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XX乡XXX氏大宗祠规章制度( 试行)

为进一步加强XX乡XX大宗祠日常事务的管理, 完善理事会职能机制, 明确理事会成员的工作职责、 权利和义务, 规范组织机构、 祭祀活动和财务管理制度, 特制定本制度, 即日起施行, 敦请共同遵守。
一、 组织机构管理制度
( 一) XX乡XX大宗祠是原XX属各村落及本宗外迁支系XX氏族人的共同财产, 是XX族人集体活动、 祭祀先祖的神圣重地, 管理好、 维护好、 保护好这一圣地, 是XX乡XX族人的神圣职责。严禁任何个人有损害宗族利益、 形象和荣誉的行为。
( 二) XX乡XX大宗祠的一切事务由理事会全权负责管理和处理。XX乡XX大宗祠理事会是民间社团组织, 机构设立永远荣誉会长、 荣誉会长、 名誉会长、 高级顾问、 顾问、 永远会长、 会长、 常务副会长、 副会长、 监事长、 正副秘书长、 理事、 监事等职位。理事会实行会长负责制, 会长是XX乡XX大宗祠理事会的法定代表人, 直接对理事会负责, 由全体XX乡XX宗亲代表推选, 每届任期五年。其它职位根据当届会长及族中长老意见, 结合各地宗亲代表提议, 必要时可协商增删。会长任期内可委任一名会长助理, 协助会长处理日常工作事务。
( 三) 理事会全体成员必须自觉树立”尊族、 爱族、 护族”意识, 增强XX乡XX”一家人”的观念, 听从当届会长的统一指挥, 忠实履行责任和义务, 主动自觉地协助会长开展工作, 积极参与宗祠管理, 弘扬吾族优良传统, 遵守宗祠管理制度。
( 四) 理事会每年至少召开一次常务扩大会议, 研究部署年度祭祀活动的有关事项, 计划今后工作事务的开展, 如遇重大事项可临时召开代表会议商讨决定。
( 五) 宗祠是神圣场所, 应配备一名宗祠管理员负责日常维护清扫管理。宗祠院内和附属楼要保持清洁卫生, 严禁堆放物品、 出借她人使用, 应给本族祭祖和活动提供一个良好的环境。宗祠管理员职责:
1、 管理员必须具有强烈的责任心和奉献精神, 家族观念强, 人品操守好, 族人信得过, 工作认真负责, 热心为族人办事, 愿意为族人服务。
2、 管理员每月初一、 十五必须到宗祠清扫卫生、 上香, 察巡宗祠建筑、 附属楼及其它物品的安全, 察看周边环境的变化是否对宗祠造成影响等, 如有发现异常或损坏迹象, 应及时汇报, 遇到人为破坏的应及时制止, 情节严重的移交公安机关依法处理。
3、 管理员应建档造册, 清点管理好宗祠的公共物资。如需修缮或添置的项目, 应事先向会长申请审批同意后方可执行。
4、 每次活动前, 管理员必须事先将场所打理整洁。如遇重大活动, 个人无法独自完成的, 应主动发动周边宗亲义务帮忙。每年祭祀前, 应检查清点必须的物品是否齐全完好, 若有损坏欠缺, 应及时汇报, 以便维修、 添置, 确保活动的正常、 顺利开展。
5、 理事会应每年一次性发放给宗祠管理员适当的津贴, 以鼓励、 调动管理员工作的积极性, 更好地为宗亲服务。
( 六) 联谊活动和应酬
1、 宗亲活动: 各支派( 村落) 若祖厝、 祠堂或举行其它属于宗亲事务的庆典活动, 需要邀请大宗祠理事会的, 应呈送书面请柬, 由会长决定指派人员出席参加并给予赠送礼品等, 差旅费用由理事会支付。
2、 丧事应酬: 凡理事会成员本人过世, 尊重其家属意见, 若同意报丧理事会的, 其村落宗亲应通知所在县区的负责联络员或直接通知理事会会长, 由会长决定指派当地理事会其它成员, 代表本大宗祠理事会出席问丧吊丧、 赠送花圈一个, 费用由理事会报销, 若遇特殊情况, 必要时理事会再另行组织成员出席。凡对本大宗祠有特别贡献的理事会成员或其它宗亲的直隶亲属过世, 需要禀报理事会的, 由会长决定指派代表出席, 并赠送花圈, 差旅费用由理事会支付。
3、 凡邀请本大宗祠并以理事会名义出席参与的各种活动, 应事先经得理事会会长的同意, 若未经同意, 不准擅自以理事会的名义自行组织参与。
4、 凡以个人或其它组织名义出席参与各种活动的, 其一切费用自理, 本大宗祠不予报支。
二、 祭祀管理制度
祭祖是尊崇祭拜祖先亡灵、 维护宗法制度、 增强宗族仍至整个社会凝聚力的一种民俗礼仪。传承和严格规范祭祀礼仪, 突出祭祖的主题和目的是理事会的职责和义务。
( 一) XX乡XX大宗祠的祭祀遵照旧时惯例固定为每年农历十一月初十日。如果遇到祭祀日是在当年的冬至日之后, 理事会应另行择日祭祀并予通知。
( 二) 祭祀活动由理事会统一举办, 在每年祭祀日半个月前召开预备会议, 商讨各项事宜, 以勤俭节约为原则, 详细列出项目开支标准, 严格控制规模, 具体分工落实到位, 并由秘书组分发请柬( 通知) 。
( 三) 祭祀前, 应延请礼乐队、 摆放拱门、 张灯结彩、 张贴标语、 彩旗, 宣染氛围, 阵容根据实际及习惯而定。
( 四) 祭祀包括敬天公、 祭土地公和祭祖。
1、 祭祀当天凌晨应敬备五果六斋果合五牲香金烛炮敬天公, 由理事会安排指定人员操办。
2、 祭祖前应先举行祭土地公仪式: 设主祭、 陪祭、 监祭各若干人, 人员由理事会举荐, 敬备十二碗筵席等必须物品, 由执事、 司仪主持, 遵古例实行三献礼的传统仪式。
3、 祭祖仪式: 祭祖由会长担任主祭、 必要时可举荐多人参与, 陪祭由理事会常务副会长、 副会长及其它宗亲长老代表, 监祭由名誉会长、 顾问、 监事长等担任。敬备二十四碗筵席及其它必须祭品, 仪式由执事、 司仪主持, 遵古例实行三献礼的传统仪式。
( 五) 凡出席参加祭祖的各地宗亲代表和理事会成员应入庙朝拜谒祖, 在祭祖仪式举行时, 必须整齐肃立在宗祠内或埕前参礼, 以体现重祖敬宗和庄严肃穆的气氛, 除工作人员外, 严禁随意走动。
( 六) 各支派( 村落) 的集体或个人祭祀礼金, 均由各支派( 村落) 根据自己的实际情况自行安排, 原则上不强行摊派。凡以个人名义出资500元以上者均列为捐资, 长期张榜公开。
( 七) 鼓励和欢迎有一定经济实力的宗亲, 以个人或其家族名义出资主办当年的祭祀活动, 担任主祭官, 并由理事会承办或协办, 其开支费用总额可列作捐资款项。
三、 财务管理制度
( 一) 理事会设会计、 出纳各一名, 负责理事会的财务管理。建立健全规范财务管理制度, 实行民主理财, 做到帐目清楚, 收支分明, 财务收支情况的帐目由会计负责每年度在宗祠内进行张榜公布, 全方位接受全体理事会成员的检查和监督。
( 二) 本会经费来源: 各支派热心于本宗族事业的仁人志士捐献; 省海内外族亲捐赠; 各支派( 村落) 参与祭祀的礼金; 其它合法收入。凡个人捐资壹万元以上者举荐为理事会荣誉会长; 捐资贰万元以上者举荐为永远荣誉会长。
( 三) 本会经费及所捐款项、 物品一律用于本宗祠公益事业, 不得挪作她用;
( 四) 财务收支规定:
1、 收入: 凡收入资金一律开具统一编号并盖有”福建省XX乡XX大宗祠理事会”印章的收据并及时记入现金收入帐。
2、 付出: 凡付出资金一律凭开支票据记账支出。每张支出发票必须注明开支用途, 有经手人、 证明人(或验收人), 并经审批后方可报账。
3、 审批: 重大项目(5000元以上)开支须经理事会常务会议集体研究审定后方可支出, 日常一般性开支由会长( 或会长指定人) 依据财务的有关规定直接审批。
4、 出差: 因宗祠联谊工作活动需要, 到外地出差办事、 应酬的, 须经理事会会长同意审批方可外出, 并给予报销差旅费。
5、 待遇: 参与理事会工作的宗亲都应具有乐于奉献的精神, 除宗祠管理员的适当津贴外, 所有的人员全部为义务工。

XX乡XX大宗祠理事会
12月1日

联络负责人:
本祠堂理事会: XXX电话:XXXXXXXX