新时代房地产档案优化管理分析_梁军.pdf

2162023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE新时代房地产档案优化管理分析梁军（安康中心城区房产交易与物业事务中心，陕西 安康 725000）摘要：在经济高速发展的背景下，档案管理作为房地产管理核心工作内容，需对其加以重视，因其实际性承载房地产管理活动及其机构建设状况，有效提高房地产档案管理水平，实现房地产档案管理更具规范化、数字化。本文主要分析房地产档案管理实际特征及其管理中存在的瓶颈，提出行之有效的管理策略，以提高房地产档案管理水平。关键词：房地产档案；档案管理新时代，房地产档案信息爆发式增长，其档案信息资料内容多样化，不断增加了档案管理难度。因此，需要积极采取有效的管理措施提高档案管理水平。房地产档案主要是房地产管理中形成的，作为不动产物权登记实际承载和原始实际平整资料信息，为城市拆迁规划、房屋权属管理等方面提供参考。但是，房地产档案管理存在一定的复杂性，受多方面因素影响，难以获取良好的管理成效，不利于各项服务有效执行，有必要提出针对性解决措施，为房地产档案管理规范化提供助力。一、新时代房地产档案管理的特征房地产档案种类繁多复杂，且涉及人员、科室较多，实际管理难度较大，尤其是现下各类先进技术不断入驻档案管理中，需积极抓住该契合点，提高档案管理水平，为相关部门提供优质服务。房地产档案管理特征主要包含以下几方面：（一）法律性房地产档案主要是指房地产管理机构在开展多项管理活动下，直接形成对国家、社会具有一定存储价值的各类历史记录资料，是客观、真实呈现房地产行政管理法定职责，自身具备较强的法律凭证。我国房地产进入新发展阶段，抵押、评估等活动日渐增多，房地产各类纠纷处理频次增高，房地产档案自身实际应用率显著增多，房地产档案作为人民法院确认房屋权力归属、合理处理各类房产纠纷关键依据，充分保证人员的权益，促进社会和谐稳定。（二）社会性随着住房消费市场全方位启动以及城市市场全方位放开，拥有房屋所有权的人逐步增多，其在行使自身权利时，房地产档案高效化应用成为当下确认交易行为是否触犯法律红线最为关键的节点。（三）价值性房地产作为一类不动产，自身具备较高的价值，随着房地产价值的升高，人们对房地产给予高度关注，房地产档案存储、记录的质量直接关乎相关人员自身经济效益，要求房地产档案管理人员需真实记载信息，客观呈现房地产经济实际运行全生命周期。（四）动态化随着国家对房地产管控力度不断加大，内外环境处于动态化变更中，房地产档案管理需积极跟随时代发展脚步，不断实现动态化管控，尤其针对房地产产权变更、城市改造等均会产生动态变化，所以需充分对房地产档案进行动态化管理。（五）网络性信息时代背景下，充分借力计算机网络技术可将产权管理、图表管理、档案管理进行有效融合，一定程度变更原有人工收集、整理等方式，显著提升房地产档案管理效率，实现档案信息最大化应用。二、新时代房地产档案管理存在的问题信息时代背景下，房地产不断创新改革，档案自身资源发挥价值愈发凸显，获取人们高度重视。在具体实践过程中，受多重因素的作用存在管理困境影响，档案管理水平提高以及其自身能效发挥，不利于房地产良好发展。（一）档案管理意识不足在房地产档案管理中，部分档案管理机构缺乏先进的管理理念和方式，管理人员错误认为档案管理需保证资料完整性即可，无需投入较多的人力资源，未正确明晰档案管理对房地产发展关键作用，日常管理以粗放式管理为主，工作存在无序化现象。多数管理人员长期并未参加培训，使自身意识不强和认识出现偏差问题，在工作实践过程中并未明确2172023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE掌握自身职责，忽视档案管理重要性，难以从本质层面保证档案完整性及可靠性。（二）档案管理制度不健全房地产档案管理制度是落实各项工作的基础保证，但现下部分房地产档案管理制度不完善，无法为档案管理人员工作落实提供导向。一是部分房地产档案管理制度的实践可行性较低，并未立足房地产自身特征及其发展规律，难以充分发挥档案管理制度自身约束性。二是档案管理呈长期性和复杂性，尤其针对信息筛选、分析等工作。现下房地产档案管理现状分析并未形成规范化责任制，在具体管理中出现无人管或多人管现象，一经出现失误难以找出相关负责人，影响档案管理有效性。三是现下多数房地产档案管理推行监督机制，主要体现在各部门内部监督管理难以落实，监管目标难以达成。四是奖惩机制难以全面贯彻。一方面，档案管理部门对工作质量并未进行综合性评估，难以精准掌握日常管理实际状况，未高效、及时对日常档案管理重难点进行分析，影响了档案管理工作质量。另一方面，针对档案管理表现优异的人员未给予奖励，影响了人员工作积极性。（三）档案信息化程度较低信息时代背景下，档案管理均需依附于各类先进设备技术、完善的基础设施，但是现下部分档案管理室内基础设施软硬件不足，如计算机系统更新速度滞后，先进设备配置不足。房地产行政档案管理缺乏先进设备提供保证，如软硬件设施、局域网络。完善的设备可确保档案管理实现规范化、标准化，实现内部信息共享。受多方面因素影响，信息化设备配置不足，局域网建设缺乏完善，成为影响房地产档案管理信息壁垒，无法发挥档案自身价值。（四）房地产档案管理人员综合素养有待提升房地产档案管理作为一项综合性、复杂性工作，应结合实际状况打造具备专业化知识、法律知识和测绘相关知识的管理队伍，以此保证档案管理更具规范化和合理性。诚然，在当下房地产档案管理工作实施过程中，工作人员缺少专业化培训，非专业人员开展管理工作使房地产档案管理模式未具备合理性。部分区域内档案管理人员薪酬待遇较低，无法调动管理人员工作积极性，干扰整个档案资源的管理和利用，一定程度影响了档案管理的质量，降低了档案实际应用成效。三、新时代房地产档案管理的相关策略（一）强化房地产档案管理意识房地产档案管理作为一项综合性、复杂性工作，要求档案管理部门高度重视，为增强档案管理成效需加强管理意识创新，建议积极开展以下几方面工作。一是房地产档案管理人员需创新自身工作理念，主动学习各类档案管理知识，掌握档案对房地产发展的积极作用，积极参与到档案管理工作中，营造良好的工作氛围。二是档案管理人员作为档案管理实施者，需进一步提高自身思想意识，定期开展人员培训工作，构建动态化学习机制，尤其针对重点培养工作人员责任意识、服务意识，发挥管理人员自身主动性，全面参与至各项管理工作中。三是房地产应积极发挥自身统筹工作，相关领导人员和档案管理人员需全面落实各项工作，提高工作效率和质量。（二）制定科学、统一的房地产档案管理制度随着房地产行业高速发展，房地产档案管理制度建设逐步提上日程，基本形成完善的管理体系，保证其工作质量有效性。第一，构建相关行政档案管理制度时，应结合房地产战略发展目标，遵循档案管理实际特征及需求，增强管理制度科学性及可操作性，为后续管理提供制度支撑。第二，完善责任制度。现下档案管理部门需结合现下管理实际状况，对其内容进行新一步整合，掌握日常工作重难点。将管理内容实现精细化划分，确保各项管理内容交由专项人员负责，从本质层面解决无人管或多人管现象。第三，监管管理可保证档案管理流程化、标准化，优化管理制度，调动人员工作积极性。一方面，需充分发挥房地产自身统筹管理价值，构建动态化管理制度，实现档案管理全过程监管，并对其工作质量进行系统性评价，以免工作中存在漏洞。另一方面，档案管理部门需不断强化监管力度，对档案资料收集、存储等进行分析，确保归档信息真实性、规范化。（三）规范档案数据采集管理流程为进一步提高档案管理效率及质量，凸显档案管理自身价值，需积极规范数据采集管理流程，掌握各类文件归档统一性标准及格式，增强档案管理人员分类意识，及时将工作形成相关数据资源传输至档案库中，保证信息完整性、真实性，发挥档案管理信息自身价值。为提高档案数据信息采集质量，需构建完善的考评机制，达成数据精细化管理，做好全方位监督工作，确保档案管理资料数据可靠性，依照其收集时间、模块进行划分。首先，收集工作作为房地产档案实现规范化目标关键环节，只有全面保证房产档案资料的完善性和真实性，方可反映物权的归属、变动等状况。收集各类登记相关材料应充分实现系列化，形成具有应用价值和长周期存储价值的档案，为切实提高房产收集工作基本水平，需充分以相关档案规范为指导，明晰工作职责和流2182023 年第 1 期实践纵横BEST PRACTICE程，精细化划分收集档案范围、分类，积极保证资料收集工作有序实施。其次，认真做好房产档案整理工作。房产档案资料汇总完成后，需充分以相关法律法规，将归档材料做好编号，将其进行统一化管控，以此形成完善的资料库。房地产档案实际整理过程中，需全面依照相关管理程序进行操作，全面进行排序、编写页码等，房地产档案最为显著的特征是动态性，房产档案形成之后房地产自身权力和房地状况并未处于固定，为确保房产档案信息更新的精准性、时效性，需积极选取动态化管理模式，结合产权人变化、房屋实际状况及时补充材料，保证房产档案内部信息的真实性。（四）加强房地产档案信息化建设1.强化档案信息化的认识。信息时代背景下，为适应当下房产管理基本需求，应全面借力计算机软件开展档案管理工作，充分通过多元化的先进设备进行档案检索和存储，所以房产档案管理人员需高度认识档案信息化建设重要价值，明晰其实现信息化建设是未来房产档案管理最直接的举措。2.完善房地产档案管理基础配置。多数房地产成立时间较长，档案管理资料体量大，其以纸质版存在，长时间处理自然环境下存储，增加资源破损风险。需积极更新基础配置，加大资金等投入，引入多项软硬件设备，实现无纸化存储，充分应用计算机系统完善档案信息查询、共享系统，为后续使用便捷提供保证。结合房产交易与权属管理要求，积极构建高效化房产档案系统，促使纸质档案图像化，实现电子化统一性存储、索引和查询等。综合性考量房产交易业务基础上，最大限度利用电子化档案发展主趋做好管控，保证各环节任务目标交由信息系统操作完成，显著提升工作效率及质量。应强调的是，数字化时代背景下，档案管理逐步趋于自动化、数字化，应保证其网络安全性，启动其内部防火墙，并定期对电子档案进行备份，针对重要程度较高的资料，其查询过程中可赋予查询权限，联合应用密码及人脸识别等方式查看，保证其内容信息可靠性。不定期更新和维护信息设备，定期做好杀毒等工作，提高网络安全性，为档案管理实现信息化、数字化提供保证。3.建立档案数据分析系统。为积极提高房产档案资料利用率，需积极结合信息化手段，不断搭设完善的房产档案数据分析系统，管理人员可从多视角、多层次做好数据分析和整合，合理估测房地产市场实际发展需求，有助于相关职能部门开展合理化决策，动态化做好调控，以此减少实际风险，推动房地产市场处于良性竞争中。4.积极协同，做好登记档案共享工作。我国不动产登记资料查询暂行办法出台落实后，不动产登记资料作为记录不动产登记全过程的原始凭证，更是查询和应用不动产信息有效且唯一依据，为从本质层面保证不动产权利人信息安全，维护不动产权利人合法权益，房产档案部门需从便民利民的角度出发，整合现有资源，借力互联网技术，部门间通过顺畅的衔接，实现信息共享。（五）提升档案管理队伍专业水平档案管理作为一项综合性服务工作，要求管理人员需具备较高的专业基础，开展档案管理队伍建设中，需积极强化以下两方面工作：一方面，加强档案管理人员培训。加强档案学知识、法律知识等相关业务知识的学习，动态化掌握行业内实际动态和新规，丰富档案管理人员工作知识体系，积极进而提高人员自身专业素养和知识水平。另一方面，加大档案管理人员准入门槛，不仅需具备良好的专业知识，而且应具备丰富的实践经验，不断为队伍注入新鲜血液，确保档案管理良好发展。同时，注重复合型人才培养，档案部门引入可熟练操作计算机的技术人员，熟练掌握房产信息资料录入、分类和检索等流程，进一步提高档案实际存储和处理能力。房产档案管理作为一项综合性工作，要求人员具备较强的责任心，持有正确的工作态度，提高房产档案管理水平。房地产档案管理作为房地产管理重要内容，其与房地产生存及发展密切相关，随着档案资料种类趋于多样化，以及信息体量随之增加，房产档案管理难度显著增加。为保证房产档案管理更具可靠性，需不断掌握其管理基本特征，积极掌握现下档案管理中不足，深究其成因，采取针对性解决措施，从多层次、多维度创新档案管理模式，提高档案管理水平，为房地产健康、长足发展奠定良好的基础。参考文献 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