新形势下关于石油企业档案管理信息化探究_杜慧.pdf

252023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究信息化是档案管理工作发展的主流趋势，同时，也是企业构建现代化管理机制的重要组成部分，信息化水平在很大程度上体现了企业的竞争力与发展水平。档案管理是石油企业管理的重要组成部分，提升档案管理信息化水平，既有助于提升档案信息资源的利用率，也能为石油企业的发展提供有力支持。因此，应结合石油企业发展需求，加强档案管理信息化建设，提升石油企业档案管理水平。一、石油企业档案管理信息化的必要性1.国家对档案信息化建设的要求企业信息化建设是国家经济发展的重要举措，石油企业作为国有大中型企业，在国家经济发展中发挥着至关重要的作用，其信息化水平不仅关乎着自身的发展，同时也会影响到国家整体经济的发展，因此，加强企业档案管理信息化至关重要。加强信息化建设，不仅符合国家对档案信息化建设的要求，还能更好地保障石油企业的发展，同时对国民经济的发展也具有十分重要的意义。2.有助于提升石油企业信息资源利用率现代社会背景下，信息的作用更加明显。但是，长期以来，由于标准不统一等因素的制约，使得石油企业档案管理信息化水平有待提升，石油企业档案信息资源开发利用率不高。石油企业档案管理信息化建设则可以解决这方面的问题，借助信息化管理手段，可以实现对档案资源的统一高效管理，同时也能提升档案信息共享水平与利用率，实现对档案信息的统一管理与规划。3.符合企业现代化发展要求传统的石油企业档案管理过程中，由于管理手段落后，导致档案管理工作不仅效率不高，还需要消耗大量的人力、财力、物力，管理工作效率不高，档案管理质量也得不到保障。档案管理信息化能够在保障管理水平的基础上降低管理成本，还可以提高石油企业档案管理工作质量与效率，同时，推动石油企业现代化发展。二、石油企业档案管理信息化的特点1.原始性石油企业档案信息化原始性特点主要是指电子文件信息内容的原始性。档案学理论认为档案文件应为原件，而电子档案则转变了档案信息的载体，但是，档案内容依然保持着原始性。相较于原始档案，电子档案知识记录方式发生了转变，档案信息依然保持着原始性，因此，电子档案依然具有历史凭证价值。电子档案是将原始档案信息从传统载体中分离出来，以数字化档案的方式存储于网络之中，因此，其凭证价值并未受到影响。2.全面性与系统性一方面，档案管理信息化的全面性是指档案信息涉及的内容涵盖石油企业生产、经营、管理等各个方面内容。另一方面，是指档案信息涉及的内容不仅包括石油企业以往生产经营活动产生的各种信息资料，还包括石油企业生产经营过程中正在形成的档案信息。档案管理信息化同时还具有系统性特征，石油企业属于大中型国有企业，企业由研发、生产、经营等部门构成，石油企业档案信息化并不是单一某个部门的信息化，而是企业所有部门的信息化以及各个工作层次系统性的信息化，因此，企业档案信息化具有系统性的特点。除此之外，在石油企业档案信息化建设过程中还要确保电子文件与纸质文件并存，这也体现了档案管理信息化系统性的特点。3.服务性与时效性档案管理的目的在于充分挖掘和利用档案信息资源，为石油企业的发展服务，档案管理信息化则可以更好成为档案管理的目的，借助信息技术进一步强化档案资源的利用率与利用价值，为石油企业发展提供有力保障。因此，档案管理信息化具有服务性的特点，是为石油企业发展服务的。除此之外，档案信息只有在相应的时间内发挥作用才能发挥其价值，为石油企业创造更多的社会与经济效益，这使得档案管理信息化具备了时效性新形势下关于石油企业档案管理信息化探究文/杜慧摘要：档案管理是石油企业管理的重要内容，是关乎石油企业发展的主要因素。在信息时代背景下，石油企业档案管理加强信息化建设，不仅符合时代发展需求，也有助于提升石油企业信息资源的开发利用率。但受传统观念等因素的影响，石油企业档案信息化管理中依然存在一定的不足，影响石油企业档案管理水平和效率。针对这种情况，应结合新形势下的新要求，积极探索石油企业档案信息化管理策略，推动档案管理信息化水平的提升。关键词：石油企业；档案管理；信息化作者简介：杜慧（1986），女，汉族，陕西延安人，本科，助理馆员，研究方向：新形势下关于石油企业档案信息化管理技术的探究。262023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究的特点。石油企业面临的市场不断发展变化，如果档案信息缺乏时效性，则不利于石油企业做出科学决策，影响石油企业的发展，因此，要保证档案信息的时效性。三、石油企业档案管理信息化存在的不足1.缺乏足够的重视在石油企业发展过程中，档案管理信息化建设往往得不到充分重视，导致档案管理信息化建设效率不高，成效不理想。由于得不到充分的重视，导致档案管理设备更新不及时，档案管理人员流动性大，并且，档案信息化工作中存在一定的漏洞。在新形势下，石油企业发展面临着许多新的挑战，使得企业领导往往会将生产经营活动作为管理的重点，而档案管理则被边缘化，相应的档案管理信息化也未得到充分重视。对档案管理信息化认识不充分，给予的支持不足，会在很大程度上制约石油企业档案管理信息化发展进程，同时，也不利于石油企业的现代化发展。2.档案管理信息化缺乏统筹规划在档案管理信息化建设过程中，由于缺乏统筹规划，导致信息化建设存在一定的盲目性，低水平重复建设等方面的问题时有发生。此外，在档案管理信息化建设过程中的盲目性还表现在信息化建设与石油企业自身档案管理工作需求不符，同时，也未根据自身的技术、资源等方面条件，未充分考虑信息化建设的长期性与艰巨性，盲目跟进，给企业带来巨大的压力和负担，不仅信息化建设成效不理想，甚至还会给石油企业档案管理带来负面影响。档案信息数据库建成之后得不到及时更新与补充，缺乏专业人才进行维护，使得档案管理信息化建设流于形式。3.基础条件薄弱档案信息化建设具有长期性、艰巨性的特点，需要企业大量投入才能保证取得理想成效。但是，部分石油企业自身基础条件薄弱，难以给予档案信息化建设有力的保障。在企业转型过程中，有的企业领导未能充分认识到档案信息化的重要作用，不愿意在档案信息化建设中产生过多投入，导致档案信息化建设面临着资金、技术、人才等方面不足的问题。另外，在档案信息化建设过程中，通常都以计算机技术人员为主，档案管理人员往往只能作为配角出现，而计算机技术人员对档案管理相关业务了解不全面，进而影响档案信息化建设的质量和效果。四、新形势下石油企业档案管理信息化策略1.构建信息化管理系统石油企业档案管理信息化建设过程中，应注重构建档案信息化管理系统，包括安全系统、操作系统、数据库系统等，同时，石油企业还要注重对档案软件的开发，开发出更具适用性、更加安全可靠的档案管理软件。首先，应加大资金投入，为档案管理信息化建设提供资金保障。利用投入的资金来更新相关设备设施与软件系统，为档案信息化管理奠定基础。其次，加强部门之间的协作，由石油企业领导牵头共同解决档案管理信息化建设中遇到的问题。档案管理信息化建设不仅是档案管理部门的责任，同时，还需要得到石油企业领导的支持以及其他部门的积极配合，才能确保各项工作顺利开展。最后，由于信息技术更新速度较快，使得档案管理涉及的软硬件设备也面临着定期更新的问题。为了提升资金利用率，节约档案管理信息化建设成本，在软硬件配置过程中应具备发展眼光，从长远角度考虑问题。一方面在软硬件基础设备设施购置过程中，应结合资金情况，选购最具性价比的信息化设备设施，选购的设备设施不仅要满足当前档案管理需求，同时，还要满足未来一段时间档案管理工作的要求。另一方面要注重提升现有软硬件设备设施的利用率，通过升级改造等方式提升其应用效果，以便更好地为档案管理服务。2.构建档案信息数据库档案信息数据库是档案管理信息化的基础，是实现档案信息网络检索的前提，同时，也是提升档案信息利用率的保障。档案信息数据库的数据来源渠道主要有3个方面，一是通过企业办公系统与档案管理系统相连接，可以直接将相关电子档案纳入档案信息数据库中；二是将石油企业未归档的电子档案统一纳入档案信息数据库之中；三是借助扫描等方式，实现传统纸质档案的数字化转化，然后统一纳入档案信息数据库。在此过程中，应做好规划，明确档案数字化范围，尤其要重点关注石油企业主要项目以及重要业务相关档案。3.建设档案信息网络档案信息网络建设是开展档案服务网络化的前提和基础，档案信息需要借助网络进行传输和共享，因此，在石油企业档案管理信息化建设过程中应高度重视档案信息网络建设。石油企业档案服务网络化主要体现在网上阅览、电子阅览室以及内部主页3个方面。对于网上阅览而言，用户可以直接通过石油企业内部主页来查阅档案资料。在档案管理过程中，管理人员可以将应用频率较高的档案文件直接设置在桌面上，这样，用户便可以在自身权限范围内直接查找所需内容，无须进行档案信息检索，十分便捷。此外，网上阅览还实现了远程异地的档案信息服务，可以为远程办公提供有力支持。电子阅览室的建设，用户可以借助电子阅览专用计算机获取所需的档案信息。但值得注意的是，在利用电子阅览室提供档案信息服务的同时，要防止用户随意下载和打印电子文件，以免威胁到档案信息的安全。建立石油企业272023年 第2期 兰台内外数字档案创新研究内部主页同样能够给用户带来巨大的便利，用户通过内部主页不仅能够直接检索和浏览所需的档案信息，还可以通过订阅的方式实时了解档案信息的更新情况。4.RFID技术的应用RFID技术即射频识别技术，是重要的档案信息化管理技术之一。在档案管理过程中，必然会涉及档案资料借还手续办理，需要进行大量的签字登记工作，影响档案管理工作效率，同时，也会增加管理人员的负担。射频识别技术的应用则能够转变这种状况，借助射频识别技术可以为所有档案资料添加唯一标签，并在档案管理信息系统中进行条目录入，便于档案资料的快速借还。应用射频识别技术能够对添加唯一标签的档案资料进行快速识别，并且在识别后自动读取数据库中与档案信息相关的资料。射频识别技术具有识别效率高的优势，有助于档案管理效率的提升。相较于二维码或者条形码，射频识别技术无须打印和粘贴相关标识，因此，不会涉及条码损坏无法读取等方面的问题。在档案管理过程中应用射频识别技术，需要管理人员将档案的管理号、产品代号、名称、密级等方面信息录入档案信息数据库，然后借助RFID标签转换机为档案添加唯一标签，同时，通过RFID标签转换机，将RFID标签与档案信息数据库进行对接，只需扫描RFID标签便可以在数据库中直接检索出相关内容，十分便捷高效。5.安全技术应用档案管理信息化为档案信息应用带来了极大便利，但也带来了更多的安全隐患。电子档案具有易修改、易转移、易复制等方面的特点，会给档案信息安全带来巨大威胁。例如，通常情况下由办公自动化系统导入企业档案系统的文件多以Word的格式存在，这种格式的文件便于复制、修改以及编辑，导致档案信息存在较大的安全隐患。针对这种情况，需要在石油企业档案管理过程中加强对安全技术的应用，将可编辑的档案文件转化为不可编辑、不可修改模式，以此来保障档案信息的安全性。这便会涉及档案文件格式的转化，将档案文件由以往的Word格式转化成为DOC格式或者TXT格式的文件，但如果采用人工方式进行档案文件格式转化，不仅效率低，还需要耗费大量人力，因此，可借助办公自动化系统在后台自动完成档案文件格式转化，然后再将转化完成的档案文件纳入石油企业档案管理系统。通过这种方式，既能保证档案资料的原始性，也能进一步保障档案资料的安全性。五、石油企业档案管理信息化保障措施1.树立档案信息化观念首先，要加强宣传，促使石油企业人员认识到档案管理信息化的重要意义，尤其要注重对企业领导人员的宣传，使企业领导转变观念，给予档案管理信息化应用更多的支持和理解。档案管理信息化能够提升石油企业档案信息资源利用率，可以为企业决策提供更加全面有力的支持，更好地保障企业决策的科学性。同时，档案管理信息化建设并不仅是档案部门的责任，还需要石油企业各部门的通力合作，企业领导应做到协调工作，组织各部门积极配合信息化建设工作。其次，档案管理人员要认清信息化是档案管理工作的发展趋势。只有加强档案管理信息化建设才能更好地融入信息社会，才能充分发挥档案资源的优势和价值，更好地为石油企业发展服务。2.完善石油企业档案信息化管理机制首先，要明确档案管理部门的责任，由档案管理部门负责石油企业生产经营相关档案信息的收集、整理与归档。同时，档案管理部门应在信息化建设中负主要责任，以及负责后续的升级维护等方面的工作。石油企业应构建完善的考核制度，并将档案管理信息化作为重要考核内容，对档案信息的录入、应用等制定相应的规范要求，保障档案管理的规范性。六、结束语档案资料是石油企业的重要资源，档案管理也是石油企业管理的重要内容。新形势下，为充分发挥档案资源的优势，助力石油企业的可持续发展，应加强档案管理信息化建设，提升石油企业档案管理的信息化水平，确保石油企业的健康稳定发展。参考文献：1王仁霞.改制企业档案信息化管理新思路以襄阳市中小企业发展服务中心为例J.办公室业务，2021（10）：104+192.2李洁，戚显昱.从企业档案工作者角度看新修订的中华人民共和国档案法基于档案信息化建设J.法制博览，2021（07）：61-62.3赵林夕，常飞，贾劲颂，崔洁，谷一凡，陆炫宇.数字经济时代企业档案信息化转型的目标与策略J.档案与建设，2020（09）：44-46.4任丽秋，闫术明，陈澎.大数据时代油气管道设计企业档案信息化建设实践J.中国管理信息化，2020，23（11）：206-210.5鄢玲俐，徐正富，屠刚，邓德鹏，朱景文.浅谈企业档案信息化和数字档案馆的建设以江汉机械研究所为例J.办公室业务，2018（24）：123+135.6郭欣仪.企业档案信息化的探索与实践以东汽综合档案信息化平台建设为例J.档案学研究，2016（03）：90-93.（作者单位：陕西延长石油机械装备制造有限公司）