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总裁办文秘主管职务说明书

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2020年4月19日
文档仅供参考

总裁办文秘主管职务说明书
岗位编号: 编写日期:
岗位编号:
职位名称:文秘主管
工资等级:
工资水平:
定员人数:1人
所在部门:总裁办公室
直接上级:总裁办公室主任
所辖人员:共2人,机要秘书,打字员
编写人:
审定人:
本职概述: 主管文秘工作,起草集团公司文字材料,负责总裁办公会会务安排与督办工作,负责集团重要接待活动,办理领导交办的临时性事务等
职责一:主管文秘工作
平均占工作时间百分比:20%
工作任务

序号
工作内容
工作标准
1
指导文字秘书、机要秘书、打字员的工作
文秘工作安排有序,任务完成及时到位
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
领导权
全部
日常
集团领导、主任及下属人员

职责二:起草集团公司文字材料,审核文字秘书与有关部门起草的文字材料
平均占工作时间百分比:30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
起草集团公司文字性材料
符合领导要求,准时完成任务
2
审核文字秘书与集团有关部门起草的文字材料
内容符合公司规定,无重大文字错误
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
全部
日常
集团领导、总裁办主任等

续2
审核建议权
部分
日常
文字秘书、集团各部门

职责三:总裁办公会会务安排、会议记录,起草会议纪要,督办议定事项
平均占工作时间百分比:30%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
根据总裁要求安排总裁办公会,作会议记录
会议安排有序,会议纪录准确完整
2
起草会议纪要,会后负责议定事项的督办与反馈
会议纪要起草下发及时,督办反馈及时
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
全部
日常
集团公司领导、各部门

续2
执行、监督权
部分
日常
集团各部门

职责四:负责集团重要接待活动,办理领导交办的临时性事务等
平均占工作时间百分比:15%
工作任务
序号
工作内容
工作标准
1
负责集团重要接待活动
接待工作不出大的纰漏
2
办理领导交办的临时性事务
按照领导要求及时完成任务
序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系
内部关系
外部关系
续1
执行权
主要责任
偶然
集团领导、总裁办人员等

续2
执行权
全部
偶然
集团领导、总裁办主任等

职责五:进行综合调研,收集、处理员工合理化建议
平均占工作时间百分比:5%

序号
工作内容
工作标准

1
进行综合调研,收集、整理各类信息,为领导提供参考
客观、全面、及时

2
收集、处理员工合理化建议
处理及时,件件有结果,件件有回复

序号
工作权限
工作责任
工作频次
工作关系

内部关系
外部关系

续1
建议权
主要责任
定期
集团各部门

续2
执行建议权
主要责任
日常
集团领导、相关部门

任职资格(胜任本岗位工作的基本要求):
职业道德
诚实可靠,有强烈的事业心和责任感
教育水平、职称
国民教育系列本科以文化程度,中级秘书以上资格
参考专业
中文、经济、管理等专业
工作经验
三年以上文秘工作经验
相关知识
公文写作处理相关知识,企业管理基本理论,行政管理相关知识、档案管理相关知识
相关技能
写作能力,交际能力,组织协调能力,计算机操作技能,学习能力
身体条件
精力充沛,身体健康
年龄条件
35岁以下
其它:
所需工具/设备
计算机
工作环境
独立工作间
工作时间特征
正常工作时间
备注: