协会印章管理制度样本.doc

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印章管理制度

为加强重庆市信息服务业行业协会( 以下简称协会) 的印章管理, 规范协会印章的刻制、 发放、 保管、 使用, 以及停用和作废, 特制定本制度。
本制度中所指印章是在公司发布或管理的文件、 凭证文书等与协会权利义务有关的文件上, 需以协会或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第一条、 为保证协会印章的合法性、 严肃性和安全性, 防范风险, 有效地维护协会利益, 制定本管理制度。
第二条、 本制度所称印章包括协会公章、 合同专用章、 财务专用章、 发票专用章、 法定代表人印章等具有法律效力的印章。
协会各部门公章、 现金收(支)专用章、 现金收(付)讫章、 转帐收(付)讫章等参照本制度执行。
第三条、 本管理制度适用于协会公文、 信函、 授权委托书、 证件、 证书、 财务报表、 统计报表、 银行业务、 投资、 担保、 债权债务划分、 员工调动、 任免、 对外签署的合同、 协议及其它使用印章的文本等。
第四条、 印章授权管理和使用部门:
协会印章, 由协会会长授权以下部门分别管理和使用:
1、 协会行政章由协会行政部负责管理和使用。
2、 发票专用章、 财务专用章、 合同专用章、 法定代表人印章 由财务部主管会计负责管理和使用。
3、 现金收(支)专用章由出纳负责管理和使用。
4、 现金收(付)讫章可按编号分别由出纳和货款结算员按各自职责权限管理和使用。
5、 转帐收(付)讫章由银行会计负责管理和使用。
6、 协会各部门印章由各部门负责人亲自或授权管理和使用。
第五条、 印章的管理
一、 协会的所有印章由行政部统一刻制, 印章的形体和规格, 按 国家有关规定执行。新章启用前由行政部负责登记、 留样, 并确定印章保管及使用责任人( 以下简称为印章管理员) 。
二、 凡因工作需要配置印章或更换印章需向行政部写出书面申请, 经会长批准后配置或更换印章。
三、 印章启用时由行政部下发《关于协会启用有关____专用章的通知》( 详见本管理制度附件一) , 注明启用日期、 发放单位、 使用范围和启用印模。
四、 行政部向印章管理员移交印章时, 在启用通知上签字确认。
五、 协会部门撤销或重组, 原部门有关印章交回行政部, 由行政部负责销毁。协会决定停用印章的, 总经理签字同意后由行政部收回停用的印章切角封存或销毁。
六、 严禁印章管理员将印章转借她人。
七、 印章丢失时, 印章管理员及时向行政部书面报告, 行政部应及时采取相关补救措施, 并对责任人进行处罚。
八、 任何部门或个人不得擅自刻制印章, 因私自刻制印章给协会造成的经济损失由当事人承担全额赔偿责任。
第六条、 印章管理员的职责
一、 印章管理员凭《用印审批单》(附件二)审批意见使用印章, 用印申请人需填写”印章使用登记表”(附件四)。
二、 印章管理员每天下班前应检查印章是否齐全, 并将印章锁进保险柜内, 妥善保管, 不得将印章存放在办公桌内。
三、 印章管理员因事、 病、 调休等原因不在岗位时, 应指定她人 代管印章, 并向代管人员交接工作, 交代用印时的注意事项。
四、 印章管理员要坚持原则, 遵守保密规定, 严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的, 印章管理员有权拒绝。
五、 印章管理员不得在空白文本上加盖印章, 因不按规定办理导致协会遭受经济损失的, 由其承担全部赔偿责任。
六、 印章管理员离职时, 其管理的印章记录和档案须作为员工离职移交工作的一部分, 须填写《印章管理人员离职交接表》(附件三)办理分管印章的移交手续后方可办理离职手续。
七、 原则上禁止携带公章外出。如确需带出使用时, 须经会长批准方可带出, 使用后及时交回。
第七条、 印章的使用规定
一、 协会公章的使用
1、 办理使用印章的事项, 须由经办人填写《用印审批单》经具有相应权限的领导审批同意后, 连同需用印的文件等一并交印章管理员, 经审核审批手续齐备后用印。
2、 凡有对应权限管理领导签署的文件或发文批准书、 业务报表等, 可直接加盖相应的协会印章。
3、 禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、 介绍信、 便函、 证件、 授权委托书、 发文批准书、 业务报表、 邀请函等加盖协会印章。
二、 合同专用章的使用规定
1、 对外签署的合同或协议, 由经办人填写《用印审批单》, 经部门领导审核, 会长审批后, 由合同授权签约代表人签字并注明年月日