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关系企业相互间财务业务相关作业规范参考范例总说明

十七

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訂定「○○股份有限公司關係企業相互間財務業務相關作業規範」參考範例總說明
鑑於我國近年來上市上櫃公司發生舞弊及掏空之案例多源於公司治理不佳, 管理當局不當挪用公司資金、 安排非常規交易、 低賣高買資產, 甚或有大股東或管理當局將其持有之已虧損資產轉售予公司, 使公司及股東之權益大受損失。是以, 「上市上櫃公司治理實務守則」第十八條規定, 「上市上櫃公司與其關係企業間有業務往來者, 應本於公平合理之原則, 就相互間之財務業務相關作業訂定書面規範」, 以杜絕非常規交易及利益輸送之情事。
按臺灣證券交易所與中華民國證券櫃檯買賣中心之上市上櫃審查準則均規範申請上市上櫃公司與其集團企業或特定公司間有業務往來者, 應就相互間之財務業務相關作業規章訂定具體書面制度, 並經董事會通過且確實有效執行, 同時應出具書面聲明或承諾無非常規交易情事。因此, 当前申請上市上櫃公司均會依其性質, 訂定與集團企業、 特定公司或關係人之交易作業程序, 是以, 上市上櫃公司或可參採其既有之作業程序進行修正, 並將規範對象擴大至公司法所稱之「關係企業」。
本範例係參酌財政部證券暨期貨管理委員會發布之「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」、 「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」、 「公開發行公司取得或處分資產處理準則」、 「關係企業合併營業報告書關係企業合併財務報表及關係報告書編製準則」及上市公司已訂定之相關規範, 訂定上市上櫃公司與關係企業間財務往來、 業務往來、 資產交易及資訊揭露等應遵循注意事項, 並加強董事會之職權以避免非常規交易使公司權益受損。此一規範之訂定, 冀能供上市上櫃公司擬訂前開相關書面規範之參考, 從而有助於其與關係企業之交易更為健全。本範例全文共十五條條文, 茲將重點臚列於下:
一、 揭櫫制定之依據、 宗旨及規範範圍( 第一、 二條) 。
二、 關係企業之認定( 第三條) 。
三、 內部控制制度之落實與執行, 並建立有效溝通系統以執行關係企業間整體經營之風險控管( 第四至六條) 。
四、 經理人競業行為之限制及關係企業間人員流用之規定( 第七條) 。
五、 與關係企業間財務往來應注意事項( 第八條) 。
六、 與關係企業間之業務往來不得有非常規交易( 第九條) 。
七、 與關係企業間資產交易應注意事項( 第十、 十一條) 。
八、 與關係企業間財務業務往來須經董事會決議者應注重獨立董事之職能, 董事對於會議之事項有自身利害關係致有害於公司利益之虞者應予以迴避, 列席董事會之監察人亦應確實執行其監察權( 第十二條) 。
九、 關係企業資訊揭露與資訊公開應注意事項( 第十三、 十四條) 。
「○○股份有限公司關係企業相互間財務業務相關作業規範」參考範例

　　　　　　　　　 條 文
說 明
第一條
為健全本公司與關係企業間之財務業務往來, 防杜關係企業間之進銷貨交易、 取得處分資產、 背書保證及資金貸與等事項有非常規交易、 不當利益輸送情事, 爰依上市上櫃公司治理實務守則第十八條之規定訂定本作業規範, 以資遵循。
訂定本規範之宗旨及依據。
第二條
本公司與關係企業相互間財務業務相關作業, 除法令或章程另有規定者外, 應依本作業規範之規定辦理。
明定公司與關係企業相互間財務業務相關作業所應依據之法令及相關規定。
第三條
　　本規範所稱關係企業, 為依公司法第三百六十九條之一規定, 獨立存在而相互間具有左列關係之企業:
一、 有控制與從屬關係之公司。
二、 相互投資之公司。
於判斷前項所訂控制與從屬關係時, 除注意其法律形式外, 應考慮其實質關係。
一、 依據公司法第三六九條之一明訂關係企業之意涵。
二、 第二項係參考「證券發行人財務報告編製準則」第十三之二條、 「關係企業合併營業報告書關係企業合併財務報表及關係報告書編製準則」第六條之規定。
第四條
本公司應考量公司及關係企業整體之營運活動, 建立有效之內部控制制度, 並隨時進行檢討, 以因應公司內外在環境之變遷, 俾確保該制度之設計及執行持續有效。
本公司應考量子公司所在地政府法令規定及實際營運性質後, 督促子公司建立有效之內部控制制度; 關係企業如為非公開發行公司, 仍應考量其對本公司財務業務之影響程度, 要求其建立有效之內部控制制度與財務、 業務及會計管理制度。
一、 鑑於部分上市櫃公司之掏空案, 係因為關係企業背書保證、 資金貸與或業務往來, 惟受關係企業之內部控制或營運狀況不佳而被拖累、 影響, 是以不宜忽視公司與關係企業整體經營之風險管理及內部控制制度。
二、 本條係參採「上市上櫃公司治理實務守則」第十七條之精神, 並參考「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第五、 三十八條之規定。
第五條
本公司對關係企業經營管理之監理, 除依公司所訂之相關內部控制制度執行外, 尚應注意下列事項:
一、 本公司應依取得股份比例, 取得關係企業適當之董事、 監察人席次。
二、 本公司派任關係企業之董事應定期參加關係企業之董事會, 由各該管理階層呈報企業目標及策略、 財務狀況、 經營成果、 現金流量、 重大合約等, 以監督關係企業之營運, 對異常事項應查明原因, 作成紀錄並向本公司董事長或總經理報告。
三、 本公司派任關係企業之監察人應監督關係企業業務之執行, 調查關係企業財務及業務狀況、 查核簿冊文件及稽核報告, 並得請關係企業之董事會或經理人提出報告, 對異常事項應查明原因, 作成紀錄並向本公司董事長或總經理報告。
四、 本公司應派任適任人員就任關係企業之重要職位, 如總經理、 財務主管或內部稽核主管等, 以取得經營管理、 決定權與監督評估之職責。
五、 本公司應視各子公司之業務性質、 營運規模及員工人數, 指導其設置內部稽核單位及訂定內部控制制度自行檢查作業之程序及方法。
六、 本公司內部稽核人員除應複核各子公司所陳報之稽核報告或自行檢查報告外, 尚須定期或不定期向子公司執行稽核作業, 稽核報告之發現及建議於陳核後, 應通知各受查子公司改进, 並定期做成追蹤報告, 以確定其已及時採取適當之改进措施。
七、 子公司應定期( 如每月十五日前) 提出上月份之財務報表, 包括資產負債表、 損益表、 費用明細表、 現金收支及預估表、 應收帳款帳齡分析表及逾期帳款明細表、 存貨庫齡分析表、 資金貸與她人及背書保證月報表等, 如有異常並應檢附分析報告, 以供本公司進行控管。其餘關係企業亦應定期( 如每季十五日前) 提供本公司上一季之財務報表, 包括資產負債表、 損益表等, 以供本公司進行分析檢討。
一、 本條係參採「上市上櫃公司治理實務守則」第十五條之精神。
二、 參考上市櫃公司已訂定之相關規範及「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第三十九、 四十、 四十一條之規定。
第六條
本公司經理人不應與關係企業之經理人互為兼任, 且不應自營或與她人經營與本公司同類之業務, 但經董事會決議行之者, 不在此限。
本公司與關係企業間之人員管理權責應明確劃分, 且應避免人員相互流用, 惟如確有支援及調動之必要, 應事先規範工作範圍及其權責與成本分攤方式。
一、 第一項係依據「上市上櫃公司治理實務守則」第十六條, 並參考公司法第二十九條、 三十二條之規定。
二、 第二項係參採上開守則第十五條之規定。
第七條
本公司應與各關係企業間建立有效之財務、 業務溝通系統, 並定期就往來銀行、 主要客戶及供應商進行綜合風險評估, 以降低信用風險。
對於有財務業務往來之關係企業, 尤應隨時掌控其重大財務、 業務事項, 以進行風險控管。
一、 參考「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第四十條之規定。
二、 參採「上市上櫃公司治理實務守則」第十五、 十七條之精神。
第八條
本公司與關係企業間之資金貸與或背書保證應審慎評估並符合「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」及公司所訂資金貸與她人作業程序及背書保證作業程序。
與關係企業間之資金貸與或背書保證應就下列事項進行詳細審查, 且將評估結果提報董事會。資金貸與須報經董事會決議後辦理, 不得授權其它人決定, 背書保證則可經董事會依前項規定授權董事長在一定額度內辦理, 惟事後應報經最近期之董事會追認。
一、 資金貸與或背書保證之之必要性及合理性。因業務往來關係從事資金貸與者, 應評估貸與金額與業務往來金額是否相當; 有短期融通資金之必要者, 應列舉得貸與資金之原因及情形。
二、 資金貸與或背書保證對象之徵信及風險評估。
三、 對公司營運風險、 財務狀況及股東權益之影響。
四、 應否取得擔保品及擔保品之評估價值。
對資金貸與或保證之事項應確實執行後續控管措施, 如有債權逾期或發生損失之虞時, 應採行適當之保全措施, 以保障公司權益。
一、 本條係明定與關係企業間「財務往來」應注意事項。
二、 第二項係參考「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」第九條第六款、 第十二條第五款、 第十四條第一項及第十七條第一項之規定。
三、 第三項係參考「上市( 櫃) 公司資金貸與她人應注意事項」第三條之規定, 以加強後續控管措施及逾期債權之處理。
第九條
本公司與關係企業間之業務往來, 應明確訂定價格條件與支付方式, 且交易之目的、 價格、 條件、 交易之實質與形式及相關處理程序, 不應與非關係人之正常交易有顯不相當或顯欠合理之情事。
因業務需要, 向關係企業採購成品、 半成品、 原材料時, 採購人員應就市場價格及其它交易條件綜合評估關係企業報價之合理性, 除有特殊因素或具有優良條件不同於一般供應商, 可依合理約定給予優惠之價格或付款條件外, 其餘價格及付款條件應比照一般供應商。
向關係企業銷售成品、 半成品、 原材料時, 其報價應參考當時市場價格, 除因長期配合關係或其它特殊因素不同於一般客戶, 得依合理約定給予優惠之價格或收款條件外, 其餘價格及收款條件應比照一般客戶。
與關係企業間之勞務或技術服務, 應由雙方簽訂合約, 約定服務內容、 服務費用、 期間、 收付款條件及售後服務等, 經呈總經理或董事長核准後辦理, 該合約之一切條款應依循一般商業常規。
本公司與關係企業之會計人員應於每月底前就上一月彼此間之進、 銷貨及應收、 應付款項餘額相互核對, 若有差異則需瞭解原因並作成調節表。
一、 本條係明訂與關係企業間「業務往來」應注意事項。
二、 參考「上市上櫃公司治理實務守則」第十八條第一項。
三、 參考臺灣證券交易所「有價證券上市審查準則補充規定」第十條第一項第一款及櫃檯買賣中心「證券商營業處所買賣有價證券審查準則第十條第一項各款不宜上櫃規定之具體認定標準」第五條第一項之規定。
第十條
本公司與關係企業間之資產交易、 衍生性商品交易、 進行企業合併、 分割、 收購或股份受讓, 應依照「公開發行公司取得或處分資產處理準則」及本公司所訂取得或處分資產處理程序辦理。
向關係企業取得或處分有價證券, 或向其它非關係企業取得以關係企業為標的之有價證券, 均應先取具標的公司最近期經會計師查核簽證或核閱之財務報表, 以作為評估交易價格之參考。
向關係企業取得或處分未上市上櫃或私募之有價證券、 會員證或無形資產, 其交易金額達本公司實收資本額百分之二十或新台幣三億元以上者, 應洽請會計師就交易價格之合理性表示意見。
一、 本條及第十一條係明訂與關係企業間「資產交易」( 含不動產、 有價證券、 會員證及其它無形資產等) 應注意事項。
二、 第二項係參考「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第十條之規定, 另除與關係企業間之資產交易外, 向其它非關係企業取得有價證券, 其標的公司為關係企業者, 亦屬公司之重要交易, 故併予納入規範。
三、 第三項係參考上開處理準則第十、 十一條之規定, 對於無明確市價之資產買賣應借重專家功能, 以保障權益。
第十一條
本公司向關係企業取得或處分不動產, 應將下列資料提交董事會通過及監察人承認後, 始得為之。
一、 評估交易成本之合理性。
二、 取得或處分不動產之目的、 必要性及預計效益。
三、 選定關係企業為交易對象之原因。
四、 評估預定交易條件合理性之相關資料。
五、 不動產原取得日期及價格、 交易對象及其與本公司和關係企業之關係等事項。
六、 預計訂約月份開始之未來一年各月份現金收支預測表、 並評估交易之必要性及資金運用之合理性。
七、 本次交易之限制條件及其它重要約定事項。
前項交易金額達本公司實收資本額百分之二十或新台幣三億元以上者, 應取得專業估價者出具之估價報告, 若估價結果與交易金額差距達交易金額之百分之二十以上者, 尚應洽請會計師就差異原因及交易價格之允當性表示具體意見。
向關係企業取得不動產, 如實際交易價格較評估交易成本之結果為高, 且無法提出客觀證據及取具不動產專業估價者與會計師之具體合理意見時, 董事會應充分評估是否損及公司及股東之權益, 必要時應拒絕該項交易, 監察人亦應執行其監察權, 必要時應即通知董事會停止其行為。
如董事會通過且監察人承認前項交易時, 本公司除應將交易價格與評估成本間之差額提列特別盈餘公積, 不得予以分派或轉增資配股外, 尚須將上開交易之處理情形提報股東會, 並將交易詳細內容揭露於年報及公開說明書。
一、 第一項係參考「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第十四、 十五條之規定, 並將範圍由取得不動產擴大包含「處分」不動產, 以避免公司資產遭賤賣致影響股東權益。
二、 第二項係參考上開處理準則第九條之規定, 期借重專業估價者及會計師等專家之功能, 以保障交易之公平合理。
三、 鑑於許多掏空案件多是公司以高價取得關係人之不動產, 爰參考上開處理準則第十五、 十六及十七條及公司法第二一八條訂定第三、 四項條文。
第十二條
與關係企業間財務業務往來須經董事會決議者, 應充分考量各獨立董事之意見, 並將其同意或反對之明確意見及反對之理由列入董事會紀錄。
董事對於會議之事項有自身利害關係致有害於公司利益之虞者, 應自行迴避, 不得加入表決, 亦不得代理其它董事行使其表決權。董事間應自律, 不得不當相互支援。
監察人對於董事會或董事執行業務有違反法令、 章程或股東會決議時, 應即通知董事會或董事停止其行為, 並採行適當措施, 為防止弊端擴大, 應向相關主管機關或單位舉發。
一、 第一項係參考「公開發行公司資金貸與及背書保證處理準則」第十四條第二項、 第十七條第二項及「公開發行公司取得或處分資產處理準則」第八條第二項。
二、 第二項係參考公司法第二○六、 一七八條「表決權行使之迴避」及「上市上櫃公司治理實務守則」第三十四條之規定。
三、 第三項係參考公司法第二一八條之二第二項及「上市上櫃公司治理實務守則」第四十九條, 因監察人得列席董事會陳述意見, 如發現董事會或董事有瀆職之行為, 應行使其監察權。
第十三條
本公司應配合法令規定之應公告或申報事項及其時限, 及時安排各子公司提供必要之財務、 業務資訊, 或委託會計師進行查核或核閱各子公司之財務報告。
本公司應於營業年度終了後四個月內公告申報關係企業營運概況、 組織圖及關係企業合併財務報表, 關係企業有增減異動時, 應於異動二日內向臺灣證券交易所或中華民國證券櫃檯買賣中心申報異動資料。
本公司與關係企業間之重大交易事項, 應於年報、 財務報表、 關係企業三書表及公開說明書中充分揭露。
關係企業如發生財務週轉困難之情事時, 本公司應取得其財務報表及相關資料, 以評估其對本公司財務、 業務或營運之影響, 必要時, 應對本公司之債權採行適當之保全措施。有上開情事時, 除於年報及公開說明書中列明其對本公司財務狀況之影響外, 尚應即時於公開資訊觀測站發布重大訊息。
一、 本條係訂定關係企業資訊揭露應注意事項
二、 第一項係參考「公開發行公司建立內部控制制度處理準則」第四十條第四項。
三、 第二項係參考「對有價證券上市公司資訊申報作業辦法」第三條第十二、 十四、 十五項之規定。
四、 第三項係參考財務會計準則公報第六號「關係人交易之揭露」, 並依據公司法第三六九條之十二、 「關係企業合併營業報告書關係企業合併財務報表及關係報告書編製準則」、 「公開發行公司年報應行記載事項準則」第二十條、 「證券發行人財務報告編製準則」第六條第十三項、 第十三之一、 十三之二條及「公司募集與發行有價證券公開說明書應行記載事項準則」第三十四條之規定。
五、 第四項係依據「公開發行公司年報應行記載事項準則」第十九條第一項第六款及「公司募集與發行有價證券公開說明書應行記載事項準則」第二十八條第三項及「對上市公司重大訊息之查證暨公開處理程序」第二條第 一項第二十九、 四十七款之規定。
第十四條
本公司之關係企業有下列各項情事時, 本公司應代為公告申報相關訊息:
一、 股票未於國內公開發行之子公司, 如其取得或處分資產、 辦理背書保證、 資金貸予她人之金額達公告申報之標準者。
二、 子公司從事大陸地區投資者。
三、 子公司取得或處分母公司股權累積交易金額超過該子公司實收資本額百分之五十或新台幣三億元以上者。
四、 母公司或子公司依相關法令進行破產或重整程序之相關事項。
五、 關係企業經其董事會決議之重大決策, 對本公司之股東權益或證券價格有重大影響者。
六、 本公司未上市櫃之母公司如有符合「臺灣證券交易所股份有限公司對上市公司重大訊息之查證暨公開處理程序」或「財團法人中華民國證券櫃檯買賣中心對上櫃公司重大訊息之查證暨公開處理程序」所規定之重大訊息者。
本公司之母公司如為外國公司, 本公司應於知悉母公司下列各項事實發生或傳播媒體報導之日起次一營業日交易時間開始前代為申報:
一、 發生重大股權變動者。
二、 營業政策重大改變者。
三、 遭受重大災害致嚴重減產或全部停產者。
四、 因所屬國法令規章變更, 致對股東權益或公司營運有重大影響者。
五、 大眾傳播媒體對母公司之報導有足以影響本公司之有價證券行情者。
六、 其它發生依外國公司所屬國法令規定應即時申報之重大情事。
一、 本條係訂定關係企業資訊公開應注意事項。
二、 依據「對上市公司重大訊息之查證暨公開處理程序」及「對上櫃公司重大訊息之查證暨公開處理程序」第二條第一項第二十、 二十一、 二十二、 二十三、 二十七、 二十九、 三十九款及第八項。
三、 第二項僅適用於上市櫃公司之母公司為外國企業者。
第十五條
本作業規範經董事會通過後實施, 修正時亦同。
明定本規範之訂定及修正須經董事會通過。