公司项目合同管理制度.doc

项目合同管理制度（2011年）
1一般规定
1.1 集团公司各级管理部门及项目经理部应规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的损失。
1.2 本规范所称的合同是指项目经理部在开展经营活动中，与其他民事主体之间签订的各类经济合同（包括涉外经济合同）及具有合同性质的意向书、协议书等。
1.3 本规范所称的项目合同管理是指本规范1.2所列明合同签订主体对外或内部签订的合同进行审查、监督、管理，即包括资信调查、意向接触、商务谈判在内的合同签订、履行、变更与解除及纠纷处理等全过程的管理。
1.4 合同管理由项目部办公室实行综合管理，由合同经办部门全程跟踪负责，由本规范规定的合同会签部门审查，由本规范规定的权限部门审批，由项目办公室实行印章和档案管理。
合同经办部门是指以项目部名义订立各种具有履约性质的协议的各职能科室。
合同会签部门是指依照职责范围对合同所涉事项进行审查完善的相关职能科室。
2项目合同管理机构、人员设置及职责
2.1 项目合同管理机构的设置。
项目经理部办公室是合同管理职能部门，负责合同管理工作，对项目经理负责。
2.2 项目合同管理机构的主要职责：
1、制定、完善、实施合同管理办法，组织监督、检查《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规的贯彻执行情况；
2、检查合同签订、履行情况，对合同签订、履行过程中的问题及时提出法律意见及解决方案；
3、参与对重大合同签约对方的经营范围、资信情况和履约能力的审查；
4、参与重大合同的可行性论证、起草、修改、谈判、审查及签订工作；
5、推行和使用统一或规范的合同文本；
6、参加集团公司和项目所属单位的有关业务人员进行合同管理的培训；
7、宣传、贯彻国家和上级机关有关合同管理的法律法规及规章，总结推广合同管理经验，通报合同管理中出现的问题。
2.3 项目合同管理员的主要职责：
1、贯彻实施合同管理办法；

2、监督指导、协助合同经办人依法签订或变更合同，参与项目重大合同谈判与签订；
3、审查合同，保证合同的完整性、合法性、可行性，防止不完善或不合法的合同出现；
4、检查合同履行情况，协助合同经办人解决合同履行中出现的问题；
5、对签订、履行合同中出现的重大问题，及时向项目所属单位合同管理部门和项目负责人报告，由项目所属单位合同管理部门向集团公司企业管理部报告或备案;
6、参加处理本项目合同纠纷；
7、负责合同信息输入、档案的建立及合同文本（包括协议书、有关文件、信函、图表）的管理;
8、每半年向项目所属单位合同管理部门送交法律纠纷处理情况表、合同管理基本情况表（见附表一、二）。
2.4 项目合同经办部门主要职责：
1、依法签订、变更、解除合同；
2、负责审查经办人草拟的合同的可行性、对方经营范围、资信及履约能力；
3、依法履行合同，及时向合同管理机构通报履行中发生的重大问题及解决方案；
4、负责所经办合同的信息输入、文本管理及归档移交工作。
2.5 合同经办人的职责：
1、办理签订、变更、解除合同事宜；
2、提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料，并对其真实性和合法性负责；
3、按资金使用和合同签订的权限，提前向项目合同经办部门提交合同草案及前款规定的材料，提请有关部门审查；
4、认真履行已生效的合同，随时检查合同履行情况，并将合同签订及履行信息及时输入企业集成管理信息系统；
5、及时向项目合同经办部门和项目合同管理机构汇报在履行中发生的问题，并提出解决问题的建议；
6、保管合同文本及履行、变更和解除合同的凭证、协议等有关资料，并按时备案，移交归档。
3项目合同的审查与签订
3.1资信调查
3.1.1 合同送审前，项目合同经办人应完成对合同相对人的主体资格、资信等情况的审查，并复印对方的营业执照、其它行政许可证明及身份证等留存。审查的内容：

1、主体资格真实合法：合同相对人为企业法人或非法人组织的，应具有经年检的营业执照等工商登记资料或其他能够证明其主体资格和经营资格的资质证明，其核载的内容与实际相符；合同相对人为无营业执照的分公司、分厂、营业部或办事处等时，须要求其提供所属法人单位的合法授权证明或与其所属法人单位订立合同，并按照前款规定审查其所属法人单位的资信情况；合同相对人为自然人的，应具有合法身份证明及相应的业务资质证明；法律及行政法规对合同主体的资格有特别规定，或基于合同目的对此有特别要求的，合同相对人应具备相应的许可、等级、资质证书；
2、标的真实，符合法律规定；
3、委托代理人办理合同有关事项或签订合同的，应有合法授权，代理事项、代理权限和代理期限明确，并持有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书和代理人身份证明；
3、履约能力：具有支付、生产、运输、技术能力等。必要时要求其出具财务报表、资金证明、验资报告及股东资料等相关文件；
4、履约信用：重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大犯罪案件，且未在集团公司所示的黑名单之列。
5、涉及担保的，保证人应具备合法资格，具有代为清偿债务的能力；抵押担保的抵押物合法、真实、可控。涉及抵押和权利质押的，应依法办理登记。
3.1.2 项目合同经办部门负责验核资信调查中获取的材料，其文本属于对方提供的复印件的，应请对方在材料上注明“与原件核对无误”字样，加盖对方单位印章并由验核人签名；无法加盖对方印章的，验核人应作出书面签注。
3.1.3 项目合同经办部门应整理资信调查情况，资信调查的整理情况及获取的资信调查资料应作为合同档案资料保管。
3.2项目合同谈判
3.2.1 项目合同谈判由项目合同经办部门组织，由具体业务经办人或具有业务、管理相关经验的人员参加，谈判人员原则上不少于2人。
项目合同经办部门可视情况邀请相关职能部门和项目所属公司分管领导参加。必要时，可经集团公司企业管理部请总法律顾问和律师参加。
3.2.2 项目合同谈判前，项目合同经办部门应先组织内部讨论分析，明确观点、立场和谈判底线，同时注意保护商业秘密。
3.3项目合同文本
3.3.1 项目经理部对外发生经济往来，除标的额较小（5000元以下）或以货到付款方式购买并出具正规发票的小额业务外，均须签
订书面合同。
3.3.2 凡集团公司下发的合同示范文本中有的合同文本，应当优先选用；集团公司下发的合同示范文本中没有的合同文本，国家或行业有示范文本的，适用国家或行业示范文本合同；无范本的合同，原则上由项目合同经办人起草，重大合同或特殊合同可以请集团公司法律事务专员或律师起草。
当事人协商一致同意的修改、补充合同条款的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分，应依本办法进行审查，并附于主合同后归档管理。
计划单、调拨单、订货单等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其代替合同。
3.3.3 合同应包括的内容及注意的问题：
1、合同当事人的法定名称、地址、邮政编码、电话、传真，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式，当事人为自然人的，当事人的姓名、身份证号码；
2、签约的目的和依据；
3、标的；
4、数量。数量应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）；
5、质量。有国家标准、部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点；
6、价款或酬金及支付方式。价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付；
7、履行的地点、期限和方式。履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期限的方式；合同履行地点应争取对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地，约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等；
8、担保条款。合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应经集团公司总法律顾问审核、总经理批准后结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续；
9、解释条款。合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可
能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释；
10、保密条款。对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任；
11、合同联系制度。履行期限1年以上或金额10万以上的重大经济合同应当约定合同双方联系制度，明确往来文书送达地址；
12、违约责任。应具体写明约定的违约金额或计量方法，同时应根据具体情况，灵活处理；
13、争议解决方式。原则上优先选择协商和诉讼，诉讼管辖法院应选择我方住所地人民法院，非特殊情况不得约定仲裁为合同争议解决方式；
14、变更或解除条件；
15、文本份数、存放地点；
16、生效的时间和条件；
17、签约各方开户银行及账号、合同印章、法定代表人或代理人签章及签约的地点、日期；
18、合同附件；
19、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；
20、涉外合同的内容按照有关法律规定确立。
3.3.4 合同文本用语应准确、严谨、简练、规范。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同涉及数字、日期时须注明是否包含本数。
3.4项目合同审查与审批
3.4.1 经谈判就合同基本条款达成一致，完成合同文本的起草工作后，应办理合同审查。
3.4.2 合同审查实行会签制度。项目合同经办科室、项目财务科、项目办公室为固定会签部门，其它相关职能部门为可选会签部门，由项目合同经办部门依据合同内容确定。
3.4.3 项目合同经办部门在资信调查的基础上主要负责审查：
1、合同的可行性。符合项目部年度工作计划和安排，资产、资金使用可行、业务条款具备可操作性等；
2、合同的经济性。价格合理、明确，履行成本合理；
3、合同的全面性。技术、业务方面的权利义务全面，合同名称、标的物规格、型号、数量准确，与公司需求相符；技术、质量标准和参数明确有效，技术措施完备，有关术语表述准确无歧义；履行期限、交付地点、包装方法、运输方式、检验方法等明确、符合实际，不存在应约定未约定的情形；
4、合同的安全性。合同所涉事项立项审批手续完备；合同相对
人具备相应的资格和履约能力；对公司的商业秘密和知识产权采取相应的保护或限制措施；
5、需要审查的其他内容。
3.4.4 项目财务科主要审查：
1、资金、资产的合法性。包括资金预算、资金来源、资金和资产的所有权明确、用途合规，符合企业有关财务指标要求，审批手续齐备；
2、价款、酬金的结算期限和方式明确合理；
3、费用承担明确合理，赊销或预付的约定符合企业有关规定，风险防范措施合理；
4、涉税内容合法明确，税务风险得到控制或排除；
5、担保、索赔合理；
6、需要审查的其它内容。
3.4.5 项目其它相关职能部门负责审查涉及本部门职能业务范围的条款，包括合同经办部门明确的重点审查内容及涉及本部门职能业务范围的其他条款。审查内容参照第3.4.3款。
3.4.6 项目办公室负责审查合同的合规性、提示并防范合同文本的法律风险。主要审查：
（一）合同权利义务明确、合法；
（二）合同条款齐备；
（三）合同用语准确、严密；
（四）具备相应的法律风险防范措施；
（五）需要审查的其它内容。
3.4.7 项目合同会签审查应以精简高效为原则。
就同一类型的日常经营业务订立合同的，合同经办部门按第3.4.3款审查。无特殊情况的，可直接适用此前已按本办法审查过的同类合同文本或示范合同文本的模版，直接送交办公室确认后按第3.4.15款送审。
涉及其它相关职能部门业务范围的合同事项，合同经办部门应尽量在合同立项、谈判、起草过程中与其沟通一致。除所涉事项关系重大或专业性较强外，不再会签非固定会签部门。
项目合同经办部门会签其它相关职能部门审查合同的，应在合同会签审查表（见附件三）中经办部门审查意见的结尾处明确需要该部门重点审查的内容或范围。
3.4.8 项目合同金额预计达100万元以上，且所涉事项重大、复杂、风险较大的项目合同、建设工程合同、借款合同，项目合同经办部门认为有必要的可报经集团公司企业管理部委托律师出具法律意见书。

委托出具法律意见书时，项目合同经办部门应积极与集团公司企业管理部和律师沟通，充分说明审查范围内及业务实际中的重点、难点和敏感点。
3.4.9 合同会签部门应加强沟通、密切合作、互相监督，按分工范围认真审查合同，对其审查内容负责。审查范围内事项出现重大问题的，按照本办法第6款追究有关人员的责任
3.4.10 合同会签审查由项目合同经办部门跟进，将合同立项审批手续、合同文本和有关资料（包括依据的计划、批文、市场调查及资信调查资料、合同谈判纪要、谈判往来函件、电子邮件等），以及合同会签审查表送会签部门，合同经办部门应给会签部门预留充足的审查时间。
3.4.11 会签部门应就其审查范围及时出具明确审查意见并由部门负责人签名。除特殊情况外，会签部门应于2个工作日内完成审查。
3.4.12 就应急工程等应急事项订立的合同，应简化会签程序，除固定会签部门外，原则上不再会签其他职能部门。
合同事项特别紧急重大，一旦延误将造成不可弥补的重大损失或重大影响的，由合同经办部门报请项目经理特事特办。
3.4.13 合同审查会签过程中出现不同意见，可能对现有条款做出实质变更时，合同经办部门应征求合同相对人意见或再进行谈判。
3.4.14 各项目的合同在本单位内部会签后，按本办法第3.4.15款规定的的合同审批流程进行审批。
3.4.15 合同的审批通过企业集成管理信息系统建立合同审批流程进行。项目经理部签订合同，审批流程为： (1)100万元以下由项目部自行把关审核：项目合同经办部门→项目合同管理员→项目工程部（或者相关部门）→项目财务部→项目经理2）100万元（含）以上的—500万元，项目合同经办部门→项目合同管理员→项目工程部（或者相关部门）→项目财务部→项目经理→项目所属单位合同管理部门→项目所属单位总经理；标的额500万元以上的合同完成上述审批流程后，需要继续完成以下流程：(1)500万元（含本数）--1000万元：项目所属单位总经理→集团公司法律事务专员→集团公司企业管理部→集团公司财务部→集团公司总会计师→集团公司总法律顾问；（2）1000万元（含本数）--1500万元：项目所属单位总经理→集团公司法律事务专员→集团公司企业管理部→集团公司财务部→集团公司总会计师→集团公司总法律顾问→集团公司分管副总经理；（3）1500万元（含本数）--2000万元：项目所属单位总经理→集团公司法律事务专员→集团公司企业管理部→集团公司财务部→集团公司总会计师→集团公司总法律顾问→集团公司分管副总经理→集
团公司总经理。
3.5项目合同签署
3.5.1 合同签署应先由对方签字盖章或者双方同时签字盖章，原则上不得将我方已签字盖章而对方未签字盖章的合同，全部交给对方或邮寄给对方签字盖章。对方先签字盖章的，合同经办部门须在送签前逐条核对合同，防止对方修改、增加、删除合同条款。
3.5.2 合同文本经审核合格且对方签字盖章后，由合同经办人提交项目所属单位法定代表人或授权代表人审签。项目所属单位法定代表人或授权代表人签署后，由项目办公室加盖公章。
3.5.3 项目的各职能部门或派出科室不得对外签订合同。
3.5.4 项目合同经办人签订合同，必须先办理授权委托书，明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。转委托适用法律有关规定。
法人授权委托书，各项目管理部由项目合同管理员办理。
项目合同经办人必须在授权范围内对外签订合同，没有授权、越权或授权解除后对外签订合同，除项目所属单位追认外，由合同经办人自行承担责任。
3.5.5 合同相对人为公司、企业法人的，合同经办部门应将资信调查中验证的营业执照及法定代表人身份证明等附于合同文本之后；合同相对人为自然人的，应将资信调查中验证的身份证复印件附于合同文本之后。
合同相对人签署合同者不是其法定代表人的，合同经办部门应将对方提供相应的授权委托文件及身份证明附于合同文本之后。
合同对方提供的资信材料及合同附件（包括合同履行过程中往来的函件单证）等，必须加盖公章或其法定代表人（授权委托人）签字，合同经办部门归档。
3.5.6 合同签字盖章后，根据订约的其他程序、法律规定或实际需要，合同必须呈报上级主管部门见证、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，由项目合同经办部门负责办理有关手续，由项目所属单位合同管理部门协助。
3.5.7 任何人不得将公章、业务介绍信或空白合同书借给其他单位使用，违反本歀规定，给予直接责任人开除的处分。
3.5.8 严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同；严禁为谋取私利而收受他人回扣或其他好处，签订有损于本项目利益的经济合同。违反本歀规定，经办人对项目经理部的相应损失承担全部责任，触犯我国《刑法》的，按《刑法》的有关规定处理。
4项目合同的履行
4.1 项目合同生效前，不得实际履行主要合同义务。项目合同生
效后，应全面、及时、实际履行合同，不得擅自单方面变更、解除或终止合同。
4.2 项目合同签订生效后，项目合同经办部门应及时将合同文本送达与履行合同有关的部门，将合同义务分解落实。一切与合同有关的部门都必须严格履行合同所规定的义务。
合同经办部门负责组织、协调我方合同义务的全面履行，督促检查、验收、确认对方合同义务的履行。
4.3 项目合同虽已签订，但发现显失公平、存在重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，项目合同经办部门应及时中止合同义务的履行，与对方协商变更或解除合同，并立即采取补救措施，最大限度减少我方利益损失，必要时可依法向人民法院或仲裁机构申请变更或撤销合同。
4.4 项目合同经办部门发现对方未按合同约定履行时，应当在法定或约定的期限内以法定或合同约定方式向合同相对人书面催促履行或主张权利；我方义务未履行完毕的，可依法行使合同抗辩权，中止合同义务的履行。
4.5 催促履行合同和主张权利的法律文件在送交对方之前，应当经集团公司企业管理部审核。
催促履行合同和主张权利的法律文件直接送达对方的，应要求对方签收，注明签收时间，对方为单位的，应要求加盖单位印章或接收部门印章。对方拒绝签收的，应当立即用特快专递送达，并在特快专递详情单上注明法律文件内容。送达后，应及时查询签收情况并收存邮递机构的查询回单等。
4.6 项目合同履行过程中，发现合同对方当事人有下列情况之一的，在收集到证明材料并经项目经理同意后，可以暂缓履行合同。
1、经营状况或者财务状况严重恶化；
2、转移财产、抽逃资金以逃避债务；
3、丧失商业信誉；
4、有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。
4.7 因不可抗力、国家或主管部门政策调整导致合同不能履行或不能全面、及时履行的，应及时书面通知对方，主动与合同对方当事人协商，采取必要的措施避免造成损失或损失扩大。
4.8 合同付款、收款应严格按合同约定办理。对不按合同规定的期限、结算方式和条件办理支付和收款手续的，无合同、合同未生效或收款单位与合同对方当事人名称、账号不一致的，项目财务部有权不予付款。
合同约定付款须具备一定履行条件的，项目合同经办部门办理支付手续时应向项目财务部提供相关凭据。未提供有关凭据的，项目财
务部有权不予付款。
对方迟延付款的，项目合同经办部门应按合同约定及时督促合同相对人履行付款义务，构成违约的，要按本办法有关规定及时处理。
4.9 合同履行中发生的各项事宜，应当有相应的文件记录在案。合同经办部门应将合同履行中双方往来的函件、数据、电文、催促履行合同和主张权利法律文件、对方签收单、特快专递详情单和查询回单等作为合同档案资料保管。
5项目合同的变更和解除
5.1 变更或解除项目合同，须按法定或约定的形式进行，应采用书面协议，变更或解除的书面协议为原合同的组成部分，按合同签订程序审查办理。
5.2 项目合同的变更、解除应注意以下事项：
1、主体变更应征得合同各方同意；
2、有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；
3、经上级主管机关批准的合同或协议变更、解除，应报原批准机关批准；
4、经公证、鉴证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案；
5、经双方协商一致，需要增加合同内容的，应签订书面的补充协议；
6、联营，承包经营、租赁经营、涉外等合同的变更或解除，法律有特别规定的，应按特别规定办理。
5.3 项目合同经办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、电子邮件、电话后，必须及时请示项目经理，立即处理，紧急事宜不得超过一天，一般事宜不得超过三天，并在有效期限内正式答复对方。变更或解除合同的通知、回复等法律文件在送交对方之前，应当经集团公司企业管理部审核。
合同经办部门应将变更或解除合同的法律文件、送达签收凭证、特快专递回执等作为合同档案资料保管。
5.4 变更、解除合同的协议在尚未达成或批准以前，原项目合同继续有效，仍应履行。
6违约和纠纷处理
6.1 发生合同违约或争议后，项目合同经办部门应首先采取协商方式解决，并及时将争议情况报告给项目所属单位合同管理部门，由项目所属单位合同管理部门请集团公司企业管理部和律师提供法律指导。
协商达成一致的，应当按照合同签订程序签订和解协议；

协商不成的，项目合同经办部门应当与有关职能部门、项目所属单位合同管理部门和集团公司企业管理部，配合律师分析风险、研究应对策略，然后由集团公司企业管理部提出意见上报集团总法律顾问。
6.2对方违约的，我方应及时依法律规定和合同约定追究对方的违约责任。
对方追究我方违约责任的，合同经办部门应认真查清原因，经项目所属单位总经理同意后，向集团公司企业管理部提出意见后，报告集团公司分管领导，经领导批示同意后办理有关违约金和赔偿手续或以其它方式承担违约责任。经查证我方无违约行为的，应依法维护我方权益。
6.3项目合同经办部门对合同争议不得隐瞒、回避和拖延，必须严格保证诉讼时效的延续，确保争议事项的解决不超过诉讼时效。
6.4提请法律纠纷的处理程序：
1、法律纠纷发生项目的合同管理员应及时向集团公司企业管理部报送有关材料并汇报有关案情，集团公司企业管理部根据法律纠纷的不同情况，提请集团公司有关领导审批；
2、经集团公司领导批准后，向仲裁委员会申请仲裁、参加仲裁，或直接向人民法院应诉、起诉。
6.5 公司内部各单位之间发生的合同纠纷，由集团公司业务主管部门和分管领导按公司有关规定处理。
6.6 10万元以上的合同纠纷申请仲裁或诉讼原则上由集团公司企业管理部办理，10万元（含本数）以下的合同纠纷原则上由项目所属单位自行办理。对集团公司有较大影响的案件，须由集团公司企业管理部办理。
6.7 案件的承办费用，包括：诉讼费、律师费、差旅费、手续费、招待费等费用由案件发生项目经理部自行承担。
6.8 发生纠纷时，项目合同经办人应将纠纷情况及时报告项目经理，同时应迅速收集下列有关证据：
1、合同文本，包括附件、变更或解除协议、信函、图表、视听资料、广告、授权委托书、介绍信及其他有关资料等（在法定时效内提出管辖权异议）；
2、开工、验收、提货、发票等有关单位票据；
3、货款的承付、托收凭证、有关的财务账目；
4、工程项目、产品的技术规范、质量标准；
5、工程结算单；
6、证人证言；
7、其它与处理纠纷有关的材料。

6.9 项目合同经办人须协助集团公司企业管理部、律师应诉或起诉。
6.10处理法律纠纷，应特别注意以下问题：
1、在证据可能丢失或以后难以取得的情况下，及时采取证据保全措施；
2、发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿、转移财产将使我方权利难以实现时，适时依法申请采取财产保全措施；
3、 对于债权债务关系明确、合法且双方对债务无异议的，依法及时向人民法院申请支付令或提起诉讼；
4、债权的主张须在法定时效内提出，否则不受法律保护。一般债权的诉讼时效是两年，诉讼时效是一年的债权有：拖欠租金的、身体受到伤害要求赔偿的、寄存财物被丢失或损毁的、出售质量不合格的商品未声明的;
5、做好每起纠纷实况记录，存档备查；
6、凡属我方责任的纠纷，应逐笔查明原因，分清责任，要求责任人员承担责任，并责成其提出补救措施。
6.11 双方已签署解决纠纷的协议书、仲裁机关的调解书、仲裁决定书及法院的裁定书、调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交给有关部门收执。
6.12 项目合同管理员负责生效判决、调解文书执行情况的了解或督促履行。
6.13 对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由所属项目经理部及时向集团公司企业管理部汇报有关情况；由项目所属单位自行办理案件，由各项目所属单位依法向人民法院申请强制执行。
6.14 对法院签发的协助执行通知书，所属项目经理部要积极处理，项目合同管理员须及时进行调查、了解，并在法定的15日内自行或申请集团公司企业管理部向法院提出异议。
6.15 对政府机构的行政处罚，不能想当然的认为应该接受或不接受，项目经理部应及时查询有关法律、法规的规定，或向集团公司提出咨询，进而在法定时效内正确处理。
6.16 对于法官、对方当事人及其律师向我方所做调查、询问时，各项目经理部被调查、咨询人员应请其向集团公司企业管理部或律师咨询，或在报经集团公司企业管理部同意后，做出相应的答复。
6.17 如与分包方或分包方的关联单位、个人发生法律纠纷，须立即停止向分包方付款，直至法律纠纷解决，并集团公司履行了法律责任后，方能向其支付。
6.18 集团公司企业管理部定期将与集团公司发生法律纠纷的
关联企业、个人编制名单，并将该名单存于企业集成管理信息系统黑名单内；项目经理部不得再与名单中的单位、个人进行任何形式的经济往来，否则将追究项目所属单位负责人的相关责任。
7项目合同印章及档案管理
1 项目合同印章（公章）由项目办公室统一管理和使用。
2 项目合同加盖印章前，项目办公室应当对合同审批、会签、编号、授权手续等进行审查，不符合规定的一律不予加盖。
3 项目合同经办部门负责本部门经办的合同档案（包括合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中和办结时形成的，具有查考利用价值的各种书面、电子资料等）的建立和企业集成管理信息系统合同信息的及时准确输入。具体包括：
1、合同原件，包括合同附件、补充协议等；
2、资信调查材料，包括对方营业执照、资质证明、法定代表人身份证明、授权委托证明、资信调查记录等；
3、合同审批和审查材料；
4、合同谈判和履行过程中的意向协议、会谈纪要，备忘录，往来法律文件、电报、传真、电子邮件及有关签收材料；
5、合同履行过程中的各种凭证，包括结算单、结算证明、支付凭证、银行进账单、收料单、入库单、过磅单、发票等；
6、合同变更或解除合同过程中的往来电函及信件、法律文件等及签收材料等；
7、合同办结的有关手续；
8、合同台帐、表格、合同履行情况记载等。
4 合同履行完毕或不再履行并清结完毕的，项目合同经办部门应及时整理合同档案材料，制作移交清单，定期移交办公室档案室存档。
办公室档案室应当及时整理合同档案，确定合同档案资料齐全，装订立卷归档保管。
任何人不得随意处置、销毁合同档案材料。
5 所属各单位必须按照第3.4.15款规定审查、审批进行签订合同，每违反一次将对其项目经理处以1000元的罚款，对直接责任人处以500元的罚款。
6 所属各项目部必须按本办法第3款、第4款规定建立、健全合同档案，违者对其项目负责人处以1000元的罚款，对项目责任部室负责人处以500元的罚款，并责令其限期完成。
7 在合同管理过程中，有下列情况之一，未造成经济损失的，对直接责任者批评教育，情节严重的，予以通报批评；造成经济损失的，对直接责任者进行通报批评，并视情节轻重，损失大小酌情扣发
效益工资或给予行政处分；情节特别严重的，根据《劳动合同法》解除劳动关系；构成犯罪的，依法移送司法机关处理：
1、未按本规范规定签订合同的；
2、未依法律和本规范规定变更或解除合同的；
3、签订有重大缺陷的合同或无效合同，或签订的合同条款不全或不规范给造成履行障碍或发生纠纷的；
4、没有代理权、超越代理权或代理权丧失后签订合同的，授权代理人擅自转委托的；
5、因重大过失致使负责会签审查的内容出现重大问题的；
6、在签订、履行合同中，因重大过失被诈骗的；
7、未按合同规定的期限、结算方式和条件办理收款和支付手续的；
8、发生纠纷后，隐瞒或拖延处理的；
9、）对方违约，未及时追究对方违约责任或擅自放弃追究对方违约责任的；
10、丢失合同文本及相关重要资料的；
11、泄露我方商业秘密、企业秘密或谈判意图给合同签订造成困难损害企业利益的；
12、与对方或其他人恶意串通签订、履行合同损害企业利益的；
13、利用签订合同之便谋取私利，进行其它非法活动的。
8 凡有下列条件之一者给予奖励，奖励标准由各项目经理部独立制订和执行。
1、建设单位评为“重合同，守信誉”施工单位;
2、严格执行经济合同法等有关规定和本办法，确有成效者;
3、在合同履行过程中，发现重大问题，及时采取补救措施，避免重大经济损失的;
4、能够利用合同条款维护公司的合法权益，避免经济损失和进行索赔的;
5、敢于揭发、抵制利用合同进行违章、违法和犯罪行为的;
6、在经济纠纷中给公司挽回重大经济损失的;
7、其他应予奖励者。
8 其他规定
8.1 本规范如与集团公司其它特殊合同管理有关规定相抵触，以特殊合同管理规定为准。
8.2 本规范如与国家法律、法规和上级主管部门新颁发的有关规定相抵触，以国家法律、法规和上级主管部门新颁发的规定为准。
8.3 本规范未尽事宜，均按有关法律法规和集团公司补充细则及有关文件规定办理。
附件：1、法律纠纷处理情况表
2、合同管理基本情况表
3、合同会签审查表
附件一：
XXXXXX集团有限公司
半年法律纠纷处理情况表

单位： 日期： 年 月 日
序
号
案由
原告
被告
时间
代理人
标的
代理费
一审
二审
执行
备注

审核： 填表人：

附件二
XXXXXX有限公司
半年合同管理基本情况表

单位： 时间： 年 月 日
合同管理机构
名 称

负责人

职 务

机构人员
专 职

职 务

兼 职

职 务

职 务

职 务

职 务

合同管理制度
名 称

制定时间

合同档案建立情况

合同台帐建立情况

合同用章情况

审核： 填表人：

附件三：
合同会签审查表

合同名称

合同相对人

合同主要内容

合同金额

合同份数及
发送单位

经办人

附 件

经办部门
审查意见

法律事务专员
审查意见

企业管理部
审查意见

财务部
审查意见

总会计师
审查意见

总法律顾问
审查意见

分管副总
审查意见

总经理
批示

备注：1、按照《合同管理办法》有关规定填写明确意见，相关职能部门由合同经办部门确定，审核意见一栏不够填写的，可另附页填写。
2、审批流程由经办部门全程跟踪落实。