高级文秘培训教程笔记(doc9页)(正式版).doc

高级文秘课堂笔记 (一)
第一章
一、新建演示文稿的方法
优点：可让创作者自由发挥 （插入新标题母版后才可编辑）
1.空演示文稿(只能新建一张空白幻灯片)
文件→新建空演示文稿→选一种版式→确定
2.内容提示向导(新建一组具有样式的幻灯片)
文件→新建→新建演示文稿→内容提示向导→选择演示文稿类型→演示文稿选项→输入内容→完成
3.应用设计模板（提供用于整个演示文稿的设计方案和配色方案）
二、演示文稿与幻灯片的区别
Doc是word文档
txt是记事本（文本文档）
Xls是excel工作簿
ppt是PowerPoint是演示文稿源文件
pot是PowerPoint演示文稿模板
pps是PowerPoint演示文稿放映文件
Exe是可执行程序文件
三、如何传递幻灯片的配色方案？
幻灯片浏览视图→选一张有所需配色方案的幻灯片→双击常用工具栏【格式刷】→单击其他需要配色方案的幻灯片→按“ESC”键终止格式刷
注意：在不同的演示文稿之间可以传递幻灯片的“配色方案”
四、自定义背景
幻灯片视图→格式→背景→背景填充→自动∕其他颜色∕填充效果（过渡、纹理、图像、图片）
五、改变模板
A选择已有模板
格式→幻灯片设计→设计模板→选模板→应用单击工具栏上的【应用设计模板】→选模板→应用
B建立新模板
位置Templates文件夹
文件→另存为→文件名 →保存
保存类型（演示文稿设计模板pot）
六、编辑母版
A母版的应用
视图→母版→幻灯片母版
注意: 默认情况下幻灯片有5个占位符：标题区、对象区、日期区、页脚区、数字区，幻灯片母版出现的同时，也会出现浮动的【母版】工具栏。
①调整母版中的对象的大小和位置
将鼠标指针移到对象的边框上，出现‘+’形的箭头时，表示可移动位置，出现双箭头时表示可改变对象大小。
②设置默认字体
③添加图片和图形
B标题母版
标题区、副标题区、日期区、页脚区、数字区
C母版功能
若用新的设计模板，更改幻灯片标题的颜色或大小或更改幻灯片母版上的背景颜色，则所有的幻灯片都会反映这种改变；如果在幻灯片母版中添加图形，则每张幻灯片都会出现此图形；如果修改标题母版的板式，那么其余的标题母版也将用此版式。
D母版的四种类型
幻灯片母版、讲义母版、备注母版、标题母版
E幻灯片母版和标题母版的区别
①幻灯片母版控制绝大多数幻灯片的格式，而标题母版控制标题幻灯片的属性。
②幻灯片母版的第二个占位符是【对象区】，而标题母版的第二个占位符是【副标题区】。
注意:每一个演示文稿至少有两种母版。
七、版式修改
A使用标准配色方案（2种方法）
①选定幻灯片→格式→幻灯片配色方案→标准→选择一种配色方案→单击【预览】→应用∕全部应用
②选定幻灯片→右击→幻灯片设计→幻灯片配色方案→标准→选择一种配色方案→单击【预览】→应用∕全部应用
B自定义配色方案
选定幻灯片→格式(或右击)→幻灯片配色方案→编辑配色方案→自定义→单击需要更改的颜色或直接双击该色块→背景颜色对话框选颜色→标准(出现新增与当前颜色对比)∕自定义(输入数据) →应用∕全部应用
备注：也可以在【红色】【绿色】和【蓝色】选项框中输入数据，改变色块。
第二章
一、幻灯片视图的方式
①普通视图(幻灯片视图)，可编辑幻灯片。
②幻灯片浏览视图，可以查看、删除、复制、剪切、移动多张幻灯片。
③幻灯片放映视图，可以观看设置以后的效果，并不能编辑幻灯片。
④备注页视图，主要起重组文本级别。
二、制作表格幻灯片的方法
①利用在word和excel已有的表格，复制∕粘贴到PowerPoint窗口中要使用表格的幻灯片。
②直接插入表格版式的幻灯片。
③点击PowerPoint窗口中【插入】菜单栏，点击【表格】选项。
④点击PowerPoint窗口常用工具栏中的【插入表格】按钮即可。
注：此时插入表格相当于图片，但可以在单元格中输入文本。
三、在演示文稿和word之间建立链接
注意：粘贴时，编辑→【选择性粘贴】→【粘贴选项】→确定
第三章
一、幻灯片的放映方式
全部：放映所有幻灯片
从…到…：放映选择的幻灯片
自定义放映：放映自己设置的幻灯片
二、幻灯片的放映类型
1.演讲者放映(全屏幕)：有演讲者讲解，放映中可终止或暂停
2.观众自行浏览(窗口)：没有演讲者讲解，放映中可终止
3.在展台浏览(全屏幕)
三、着色
着色：改变原有的颜色
填充色:在不改变原有颜色的基础上再添加一层颜色
剪贴画只能在PowerPoint软件中才能重新着色
四、排练计时
用于正式放映前的排练放映计时，以便准确计算出正式放映所需的时间。
左边时间：当前幻灯片播放的时间
右边时间：已播放幻灯片总时间
五、动作按钮与自选图形的区别
当幻灯片放映时，动作按钮才能超级链接；不放映时，动作按钮就是自选图形
第四章：幻灯片多媒体效果设置及应用
一、多媒体文件
图片文件： wmf 剪贴画
bmp 位图
gif 动画文件
jpg 网页下载的图片文件
声音文件： wav 一般声音
mid 铃音
mp3 音乐文件
avi 视频文件
mag（magv）声像文件（录像带）
二、幻灯片的应用
A设置幻灯片为桌面背景
1． 制作一张精美幻灯片
2． 放映并复制幻灯片（幻灯片放映→观看放映→按下“print screen sysrq”键→返回PowerPoint）
3． 调用画图程序设置为桌面背景（开始→程序→附件→画图→编辑→粘贴→选择是否扩大位置→文件→保存）
B启动电脑自动放映幻灯片
1.自动放映文件的制作
按一般方法制作好演示文稿，并设置好动画及放映方式、切换方式，以实现连续自动播放，最后在保存时将应保存的类型更改为“PowerPoint放映”，保存好文件即可。
2.添加至启动菜单
在电脑启动进入windowsxp界面后将自动执行『启动』菜单中的所有程序，因此，如果想启动电脑后能自动播放幻灯片应将先前制作好的幻灯片放映文件添加至启动菜单栏中。
①单击『开始』菜单选择『设置』中的任务栏，当开始菜单弹出对话框时再单击『添加』按钮，在『命令行』中直接输入刚保存的幻灯片放映文件的完整途径，或是通过『浏览』找到该文件单击『下一步』选择快捷方式默认即可或是输入名称也行，最后单击『完成』结束整个过程。
②复制放映文件→开始→程序→启动→右击→粘贴
3.删除启动菜单文件
①开始→设置→任务栏和开始菜单→删除→输入路径(或通过浏览找到该文件) →下一步→单击启动文件夹→单击文件→删除→关闭
②开始→程序→启动→右击→删除
C演示稿打包
完成了一个演示文稿后，可以将它打包，以便在另一台计算机上使用。(打包与复制的区别在于打包可以将整个程序进行打包，而复制只能复制单个文件。)
①打开要打包的演示文稿
②执行文件菜单中的【打包】命令
③出现【打包向导】的第一个对话框→下一步→当前∕其他演示文稿→下一步→驱动器A∕硬盘∕网络计算机→下一步→包含链接∕字体链接→下一步→不包含播放器∕window或NT播放器→完成
D怎样播放
找到打包后的程序(png setup)→双击→目标文件夹（目标文件为空）→是（放映）
注意：打包文件（打包后自动播放）
放映文件（自动播放）
演示文稿（选择“幻灯片放映”才播放）
第三章 office2003的综合应用
一、在word中调用excel
1. 调用excel
启动word→单击“插入”菜单→对象→新建→“microsoft Excel工作表”→确定(另显示为图标)
2.制作电子表格
像在Excel中操作一样，我们在插入的Excel表格中可自由地制作表格，并且此时的word菜单栏及工具栏完全变为Excel的菜单栏和工具栏。制好表格后若想退出Excel返回word，单击表格以外的区域你就会回到word中，此时的菜单栏和工具栏已变为word的菜单栏和工具栏。
3.重新编辑电子表格
①若想再次进入Excel表格，可对准工作表右击→工作表对象→编辑
②选中该表格→编辑→工作表对象
③双击该表格
4.讲解：数据→记录单
1) 创建顶端标题行（不论是否为首行）
① 在工作表的顶端输入列标记。
eg:分别在A1、B1、C1、D1、E1、F1、G1、H1、I1、J1、K1中输入学号、姓名、性别、语文、数学、英语、机械图、电工基础、微机应用、总分，然后在列标记以下的单元格逐个输入相应的数据，“总分”一列使用公式计算（即创建一个常见的二维表格）。
提示：此处不要使用单元格合并功能，否则在调用记录单时会出现错误，不要超过32个列标记。
② 利用记录单输入数据
从【数据】菜单中选择【记录单命令】，此时会弹出“sheet1”所示界面，这里包含了表单中的所有列标记，单击“上一条”或“下一条”按钮可显示数据清单上的“上一条”或“下一条”记录。
由于要继续输入数据，因此只要单击“新建”按钮新建一条记录，然后在数据各列后的空白文本框中输入新纪录中各列对应的数据，输完后按“enter”键可将数据添加到数据清单的末尾，若要继续添加记录，单击“新建”即可。
若要查询某条记录，可单击“sheet1”界面中的“条件”按钮，然后会弹出一个空白的记录单窗口，在这里选择一个列标记输入查询条件。若要复杂查询，只要再多个文本框中同时输入相应的查询条件，然后单击“表单”按钮就会得到相应的记录。
二、在word中调用PowerPoint
1. 调用PowerPoint
启动word→单击“插入”菜单→对象→新建→“Microsoft PowerPoint幻灯片”→确定(另显示为图标)
2.制作幻灯片
像在PowerPoint中操作一样，我们在插入的PowerPoint幻灯片中可自由地制作幻灯片，并且此时的word菜单栏及工具栏完全变为PowerPoint的菜单栏和工具栏。制好表格后若想退出PowerPoint返回word，单击幻灯片以外的区域你就会回到word中，此时的菜单栏和工具栏已变为word的菜单栏和工具栏。
3.重新编辑幻灯片
①单击幻灯片→编辑→PowerPoint对象插入
②右击幻灯片→PowerPoint对象→编辑
③ 双击幻灯片
三、在Excel中调用word、PowerPoint等对象
插入→对象→新建word ∕PowerPoint(与word操作相同)
由文件创建
插入→对象→由文件创建→输入路径或通过浏览查找（链接到文件∕显示为图标）→确定第四章
一、超级链接
超级链接的作用:实现查看内容的自由转换
1．不同文档间可实现超级链接
选择文字→插入→超级链接→浏览→找到相对应的文件夹
2.同一文档不同部分可实现超级链接（通过“书签” 进行）
①制作书签：光标定位→插入→书签（用来定位）→输入签名
②选择文字→插入→超级链接→书签→选书签名→确定
二、创建目录
在该处显示文字的地方插入目录
①光标定位→插入→索引和目录→目录→显示级别(选项∕更改)→确定
②点击正文→点击默认字体→选择文字→标题注意：创建目录前必须定义文本级别和属性
三、应用文书的设计
方法一：利用向导
方法二：利用模板
中文信函传真
其他中文文档简历
文件→新建→ 中文出版物
其他英文文档
英文信函和备忘录
中文报名
文件设置好后→文件→传真收件人
①传真文档内容→文件→发送→传真收件人
②按提示填好相关内容(发送者信息，收信者信息)
④ 修改→现在发送信息
保存为模板文件
文件→新建→模板复选项→输入内容→文件→另存为

读一本好书，就是和许多高尚的人谈话读书时，我愿在每一个美好思想的面前停留，就像在每一条真理面前停留一样。书籍是在时代的波涛中航行的思想之船，它小心翼翼地把珍贵的货物运送给一代又一代。好的书籍是最贵重的珍宝是唯一不死的东西。书籍使人们成为宇宙的主人。书中横卧着整个过去的灵书不仅是生活，而且是现在、过去和未来文化生活的源泉。书籍把我们引入最美好的社会，使我们认识各个时代的伟大智者。书籍便是这种改造灵魂的工具。人类所需要的，是富有启发性的养料。而阅读，则正是这种养料。8、不敢妄为些子事，只因曾读数行书。 陶宗义我并没有什么方法，只是对于一件事情很长时间很热心地去考虑罢了。只要愿意学习，就一定能够学会一个爱书的人，他必定不致缺少一个忠实的朋友一个良好的导师一个可爱的伴侣一个优婉的安慰者。读书当将破万卷；求知不叫一疑存。读书如吃饭，善吃者长精神，不善吃者长疾瘤。读书不趁早，后来徒悔懊。 读书是易事，思索是难事，但两者缺一，便全无用处。 读书何所求?将以通事理。伟大的成绩和辛勤劳动是成正比例的，有一分劳动就有一分收获，日积月累，从少到多，奇迹就可以创造出来。敏而好学，不耻下问。不学，则不明古道，而能政治太平者未之有也。