电大专科汉语言文学办公室管理试题及答案(6).doc

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中央广播电视大学 - 第一学期”开放专科”期末考试
办公室管理 试题
1月
一、 单项选择题( 请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分, 共10分)
1．在办公室的布置方面, ( )的位置是上座。
A．离人口最远 B．离入口最近C．靠近门口 D．靠近窗户
2．在文员工作以及办公环境等方面, 下面选项中哪种行为不合适宜? ( )
A．准备一些敞开的文件夹, 贴上相应的标识条
B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上, 用标签贴在各种物品的下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整齐, 不要放得太满且要经常清理
D．下班前要整理好自己的办公桌, 把文件、 资料收藏好以免丢失和泄密
3．文员必须管理好自己的时间, 以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的? ( )
A．定好目标, 把想做或需要做的事情写下来
B．尽量控制外来干扰, 把重要工作安排在安静、 有效的时间段里去做
C．每天把工作安排得超出工作时间, 给自己压力
D．对每一项工作作出安排, 定好最后期限
4．为了防止办公室出现”瓶颈现象”, 下列做法中, 哪项工作应该改进? ( )
A．工作人员工作尽可能专门化、 单一化
B．尽可能定量控制办公室工作
C．重复性的工作尽量由机器完成
D．合理设计办公室的工作流程
5．以下哪些接打电话的行为是不正确的? ( )
A．受到通话对方极大的责难, 应针锋相对回击
B．给上司的留言正面朝下放在她的办公桌上
C．做记录时能够在便笺下垫一张复写纸, 以防遗失后备用
D．中途因有事需放下电话请对方等待时, 应把话筒朝下放置
6．在公务专用信件书写礼仪方面, 一般在收函单位或个人称呼后习惯用( )。
A．”顷悉”、 ”际此” B．”谨启”、 ‘钧启”
C．”台鉴”、 ”惠鉴” D．”台安”、 ”钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论, 45CM～120CM, 应该是( )。
A．个人区 B．社交区C．亲密区 D．公众区
8．文员做会议记录时, 能够在会议记录中( )。
A．加入自己的主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
9．上司决定参加某个会议时, 文员不应该( )。
A．和上司先充分沟通, 避免在会议进行中临时以电话联系的不便
B．除了送来的资料外, 也必须收集其它上司有必要的资料
C．如果是第一次前往的公司外的地点, 要先了解场地情况和交通所耗费的时间
D．只在便笺上写好会议名称
10.在某些情况下, 文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任, 取决于两点: 一是掌握足够的知识, 了解业务的轻重缓急; 另一是具有( ), 了解要求约会者的心理。
A．社交的能力 B．说话的技巧C．听话的能力 D．听写的能力

二、 判断题( 正确打”√”, 错误打”×”。每小题1分, 共10分】
1．办公室的灯光照明要避开自然光, 最好用人工灯光。( )
2．办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是”样样事必躬亲”。( )
3．同时介绍很多人时, 可从右至左, 按顺序介绍。( )
4．文员在工作时间如需要补妆, 应随时随地进行。( )
5．文员应有效利用时间, 能够把重要工作如写报告等与其它工作安排在一起去做。( )
6．日常交往中的上下级角色关系不应淡化。( )
7．如果需要与来访者确定会面时间, 应先征求来访者方便的时间, 查看上司的时间表, 如果这一时间有空, 就可答应下来。( )
8．女性文员坐下后, 臀部在椅子上只坐三分之二, 后背离椅背有一个拳头大小距离。( )
9．要发问或有意见时, 应该等上司说完话之后再发问, 能够提出自己的看法。如果上司不加采用, 应说服上司。( )
10.列入保密范围的公文, 应在产生的同时, 由制文机关确定密级和保密范围, 密级和保密期限的变更和解密。( )
三、 简答题( 每小题10分, 共20分)
1．简要说明会议纪要的概念, 会议纪要有什么作用? 形式是怎样的? 2．什么是文员的挡驾方法? 主要的挡驾法有哪几种? 一般应怎样做?
四、 设计题( 每小题15分, 共30分)
1．‘某公司为了推销自己的产品, 做好宣传和营销前的准备工作, 以良好的社会形象及合适的价格打人市场, 决定组织召开专家座谈会, 对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员, 领导责成你承办这个座谈会, 你该如何做?
2．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后, 要做好哪些工作?
五、 案例分析题( 每小题15分, 共30分)
1．请看如下案例:
上海某冰箱厂的冰箱畅销全国各地, 一天, 江苏某城市报上刊登了这家厂的家用冰箱发生爆炸的消息, 几天之内, 这种冰箱在当地即无人问津。奇怪的是厂方却未收到该用户的投诉信或电话, 而是记者纷纷上门。
厂方决定派一位副厂长带一名技术员、 一名文秘人员主动上门访问、 调查。在经过周密的检查之后, 技术员始终找不出冰箱爆炸的原因。细心的文秘人员发现户主的神色不太正常, 又发现冰箱内有细小的红色纸片, 便向副厂长汇报。副厂长和户主进行了一整天的耐心、 诚恳的交谈, 并主动提出了赔偿冰箱和为之保密的条件。户主终于说出了是在冰箱里藏放了准备过年的鞭炮, 其它人不知道, 取食品时碰撞所致, 幸未伤人。又说是因为邻居听到爆炸后向居委会报告, 引起了媒介的注意才上了报的。查清了原因, 副厂长当即与上海厂方联系, 在当地召开了记者招待会, 向新闻界说明了真相, 隐去了户主的姓名, 并承认了厂方的责任: ”未在冰箱使用说明书上写明: 冰箱内不可冷藏易燃易爆物品。”此话引发出记者们的哄堂大笑, 这件事就此喜剧性结束。几天后, 这种品牌的冰箱销售量迅速回升, 一台崭新的冰箱也送至那位用户的家中。
从这个案例, 能够为我们文秘人员的信访工作提供哪些有益的启示?
2．A公司原定于12月25日18:00时借一娱乐总汇召开公司成立两周年庆祝活动。为此, 发了请柬邀请有关领导和嘉宾光临, 在请柬上把时间、 地点写得一清二楚, 要求自行前往。还通知了全体员工下班后赶往。可当部分员工提前在16: 00赶去时, 却发现预订的能容纳50人的大包房已为B公司占用。
经询问, 当初A公司预订时, B公司已先预订, 但正考虑与娱乐总汇变更预订时间, 没有最后确定。当时大堂负责人说: ”若B公司换了时间, 则包房由A公司用, 不用再通知了”, 事后由于总汇工作人员的疏忽, 忘了将时间冲突情况告知A公司。
结果A公司与娱乐总汇的工作人员就这一问题发生争执和冲突, 造成来参加活动的50多人滞留大堂2个多小时, 最后交涉无果。不得不再包车前往附近另一宾馆举行。最后活动早早收场, 大家扫兴而归。
(1)为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?
(2)如果你是A公司的文秘人员, 你应如何组织这次活动? (3)如发现已预订包房被她人所用, 应怎样处理?

试卷代号: 2180
中央广播电视大学 - 第一学期”开放专科”期末考试
办公室管理试题答案及评分标准
( 供参考)
1月
一、 单项选择题( 请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分, 共10分)
1．A 2．B 3．C 4．A 5．A6．D 7．A 8．C 9．D 10．B
二、 判断题( 正确打”√”, 错误打”×”。每小题1分, 共10分)
1．× 2．× 3．√ 4．× 5．×6．× 7．× 8．√ 9．× 10．√三、 简答题( 每小题10分, 共20分)
1．简要说明会议纪要的概念, 会议纪要有什么作用? 形式是怎样的? 答案要点:
会议纪要是用来记载、 传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、 提炼而成, 择要反映会议的精神和情况。( 2分)
会议纪要具有沟通情况、 交流经验、 统一认识、 指导工作的作用。( 2分)
能够用于向上级汇报会议情况; 也能够分发给平级或下属单位, 以传达会议精神和议定事项, 或要求与会单位共同遵守、 执行。( 2分)
有两种形式:
(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议, 对某些问题作出一致决定, 需要共同遵守、 执行时写下的文字依据。( 2分)
(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况, 传播信息、 交流经验而作的纪实性文件。( 2分) 2．什么是文员的挡驾方法? 主要的挡驾法有哪几种? 一般应怎样做?
对于上司不必要接见的来访者, 不必要参加的邀请性活动, 不想接听的电话, 由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方, 只需要礼貌地、 委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。( 4分)
(1)电话挡驾。上司不愿接的电话, 文员要告诉对方, 暂时不能接或上司不在, 将内容记下, 转告上司。上司不能接的电话, 要另约时间, 或将内容转告。( 2分)
(2)来访挡驾。先问清来由, 判断有无必要引见给上司, 或先作请示。( 2分)
(3)会议、 活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。( 2分) 四、 设计题( 每小题15分, 共30分)
1．题略
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者, 能独立思考、 有主见又敢于发表意见者; ( 3分)
(2)座谈会以小型为主, 人数以七、 八人为宜; (3分)(3)座谈会上, 文秘人员应与主持人密切配合; (2分)(4)主持人负责引导、 组织, 可不做记录; (2分)
(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做; ( 1分) (6)座谈会的时间不必严格规定, 可长可短; (2分)
(7)会场应准备些饮料、 茶点, 边吃边谈, 可使气氛轻松。( 2分) 2．题略
(1)整理好旅行过程中所有的单据、 凭证, 送上司审阅、 签字后向财务部门报销, 或者结算预支的出差费用。( 3分)
(2)回到公司上班后, 应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的, 可根据上司的原始记录整理出报告, 送上司过目或批准, 然后存档备案。( 3分)
(3)尽快恢复正常工作和生活状态, 继续旅行前未完的工作。( 3分)
(4)把在出差时结识的有关人士、 单位等情况做好记录, 以便将来有用。( 3分)
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员, 分别去函或去电表示感谢。( 3分) 五、 案例分析题( 每小题15分, 共30分)
1．( 题略)
(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信, 打电话或告上门来, 文秘人员也应该注意到社会上的反馈。( 5分)
(2)有些事涉及本单位的利益或信誉, 应及时向领导汇报, 采取主动出击的方法。( 5分) (3)文秘人员虽不是专业人员, 不能解决技术性的问题, 可是文秘人员应具有细心、 敏感的工作方式和作风, 能从其它角度帮助领导解决问题。( 5分) 2．( 题略)
(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间、 地点进行确认, 准备工作不充分导致活动没有取得预期效果。( 2分)
(2)应把这次活动的细节详细列出, 每个项目由专人负责。( 1分)
(3)由专人负责预订, 初步确定以后向上司汇报, 再向娱乐总汇负责此事的人确定。活动前一天或前两天, 再和对方确认一下时间、 日期、 地点。( 3分)
(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送。( 1分)
(5)在活动开始前半天, 文秘人员应提前到场, 布置会场, 落实有关细节, 如有问题, 可提前发现和解决。( 2分)
(6)如发现已预订包房被她人所用, 不应争执过长时间。( 1分)
(7)应立即联系附近其它饭店、 宾馆, 先安排领导和嘉宾前往。( 2分) (8)可在活动项目上增加一些内容予以补救。( 2分)
(9)有必要的话, 可向娱乐总汇进行索赔。( 1分)
( 评判第四、 第五大题时, 应视考生问题回答的合理性、 表述的正确性与否给与分数, 不要拘泥本答案的文字表述)