材料设备采购控制规程.doc

文件编号：QMS-06-02 材料设备采购管理规定

材料设备采购管理规定
第一条 目的
通过对采购过程进行控制，确保所采购的材料设备满足规定要求。
第二条 适用范围
本规程适用于公司开发项目中直接用于工程施工的所有材料设备的采购控制。公司非工程用物资的采购可以参照本规程执行。
第三条 职责
（一）成本合约部为公司材料设备采购定价的主管部门，负责拟订招标工作流程和工作规范，组织材料设备采购招标和比质比价，（二）各项目部负责材料设备采购计划的编制及招标申请，负责现场所需材料设备的进场验收、分发工作，负责办理材料进场验收单并定期办理付款手续。
（三）设计部负责组织材料设备的选型和定位，负责技术标准的提供，营销部、项目部负责提出相关要求。
（四）公司供方管理领导小组负责监督采购招标过程、比质比价采购过程，审定合格供方选定结果。
（五）各项目总监负责审核项目采购计划
（六）公司总会计师负责批准材料设备价款支付申请。
第四条 工作规程
（一）采购控制原则
1、根据采购产品对开发项目的影响程度和采购控制的便利性，公司材料设备管理分为公司供应材料设备（即甲供材料设备）管理和非公司供应材料设备（非甲供材料设备）管理。
2、公司对具有下列特点之一的材料设备实施自行采购与供应（即甲供，根据具体的工程合同约定的甲供材料类型来确定)：一般为电梯、进户门、门窗、太阳能热水器等
（1）材料设备对工程质量有重大影响的；
（2）材料对建筑物外观效果有重大、直接影响的；
（3）材料设备单价及总价对工程造价影响巨大或同品种材料单价差异较大，且材质无明显区别的；

（4）其它有特殊要求的材料设备。
3、公司对4.1.2条款之外的材料设备作为非甲供材料管理，非甲供材料又可分为甲指乙供材料设备和乙供材料设备。对非甲供材料管理要求如下：
（1）甲指乙购材料设备
公司对甲指乙购材料设备管理限于设计定位、质量控制及信息服务管理。明确主要非甲供材料的品牌、规格、型号及质量控制标准等，公司在施工招标时以招标文件的形式成本合约部据此提供相关材料价格信息，凡不能在招标过程中明确品牌、规格、质量的在施工过程中确定，确定的主要非甲供材料的品牌、规格、型号及质量控制标准亦是项目部在拟定施工合同及施工时控制材料进场的控制标准。
（2）乙购材料设备
除甲供、甲指乙购外的材料设备一般由施工单位采购供应。投标报价时，乙方自报品牌、规格、型号等，公司对乙购材料设备的品牌、规格、型号、质量、进场时间进行控制，其他方面由施工单位自行控制。
（3）甲供和甲指乙购材料设备的详细内容项目部在招标文件中提出建议，成本合约部在进行招标文件评审时，给予确认；并且在施工合同中明确甲供和甲指乙购材料设备的详细内容。
（4）项目部应根据项目整体开发计划、单项工程施工组织设计进度计划及施工合同约定，编制材料详细采购计划，报经有关领导批准后实施。
（5）为规范公司材料设备采购控制过程，公司对材料设备供应商实行供方选择与评价控制管理程序。目的是通过对供应商建档管理，建立与供应商的长期战略合作关系，对供应商实行优胜劣汰机制，减少采购环节，节约采购费用。
（6）材料设备采购与供应一般应根据单项（单位）工程施工合同分别实施。属同一开发项目应用于不同单项（单位）工程的材料设备，具备条件成批次采购的（加工供应周期不长或可以分批加工的），尽量批次购买。可以执行批次采购与供应的前提是：
a）材料的品种、材质相同，且规格、型号一致或相近；设备的品种、型号、性能相同或基本一致；
b）供应时间跨度不超过六个月；
c）同一供应商具备同批次全部待购货源。

。

(3) 材料设备选型
a) 设计部组织材料设备的选型与定位。营销部、成本合约部、各项目部等有关部门根据采购材料设备的具体情况参与材料设备的选型与定位。材料设备选型主要是从建筑设计、市场营销、提高产品卖点、附加值、舒适度、美观度、经济性等角度考虑，提出采购材料设备在美观、舒适、使用功能、经济性、安全性等方面的要求，并提供验收规范。
b) 施工招标前，成本合约部应根据项目发展部对材料设备的选型及定位（品牌、材质或性能、规格、型号、色彩等），在施工招标文件中明确技术条款，施工合同条款中亦应有技术相关约定。
材料设备采购前，成本合约部应根据项目发展部对材料设备的选型及定位（品牌、材质或性能、规格、型号、造型、色彩等）进行采购招标或比质比价。
(5) 材料设备供应商的调查、选定
材料设备供应商是采购管理中的一个重要组成部分，采购时应该本着“公平竞争”的原则，给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所控制，提高项目的质量。
a) 供应商的调查、初步评价
成本合约部对材料设备供应商进行调查、初步评价，建立《合格供方名单》。
对合格供方的选择、评价具体执行《供方选择与评价控制程序》。
b) 供应商的选定
选择供应商的方式主要包括公开招标采购、邀请招标采购、议标采购和比质比价采购，具体执行《公开招标管理办法》、《邀请招标管理办法》、《议标管理办法》、《定向选择供方管理办法》。
以下类型的材料设备可以采用非招标采购：
成批次、单品种材料总价不超过5万元且材质、价格比较稳定的常规材料；
供应商以往合作过的合格供应商，供应材料品种、材质、规格、型号、色彩、单价均相同，且其上一次供应时间距离本次供应时间跨度不超过6个月；
无供应周期的单品种、不超过5件、总价不超过2万元的常规设备；
在市场上处于无竞争地位的（新型或垄断）材料（设备）；
公司或项目开发有特殊要求的材料（设备）。
(6) 采购合同洽谈与评审

a) 成本合约部负责与选定的供应商洽谈采购合作协议条款，具体采购由项目部或需要部门签定合同条款。对采购合同条款的一般规定如下：
采购合同需要明确约定产品名称、数量、规格、等级、包装要求；。
采购合同需要明确采购产品的质量标准、质量保证、验收规定、运输、保险要求、付款方式、裁决纠纷方式、是否需要提供图纸或实样；
合同约定的材料材质应与施工合同中约定的施工质量标准相匹配，且符合施工合同限定的进场条件，并接受监理公司及施工总包商的合格检验和合理的退货要求，由于计划编报失误情况不在此列。
合同一般应约定预留质保金，质保金额应不低于施工合同约定的工程质保金额质保期应一般为工程竣工之日起一年，特殊材料设备按行业约定质保期；但在明显不存在保修风险的情况下，可不约定预留质保金。
合同一般应不约定支付定金，特殊材料设备需按行业标准支付定金的除外，并应约定预留相应额度的款项（非质保金）待工程竣工后支付。
分批次实施供应的合同应明确不同批次材料设备的加工供应周期、付款额度及付款时间等。
b) 营销部、设计部、成本合约部、项目部、财务部、物业子公司根据采购产品实际情况参加合同评审并做好书面评审相应记录。
采购合同评审过程具体执行《合同管理制度》。
各项目部、分公司或需要采购的部门负责记录保存。
(7) 采购合同的执行与监督
a) 采购产品的供应与验证
材料设备供应商根据合同约定的数量及日期向项目部或施工单位提交采购产品。
项目部负责组织监理公司办理采购产品验证。验证方式可以是产品检验、试验、产品合格证明资料验证、外观检查、数量清点等方式，产品验证的主要依据是合同约定以及相关的产品验收规范。产品检验、试验可以委托具有资质的检测机构实施。对钢材、水泥、预制构件和重要装饰材料的供货商，除审查其是否在合格供方名单中以外，还需对实物质量进行抽样检验。
经验证合格产品的方可办理接收手续。
b) 材料设备的保管

经验收合格、数量准确无误的材料设备由施工单位负责保管。公司应保证施工合同中约定的材料设备供应日期与材料设备采购合同中的供应日期一致。
施工单位与材料设备供应商为同一责任人时（如设备供应与安装），对方发货前应及时通知项目部，项目部负责协调材料设备现场堆放场所（或库房）。
有关材料设备进场验收与出入库管理具体执行《材料设备进场验收及出入库管理办法》。
(8) 采购合同执行情况的监督
合同管理部门负责采购合同执行情况的监督检查，具体执行《合同管理制度》。
(9) 现金采购工作规程
a) 公司在以下情况下，可以实行现金采购：
进场时间特别紧急，来不及履行合同签订、合同评审程序的；
采购价值较低（单笔采购额度小于10000元），数量很少的；
采购的材料属于常规材料，产品质量能够直接进行检验或验证的；
以往曾经使用过的；
市场价格透明的。
b) 需要现金采购时，需求部门提出“现金采购申请单”，报请分管领导审批后，报总经理审批。
c) 总经理批准“现金采购申请单”后，需求部门据此办理采购。供应商一般应在《合格供方名单》中选择，涉及市场价格透明，为市场成熟供应商，在价格上有优势时，可在两人参与下直接自市场采购。
d) 现金采购一般不签订采购合同。凭购货发票、“现金采购申请单”、产品验收合格证明办理报销手续。
(10) 材料设备信息管理
成本合约部负责材料（设备）价格信息的日常收集及整理。
a) 材料设备市场信息来源
市场跟踪调研；
报刊杂志材料信息；
供应商提供信息；
近期实施供应的存档资料；
计算机网络；

政府有关部门、材料设备中介机构信息发布；
其它方式。
b) 信息整理
成本合约部将收集到的资料按照品种、品质（或性能），分品牌、单价等进行整理、建档。
c) 信息服务
施工招标标底编制前，成本合约部负责提供相关材料价格信息。
材料（设备）采购前，成本合约部提供相关材料价格信息，为招标文件评审、询标、定标服务。
d) 价格变动、收集及反馈
执行浮动市场价格的单品种、主要材料其市场价格浮动幅度超过合同约定时，合同中已明确价格调整公式的，由成本合约部按约定调整，未明确规定的应办理相关审批程序后执行
项目发展部及成本合约部应每年出据一份材料设备市场分析报告，就主要材料设备价格、价格走向、新旧材料的更替等进行整理、分析，并提供给公司有关领导。
第五条 相关文件
（一）《供方选择与评价控制程序》
（二）《合同管理制度》
（三）《材料设备进场验收及出入库管理办法》
（四）《不合格品控制程序》
（五）《工程材料设备供应商选择办法》
（六）《公开招标招标管理办法》
（七）《邀请招标管理办法》
（八）《议标管理办法》
（九）《定向选择供方管理办法》
（十）《财务借款和报销手续管理规定》
第六条 记录
（一）《材料（设备）定型会审表》
（二）《物资采购比价会审表》
（三）《限价（指定品牌）材料设备审批表》
（四）《乙供材料设备审定表》
（五）《材料（设备）发货通知单》
（六）《询价单》
（七）《现金采购申请单》

编制部门
编制人
审核
批准
成本合约部

附表1
部分物资生产运输周期参考表
序号
类别
生产运输周期
备注
1
电梯设备类

电梯
90天
20台的生产运输周期

太阳能热水器
30天
200台的生产运输周期
2
大批洁具、墙砖类
30天
指50套以上的洁具和3000㎡以上的墙地砖
3
钢材、水泥类
10天

4
水电材料类
15天

5
少量墙砖、石材类
15天
200㎡以下石材的生产运输周期
6
加气块
10天
500立方米加气块的生产运输周期
7
防水材料
10天
批量为5-10吨
8
防盗门
30天
批量为50樘
注：物资生产运输周期指从签订合同开始需要的生产运输周期

附表2
部分材料批次供应量参考表
序号
类别
名称
供应量
备注
1
建筑建材
钢材
15～20吨
每种规格型号的单位为件（每件为100支或200支9米定尺）
2
建筑建材
水泥
12～15吨

3
装饰建材
屋面瓦（420×337mm）
3000～3500片

4
装饰建材
墙面砖
600～750㎡

5
装饰建材
石材（600×600）
150～200片

6
水电建材
给排水管材
1.5～2万㎡建筑面积所配套

7
水电建材
室内电线
45～60千米

8
卫陶建材
面盆、马桶洁具
20套以上

9
建筑材料
加气块
12～15立方米

8
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