合同档案归档制度.docx

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合同档案归档制度
合同档案归档制度
为规范股份公司合同文档管理工作，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，保证合同档案的完好性及保密性，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、合同档案归档范围
本制度所指的`合同档案是公司在项目建设和业务经营中形成的各类合同、合约、协议等文本。包括：合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料。
二、合同档案管理原则
1、合同档案实行由股份公司、各产业、公司办公室集中统一管理，以确保档案的完好、安全和有效利用。
2、各办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管本单位全部合同文档。
3、各办公室应确定一名兼 (专)职合同档案员负责合同文档管理。
三、合同档案的移交
1、在正式签署合同后三个工作日内须将合同正本原件(包括：合同文本及招标文件、应标文件(投标文件)、会议纪要、合同评审表等相关材料)移交办公室1份。档案归档制度2、合同文档移交时，必需在《合同档案交接表》上登记，以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同档案的归档
1、合同档案以专项档案进行单独立卷归档。
2、合同文档以年月结合项目性质进行分类编号。
3、必需建立合同档案管理台账，记录合同编号、合同名称、签约日期、承办部门及人员、对方当事人名称、合同标的(合同总额)、履行状况等事项，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。
4、合同档案必需在合同变更、或履行完毕后，准时系统整理、装订归档，并在每年一季度对上年度档案按短期、长期、永久(永久、30年、10年)期限归档保管。
5、合同档案的销毁严格根据股份公司档案管理制度相关条款执行。
6、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明缘由，准时处理，并追究相关人员责任。
7、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
五、合同文档的查阅
1查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经主管领导、办公室主任签字同意后，合同管理员方可办理借用、调阅手续。合同借用、调阅原则以影印件借出，合同原件无特别状况不得外借。
2、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。
3、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以惩罚。
六、合同档案的监督检查
股份公司综合办公室具有对各成员企业合同档案监督检查职能，利用每半年一次的档案管理监督检查，对合同档案一并检查考核。
七、本制度由股份公司综合办公室负责解释，自下发之日起执行。

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