医院办公室管理制度.docx

办公室管理制度
编制科室：
日期:

（一）办公室工作制度3
（二）公章使用管理制度3
（三）公文管理制度4
（四）文件收发、传阅和催办制度
（五）综合档案室工作制度6.
（六）档案保管制度6
（七）档案库房管理制度7
（八）档案销毁制度8
（九）公务用车管理办法8
（十）行车安全管理制度9

办公室管理制度
（一）办公室工作制度
1、医院办公室是在医院院长和党委书记领导下，负责处理医院行政和党务等日常工作，行使党政管理等综合管理的职能部门。
2、认真贯彻党的路线方针政策，执行上级有关文件、指示、规定和医院的决定、决议等，负责布置、督促、检查执行落实情况。
3、为领导决策提供信息依据，及时上传下达，受理各部门和科室的请示报告，并呈交领导批示。
4、遵守医院规章制度，面向基层，深入实际，勤政廉洁，搞好服务，尽职尽责地完成好本职工作。
5、负责协调全院各部门、各科室综合性工作，带头执行好院长办公会的各种决议、决定。
6、完成上级部门和院领导交办的其他工作。
（二）公章使用管理制度
1、盖章位置必须与医院的署名处相一致（无论是打印还是手写）。
2、严禁在空白纸上盖上公章后外流。
3、严禁利用公章擅自为他人作证明。
4、严禁使用公章从事其他损害医院利益的行为。

5、如由于责任人疏忽，造成他人偷盖公章而造成医院损失，当追究偷盖者责任后尚不能弥补医院损失的，由责任人承担。
6、责任人未按使用范围及使用规定管理和使用公章，所造成的损失均由责任人承担，医院有权根据损失的实际情况向责任人索赔，并可对其予以处罚（行政处分及罚金），情节严重的，可追究其法律责任。
（三）公文管理制度
1、遵照本医院的职能设置，各类文件的收发、处理、借阅、归档等统一由办公室文员干事归管理。
2、发文力求精简，可发可不发的公文不发，能通过面谈或电话协商解决的问题，不再行文，以减少程序，提高效率。
3、公文的格式一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文单位（或单位印章）、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、借阅范围等。
4、公文内容要符合卫生工作方针和上级机关的有关规定，条理清楚，文字简练，篇幅简短，遣词用句准确，造句合乎文法，通俗易懂，标点符号正确。
（四）文件收发、传阅和催办制度
1、文件登记与传阅
（1）所有文件材料均由院办公室专人负责签收、拆封，

并在收文当天使用专用登记本进行登记。电子文档由专人负责下载，电子密匙由专人保管。
（2）文件登记后，应及时送院办公室主任阅签，然后按照签批意见，分送有关领导阅示。
（3）传文要迅速，急件急送，不积压、不拖延，紧急文件应在24个小时内催办完毕，并及时向有关领导汇报办理情况。
（4）任何部门和个人不得自行传阅、复印文件，复印件按正式文件管理。
（5“三密”文件，领导传阅不出办公室，并及时归还，其他同志阅“三密”文件不出文件室，阅后归还要及时。任何人不得在家里阅读和存放“三密”文件。“三密”文件和资料的清退、销毁、归档则由档案室按规定统一处理。
2、文件催办
（1）一般情况下，有承办时限规定的公文，才需要催办。
（2）领导批阅后的文件，根据领导指示，送有关人员传阅或有关科室，并及时向有关领导汇报办理情况。
（3）凡有明确规定限期办理的文件，承办人应及时办理，院办公室负责公文处理人员应定期或随时向承办部门或人员催询，限期完成。
3、文件传阅和承办后，按文件内容分类整理立卷归档。

（五）综合档案室工作制度
1、凡本院工作人员到综合档案室查阅档案，须经档案人员同意并办理签名手续。外单位查阅档案，必须持单位介绍信，经院办公室主任批准，按规定办理有关手续，方可查阅。
2、档案原则上不借出，非借出不可的，一般的档案由档案人员借出，重要的档案必须经院分管档案工作的领导批准，方能借出，并办理登记手续。借期不得超过五天，不得转借，归还时要清点检查，认为无误，才予以注销，如发现损坏或遗失，要及时报告处理。
3、查阅档案，不准在档案材料上圈点划线、拆卸损坏，违者要经济赔偿，情节严重的，要追究法律责任。
4、查阅秘密以上的各类档案，须经本院分管档案工作的领导或主管综合档案室领导批准，办理登记手续，并只限在阅览室内查阅。
5、查阅会计档案，除院财务科可借出外，其他单位和人员须持证明，经院分管财务领导批准，并由财务科人员陪阅。
6、凡需要复印、摘录档案资料，须经院办公室主任批准，摘录件需经档案室人员核查和登记。
（六）档案保管制度
1、档案是党和国家的宝贵财富，档案是秘密文件的汇集，要确保党和国家秘密档案的绝对安全。

2、档案人员要绝对遵守党和国家有关保密制度，加强档案管理，防止丢失、泄密。
3、属于机密档案资料，非经确定密级机关或上级机关批准不得复制和摘录。
4、秘密以上的档案资料和享有专利的科技档案要加强管理，未经有关领导批准，不得外借和转让，更不准开架阅览。
5、不准在公开场所和家庭、子女亲友面前谈论档案秘密。
6、不准携带秘密档案材料外出浏览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
7、每半年检查一次档案资料的保密工作，发现问题，找出原因，制定改进措施。
8、发现窃密、泄密事件，及时向有关部门和领导报告，采取措施，认真查处。
（七）档案库房管理制度
1、档案库房由专职档案人员管理，负责各类档案、电器、电源、设备、器具的管理，负责清洁卫生、安全防范和提供利用等。
2、档案库房不能对外开放，除专职档案人员外，其他人员未经批准，不得进入。
3、档案必须按库房严格分类。不得交叉存放。存放档案必须有专用柜，排列方法要符合要求，其原则是从左至石，

从上而下排列存放。
4、库房要保持清洁卫生，库房内严禁吸烟，库房除放置档案和规定的设备器具外，不得堆放无关物品和杂物。
（八）档案销毁制度
1、须销毁的档案应登记造册，由档案管理员提供销毁清单，经院主要领导批准后执行。销毁档案清单除综合档案室存档外，报上级档案管理部门备案。
2、销毁档案要在鉴定后存放一年，再指定专人销毁。
3、销毁档案和销毁秘密文件实行两人监督制度
4、严禁销而不毁，严禁向废品收购部门出售内部文件、刊物和资料。
（九）公务用车管理办法
严格执行公务用车制度改革工作纪律，加强和规范公务用车配备使用管理，规范和改革公务接待工作，除救护车以外的车辆由办公室统一调配管理。
车辆使用必须填写派车单，院领导用车由院领导签字认可，其它科室用车由乘车人签字认可。公务用车安装GPS系统，月底根据派车单和GPS核算工作量及油料。
科室职工外出办事一般不派公车，报销来回的公交车费，除一次到多个地方办事或公交车不能达到需转车两次的，酌情派车。公共车费的报销每月底由科主任填写公交车费报销

表，由主管院长审批后发放。
派车程序。
（一）部门用车必须在用车前填写派车单，由院办公室视情况安排。公车私用或乘车人要求去派车单以外的地点，驾驶员有权拒绝出车。
（二）来不及填写派车单的，可先用车，用车后可补填派车单，由乘车人签字认可。由驾驶员到院办公室核定行程。
驾驶员统一由小院办公室统一管理，审核行程公里数、修理车辆及油料，驾驶员绩效工资实行二级分配，按行程多劳多得。
此通知从下发之日起执行
（十）行车安全管理制度
1、司机必须持证开车，确保所驾驶的车辆与其准驾车辆相符。
2、所有车辆必须按时接受公安车管部门的年审检验。
3、严禁装载危险物品和违禁品。
4、严禁酒后驾车，严禁超速、超载。严禁光脚和穿拖鞋驾车。
5、严格遵守《道路交通安全法》，抵制违章行为，确保安全行车。
6、司机驾驶工作结束后，应确保车辆的所有电器设备处于关闭状态，确保停车场无火灾隐患。

7、司机不得将车辆交给外单位人员及无驾驶执照的人员驾驶。