办公室物资管理规定.doc

武汉市万科物业服务有限公司编号VKWY6.3-WI05名称办公室物资管理作业指引版本B/0第 3 页 共 3页编制邹春更改卢亮审核钟曼丽批准梁琪庚生效期2006-12-201. 目的为了加强办公室各类财产、物资、日常办公用品的管理，最大限度地发挥其效能，降低产品成本的折旧费，为企业提供更多的盈利。制定了办公室物资管理规2. 范围适用于公司及各部门3. 职责3.1办公室资产管理人员为资产管理员或前台人员3.2负责物资建帐建卡工作，使帐、卡、物三项相符，做到有序管理、方便使用3.3负责办公室物资的日常管理、调配、领借用、报废等。3.4负责对办公室设备、设施的定期维修、保养、清洁进行督促，并做好质量记录。4.方法和过程控制4.1办公室物资分类4.1.1办公室设备：电脑、传真机、电话机、复印机、对讲机、电视机、影碟机、照相机、空调、投影机、控制房设备；4.1.2办公室设施： 办公桌椅、会议室（桌椅）、门窗等；4.1.3办公文具（低值易耗品）：订书机、裁纸刀、垃圾篓、剪刀、复印纸、笔、胶水等。4.2办公室物资的申购和管理4.2.1办公室物资的申购权限 物资申购统一按公司制订的物资采购、工程服务外包标准作业指引进行申购和报批。4.2.2办公室物资的管理1）办公室物资属公司财产，任何人不得损坏及私自挪用。各部门或个人须定期对所属办公设备进行清洁、检查和保养。2）各部门资产管理员（前台）根据部门情况配给办公设备和相应的责任使用人，并要求签字确认。3）资产管理员做好物资登记，同时每月盘点一次，每季度盘存结果公布一次，各部门低值易耗品的使用情况进行评比。4）办公室物资（低值易耗品）外借或挪动需经资产管理员（前台）同意。办公室设备、设施的外借或挪动，须报人事行政主管（主办）审批。资产管理员（前台）做好记录，并负责跟近物资完整归还。 4.3办公室物资的使用和保养空调遵循空调管理使用要求：根据季节气温达到27度以上，气温低于5度时准予启用空调。每月25日由指定技术人员对空调过滤网清洁维护。电视机音响碟机由指定人员管理，依据办公室管理规定使用和开启，每月25日由指请技术人员每季度检查保养一次；设备房、照明、消防器材设备房、照明、消防设备等每月25日由指定技术人员检查整理一次；电脑设备主机、显示器、键盘、鼠标必须定期个人进行保洁工作。不得擅自更改办公室电脑的设置，如IP地址、电脑名称、安装应用软件。电脑故障，不得擅自拆卸替换相关的电脑配件，必须找合作商检修（公司指定的技术维护员除外）。每季度由公司电脑合作商需对公司全体电脑检查检修。 复印机、传真机据部门需要可以将打复印机和传真机设置密码由专人负责管理和清洁仪器打印机、的使用按照使用指引操作，不得违规操作，发现打机色带、硒鼓使用功能失常时应及时知会资产管理员（前台），使用彩打印机应由部门负责人同意打印内容后方可打印。与工作无关个人资打印不得使用公司打印机打印或复印。仪器每月25日厂家进行保养修。办公设施会议室的使用需提前一天向资产管理员（前台）知会预定，每季度对会议桌进行打蜡或抛光处理。地毯、办公桌椅、窗帘每半年保养清洁一次日常清洁维护照常。电话机上班时间尽量避免打私人电话，非工作需要严禁拨打声讯台。非紧急需，禁止上班时间到部门前台处拨打电话。照相机实行登记领借用制度，借用原则是满足工作需要。使用人掌握相机的使用方法，要求当日归还，保证突发事件和急时之需。4.4个人办公物资领用卡的使用办法4.4.1为了统一限量，方便办公室物资（低值易耗品）管理和使用，制作了个人办公物资领用卡。4.4.2个人办公物资领用卡的发放、使用、管理、评比由资产管理员（前台）负责。4.4.3根据岗位的办公需要，可在办公物资领用时间内领取物资。4.4.4个人办公物资（低值易耗品）可再次利用的，如：计算器、文件夹、等每人每年领用一次（一个）。因损坏或遗失由个人购买，因使用时间到达一年可以旧换新。4.4.5个人办公物资（低值易耗品）不能再次利用的，如：胶水、回型针等每季度领用发放一次，其中中性笔（笔芯）每月可领用一支。4.4.6 每季度对各部门使用的物资消耗进行评比，并设定奖惩措施。4.4.7因工作调动或离职，根据个人办公物资领用卡办理退还手续，如遗失需要赔偿。4.4.8个人办公物资领用卡附下：武汉市万科物业服务有限公司个人办公物资领用卡中性笔 铅笔 胶水 双面胶 软面抄 修正液 回行针 订书针 刀片（个） 橡皮擦 便签纸 大封口胶 武汉市万科物业服务有限公司个人办公物资领用卡电话机 订书机 裁纸刀 垃圾篓 直尺 名片夹 剪刀 文件盒 计数器 文件夹 文件篮 长尾夹 办公物资卡片使用说明：1.此卡（物资）由办公室物资管理员管理和分配；2.日常易耗每季可领用（笔类每人/月1支），固定物资每人领用1个（次）需要归还。3.离职或调动时凭物资领用卡退还部门领用物资4.以上物资不需要申购，由物资管理员登记发放；领用时间： 部门： 姓名