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河北光电有限公司营销管理制度模板

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河北纪元光电有限公司
营销管理制度

北大纵横管理咨询公司纪元光电项目组
二〇二四年九月

目 录

第一部分 营销人员工作守则和行为准则 1
第二部分 营销与运作计划管理办法 2
2．1流程设计 2
2．1．1 经营计划管理流程图 3
2．1．2经营计划管理流程图说明 4
2．1．3 营销管理流程图 7
2．1．4 营销管理流程图说明 8
2．1．5 运作管理流程 10
2．1．6 运作管理流程图说明 11
第三部分 信息管理办法 13
3．1意义 13
3．2 使用范围 13
3．3 管理组织 13
3．3．1 主管部门 13
3．3．2 运行组织 14
3．3．3 执行部门 14
3．3．4 外部机构 14
3．4 管理方式 15
3．4．1 信息收集 15
3．4．2 信息收集渠道和方式 15
3．4．3 信息处理 16
3．4．4 信息存储 17
3．3．5 信息管理表格 18
3．5 流程设计 20
3．5．1市场信息管理系统流程图 20
3．5．2 信息管理系统流程说明 21
第四部分 纪元光电销售账款管理办法 24
4．1目的 24
4．2 实施范围 24
4．3 管理组织 24
4．3．1 总经理 24
4．3．2 企划部 24
4．3. 3 业务部 24
4．3. 4 财务部 24
4．4管理方式 24
4．4．1 货款回收 24
4．4. 2货款拖欠的处理 25
4．4．3 坏账损失处理 25
4．4．4 应收帐款管理附表 26
第五部分 代理商管理制度 29
5．1 总则 29
5．2 对代理商的支援 30
5．3 附则 30
第六部分 客户管理办法 32
6．1 客户分类管理制度 32
6．1．1 客户的分类及信息收集 32
6．1．2 分类客户享受待遇 34
6．2 信用管理办法 35
6．2．1 目的 35
6．2．2 实施范围 35
6．2．3 各相关岗位、 部门信用管理职能 35
6．2．4 办法正文 36
6．3 客户服务管理制度 39
6．3．1 总 则 39
6．3．2 客户意见调查 39
6．3．3 客户投诉管理制度 39
6．4 管理附表 41
附表1. 客户概要信息记录表 41
附表2. 信息处理单 42
附表3. 实地调查记录表 43
附表4. 客户管理卡 44
附表5. 客户信用管理卡 45
附表6. 客户信用等级分类表 46
附表7. 客户升( 降) 级评审表 47
附表8. 客户投诉核查表 48
附图1 信用管理控制流程 49

第一部分 营销人员工作守则和行为准则

第一条 每位员工都要有高度的责任心和事业心,处处以公司的利益为重, 为公司的发展努力工作。
第二条 树立服务意识, 始终面向市场, 面向用户, 牢记”用户第一”的原则, 主动、 热情、 周到的为顾客服务, 努力让顾客满意。
第三条 员工要具备创新能力, 经过培养学习新知识使个人素质与公司发展保持同步。
第四条 讲究工作方法和效率, 明确效率是企业的生命。
第五条 要有敬业和奉献精神, 满负荷、 快节奏、 高效率是对所有员工提出的敬业要求。
第六条 具有坚韧不拔的毅力, 要有信心有勇气战胜困难、 挫折。
第七条 要善于协调, 融入集体, 有团队合作精神和强烈的集体荣誉感。
第八条 要注意培养良好的职业道德和正直无私的个人品质。
第九条 明确公司的奋斗目标和个人工作目标。
第十条 员工应服从公司的组织领导与管理, 对未经明示事项的处理, 应请示上级, 遵照指示办理。
第十二条 员工应严格保守公司的经营、 财务、 人事、 技术等机密。
第十三条 不利用工作时间从事第二职业或与工作无关的活动。
第十四条 不得损毁或非法侵占公司财务。
第十五条 员工必须服从上级命令, 有令即行。如有正当意见, 应在事前陈述如遇同事工作繁忙, 必须协同办理, 应遵从上级指挥, 予以协助。
第十六条 在公众面前做到仪表整洁, 举止端庄, 行为检点, 谈吐得体。切记每位员工的言行是公司形象和风貌的体现。
第十七条 遵纪守法。

第二部分 营销与运作计划管理办法

2．1流程设计
2．1．1 经营计划管理流程图
编号:
部门名称
纪元光电企划部
流程名称
企划部经营计划管理流程
层 次

概 要
经营计划管理

总经理
主管营销副总经理
企划部
财务部
业务部
办事处
其它

A

C
D
E
F
G
总结评估
审批批
年度
经营计划
目标分解
营销策略
宏观环境信息
结束
绩效考评, 给予相应的奖惩激励
审批
审批
效果评估
实施监控
计划执行
审批
审批
信息汇总

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12
13

14

15

16

17

年终报告
市场计划(各个业务)
市场SWOT分析
分析改进
开始

汇总讨论修正

市场信息

信息反馈
计划修正

市场信息

信息反馈
营销计划

市场信息

公司名称
纪元光电
密 级

共 1 页 第 1 页

签发人

签发日期

2．1．2经营计划管理流程图说明
第一阶段: 信息汇总分析
节点A1、 B1, 相关宏观信息收集
1．公司与经销商、 顾客、 竞争者、 公众在一个更大的宏观环境力量与趋势中运作, 这个环境创造机会也带来威胁。这些力量是不可控制的, 但公司必须监视这个环境和对此做出反应。
2．根据本公司的全年发展战略, 利用各种渠道获得相关的人文、 经济、 自然、 技术、 政治——法律、 社会——文化、 政府、 特殊关系、 未来地区的发展政策等相关宏观信息, 力求获得公司宏观发展趋势的相应资料。
节点C1, 相关市场资料整理
整理并分析营销环境、 营销机会、 行业及竞争因素、 市场发展方向、 潜力、 媒体导向、 企业的竞争实力、 品牌形象、 覆盖范围及领域相关资料。
节点D1, 财务目标分解
提供相应财务目标分解以及全年财务费用预算
节点E1、 F1, 相关客户及市场信息
业务部、 驻外办事处提供相应的客户资料信息、 竞争对手资料、 替代产品的资料、 可能新的进入对手资料等。客户、
节点G1, 其它渠道提供的信息
节点C2, 各方面的资料进行汇总
节点C3, 资料分析
将资料汇总后进行分类分析, 并就公司的发展机会、 威胁、 优势、 劣势进行系统分析找出公司各项产品和业务发展的可能方向及相应策略。

第二阶段: 营销策略的制定
节点C4, 制定年度营销策略
根据上述资料分析, 与主管营销副总经理一起制定营销策略。

第三阶段: 制定经营计划方案
节点C5, 编制年度经营计划草案
1．根据已经确定的年度营销策略, 编制本年度营销计划, 确定全年各种产品和业务的业务目标、 利润目标、 市场目标、 费用目标、 人员目标以及相应的总体进度安排。
2．经营计划方案上报纪元光电总经理。
节点A7、 B7, 审批
1．纪元光电总经理、 主管营销副总经理对年度经营计划进行审查。
2．签署审批意见, 并反馈。
节点D6, 组织相关部门讨论
1．由企划部组织业务部、 生产部、 技术部、 财务部、 人力资源等相关部门对已经提出的年度经营计划进行讨论, 并提出修改意见, 再报送主管营销副经理审批。
2．主管营销副经理审批后, 由企划部负责进行调整并组织讨论, 最终报送纪元光电总经理批准。

第四阶段: 分解年度工作计划
节点G8、 C9 , 分解经营计划
根据年度经营目标和计划, 由企划部及其它相关部门制定本年度的市场计划及营销计划( 细化到各个产品品种) 。
节点B10, 市场计划审批
主管营销副经理对具体的市场操作计划进行审批, 签署审批意见。并最终决定是否执行此计划。

第五阶段: 计划执行
节点C11, 执行计划方案
企划部根据审批过的计划负责实施。
节点B12, 实施监控
主管营销副经理对计划的实行进行监控, 并审批、 处理可能的变化。
节点E14、 F14, 综合评估
1．由企划部牵头, 汇同其它部门针对市场计划实施的实行效果, 进行意见汇总, 并对效果进行评估。
2．提出当前可能的市场变化趋势及相应的处理意见。
节点C14、 B14, 分析调整
1．根据讨论结果, 并结合当前市场的变化情况提出计划改进意见, 并测算可能的费用。
2．出具分析报告以及相应的计划变动说明书。
3．主管营销副经理审批并签署审批意见, 安排企划部组织其它部门讨论并最终变动市场计划。

第六阶段: 年终总结与考评
节点C15, 年终汇报
1．企划部对市场计划完成情况和经营经营状况进行总结分析。
2．年终分析总结、 统计报表及统计分析上交主管营销副经理。
节点B16, 年终总结与考评
1．企划部主任根据计划目标和考核指标, 将一年内企划部的工作做年终总结。
2．企划部主任对企划部的年终汇报进行汇总, 写出年度工作总结。
3．将部门业绩考评结果和年度工作总结上交主管营销副经理。
节点A16, 审批
1．公司总经理对企划部报上来的年终总结和考评方案进行审批。
2．对企划部主任的业绩进行考评。
节点C17、 D17、 E17、 F17, 落实奖惩
根据对各职能部门的绩效考评结果, 兑现奖惩激励。

2．1．3 营销管理流程图
编号:
部门名称
企划部
流程名称
营销管理流程图
层 次

概 要
营销管理
主管营销副经理
企划部
主任
企划部市场研究岗
业务部
VCD
DVD
小碟
异形
A
B
C
D
E
F
G
绩效考评
营销行动方案(调整)
市场推广方案
审批
审批
计划协调

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

落实奖惩

营销效果总结
营销任务执行
营销目标分解
年度营销计划

信息反馈
提出需求
营销策略、 政策制定
结束
开始

各办事处
营销方案调整

提出需求
提出需求

个人营销目标
提出需求
相关部门配合

公司名称
纪元光电
密 级

共 1 页 第 1 页
编制单位

签发人

签发日期

2．1．4 营销管理流程图说明
第一阶段: 制定年度营销计划
节点D1、 E1、 F1、 G1, 各产品营销方案的提出
业务部负责人按照产品类别分别提出年度各产品营销支持需求。
节点B2、 C2, 年度营销计划
1．由企划部市场研究岗根据业务部提出的营销需求和公司要求, 负责制定年度营销计划方案草案, 并经企划部主任审定。根据市场竞争趋势、 年度业务目标、 公司资源等因素设定理想的营销目标。
2．制定的年度营销计划草案经主管营销副总经理审核并经大会讨论经过后, 下达年度营销计划。

第二阶段: 营销管理体系的建立、 调整和完善
节点C3、 B4, 营销策略、 政策制定
1．企划部市场研究岗根据年度营销计划会同业务部及各办事处主任就各业务产品、 价格、 渠道、 促销等制定明确的策略。
2．营销策略和政策报企划部主任审批经过后正式实施。
节点C5、 D5、 E5、 F5, 营销行动方案
企划部为主, 召集运行、 维护、 建设, 业务部、 财务部等相关部门根据营销策略和政策制定具体营销行动方案, 包括市场拓展、 客户开发、 新业务推广、 营销费用分解、 业务整合、 营销方案等。

第三阶段: 营销业务管理阶段
节点C6, 营销目标分解
为真正落实年度营销计划, 企划部需要将营销指标分解, 以便有的放矢, 心中有数。营销指标的分解应落实到业务类别、 部门类别、 办事处类别、 时间类别、 人员类别, 使日常的营销活动真正处于管理状态, 做到即时掌握营销信息并得到及时的执行信息反馈, 并进行动态的调整, 保证营销指标的落实。
节点E6, 各办事处营销方案的调整
办事处营销指标分解落实, 并根据不同区域市场的特点和客户情况对营销方案进行调整, 可能的情况下把目标分解到人。
节点C7: 营销任务的执行
1．企划部在日常的业务管理活动中, 要有效监控营销业务的顺利进行, 并根据营销进展情况及时调整营销策略和政策。
2．在营销管理过程中, 要制定有效的管理办法保证及时完成营销指标, 做好营销人员的后勤保障和公司内部其它部门的技术支持和沟通协调等工作。并得到及时的执行信息反馈, 并进行营销方案的动态调整, 保证营销方案的正确执行。
3．渠道管理过程中, 要注意渠道能力和规模的持续评估。在市场不断拓展, 不断开发新客户和新的代理商的同时, 也要不断选择淘汰不符合公司要求的代理商。
4.价格管理过程中, 企划部与业务部根据各地市场情况制定相适应的价格体系, 并制定明确的对代理商的业务量的价格返点制度, 注重销售利润的合理分配, 同时保证价格体系的保密, 并确保低价销售充量情况的不发生。
5.在促销管理过程中, 要注意促销行动按计划进行, 各项里程碑的如期实现, 并注重促销行动的成本控制和效果评估。

第四阶段: 营销业绩的总结、 评估兑现和奖惩激励
节点C8、 B9: 营销业绩的总结评估
1．根据营销执行的效果, 及时定期总结得失, 分析营销业绩成败原因, 提出下一阶段的注意事项和调整措施, 使营销管理水平不断跨越新台阶。
2．根据实际的营销业绩, 逐级考评。
节点C10: 落实奖惩
按照实际考评结果, 对各级责任人落实营销激励和惩罚措施, 保证营销激励和约束政策的严肃和公平

2．1．5 运作管理流程
编号:
部门名称
生产部
流程名称
营销管理流程图
层 次

概 要
营销管理
生产及行政副总
生产部主任
生产调度
财务部
业务部
技术部
供应部
业务总助
业务助理
A
B
C
D
E
F
G
H

1

2
3

4

5

6

7

8

下达日生产计划
审核
生产设备消耗、 原辅材料消耗统计
提供设备实际情况
接收业务订单
提供原辅料实际情况
汇总订单并下达生产指令
成本核算、 与预算对比
运作绩效目标考察
奖惩
结束
开始

公司名称
纪元光电
密 级

共 1 页 第 1 页
编制单位

签发人

签发日期

2．1．6 运作管理流程图说明
第一阶段: 客户订单接收
节点F1, 业务助理接收订单。
业务助理每天接收来自广州办事处、 北京办事处以及公司的订单, 并根据客户等级和金额等级做好排序。

第二阶段: 生产安排
节点G2、 H2、 E3、 C3、 C4, 根据生产支持能力情况, 排单生产。
1． 技术部将设备使用实际能力情况提供给业务总助, 供应部将原辅材料供给实际能力提供给生产调度, 生产调度再传递给业务助理;
2． 业务总助汇总业务助理所接收的所有订单, 根据每天的实际产能安排日产情况;
3． 生产调度根据所分解的月度生产计划和每天的实际产能, 将业务总助传递的订单以生产指令的形式安排下达到各车间班组。
业务总助排单遵循以下原则:
0 高单价优先( 新客户)
0 高合同金额优先( 新客户)
0 高客户分级优先
0 货款预付及现结款优先

第三阶段: 运作绩效总结, 评估兑现和奖励惩罚
节点B5、 C6、 A7, 统计生产成本并对比预算, 进行运作绩效考察。
1． 生产部每月统计生产的原辅材料消耗情况, 技术部统计设备消耗和工具、 零配件等消耗情况, 传递给财务部; 生产部统计实际产量传递给主管上级;
2． 财务部根据每月预算的情况进行对比, 考察成本是否在预算的控制范围之内;
3． 根据实际运作水平, 逐级考评。
节点8, 实施奖惩。
按照实际考评结果, 对各级责任人落实运作激励和惩罚措施, 保证运作激励和约束政策的严肃和公平。

第三部分 信息管理办法
3．1意义
市场信息管理系统是市场营销管理的基石。经过这个系统, 能够将市场现状进行完整地描述。借助对市场各个组成部分和影响环境的系统分析, 公司能够有效地设计和调整现有的营销战略, 发挥内部整体资源优势, 赢得市场。
该管理办法主要目的是在过程和内容方面规范市场信息收集、 整理和分析工作, 提高信息的利用效率和营销价值。
3．2 使用范围
本办法适用于业务部经理、 办事处主任、 业务员以及市场研究、 开发和营销策划人员。
本办法涉及对象包括普通用户、 大客户、 竞争对手和市场环境的信息和数据。
3．3 管理组织
执行信息管理的管理组织由业务及供应副总、 企划部、 业务部、 信息工作小组以及部分外部机构。
3．3．1 主管部门
公司信息管理的主管部门为企划部。
企划部负责市场信息管理系统的设计、 维护、 日常的信息表格和分析报告的编制管理工作。
企划部主任负责就市场信息系统管理的主要工作与总经理保持经常性的联系。
企划部的市场研究岗位的工作人员负责市场信息管理系统的日常管理和维护工作。
业务部作为主要的配合部门, 负责收集各项市场信息, 并按期传递至企划部的市场研究岗位的工作人员处。
3．3．2 运行组织
跨职能部门的市场信息管理工作小组是市场信息管理工作的具体执行组织。该工作小组由业务及供应副总担任组长, 企划部主任担任副组长, 业务部的市场信息管理岗位的工作人员和其它各直接执行部门的相关岗位的工作人员担任小组成员。市场信息管理岗位的工作人员负责本小组内部的工作安排和交流。
工作小组负责已经确定的市场信息管理系统的流程设计, 信息表格、 信息搜集方法、 信息分析报告结构和内容的设计。
工作小组每月就市场信息管理系统的运行状况进行交流和分析, 对不符合的工作内容和过程进行相应的调整。
3．3．3 执行部门
直接执行部门为业务部。
业务部主任负责本部门内市场信息管理的组织和管理工作。委派所需的人员负责本部门内部信息和数据的搜集和整理, 并按时向市场信息管理岗位的工作人员汇报和交流。
如果在内部信息和数据收集过程中出现问题, 应及时通报市场信息管理岗位的工作人员, 由双方商谈解决或者请示业务部主任和主管经理解决。

3．3．4 外部机构
外部机构主要有市场调查公司、 临时聘任人员。
市场调查公司作为专业的用户和市场的调查和分析机构能够为公司的市场营销战略提供准确的有效的决策基础。公司能够每年请市场调查公司作光电用户市场的整体调查和分析。市场调查和分析的具体内容、 时间和费用计划应由市场信息管理岗位的工作人员进行设计, 并报请企划部主任和总经理; 在市场调查和分析的过程中, 负责与市场调查公司的协调和监控工作, 对出现的异常事件应及时报请企划部主任, 共同妥善解决。
公司能够聘任临时人员对竞争对手的经营活动和促销活动进行调查和了解, 用公正的手段搜集竞争对手的公开信息。市场信息管理岗位的工作人员负责招聘、 选择和管理这些临时聘任人员。在定期和不定期的调查项目中, 市场信息管理岗位的工作人员设计调查目的、 内容、 方法和费用, 并报请企划部主任。
3．4 管理方式
3．4．1 信息收集
业务部所有办事处主任和业务员每月5日和每月20日将填写完成的《市场信息表》交予业务助理, 业务助理整理后交予市场信息管理岗位的工作人员, 市场信息管理岗位的工作人员于每月10日和每月25日根据所收集的信息经过分析,整理后形成《信息分析报告》。若遇特殊或需马上做出处理的紧急信息, 办事处主任和业务员应立即填写《市场信息表》并交于市场信息管理岗位的工作人员处。在调研中调研人员必须遵循实事求是的基本原则, 以保证调查工作的质量。
3．4．1．1 客户信息收集
对新客户及老客户的动态的信息的收集.其中包括客户姓名,客户经营状况,财务状况,及各类动态信息.由市场部所有人员填写相关《客户管理卡》。
3．4．1．2 新技术、 新产品信息收集
以了解光电行业和相关行业的各种新技术应用和新产品开发、 出现的信息为目的, 以设备使用、 新生产工艺、 新产品类型为主要内容。
3．4．1．3 行业信息收集
以了解光电市场现状, 摸清市场潜力, 适应市场变化, 开拓和占领市场为目的。以全国光电产品市场规模新技术、 行业动态、 发展方向为主要内容。
3．4．1．4 竞争对手信息收集
对相互竞争的同行企业情况的调查研究, 以便知己知彼, 争取主动, 同时也理顺与竞争对手的关系, 促进企业在竞争中谋求发展。其内容包括对手的销售策略、 销售手段、 产品价格、 生产状况,新产品开发动向及新的管理方法。
3．4．2 信息收集渠道和方式
市场信息的获得方式决定了信息搜集的完整性和时效性。市场信息的搜集方法包括:
1．表格填写:
a) 普通用户在申请和开办业务时, 能够自己填写用户基本资料统计表。
b) 普通用户在办理业务投诉时, 能够自己填写用户基本资料统计表。
2．人员访问:
a) 业务部经理在访问重要客户的时候, 能够就相关问题进行询问, 作相应的记录, 整理并填写访问表格。
b) 业务部经理在访问重要客户的时候, 能够适当询问竞争对手的服务情况和经营情况, 作相应的记录, 整理并填写访问表格。
3．电话访问:
a) 业务部定期对大客户进行电话访问, 并填写指定的访问表格。
b) 业务部对投诉处理后的普通用户进行电话回访, 并填写指定的访问表格。
4．小组讨论会:
业务部能够不定期举行普通用户和重要客户的小组讨论会, 对公司即将推出的新产品、 促销活动、 和原有的产品和业务的市场前景和使用状况进行定性的研究。
5．神秘顾客调查:
a) 公司可聘用、 培训和指派临时聘任人员对竞争对手的业务部门、 促销活动以及其它经营活动进行定期和不定期的神秘顾客调查。
b) 临时聘任人员可定期对竞争对手产品和价格动态进行调查和搜集。
c) 临时聘任可不定期地对竞争对手网络建设项目进行实地调查和观察。
6．问卷调查:
a) 企划部能够针对具体的目的, 如新产品和业务的市场潜力、 用户使用特征等, 自己设计用户调查方案, 聘任临时人员进行用户的问卷调查。
b) 企划部能够聘请外部市场调查公司进行专业的用户调查。
3．4．3 信息处理
信息和数据的分析报告是对简单和表象的市场数据进行的深度加工, 以便于揭示和解释市场的真实原貌, 使营销决策更具实用性和适用性。
分析报告的数据来自原始的信息表格。
一般需要对信息表格的数据进行总数和均值的分类计算。
企划部的市场信息管理岗位的工作人员是编制分析报告的执行主体, 信息报告涉及的其它相关部门和人员应在分析报告的编制过程中给予足够的协助, 并针对某些异常的分析结果进行解释和分析。
分析报告是市场信息管理系统的最终产品, 应得到公司的相应的重视。
分析报告的主要用途:
1．企划部日常的营销活动
2．公司每月的经营分析
3．新产品和业务的营销策略设计
4．公司和企划部的促销活动、 广告的设计
5．公司和企划部、 业务部的营销业绩考核
6．公司每年的销售计划制定和任务分解

信息分类
分析报告
执行部门
数据分析
时间特征
普通用户信息
用户分析报告
企划部
简单统计
月报
市场调查报告
市场调查机构
综合分析
不定期
重要客户信息
重要客户分析报告
企划部
简单统计/文字描述
月报
竞争对手信息
竞争对手分析报告
企划部
简单统计/文字描述
月报
市场环境信息
市场环境分析报告
企划部
简单统计/文字描述
周报/月报

3．4．4 信息存储
企划部市场信息管理岗位的工作人员负责以往信息表格和分析报告的归档、 台帐登记和保管。
信息表格和分析报告原则上仅供公司高层领导和企划部主任、 业务部主任使用, 不能外传。对信息表格和分析报告的借阅, 企划部信息管理岗位的工作人员应进行准确的记录。
公司应对信息表格和分析报告进行资料的分级管理, 设置A、 B级。
A级: 绝对机密, 仅供公司经理和企划部主任、 业务部主任使用
B级: 机密, 供中层及相关部门经理或主任以及企划部、 业务部内部使用
A级资料包括:
1．竞争对手的信息表格和分析报告
2．重要客户的信息表格和分析报告
B级资料包括:
1．普通用户的信息表格和分析报告
2．市场环境的信息表格和分析报告
信息表格和分析报告等资料应注意防火防盗, 电子文本应留有备份文件, 并保证安全储存。
3．3．5 信息管理表格
《客户管理卡》( 见《客户关系管理办法》)

市场信息表
内容
描述
影响
新技术、 新产品信息
技术出现:

工艺改进:

新产品:

行业信息
政策法规:

市场规模:

行业动态:

区域发展方向:

竞争对手信息
竞争策略:

销售手段:

产品价格:

生产状况:

内部管理变化:

新竞争对手出现:

3．5 流程设计
3．5．1市场信息管理系统流程图
部门名称
企划部
流程名称
市场信息管理体系流程
层 次
1
概 要
市场信息管理

公司主管
副总经理
企划部主任、 业务部主任
市场研究岗位
业务助理
业务统计
办事处
外部机构

A
B
C
D
E
F
G

1

2

3

4

5

6

7

8

9

审核

使用反馈、 业务交流和系统分析
市场信息管理系统设计和调整
( 信息表格和分析报告设计、 信息搜集渠道及方法设计)
信息表格和分析报告的使用

开始
分析报告
信息表格汇总
市场环境信息

市场信息、 竞争对手动态信息

y
客户基础信息
竞争对手基础信息

客户动态信息
竞争对手动态信息

用户动态信息
市场信息、 竞争对手动态信息

竞争对手信息
用户调查

公司名称
纪元光电
密 级

共 1 页 第 1 页

签发人

签发日期

3．5．2 信息管理系统流程说明
第一阶段: 系统设计和调整阶段
节点A1、 B1、 C1、 D1、 E1、 F1, 系统设计和调整
由企划部市场研究岗位的工作人员召集业务部业务助理、 业务统计等相关人员对公司的市场信息管理系统进行设计。并制定公司市场信息管理的半年度成本预算。报请企划部部主任和公司主管经理。
每半年由企划部市场研究岗位的工作人员召集各部门相关人员对现有的市场信息管理系统进行再设计和调整。并报请企划部主任和公司主管经理。
设计并印制所需的表格和报告, 并下发至每个相关人员。

第二阶段: 信息搜集、 整理和汇总阶段
节点E2, 重点客户和竞争对手基础信息搜集和整理
按照设计的大客户基础信息表格和竞争对手竞争基础信息表格的要求, 将原有的信息进行分类和整理。
针对当前缺少的和不准确的信息内容进行搜集。
填写和整理相应的表格。
节点C3, 信息搜集和整理开始
每个财务月的开始, 各相关人员开始各自的准备工作,
公司主管经理和企划部主任、 业务部主任可根据市场的具体状况提出临时性的信息搜集要求, 市场研究岗位的工作人员根据要求设计具体的信息搜集方式和内容; 如需其它部门协作, 则通知相应的人员, 并提供具体的表格和文档资料。
节点C4、 D4、 E4、 F4、 G4, 市场信息搜集和整理
各部门相关人员和外部机构根据相应的表格要求的内容, 按照指定的搜集方式, 进行信息的搜集和整理
对于信息搜集过程中出现的异常现象, 各部门相关人员应及时通知市场研究岗位的工作人员, 并共同探讨解决方案。如出现重大异常现象, 须报请业务部主任、 企划部主任和公司主管经理。
节点C5, 市场信息汇总
在每个财务月结束的当天, 各部门相关人员和外部机构将搜集和整理完成的信息表格交付给市场研究岗位的工作人员。
市场研究岗位的工作人员对汇集上来的所有表格进行分类、 整理, 并登记表格档案。

第三阶段: 分析报告编制
节点C6, 分析报告编制
市场研究岗位的工作人员在上个财务月结束后三个工作日内, 根据要求编制分析报告, 并提交给企划部主任审核。
节点B7, 分析报告审核
企划部主任在一个工作日内对本月所有的分析报告进行审核, 并将修改意见传达给市场研究岗位的工作人员。
市场研究岗位的工作人员对相应的内容进行修改和完善。

第四阶段: 信息表格和分析报告的使用
节点A8、 B8、 C8、 D8、 E8、 F8, 信息表格和分析报告的使用
市场研究岗位的工作人员将分析报告整理和登记, 每份报告制作副本一份, 用于公司内部的借阅。
市场研究岗位的工作人员应制作当期分析报告的电子版本, 以便保存。
公司内部具有报告使用权限的相关人员在借阅报告时需填写借阅目的和借阅时间( 一次借阅时间原则上当日归还) 。
借阅人员在使用报告的过程中, 不得随意将报告内容泄露或出示给其它人员( 包括公司内部人员和外部人员) ; 注意保管好报告, 不得将报告带出公司。
各部门的借阅人员在各自的工作中使用信息表格和分析报告。

第五阶段: 使用反馈、 业务交流和系统分析
节点A9、 B9、 C9、 D9、 E9、 F9, 使用反馈、 业务交流和系统分析
市场研究岗位的工作人员应随时了解报告借阅人员在使用报告过程中对报告的意见和建议, 记录并保存。
在当月所有分析报告完成后的两个工作日内, 市场研究岗位的工作人员召集所有其它部门的相关人员, 对当月的市场信息管理工作进行交流和讨论, 在会上针对所提出的信息搜集和整理方面的问题, 以及报告借阅人员的意见和建议, 参会人员应展开积极的讨论, 提出解决方案。对难以解决的问题应先提出初步的解决方案, 报请企划部主任和公司主管经理。
市场研究岗位的工作人员应将每次业务交流会议的讨论结果记录和整理, 并对原有的市场信息管理系统进行初步的整体分析。

第四部分 纪元光电销售账款管理办法
4．1目的
为了有效的规范公司经营管理中的客户风险和应收账款的控制, 以减少信用风险损失, 树立公司形象, 提升客户群质量, 特制定本办法。
4．2 实施范围
本办法适用于公司与销售活动有关的部门和人员。
4．3 管理组织
4．3．1 总经理
职责: 负责审批超出信用范围的政策。
4．3．2 企划部
职责: 负责制定公司信用管理制度; 负责组织信用等级和信用额度的评审工作; 负责信用管理中事件的处理; 负责信息库的建立和维护; 负责一定时限后账款催收。
4．3. 3 业务部
职责: 负责销售信息的提供; 负责一定时限内账款的催收工作; 负责制定客户开发计划。
4．3. 4 财务部
职责: 负责应收账款财务核算工作; 负责坏账的处理工作。
4．4管理方式
4．4．1 货款回收
业务部负责货款回收, 企划部负责对货款回收进行监控。公司各相关部部门负责向企划部提供资料。
- 业务部于每月初向企划部提供上月《销售回款计划完成情况报表》。
- 财务部于每周末提供回款记录、 销售收入和应收账款明细表。
- 企划部根据《销售回款计划完成情况报表》对应收账款的收回时间加以分类, 统计各时间段内支付的或拖欠的应收账款情况, 从而监督每个客户的应收账款支付进度, 对不同时间段内的逾期账款采取不同对策, 报公司领导、 业务部和财务部, 对应收账款实行动态跟踪监督管理, 以便及时督促业务部对欠款客户进行提示或催收。
- 业务部业务人员对账期内货款进行催收, 超出账期货款, 在超期一个月之内依然由业务员催收。
- 业务部业务员每月月末汇总超过账期一个月的未回收账款, 编制《超账期应收账款报表》。
- 客户货款超过账期一个月的, 由公司企划部法务管理人员经过其它程序组织进行催收。
4．4. 2货款拖欠的处理
当客户违反信用条件, 拖欠甚至拒付账款时, 由企划部按照制定的收账方针负责制定收账措施。
a) 填写《危险客户评议表》, 检讨现有的信用标准及信用审批制度是否存在纰漏, 重新对违约客户的资信等级进行调查、 评价。
b) 对于信用记录一向正常客户, 能够去电、 去函、 派人与客户沟通, 解决账款拖欠问题。
c) 对于信用品质恶劣的客户从信用名单中排除, 对所拖欠的款项可经过信函、 电讯、 派员的方式进行催收, 并提出警告, 甚至经过法院裁决。
d) 组织专人或委托收账代理机构进行催收工作。
4．4．3 坏账损失处理
财务部建立弥补坏账损失的准备制度, 当客户拒绝付款或已经完全丧失了付款能力, 导致账款无法收回时, 公司能够从坏账准备金中充减。

4．4．4 应收帐款管理附表
危险客户评议表
评议项目
基本判断假设
订单额度变化

回款情况变化

经营者变化

账期变化

定义:
订单额度变化: 考察每月客户平均订单增减幅度变化。
回款情况变化: 以《销售回款计划完成情况报表》中回款率未指标考察。
账期变化: 客户新签订合同账期的变化要求。

销售回款计划完成情况报表
客户
本月
账期内
计划完成量( 合计)
实际完成量( 合计)
回款率
计划量
实际量
计划量
实际量

填表人: 审核: 审批:

客户
合同编号
超期( 天)
合同金额
未收账款额度
客户地址
客户联系人
联系电话
原因