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甲供物资管理办法及实施细则

1、 总则
1.1 甲供物资（以下简称“物资”或“甲供材料”）是指由合约管理部为公司自营、合作、对外总承包项目采购的材料、设备。
材料包括：钢筋、砼、外墙砖、抛光砖、涂料、屋面瓦、保温材料、电线电缆、配电箱、给排水管材、水电表、热量表、门窗、阀门、散热器片、非标准灯具、康体娱乐设施及样板间用装修饰面材料。
样板间用装修饰面材料包括地板材料、洁具、龙头、卫浴五金、移门、淋浴隔、门锁、厨柜、炉具、热水器、抽油烟机、浴霸、排气扇材料等。
设备包括：电梯、发电机组、配电柜、变压器、水泵、变频柜、空调主机、空调末端、冷却塔、家用及商用中央空调、锅炉、通风设备等。
物资采购种类由合约管理部根据项目特点参照常规采购范围确定。
1.2 在自营项目上，合约管理部以项目公司名义办理招标采购，签订采购合同；分包商认可项目公司等同于中海兴业（西安）有限公司。在合作项目上，合约管理部如以合作方名义组织招标采购，分包商认可合约管理部对该采购合同的管理权力。
1.3 本办法将是含有甲供物资的工程分包合同的组成部分，同时亦是物资采购合同的组成部分。分包商和供应商应按本办法的要求履行各自的职责。
2、 物资采购合约交底
2.1 物资采购合约交底工作由合约管理部负责组织及实施，项目部、设计管理部、监理部、相关承包单位参加。
2.2 合约交底主要内容为：采购物资的品种、规格型号、品牌、物资采购周期、技术要求、验收方法和标准等。
2.3 物资采购合约交底一般为物资采购合约签订后15日内集中完成。
2.4 物资采购合约交底可以采用会议或书面形式进行，参加交底各方均需要在合约交底上签字确认。
2.5 合约部定期对甲供物资供应商信息进行更新，书面函告项目部，项目部材料主管负责信息维护及更新，并将《甲供物资供应商信息表》函告各相关施工单位，内容包括：供应商单位名称、公司主管、项目主管、联系方式、供应物资品种、规格型号、物资采购周期以及供应范围等。

3、 甲供物资量的核定
3.1 甲供材应供量：在施工过程中甲供材必须有应供量，并作为控制超供的依据。
a) 招标时有施工图的，应事先计算应供量，投标方的应供量作为评标内容之一，定标后应供量作为合同的组成内容。
b) 招标时无施工图的，一般专业分判工程乙方应在出图后30日内计算完应供量并报甲方确认，主包工程乙方最迟应在出图后60日内计算完应供量并报甲方确认，甲方确认后作为合同的补充附件，如果双方未能确认，也应按甲方计算的应供量进行超供控制，并作为超供扣款的依据，乙方对此不得有争议。
c) 供应量核定后合约部应按照单位工程总量及清单函告项目部；
3.2 甲供材损耗:甲供材损耗应计入应供量中，实物工程量或报价中不得再计算损耗，甲供材的损耗率应区别不同的材料、施工方法分别确定，在应供量清单中应分别列示实物工程量、损耗率、损耗量、应供量。
3.3 甲供材计价方式:甲供材价格不应计入分判报价中，按照税法规定甲供材应缴纳的建安营业税也不计入分判报价中。
3.4 甲供材节超管理: 甲供材在施工过程中应按照应供量进行超供控制，如果出现超供，甲方在最近一期工程进度款中予以扣回。如果确因特殊情况，甲供材应供量还没有计算完成，或设计变更导致的应供量变化还没有来得及调整，事实上未出现超供时，乙方可函告甲方合约部，经甲方批准后才能免于扣款。
甲供材节约应在完工结算时计算确认，对于明显超过正常范围的节约，必须经甲方确认无误后才能给予补款。
超供扣款和节约补款的计价方式为：基价采用甲方加权平均采购价，超供的部分扣除其材料设备料值后并加收8%的管理费，节约的部分按40%的比例计算补款。
3.5 项目材料主管根据合约部提供的甲供物资应供量确认表督促施工单位上报《甲供物资需求总计划》；
3.6 施工单位和供货单位均要建立详细的台帐，项目材料主管定期组织进行核对；
3.7 物资供应完成后，供应商、施工单位、项目材料主管要进行核对，并填写
《物资供应完成量确认单》、《设备调试完成确认单》作为结算的依据，并附有相关文件：《收料单》、《甲供物资调拨单》。
4、 甲供物资样板管理
4.1 精装修饰面材料、外墙砖、抛光砖、涂料、别墅用水泥挂板、别墅屋面落水系统、轿厢装修材料、给排水管材、电工套管、地漏、非标准灯具、石材、散热器片、百叶、开关插座、屋面瓦、信报箱、五金等主要品种的物资应在定标前确认材料样板；其中外墙砖、抛光砖、涂料、屋面瓦大面积施工前应作上墙样板或施工样板；铁艺制品、玻璃栏板、门窗、园路铺装、GRC构件、轿厢装修等应在定标前确认工程样板。
4.2 材料样板应确认三套，一套由设计管理部保管，一套由合约管理部保管（定标后转定标单位），另一套移交项目部，供项目部和分包商使用。材料样板一般由供应商免费提供，需计取费用或当作供货数量一部份的，供应商须在确认样板前提出。
4.3 供应商按照设计要求进行报板，样板经设计部、合约部确认后，由主管建筑师、合约物资主管、总建筑师签字标识，标签应注明样板名称、规格、编号、定板日期，送项目部材料工程师，建立样板库，样板进库填写《样板登记表》（样板登记表要注明厂家、品牌、规格型号、材料使用部位、入库时间）。
4.4 物资进场检验、施工样板验收条件允许的情况下必须携带样品，特别是装饰材料进场必须核对样板，由主管建筑师确认材料效果，样板借出应填写《样板借用登记表》，用完后必须及时归还，实行谁借出，谁保管，谁负责。
5、 物资需求计划/物资申请表
5.1 承包单位应在承包合约签订后，根据合约中有关甲供物资条款的约定，提前一个月（特殊物资在采购周期的基础上提前10天，特殊物资指供货周期超过一个月及需要定制的非标准设备、材料）向项目部提交《甲供物资需求总计划》，《甲供物资需求总计划》为承包单位使用甲供物资的总计划用量，应标明物资名称、品牌、型号、规格、数量、批次及计划到货时间。
5.2 承包单位需对《甲供物资需求总计划》中所需物资数量负责，对于因设计变更引起的甲供物资增减可对需求总计划进行调整，若因承包单位原因造成供应物资过剩的，由承包单位自行解决，项目部不负责退货工作，对于超供部分甲方加收8%的管理费，费用从工程款中抵扣；对于造成供应物资
不足的，承包单位可以继续按程序要求向项目部申请物资需求计划，因此而导致的工程延期责任由承包单位负责。
5.3 承包单位应根据工程进度、堆放场地等要求，分阶段或按月向项目部提交《甲供材料进场计划申请表》。《甲供材料进场计划申请表》中物资数量累计应不大于《甲供物资需求总计划》中相应物资数量，如发生超供按第5.2条进行处理。经审批后的《甲供材料进场计划申请表》为项目部或承包单位要求供应商供应进场物资规格、数量、时间的依据，应注明进场时间，申报时要充分考虑供货周期，但此计划对供货方而言，仅供供货方作备料依据，不作为实际需货依据，实际操作中，应以经需方项目部确认之《供货通知》为准供货，施工单位申报《供货通知》应充分考虑甲供材运输期，如果施工单位申报计划不及时导致工期延误，一切后果由施工单位负责。对于外墙砖因涉及到批量生产和补货对生产的影响，乙方在收到分色图及排砖图后须认真计算出准确的总量，并根据施工需要提出外墙砖进场计划。补货不得超过五次，凡超出规定的补货次数，将原甲方加权平均采购价的基础上提高30%-50%，该差价由责任单位承担，因补货造成的质量问题和影响工程进度，由责任单位承担。
6、 物资验收、接收
6.1 承包商及材料供应商应分别在合约签订后7天内，承包单位指定专职材料接收人员姓名、职务、联系电话、签名样式、身份证复印件、单位授权委托书和供应商联系人的姓名、职务、联系电话、签名样式、单位授权委托书，以书面形式函告项目部、合约部。
6.2 针对不同种类物资的验收内容及形式有如下几种方式：
6.2.1 装饰性材料：（主要指由设计管理部、合约部认可样板之材料）
A、第一批次材料进场由合约部及供应商共同组织，项目部、监理、设计管理部、承包单位参与；
B、第二批及以后批次的进场验收、交接由承包单位与供应商之间办理，监理单位负责质量监督。
6.2.2其他材料：
货到现场后，提交申请资料，由监理、施工单位联合验收，按要求抽检，并指定堆放场地，进行标示堆放。（甲供物资甲方人员参加验收，乙供物资甲方人员随机检查）。

6.3 每批次物资进场验收应办理《收料单》。《收料单》为供应商办理物资价款支
付及结算的凭证，同时也为工程价款结算中甲供物资价款结算的凭证。所有检测费用由用料单位承担。
6.4 乙方应在甲供材料或设备进场后 当天内完成数量及外观质量验收、3天内完
成抽样送检工作，并做好验收记录。如因乙方原因未能及时验收或抽样送检，则认为乙方已确认该批材料或设备为质量合格并接收。
6.5 直径Φ10及其以内盘元、冷轧带翼钢筋或冷轧带肋钢筋，按重量过磅验收；
直径Φ12及其以上的螺纹钢筋，以检尺验收。
6.6 甲供砼配合要求：
6.6.1、乙方负责工地现场的试块制作检验。
6.6.2、负责组织由甲方监理工程师参加的现场商品混凝土验收。
6.6.3、保证砼供应方供货到场混凝土及时卸车（不超过1小时）完毕，否则、损失由乙方负担。
6.6.4、签收混凝土到场时间、开始浇注时间和浇注完成时间。
6.6.5、注明浇注部位，有必要时增加塌落度要求。
6.6.6、对到场的混凝土进行必要的质量验收和记录。
6.6.7、提前2小时通知最后浇注的补浇量。
6.6.8、指派持操作证专门试验人员进行现场混凝土的试验操作
6.7 除质量不合格外，甲供材料或设备无论何时进场，乙方都不应以任何理由拒
收，否则由此而造成的损失由乙方负责。
7、 到货通知及准备
物资到场前，需由物资供应商提前一天电话或传真告知承包单位及项目部到场物资品种、规格型号、数量等，并与承包单位协调停车地点、物资堆放场地等。
8、 物资卸货及保管
除有明确卸货责任方的甲供物资材料外，其余均由主承包单位负责卸货。无论何时到货，卸货责任包括将运输车辆就近停靠在项目部认可的位置（包括露天场地和仓储场所）、用人力将物资搬离运输车辆、堆放整齐或安放牢固，用料单位清点、验收后,由用料单位负责二次转运。机电材料设备原则上都由用料单位负责卸货，机电设备卸货责任包括用人力或机械辅助手段将物资搬离运输车辆、转运至项目部认可的位置（包括露天场地和仓储场
所）、堆放整齐或安放牢固，并负责二次转运。使用机电设备的分包商，应负责将设备从堆放地点搬运至安装地点。用料单位对其使用的物资负有存储、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害的义务。因未尽义务造成物资丢失、损坏的，用料单位承担赔偿责任。主包单位对门窗、百叶、电梯、配电箱（柜）、发电机组、水泵、变频柜、空调主机、空调末端、冷却塔、家用及商用中央空调、锅炉、通风设备、消防设备等物资负有提供存储场所、保管、看管、采取措施以防恶劣天气及自然条件对物资造成损害及成品保护的义务，因未尽义务造成物资丢失、损坏的，主包单位承担赔偿责任。
9、 承包单位施工中的物资质量控制
9.1 物资进场在承包单位、项目部、设计管理部、供应商联合验收并办理完毕验收交接手续后，即视为该物资已经交付承包单位接收并使用，承包单位对物资使用过程中的物资质量控制负主要责任。
9.2 项目部将向承包单位提供经确认之样板，物资验收重点是检查包装是否完整、包装所示的物资外观特征与采购要求是否相符、包装如有损坏是否影响物资的完整，对照样板检查效果和质量；对于需要复试的材料和监理人员一起取样、送样。
9.3 承包单位在物资使用过程中，如出现下列情况，应暂停使用物资，并同时告知项目部。
A 物资存在质量问题或经复试不合格；
B 物资型号规格、品牌、颜色与样板不符或存在差异；
C 物资包装内实际数量少于包装所示数量；
D 缺少配件、附件。
因承包单位在施工过程中未进行物资检查而大量使用，之后发现或经监理单位、项目部发现上述情况之一且经证实，则承包单位承担因不能退货而可能造成的损失，所延误工期不予延长。
对因上述情况之一种或数种经项目部核实得到确认，由此所造成的工期延误，承包单位不负责任。
10、 承包单位施工中的物资使用
10.1 所提供之物资仅为承包单位用于本工程施工所用，未经项目部、合约管理部同意，承包单位不得将供应之物资提供给其他方（承包单位或其他供应
商）使用，或将物资用于其它项目，如有发生除从工程承款中扣除相应的材料款外，加收20%的管理费，同时要进行相应的处罚。
10.2 承包单位在使用物资过程中，需要技术指导的可向项目部提出，项目部将会同合约部安排供应商现场指导。
11、 现场物资调拨
11.1现场物资根据工期需要可进行施工单位之间物资调拨，需货单位应和现场物资主管协商，经物资主管核实后，如有可调拨的资源，需货单位填写《甲供物资调拨单》。
11.2 施工单位因涉及变更引起物资剩余，应及时向项目部、合约部上报《物资清库单》，明确物资剩余规格、数量，剩余原因，并附相关证明资料，项目部、合约部核实后，签署审批意见。
12、 物资退货的处理
12.1 因物资验收、物资使用过程中，经项目部、合约管理部认可之退货，供应商应负责与承包单位办理物资退货手续，填写《物资退场记录表》，承包单位应于退货手续办理完毕后3日内将相关手续报予项目部、合约管理部，以便合约管理部与供应商办理物资材料价款的结算。
12.2 承包单位如未能在物资退货办理完毕3日内向项目部递交相关退货手续，造成已经与供应商办理完毕物资价款结算，退货款项难以回收的，承包单位应承担相应责任。
12.3 物资退货时，承包单位应对所退货物资的包装完整性负责，因无包装或包装严重损坏致使供应商拒收的，项目部、合约管理部不负责任。
13、 物资价款结算
物资最后一批货物到场经验收合格后，供应商将所接收物资相关手续报送项目部审核后，送合约管理部，由合约管理部据此与供应商办理物资价款结算及与承包单位办理工程价款之物资扣款。
供应商完成最后一批供货后及时填写《材料/设备供应完成确认单》，对于有调试的设备，调试完成后填写《设备调试完成确认单》，递交供货完成清单及收料单，与现场材料主管进行核对、确认，并提交《保修承诺书》。对于有扣款项目的供应商，项目部主管工程师、材料主管、项目经理应签署意见。
项目审核完成后，向合约部提供《材料/设备供应完成确认单》、《设备
调试完成确认单》、《保修承诺书》等有关资料，办理结算手续。
14、 评价及投诉
14.1 工程完工后，合约管理部、项目部应对供应商进行履约情况做出评价,填写《物资供应商履约评估表》；同时供应商有义务和权利按照合约管理部的要求对监理、施工单位、项目部、合约部、设计部做出评价。
14.2 承包商有权利提出对供应商的投诉，对于承包单位的投诉，项目部将会同合约管理部3日内解决，因材料供应造成工期拖延或损失的，由责任单位承担所有责任。
14.3 供应商有权利对货到现场后不予配合的单位提出投诉，项目部将会同合约部视事情的紧急程度及时处理，对于责任单位将追究其相关责任。
附件：
WZLC《物资管理流程图》

《物资管理流程图》
采购合同签订后15日进行，合约部组织进行，项目部、设计部、各施工单位参加

合约交底

计划包括：规格、数量、品牌、批次、每批次大致进场时间（原件四份，施工单位、项目部、合约部、设计部各一份）

提交〖甲供物资需求总计划〗

7天后将审核完成的计划发回施工单位

材料供应商上报材料样板，由业主向监理部进行交底，填写〖样板确认单〗，进行样板编号、存放样板
说明：1.正常情况下，按照合同约定时间提前上报
2.每月25日提交下月〖甲供物资申请表〗
3.设计变更引起的材料变更七天内上报

阶段性提交〖甲供材料进场计划申请表〗

项目审核后，发供货商备料

提交〖供货通知〗

项目审核后，发供货商供货

申报资料：产品合格证、质量检验资料及政府主管部门颁发的使用许可证等质量证明文件及相关资料(相关资料需盖材料供应商公章)

货到现场后，提交申请资料，由监理、施工单位联合验收，按要求抽检，并指定堆放场地，进行标示堆放。（甲供物资甲方人员参加验收，乙供物资，甲方人员随机检查）

抽检结果不符合要求
抽检结果符合要求

填写〖物资退场纪录表〗
填写《收料单》

投入使用
退场（办理退场手续）

（过程检查，如监理工程师、业主工程师对产品质量质疑，则现场抽检，重新按上述程序进行）

（按照合同及需货计划完成供应，施工单位确认不需要供货，填写《材料 /设备供应完成确认单》，设备调试完成的填写《设备调试完成确认单》，递交供货完成清单、《收料单》，与现场材料主管进行核对，并递交《保修承诺书》）

办理结算
供应完成确认