乡村档案管理在基层社会治理中的应用研究_张雪英.pdf

社会保障82就业与保障2022.12乡村档案管理在基层社会治理中的应用研究文/张雪英摘要：基层社会治理是社会体系改革与优化的重点，也是推动我国城乡一体化建设的必要组成部分，更是促进乡村经济发展的先决条件。在基层社会治理工作中，相关部门应积极按照政策规定，规范乡村档案管理方法，优化乡村档案管理模式，强化档案管理意识，完善乡村档案管理设备，及时发现乡村档案管理中存在的问题。从问题出发，制定具有针对性的管理措施，完善相关的管理制度，保障档案管理工作的有序进行，而在完善制度的基础上，也要完善档案管理体系，抓住基层档案管理的重心，构建高素质的档案管理人才队伍，发挥档案资源优势，使得档案服务功能得到全面展现。关键词：档案管理；基层社会治理；协调机制；信息化加大基层社会治理力度，促进乡村振兴建设是我国未来一段时间内的主要发展任务，随着新农村建设速度的加快，我国农业现代化水平也越来越高，农村地区基础设施建设也逐渐趋于完善，农村居民生活环境得到了显著的改善。在此基础上，要进一步规范乡村档案管理，完善档案管理方案，使得农村档案管理水平得到全面提升，以此为乡村振兴与社会治理提供可靠支持。但是，现阶段的乡村档案管理工作在实际执行中仍存在一定的问题，如档案资料收集不完整、管理制度存在欠缺、档案管理意识薄弱、缺乏先进设备的支持等，进而对乡村档案管理造成了不可避免的危害。因此，要进一步优化档案管理策略，助推基层社会治理。一、乡村档案管理存在的问题乡村档案涉及村委会、村党组织、村集体经济组织等多个主体，档案资料具有多元化特征，包括文字、音频、图片等不同形式的信息文件，记录了乡村社会的发展历程。落实档案管理，能够为现有经营体制完善创新提供支持，帮助农民获得合法权益，促进农业生产的现代化发展。但由于多种因素的制约，乡村档案管理仍然存在以下多种问题。（一）管理设备较落后，信息化速度慢乡镇现代化发展水平相对落后，且受经济条件的制约，并未构建独立的档案室，只是随意摆放几组档案柜作为档案存放工具。档案储存管理方面存在明显欠缺，在管理档案时缺乏专业设备支持，现代化水平相对滞后，而实际档案的保存与管理工作，也并未严格按照防盗、防火、防卫的标准规定开展，使得档案保管环境较差，无法保障档案管理安全1。尽管各村配备了电脑、打印机等设备，但档案管理人员无法灵活操作电子化设备，也并未对档案进行数字化管理，使得档案信息化建设速度受阻，影响了档案综合管理水平。（二）管理制度有欠缺，档案管理失衡部分乡镇未意识到档案管理的重要性，在村委会、党组织内部未成立专门的领导小组开展档案管理工作，且未能明确规定档案管理工作的具体范围与职责内容，档案管理工作大多由其他人员兼职。造成乡村档案管理松散的主要原因有：现阶段的档案管理制度不够健全，进而导致档案收集、整理、归档、应用等工作难以实现标准化与制度化，使得乡村档案管理不够规范，各项管理工作也较为滞后，直接影响了档案资料的完整性。对于发展较为落后的地区而言，档案管理水平较低，与城市地区相比管理差距更大，许多档案丢失或者被更改，丧失了原有的借鉴作用，档案的价值也未充分展现出来，无法为新农村的发展建设提供必要的服务指引。（三）档案资料不完整，管理方式不足档案资料全面记录了乡村经营发展历程，而不同层级的档案数量也有所差异。但在档案管理中，乡村档案类别划分不够精细，在收集过程中大多更关注报表、凭证等会计资料，以及需要上级部门检查的党建资料，忽略了与农村经济发展历程、农民利益相关的档案资料，档案收集整理工作不完整。同时，乡村档案管理部门缺乏充足的专业管理知识，许多档案资料未得到科学管理，档案信息存在残缺不全、未标记保管期限与实际年度、档案资料目录模糊不明确等问题，进而导致档案材料查找工作存在较大的难度。各项档案信息的完整性与精准性难以得到有效保证，而且在管理过程中，档案管理方式不够合理，使得乡村档案管理水平不断降低，档案资源的应用价值未得到充分发挥，从而对乡村经济发展建设及基层社会治理综合水平造成了一定程度的负面影响。（四）档案管理意识差，重视程度不够许多乡镇对档案管理的重视程度不够，这主要是由于83就业与保障 2022.12档案管理的宣传力度较小，不知道档案管理的目的，甚至不知道档案到底是什么2。而部分乡村干部认为各项文件资料只需认真阅读、逐一执行即可，是否需要存档并不重要，进而导致村内会议记录、合同等重要材料未得到有效管理，甚至丢失，从而使得村级档案资料较为匮乏。由于档案管理具有滞后性特点，短期内难以为乡村发展带来直观的经济效益，档案管理工作较为繁琐，各项管理机制不够健全，使得许多乡村领导并不注重档案管理工作，更关注乡村建设与经济发展。在此种消极态度的影响下，乡村档案管理工作难以有序开展。（五）管理队伍不稳定，管理人员匮乏乡村档案管理工作大部分是由村支书承担，由于其自身对档案管理知识的认识不足，导致档案管理中存在各种问题。同时，部分乡村的档案管理工作职责不明确，负责档案管理的工作人员未经过专业化的培训，对档案知识的掌握相对较为匮乏，在具体操作过程中综合业务能力不强，难以适应新时期农村档案工作提出的各项要求。档案管理是一项专业性、复杂性较强的工作，需要管理人员懂得相应业务知识，才能够保障档案管理有条理地进行。但乡村档案管理工作人员主要是以兼职为主，缺乏学习档案管理的机会，无法实现档案管理的科学化开展，更难以深度挖掘档案的信息价值。二、规范乡村档案管理的有效策略（一）引进先进管理设备，为档案资料建“新家”对档案管理工作而言，由于档案资料涉及多项内容，在管理时存在诸多挑战，并且传统的人工管理形式需要耗费大量时间精力，使得档案管理效率较低。因此，各级部门要加大财政支出力度，每年核拨档案业务管理经费，对乡村档案经费按需核拨，为乡村引进先进管理设备，逐步推动档案管理信息化建设，提高档案资料的数字化水平3。例如，福建省明溪县在管理工作中落实了档案用房分室的设置要求，完成了空调、消防器材、温湿度计、档案柜、档案盒等设备的安装与设置，并设立了专门的档案室，实现了档案库房、查档室、办公室“三分开”。在此基础上，又增加了 4 组 40个符合国家标准规范的档案装具、计算机、打印机等设施设备，档案柜中放置了防霉防虫药品等保管保护设施，实现了安全存放的最终目的。另外，在调研档案时，传统的管理方法需要浪费较长的时间，而在档案管理系统的支持下，能够快速查找目标档案，迅速获得相应的档案资料。尤其是在较为紧急的情况下，许多村民在查阅档案时只能通过人工翻阅的形式，至少需要花费半天的时间，等待时间相对较长，容易延误办事时机。随着档案数字化管理水平提升之后，村民只要说出档案名称、姓名或者档案内容，就可由工作人员使用信息系统查阅出来，使得档案的查阅速度明显加快，档案资料的管理也更加高效。因此，乡村档案管理要践行新时代的现代化发展目标，推动“标准化+数字化”的发展模式，不断提高档案管理规范化水平，助力基层社会治理。（二）立足“三农”发展需求，健全档案管理制度新时代背景下，档案管理要健全各项工作机制，围绕着增收增产、促进农业发展、保持农村社会环境稳定等展开，积极优化档案管理条例，使档案管理水平得以提升。第一，要积极优化部门协调机制。农业部门、财政部门、林业部门、社会保障等多个部门需要加大协调配合力度，建立长效的管理机制，同时要探究如何推动农村档案工作的开展，保障各项文件档案资料收集与整理的规范化、完整化。比如：农业部门应稳抓农村土地承包、会计档案、农业补贴等多个方面的档案管理，以确保乡村能够保障此类档案资料的完整性，并符合归档要求。第二，优化档案业务指导机制。将乡村未来档案管理工作的发展作为重点，加强对乡村档案管理现状的调研，并加大档案管理宣传力度，不断提高基层干部群众对档案管理的重视程度，为档案管理的开展营造良好氛围。各级档案部门应当结合乡村档案管理情况，给予必要指导，确定未来档案管理的方向与目标，使档案管理能够与基层生活相适应，真实满足农民需求。针对档案业务分类等工作，要落实分层指导，及时帮助乡村解决档案管理工作中存在的问题，使乡村档案管理能够规范化开展。第三，落实乡镇档案管理机制。结合中华人民共和国档案法提出的各项标准，推行乡镇档案管理标准，将乡村档案管理工作纳入考核体系，通过对档案管理工作机制的进一步创新与完善，使档案管理水平得到全面提升4。在制度的支持下，进一步推动乡镇档案管理室的构建，实现对乡镇档案的统一管理，促进档案管理的信息化建设，不断提高档案资料的完整性与安全性。（三）优化档案管理方式，把握档案管理重心档案管理要积极响应乡村振兴战略提出的各项要求，延伸档案管理范围，保障档案资料的完整性。首先，要督促各乡镇结合乡村发展的现状，落实档案管理，根据档案管理制度，明确档案资料的管理标准，实现档案资料的规范化管理。同时，要加大监督力度，充分发挥群众作用，实现档案管理方式的优化。其次，要对各个农户落实建档指导，了解不同农户的家庭基本状况、宅基地使用情况、农业生产经营现状、社保缴纳等多项信息，完成各项资料的收集整理，保障农户档案的完整性，提高农户建档率。再次，要结合农业生产经营现状及未来农业现代化发展要求，建立当地的农产品生产档案，鼓励农民大力发展农产品，并根据当地农业种植情况，收集相应的档案资料信息，如病虫害防治情况、农业新技术的应用情况等，以此为农业的现代化转型提供支持。最后，社会保障84就业与保障2022.12要落实农村基本设施相关的档案管理，包括农田建设、资源保护、交通建设等多个项目，做到各项目有档可查。要想促进农村的稳定发展，就要将农民的合法权益放在重点，将农民关心的难点问题作为重要方向，加强对土地承包合同、农村宅基地、村干部换届选举等档案信息的管理，发挥出档案的约束作用与历史保留作用。（四）提高管理重视程度，强化基层管理意识要想推动乡村档案管理工作的规范化开展，就应加大重视程度，上级部门要关注乡村档案管理工作的开展情况，加大档案管理的投资力度，保持对历史负责的态度，逐步解决农村档案管理中存在的各项困难，使得档案管理工作的开展更加规范5。新农村建设与档案管理息息相关，如果领导高度重视乡村档案的管理，下级村干部与村民也会加深对档案管理的认识。将档案管理工作列入乡工作计划并纳入对各村的年度考评，明确分管领导，对各村档案工作进行有效监督、指导。比如：上级部门可以出台乡村档案管理的相关意见，通过与多个部门的联合，推动农村档案管理工作的开展，提高农村基层对档案管理的认识。此外，要加大档案管理宣传力度，选择多种形式向广大群众宣传档案管理的重要性及相关法律法规，不断增强档案管理的影响力，让基层群众能够真正了解档案，树立档案意识，推动档案管理工作的高效进行。比如：可以选择微信宣传、下乡宣传等方式，宣传档案管理的重要性，提高乡村档案建档率。（五）落实人员培训工作，提升人才队伍实力乡村档案管理工作人员大部分是以兼职为主，对档案管理规范的了解不够充分，业务能力相对较低，无法保证档案的规范化管理，因此务必要加大档案管理人员的培训力度。上级部门可以开设培训班，鼓励乡镇干部学习档案管理的相关知识，并落实现场业务指导，通过“面对面”培训有效提高档案管理工作人员的综合实力，保障档案管理工作的有序开展。比如：县档案局可以组织各乡镇档案管理人员开展培训活动，乡镇档案管理工作者可以向乡村档案管理工作人员交流学习经验，形成个性化培训学习体系，实现档案管理水平的不断提升。同时，县级管理部门也要传递信息化建设知识，鼓励乡村档案管理人员利用信息化技术，实现档案管理的数字化开展，不断提高乡村档案管理工作人员的综合业务实力，保障乡村档案管理实现规范化，从而精准维护乡村档案的完整性。此外，县内成立由主要领导为组长，分管领导为副组长，部门负责人及各村主任为成员的档案工作领导小组，乡（镇）和各建制村分别配备一名乡档案管理人员和村级档案员，使得管理层次更加鲜明，档案管理水平得以提升。（六）发挥档案资源优势，增强档案服务能力要充分发挥档案资源的管理优势，挖掘档案管理功能，让村民意识到建档与档案管理的重要性。向村民讲解国家的相关政策，让村民意识到能够通过档案管理，维护自身的合法权益，有效解决民事纠纷，还可以形成乡村的良好的社会风气，不断提高乡村的现代化文明程度。通过对农业科技档案信息的收集，能够为农业现代化发展提供可靠支持，帮助村民增收增产，获取更为稳定的收入来源，提高农业生产水平。此外，乡镇档案管理除了要落实档案资料的管理外，还要不断增强档案资料的服务能力，在乡村振兴中充分发挥档案资料的功能。比如：要加强对涉农档案信息的研究，挖掘信息内涵和更深层次的档案价值。同时，要进一步发挥档案资料管理的社会教育功能，营造文明乡风，加大农村文化服务建设力度，使得档案资源能够为乡村文化活动的开展提供支持。通过对各项信息资源的全面整合，构建一体化信息服务形式，让档案的调阅与查询更为便捷，真正满足基层群众需求。三、结语推进基层社会治理离不开档案资料的支持，现代档案管理工作的开展要深入基层，走进乡村，探究乡村档案管理中存在的各项问题，通过对问题的逐一梳理，制定针对性的解决对策，实现档案管理水平的提升。在档案管理工作中，要进一步加大信息化设备投入力度，提高档案管理认识，发挥档案资源优势，健全档案管理制度，优化档案管理方式，不断提高基层档案管理人员综合素质，以此为实现档案规范化管理奠定基础。（作者单位：福建省明溪县夏阳乡社会事务综合服务中心）参考文献：戴圆圆.乡村振兴背景下乡村档案管理水平提升策略研究 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