与顾客有关的的过程控制程序.docx

与顾客有关过程控制程序

批准人： 实施日期：
1.目的
通过对顾客要求及期望的识别，明确顾客的要求，对顾客的期望和要求进行评审，确保准确的理解要求，使公司具备满足合同要求的履约能力。
2.适用范围
本程序适用于各类招投标文件、合同的评审控制。
3. 职责
3.1总经理或其授权代理人：负责投标决策及合同的最终审定，并在合同书上签字。
3.2副总经理：负责组织投标，确定投标和报价策略，重要的投标和报价需报告总经理，主持招投标文件的评审会议（标前评审）和合同签订前评审会议。
3.3经营部：负责投标前及合同签订前评审，实施公司投标工作和在合同实施过程中与顾客的沟通，负责合同修订的评审。对合同价款、付款方式、资金等条款进行评审。
3.4工程部负责评审技术、质量、安全、环境等条款。
3.5资源部负责评审人力资源、基础设施能否满足顾客要求。
3.6项目管理／监理部项目负责人负责办理对工期、造价影响不大的“合同变更通知单”，项目部负责顾客财产的管理。
4.工作程序
4.1与产品有关要求评审范围划分
4.1.1顾客直接组织招投标／议标，由经营部组织实施标前评审和合同评审。
4.2与顾客有关过程分为以下五个阶段：
收集、筛选信息阶段→向顾客提出申请阶段（划卡）→资格预审→编制投标文件阶段(标前评审)→合同签订阶段（合同评审）
4.3与产品有关的要求确定
4.3.1经营部及时收集市场信息，进行分析整理筛选，全面理解顾客对产品的要求和顾客对公司的要求，在满足顾客要求前提下划卡报名。
4.3.2经营部在规定时间内向顾客提出能够满足要求的资格预审文件。
4.3.3经营部在接到招标文件后，研究招标文件、合同条款以及顾客规定的要求后，
确定：
1、顾客规定的要求，包括对交付及交付后活动的要求；
2、顾客虽然没有明示，但规定用途或已知的预期用途所必须的要求；
3、与产品有关的法律法规的要求；
4、公司内部确定的任何附加要求。
4.3.4在招标文件要求勘查现场或对招标文件有疑问时由经营部汇总与顾客进行沟通，确定后下达投标文件编写任务。
4.4与产品有关要求的评审
根据已确定的产品有关的要求，在向顾客做出提供产品承诺之前及合同签订或更改之前均应进行评审，以确保：
1、产品要求得到规定；
2、与以前表述不一致的合同要求已予解决；
3、公司有能力满足规定的要求。
如果顾客提供的要求没有形成文件，在接受顾客要求前由经营部对顾客要求进行确认，并予以记录。
4.5投标文件的评审(标前评审)
4.5.1由工程部负责参加标前会议及现场勘察，调查项目所在地的市场行情、工程地质、水文、气象、交通运输、供水、供电、社会状况和风土民情，为编标提供准确的基础资料。
4.5.2由经营部负责购买、收集、整理顾客合法、有效的招标文件并组织审查，确保招标文件的完整性。编标人员熟悉招标文件并进行审查，就审查中发现的问题，及时向顾客质疑，对顾客提供的澄清文件和补充资料及时审查，更改错误，以避免错误执行文件，做到与顾客的及时沟通，并管理与顾客沟通时的有关记录、信函等资料。
4.5.3经营部组织相关部门编标并实施认真细致的核对，以使投标文件准确无误，满足招标文件的要求。
4.5.4经营部以会议形式组织有关职能部门对招、投标文件进行评审，并做好会议记录。评审中有关部门评审人员填写《招、投标文件评审报告》，并经副总经理审核。评审报告应对招标文件的合法性、有效性和完整性，投标文件是否满足招标文件要求和对顾客承诺的保证能力，报价的合理性，管理大纲的可行性、先进性提出结论性判断，
必要时外请专家审核。
4.5.5经营部负责填写《招、投标文件评审报告汇总表》，提交副总经理审批。
4.6合同签订前评审
4.6.1合同准备
经营部负责起草合同书文本草案或审查顾客提供的合同文本草案，并与投标文件、投标澄清文件、承诺条件、合同书比较，提出问题和修改建议，与顾客洽谈协商，取得一致。
4.6.2合同评审
1、经营部组织有关部门对合同文本草案进行评审，评审中有关部门评审人填写《合同评审报告》，经营副总审核。评审报告应对顾客要求、承包方式、承诺或保障能力、合同的可行性及履约能力做出论断。
2、经营部负责将经审核的报告汇集，编制《合同评审报告汇总表》，提交公司总经理审批。
4.6.3合同签订
合同评审审批后，由经营部组织正式签订合同，由总经理或其授权的代理人在合同书上签字后生效。
4.7合同修订评审
4.7.1合同在履行过程中，由于顾客要求或客观因素的影响，引起原合同条款规定内容发生变化时，应对原合同进行修订并重新进行合同评审。
4.7.2一般变更，不影响原策划方案，并对工期、造价影响不大时，项目管理部项目经理或监理部总监与顾客驻工地代表协商，办理“合同变更通知单”，双方签字后执行，并将“合同变更通知单”及时传递到经营部、财务部。
4.7.3重大变更引起原合同中工程内容、范围、工期、造价变化较大时，由项目管理／监理部做好前期商洽的记录，对合同修订的内容提出意见和建议，由经营部重新对合同进行评审，经营部在评审记录上签字，将评审结果与顾客协商一致，签订修订合同，作为原合同补充，并及时传递给原合同持有人，交财务部归档。
4.7.4当出现工程项目停、缓建时，项目管理／监理部应及时报副总经理和经营部，按合同条款做出处理。
4.8合同文件传送

经营部将签订的合同书发放或传阅到有关职能部门和项目管理／监理部，合同修订后及时按原合同发放范围进行发放，并做好登记签收。
4.9合同评审记录的保存
经营部负责对合同评审会议内容做好记录，将合同有关的资料及合同文件一并保管存档。工程缺陷责任期后，除将合同文本(正本)交财务部存档外，其余资料按《记录控制程序》执行。
4.10与顾客的沟通
合同实施过程中与顾客的沟通执行《协商与信息交流控制程序》中相关内容。顾客满意度测量执行《顾客满意度测量办法》。
4.11顾客财产的管理
项目部对顾客提供的图纸、资料地质勘察报告、办公设备等顾客财产应识别其适用性，分类进行登记，妥善保管，如有损坏、丢失、不适用的情况及时向顾客报告，并保留记录，项目管理／监理工作完成后完整归还顾客。
5.相关文件
5.1《协商与信息交流控制程序》（YNW/CX－04-2006）
5.2《记录控制程序》（YNW/CX－02-2006）
5.3《顾客满意度测量办法》YNW/ZC-01-2006
6.相关记录
6.1《招、投标文件评审报告》CX6-1-
6.2《招、投标文件评审报告汇总表》C6X-2-
6.3《合同评审报告》CX6-3-
6.4《合同评审报告汇总表》CX6-4-
6.5顾客财产清单
.附录1：与顾客有关过程流程图

市场调研、收集信息刷卡
经营部

负责取、送和主持编写预审文件
经营部

管理构想、设备
工程部
人员配置
资源部

负责索取、主持编写投标文件
经营部

管理大纲、设备
工程部
人员配置
资源部

组织投标文件的评审
经营部

内部审核
总工程师
外部审核
专家

组织合同的评审
经营部

总工程师
工程部
资源部

总经理或授权人审批

签订合同
经营部

重大合同变更
经营部
一般合同变更
项目管理部

招、投标文件评审报告
CX6-1-
项目名称

组织部门

评审时间

地 点

评审部门

姓 名

职 务

评审内容
及 意 见

副总经理
审核意见

注：1.本表由相关职能部门填写。
2.由经营部统一收集交有关领导审核。

招、投标文件评审报告汇总表
CX6-2-
项目名称

组织部门

参加评审部门 及评审人员

评审结论

副总经理
审批意见

签名：　　　　　 　　年　 月 日
注：本表由经营部填写。

合同评审报告
CX6-3-
合同文件名称

组织部门

评审时间

地 点

评审部门

姓 名

职 务

评审内容
及意见

审核意见

注：1.本表由相关职能部门填写。
2.由经营部统一收集交有关领导审批。

合同评审报告汇总表
CX6-4-
合同文件名称

组织部门

参加评审部门 及评审人员

评审结论

总经理审批 意见

签名：　　　　　　 　 年　 月 日
注：本表由经营部填写。