公司庶务管理制度.doc

公司庶务管理制度

5
2020年4月19日
文档仅供参考

目 录
一、 目的……………………………………………………………2
二、 适用范围………………………………………………………2
三、 票务作业………………………………………………………2
四、 名片印刷………………………………………………………2
五、 文具管理………………………………………………………2
六、 邮寄收发………………………………………………………2
七、 复印机、传真机管理…………………………………………2
八、 核准公布实施…………………………………………………2
九、 附表……………………………………………………………2

一、目的
为提高各部门工作效率,完善总务后勤工作,特就票务预定、名片印制、文具领用、邮件收发、复印机、打印机管理等方面工作制定以下办法。
二、适用范围
好易通科技(中国)有限公司所有员工。
三、票务作业
2.1票务作业是指为公司员工统筹办理出差、培训、外籍人员返乡假等预定飞机、火车或其它交通工具票务之作业。
2.2公司员工出差、培训、外籍人员休假需在”出差申请单”上注明前往地点、往返时间、交通工具种类等具体内容。
2.3出差人员将”出差申请单”于出差日前3天(节假日需提前)交行政部。
2.4行政部依据行程合理及价位合理的原则向供票厂商订票,并按月与厂商结帐。
2.5出差人如对所订票据有调整或有疑问应于取得票据后当日向行政部提出,如逾期提出,则增加之票款由出差人自行负责。
2.6出差人须在返差后将公司所订之票据存根交还行政部票务管理人,由行政部按月汇总发票及票根到财务部报销。
四、名片印制
3.1名片印制申请范围为:主任级/管理师级以上(含)员工及因工作需要经部门主管核准之员工。
3.2员工申请印制名片时必须填写”名片印制申请单”,正确填写员工编号、姓名、职称及电话号码,填妥后,由本部门主管或其上一级主管审核签字。
3.3申请人将核准之”名片印制申请单”交行政部,行政部审核内容后由总务送交厂商印制。
3.4印制完成的名片由总务单位统一分发。
五、文具管理
4.1文具的管理及领用由行政部总务负责。
4.2文具申购及领用日由为每周一和四下午2:00～4:00。
4.3新进员工报到时公司统一发给笔记本、圆珠笔各一;新进员工因工作需要领用其它文具依以上办法执行。
六、邮件收发
5.1公司邮件由总务负责收发。
5.2挂号信、邮政快件、航空信、包裹、特快专递等邮件之收件人应在总务的”邮件签收本”中签收。
5.3各部门外寄邮件应于每天下午3:30前交总务,挂号信、邮政快件、航空信、包裹、特快专递等邮件之交寄人应在”邮件交寄本”上签字, 邮件交寄之回单由总务保存,并负责跟踪查询及交涉。
5.4邮件收寄产生之费用统一由总务按月汇总回单及交寄本复印件到财务报销。
5.5周末及节假日邮件由警卫代管,并于休息日或节假日后的第一个工作日交还总务分发到各部门(外籍干部个人急件除外)。
七、复印机、传真机管理
6.1复印机、传真机由总务负责维修管理。
6.2复印文件由各部门派人复印,复印纸张由总务提供,列入文具费用,各部门严格按照复印机的操作规程操作,避免毁损机器,增加办公成本.

八、本办法经总裁室核准后公布实施,修正时亦同。
九、附件
8.1文具领用申请单
8.2名片印制申请单