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广船国际事业部办公室主任岗位说明书

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办公室主任岗位说明书

岗位名称
办公室主任
岗位编码

部门
**事业部办公室
岗位编制

任职条件
最低学历: 大专
相关资格证书:
专业知识: 掌握行政管理有关知识和事业部生产、 经营、 技术等基本情况; 熟悉国家有关法规、 公司有关规定和制度
业务了解范围: 了解事业部的组织机构和职责范围; 了解船舶工程技术和**业务知识及相关法规
工作经验年限: 5年以上本岗位年涉及业务相关工作经验;
3年以上本岗位所在部门核心业务或下级岗位的管理工作经验
能力要求:
沟通关系:

直接上级:
**事业部经理
直接下级:
办公室主任副主任/主任助理
公司外部相关单位:
船东
船检
广州地区船厂
部门内部相关岗位:
秘书
科员
电脑操作员
司机

公司内部相关部门及岗位:
**事业部经理室
**管理部
公司办公室
**事业部各职能部门
**事业部各施工课
技术中心

本岗位

工作目的概述:
根据公司和事业部业务工作安排, 负责事业部办公室工作的日常管理, 协助事业部经理处理日常行政事务
主要工作职责及内容
工作依据
责任程度
工作结果衡量标准
1、 编制计划: 编制本部门年、 月度工作计划, 并组织实施; 做好办公室年度工作总结、 提出工作改进方案, 向上级汇报
事业部年度工作计划
全面负责
工作改进措施、 方案
2、 工作协调: 传达和处理**事业部经理们的指示和交办的任务; 加强与各个职能部门、 施工课的协调; 协调各个单位业务会议; 组织做好行政会议会务工作和会议纪要, 及时传递、 保管会议资料; 指导办公室副主任、 主任助理做好事业部的文件管理和保密工作
**事业部领导指示;
公司行政管理制度
全面负责
信息传递准确性、 及时性;
事业部各业务会议的有序性;
文件归档完备度;
秘密、 机密文件出错率;
3、 宣传工作: 加强公司规章制度、 政策的宣传教育; 负责事业部宣传报道工作; 组织编辑事业部自办刊物并分发到事业部各部门; 协助安保部发放安全学习资料
公司宣传工作要求
全面负责
资料发放及时性, 员工理解公司政策、 制度的程度; 成本、 文明生产意识的提高程度
4、 办公接待: 组织来访接待, 做好事业部外事活动事务; 对外交流的联络工作和相关事务; 配合劳人室安排相关经验交流或学习宣讲的行政工作
具体活动;
相关计划
直接负责
服务对象满意度、 投诉情况
5、 车辆管理: 组织安排生产、 经营活动用车; 选择派车车型, 确定始发、 终点, 综合成本情况, 保障事业部领导、 业务需要的出行用车
公司车辆使用、 管理有关规定
全面负责
车辆安排及时性; 用车满意度
6、 活动组织: 组织开展事业部各种企业文化活动; 对事业部重要活动, 提供全面、 及时服务; 积极配合公司重要活动事件的组织工作
各部门活动需求
直接负责
领导评价;
活动组织的有序程度
7、 内部管理: 合理分解部门工作职责, 组织调配人力资源, 优化部门机构设置和岗位设置; 全面开展培训管理; 考核员工工作、 分配工资; 审批本部门各种费用开支, 控制部门运作成本
部门职责;
公司业绩管理办法;
部门预算
全面负责
预算是否超标;
培训计划;
部门业绩;
员工满意度;
员工投诉数量