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行政总监岗位说明书

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”行政总监”职务描述

职务名称: 行政总监
直接上级: 总经理
直接下级: 行政部经理、 保卫部经理
本职工作: 统筹管理公司政务、 事务、 安全保卫、 内部服务与对外联络工作。

工作责任:

一、 业务职责
1、 参与制订公司年度总预算和季度预算调整, 汇总、 审核下级部门上报的月度预算并参加公司月度预算分析与平衡会议。
2、 负责公司行政方面重要会议、 重大活动的组织筹备工作。
3、 领导公司的后勤服务工作, 创造和保持良好的工作环境。
4、 定期组织做好办公职能检查, 及时发现问题、 解决问题, 同时督促做好纠正和预防措施工作。
5、 负责定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审。
6、 接待公司重要来访客人, 处理行政方面的重要函件。
7、 领导公司的防火安全、 保卫工作并定期组织检查, 保证公司安全。
8、 组织公司有关法律事务的处理工作, 指导、 监督检查公司保密工作的执行情况。
9、 负责协调公司系统间的合作关系, 先期调解工作中发生的问题。
10、 负责公司管理模式执行情况的检查工作, 汇总各部门的反馈意见, 整理分析后向总经理汇报。
11、 掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况, 适时向总经理汇报。
12、 代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。

二、 管理职责

1、 组织建设
( 1) 、 参与讨论公司部门级以上组织结构;
( 2) 、 确定下级部门的组织结构;
( 3) 、 当发现下级部门的岗位设置或岗位分工不合理时, 要及时指出问题, 作出调整, 并通知人力资源部。
2、 招聘及任免
A、 用人需求
( 1) 、 提出直接下级岗位的用人需求, 并编写该岗位的岗位职责和任职资格, 提交给总经理确认;
( 2) 、 确认直接下级提交的用人需求( 含岗位职责和任职资格) , 并提交总经理确认。
B、 面试
( 1) 、 进行直接下级岗位的初试;
( 2) 、 进行直接下级的直接下级岗位复试, 并做最后确定;
( 3) 、 组织参与面试的人员。
C、 不合格员工处理
( 1) 、 提出对不合格直接下级的处理建议, 提交总经理确认;
( 2) 、 确认直接下级提出的对不合格员工的处理建议, 提交给人力资源部。
3、 培训
( 1) 、 提出对直接下级的培训计划, 提交总经理确认;
( 2) 、 确认直接下级提出的培训计划, 提交人力资源部。
4、 绩效考评
( 1) 、 提出直接下级的绩效考评原则, 提交总经理确认;
( 2) 、 根据总经理确认的绩效考评原则, 与人力资源部经理商讨并确定绩效考评方法;
( 3) 、 对直接下级进行考评, 并进行考评沟通。将考评结果提交人力资源部。
5、 工作沟通
( 1) 、 汇总工作报告, 并与总经理进行信息沟通, 同时将这些信息传递到直接下级;
( 2) 、 负责将公司的政策、 原则、 策略等信息, 快速、 清晰、 准确地传达给直接下级;
( 3) 、 确定书面的交互式的工作通报制度, 与直接下属进行沟通。
6、 激励
( 1) 、 提议下级部门和直接下级的激励原则, 提交总经理确认;
( 2) 、 根据总经理确认的激励原则, 与人力资源部经理商讨并确定激励方法。
7、 经费审核与控制
( 1) 、 依据财务制度审批下级部门的各项花费, 并确认支出的合理性;
( 2) 、 监督并控制下级部门的费用支出, 并向总经理进行费用月报。
8、 工作报告
( 1) 定期将自己的各项工作及下级部门工作以书面的形式向总经理报告。
9、 表现领导能力
( 1) 、 指导、 鼓励、 鞭策下级, 使下级能努力工作;
( 2) 、 有办法提升下级的工作效果和工作效率;
( 3) 、 能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。
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