
( 3) 摄影记者
( 4) 录像记者及电源准备

5
活动日期及时间( 注意是否与其它同业的活动冲突)

6
会议天数

7
会议负责人

8
会议事项分工表

24
住宿安排方面
( 1) 安排来宾的住宿( 套房、 单人房、 双人房)
( 2) 领导人的住宿预订房间
( 3) 妥善分配房间

9
会场的预订
( 1) 主会场 ( 2) 分会场 ( 3) 洽谈室
( 4) 展示室 ( 5) 来宾休息室
( 6) 工作人员休息室
( 7) 演艺人员休息室

10
制作来宾名册
包括姓名、 地址、 公司名称、 电话、 职务等

25
支付的负担范围( 住宿、 餐费、 取用冰箱内的食物费用、 电话费)

11
各类函件
邀请函、 信封、 邀请卡、 回函明信片、 纪念品、 停车场、 指引地图、 餐券订制张数( 多印20%以备用) 、 信封书写投递日期

26
安排用餐方面
( 1) 住宿者的用餐事宜
( 2) 来宾、 司机的用餐问题
( 3) 服务人员的用餐
( 4) 演员、 乐队的用餐问题

12
纪念品方面
纪念品的选定、 包装、 外包装书写、 礼品提款、 蝴蝶结( 装饰礼品包装) 订制数量
( 要多出20%以备用)

27
活动行程方面
( 1) 司仪开场白
( 2) 主持人的致辞
( 3) 来宾致辞
( 4) 宣读贺电
( 5) 致谢辞
( 6) 活动行程表
( 7) 播放背景音乐
( 8) 放映宣传影片、 幻灯片

13
交通工具方面
飞机、 面包车、 轿车

14
酬谢费( 给司机人员等)

15
会场布置
主席台、 会标、 灯光、 音响效果、 录音、 座次、 台下座位、 紧急疏散方案、 茶水饮料供应

16
宴会的形式
( 1) 餐桌入座式 ( 2) 自助餐入座式
( 3) 半入座式自助餐
( 4) 鸡尾酒立食式自助餐

28
服务柜台的工作方面
( 1) 来宾出、 缺席之确认
( 2) 发放胸章
( 3) 发放活动行程表
( 4) 引导来宾到休息室
( 5) 发放座位牌
( 6) 发放纪念品
( 7) 设置临时电话
( 8) 来宾签名纪念

16
料理样式和菜单印制

17
饮料香烟
( 1) 国产白酒 ( 2) 鸡尾酒
( 3) 啤酒 ( 4) 饮料类

18
花饰
( 1) 花篮 ( 2) 桌上花饰
( 3) 雕冰花饰 ( 4) 胸花
( 5) 赠用花束 ( 6) 典礼台花饰
( 7) 载挂花饰 ( 8) 蜡烛
( 9) 展示品饰花

19
看板、 标示板类
( 1) 大门看板
( 2) 方向标示
( 3) 专用停车场示牌
( 4) 展示商品说明标牌

29
座位顺序
( 1) 桌面标示卡
( 2) 桌面标示卡的书写

20
拍照摄影方面
( 1) 纪念照片
( 2) 快照

30
胸章、 名牌
( 1) 颜色、 大小、 种类的选定
( 2) 公司名称、 职衔、 姓名的书写

21
选择桌子( 如圆桌或方桌)

( 十四) 决议事项确认表
决议事项

决议内容

达到目标

所需支持

执行措施

执行负责人

备注

( 十五) 决议事项实施表
会议名称:
决议事项

决议日期

决议负责人

部门
执行负责人
实施目标
实施进度等
评价

各部门每个月的实施检查表
月份
实施进度
评价
月份
实施进度
评价
1

4

2

5

3

6

( 十六) 会议室使用申请表
填写日期:
使用日期
使用时间
会议名称
具体地点
参会人数
所需设备
备注

申请使用单位
管理单位
名称
填表人
主管
管理人
主管
经理

( 十七) 印章使用登记表
盖章时间
文件名称
发文号
印章类别
盖章次数
使用人
批准人
备注

( 十八) 印章使用审批表
编 号

用章部门

盖章时间

印章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备 注

用章人( 签章)

批准人( 签章)

注: 请在备注栏中简要说明盖章用途

( 十九) 印章使用申请单
单 位

申请日期
年 月 日
用印类别

用印份数

文件名称

文件说明

申 请 人

核 准 人

( 二十) 印章管理登记表
种类
区分
名称
印章内容
管理责任人
办理责任人
备注
公司
印章
名印
公司名印
公司全称
行政部经理
行政部经理

部
门
印
章
部门印
行政部印
公司名、 部门名
行政部经理
行政事务主管

分店
工厂名
分店印
公司名、 分店名
××分店经理
分店
行政科长

职务
印章
董事、 经理
职务名称
行政部经理
行政事务主管
金属制
部长印
财务部经理印
( 银行专用)
公司名、 职务名
财务部经理
财务主管

( 二十一) 印章使用范围表
种

类
区分
公司

债券
支票及银行兑现凭证
合同及其它重要文件
定货单
及日常
业务文件
各类对外文件
辞

令
请

示
收

据
人事关系及有关证明
员工存款账目
委
任状
公司名称印章
公司
名章

股份
公司专用

部门名章

分公司名章

职务名章
董事长名章

董事( 股份公司专用) 名章

其它高级
职员名章

财务部
经理名章

分公司
经理章

第四章 网络信息管理

( 一) 计算机故障维修记录卡
部门: 填写日期: 单号:
机器编号
规格
数量
故障说明
预估修理费
使用人
备注

( 二) 计算机网络报修登记表
序号
报修时间
报修部门
报修原因
维修人
维修情况
完成时间
备注
1

2

3

4

5

异常情况说明:

( 三) 计算机网络设备档案表
设备使用部门:
设备名称
设备
品牌
规格
型号
销售
号码
销售
公司
设备
价格
购买
日期
维护公司
维护年限
年维修费用

故障现象及维修情况
维修人
维修时间
更换配件记录
故障记录

备注

第五章 文书档案资料管理

( 一) 收( 发) 文登记表
收 文
发文
月
日
发文
单位
文号
事由
份数
有无
附件
签收
月日
收文
单位
文号
事由
份数
有无附件
寄件人
签收

( 二) 公文传递单
填写日期: 年 月 日
收文
公文编号
文件名称
发文
签收
备注

( 三) 公文会签单
发文单位

发文文号

发文日期
年 月 日
时限
□普通件 □急件 □特急件
密 级
□普通 □秘密 □机密 □绝密
内容

会
签
顺
序
单位
接文时间
交文时间
行政部转呈时间
1

月
日
时
月
日
时
月 日 时
2

月
日
时
月
日
时
月 日 时
3

月
日
时
月
日
时
月 日 时
备注

( 四) 档案索引表
序号
档案号
档案名称
建档日期
储存位置
档案内容
处理

( 五) 档案明细表
全
宗
号
目
录
号
案
卷
号
移出
归还
日
期
单位名称
经手人姓名
管理人员签字
日
期
管理
人员签字

( 六) 档案调阅单
编号: 填写日期: 年 月 日
类 别

调卷部门

调卷人

文件内容摘要

调阅用途

调阅期限
自 年 月 日起至 年 月 日止, 计 日
原收文编号

借出日期

档 号

归还日期

备 注

保管人签章

( 七) 信件接收登记表
月份: 年份:
日期
信件种类
接收人
收信人
所属单位/职位
分发日期
签收人

( 八) 外发信件登记表
序号
外发时间
信件信息
发信人信息
密级
信件类别
外发地址
收信人
发信件
单位

( 九) 图书借阅卡
图 书 信 息 栏
借 阅 信 息 栏
图书编号

借阅人

图书名称

办理人

图书价格

借阅日期

图书等级

归还日期

签 字 确 认 栏
借阅人签字:
年 月 日
办理人签字:
年 月 日
说明: 双方各留一份, 便于日后归还确认。
( 十) 借阅登记表
年 月 日
借阅日期
编号
名称
借阅人
归还日期
借阅人签字

借阅办理人:

( 十一) 丢失报告单
填表日期: 年 月 日
丢失资料编号

丢失资料名称

发现( 大致) 日期

资料存档日期

资料所属级别

资料管理人

丢失原因:
资料管理人员签名:
日期: 年 月 日
单位处理意见
保卫处处理意见

单位主管签名:
年 月 日

保卫处主管签名:
年 月 日
总经理审批意见:
年 月 日

( 十二) 声像材料送审表
送审日期: 年 月 日
声像资料名称

附加文字材料页数

声像资料送审人

签字确认栏
摄编人员
配音人员
文字起草人员
参审人员
签名:
年 月 日
签名:
年 月 日
签名:
年 月 日
签名:
年 月 日
审核意见

签名:
年 月 日

第六章 提案管理

( 一) 项目提案表
填写日期: 年 月 日
单 位

职称

姓名

提案名称

编号

现况、 缺点( 附图) 、 说明

提案改进内容( 具体、 详细、 附图)

估计投资额( 分项估算)

预计效益暨投资回收期

( 二) 会议提案表
××公司××会议第×号提案
提案人

所在部门

提案日期

提案编号

理 由
( 写明提出建议或意见的理由)
措 施
( 写明实现所提主张的措施)
审查意见

审查人签名( 盖章)

备注

( 三) 员工提案汇总表
编号: 月份: 年 月
提案编号
提案人
所属部门
类别
提案事项
收件日期
审核日期
审核人
结果
实施效果
核发
奖金
生产类
技术类
其它
可用
可试
不佳

( 四) 优秀提案审核基准表
编号: 填写日期: 年 月 日
提案名称

评审人员

评价项目
评价基准
等级分
评价分
有形效果( 30)
1．30万元以上
30

2．21万～30万元( 以2万元为单位得1分)
26～29
3．11万～20万元( 以2万元为单位得1分)
21～25
4．6万～10万元( 以1万元为单位得1分)
11～20
5．1万～5万元( 以1万元为单位得1分)
6～10
6．不足1万元( 以2 000元为单位得1分)
1～5
( 注: 以年为单位的预计金额)
无形效果( 10)
1．安全性、 劳动强度、 环境或外形改进的效果明显
8～10

2．以上任意项改进效果一般
3～7
3．以上任意项能够看出有改进
1～2
波及效果( 15)
1．能够在整个集团推广使用
11～15

2．能够在公司内推广使用
7～10
3．适用于本部门
4～6
4．只适用于本班组( 科、 室)
1～3
独创性( 15)
1．全体员工共同提案
12～15

2．独自的想法、 建议
8～11
3．计划性的改进( 对策)
4～7
4．单纯模仿改进
3
5．一般业务
1
活动评价( 30)
1．活动难度极高
6～10

2．活动难度一般
1～5
1．付出了极大的努力
3～5

2．一般性努力
1～2
1．改进效果长期有效
3～5

2．改进效果短期有效
1～2
1．本部门实施
6～10

2．其它部门实施
1～5
总 得 分
100分

( 五) 提案实施成果评分表
提案名称

提案编号

项目
评分标准
分数( 分)
项目
评分标准
分数( 分)
标准
得分
标准
得分
动
机15%
主动发觉实施
10～15

投
资
回
收
期25%
无需投资
20～25

原来有缺陷, 激发实施
5～10
回收期半年以下
15～20

上级指标或旁人建议
1～5
回收期0.5～1年
10～15

创
造
性20%
完全属独创、 开发性
15～20

回收期1～2年
5～10

参考科技资料加以研究、 修正、 改良
10～15

回收期2年以上
1～5

由类似科技资料联想并比照实施
5～10

月
效
益
25%
10万元以上
15～25

经她人暗示或向她人学习
1～5

2.5万～10万元
10～15

努力程序
15%
1．付出精力多少

1万～5万元
5～10

2．参与规划专案人员数目
无形效益或1万元以下
1～5

3．所需完成的工作量

合计
100

实施奖金核定
分数( 分