超市采购职责和管理制度.docx

超市采购职责和管理制度一、目的便于连锁店所需商品的统一管理和采购，降低商品的采购成本，规范进、出货流程，做到人员合理分工与定位，通过标准化、简单化、专业化达到提高效益的目的。二、范围采购、储备、配送1、采购部功能、职责：(1) 首先要确保各连锁店的正常供给，保证采购商品的适应性和新鲜度并选择稳定、可靠的供货渠道；(2) 结合市场与各门店的地域差异性以及季节变化等，制订采购计划并负责洽谈商品进场、维系供应关系，争取厂商的最大化支持；(3) 负责新品录入并核定商品的销售价，审批各门店上报的促销方案与特价申请等(包括调价)；(4) 管理存货。2、采购部主要事项：(1 )洽谈商品进场并签定购销合同；(2) 洽谈各门店的促销费用如地堆、端头、广告位招租等；(3) 了解消费新动向，适时引进新品，并与供应商申请特价商品的支持和相关的促销活动，拟定DM促销商品；(4) 根据各门店上报的要货计划，查阅库存、制订合理采购订单开始备货；(5) 根据各门店反馈的市调信息，调整商品的价格和制定促销方案；(6) 对各门店要求退货的商品或大库存上报临近保质期商品，审核后及时和供应商协调节退、调、换货，对不能调退的商品应立即控制订货并制定促销处理方案；(7) 组织大库存的商品盘点，分析库存过大的原因，并采取相应的措施;(8 )对洽谈的各项协议主要内容进行备案、归档，对新签订的地堆、端头协议的期限内容即时书面告之各门店做好商品陈列；(9) 落实门店大宗团购商品的交易、要货和让利工作；(10) 调整门店商品的经营品类和订货权限；(11) 定期访问各门店，指导商品的陈列，帮助门店调整商品结构。3、电脑录入员的工作职责(1 )确保录入数据的准确性与真实性；(2) 积极主动与各部门沟通联系与协调，做到与各部门畅通工作；(3) 本着认真负责的态度及时完成领导交办的事项。4、电脑录入员的主要工作事项(1) 负责新进商品的信息录入；(2) 负责将采购订单分类交仓库和门店并追踪采购订单的到货情况；(3) 每周根据连锁门店,要货单，确认库存，打印要货单及时调拨，并对库存不足的进行归类，以便采购下单备货；(4) 对采购部签订的合同(地堆、端头协议等)备档后交财务存档，并追踪协议的履行情况；(5) 对采购部审批后的门店每档期特价商品进行调价或售价商品的价格变动，并书面告知门店；(6) 整理、归类好各项单据以便备查。三、配送中心的工作职责与主要事项1、严格按收货程序接收供应商送货，包括码放程序、区域原则、贴码程序、验货程序、验单程序等；2、工作认真、细致、诚实、有条理，确保所有的收货真实、正确、清楚；3、及时对验收的货物整理、码放，根据各门店要货单进行配送；4、负责收货区域、库区的清洁、卫生、安全操作、消防等要符合公司规定；5、做好收货区的车辆秩序、管理和外来人员的进出管理；6、执行先退后收货的程序；7、与供应商保持良好的合作关系，为其提供份内的服务；8、坚持月盘点制度；9、建立商品保质期台帐，对临近保质期或长期滞销、库存过大和孤品、品项不佳等列出清单，及时上报采购部；10、将各门店送来的报损商品，检查退单单据是否与货物一致，是否有领导签名，批量退货是否与采购部的指示相一致，然后统一执行报损程序进行报损；11、对退货商品分类、分区域进行整理,确保每一个供应商的退货全部集中在一起清退；12、负责维修商品的跟进工作；13、负责各连锁门店的信息、单据的收集整理工作,于每日17时上交财务进行登帐或将系统库存进行更正；14、负责入库赠品的保管，即时通知采购部；15、每日早晨和中午到采购部反映到货情况，并取走订单。四、收货管理制度1、原则:按单收货，仔细清点验收，要求供应商提供送货清单,核对供价是否一致，应及时反应至采购部；2、收货(1) 仓库划出收发货区，所有收货必须在收发货区进行，未经允许其他人不准进入仓库;(2) 所有收货必须凭有效单据进行收货，无效单据不可进行收货;(3) 收货要求：A、验货时要进行抽样检查、开箱检查；B、检查项目：条形码是否与订单相符，包装是否完整，保质期是否符合要求，礼品是否配送，有品质要求是否符合,对不符合要求的可拒收；(4) 仔细清点商品数量，按实收单填写有效单据，实收的数量不超过单据所列数据，有赠品的，要单独填写赠品单，并在有效单据上备注清楚，上报采购部后统一给予分配；(5) 收货完毕，双方在单据上签字确认，并注明收到货日期,绿联交对方，红联自己留用，白联整理及时送交财务。五、出货管理制度1、原则：先进先出2、出货A、仓库管理人员凭要货单等其他有效单据按单发货；B、坚持先进先出的原则；C、配送或退货商品必须整齐堆放在收发区并当场确认；D、驾驶员当场监督配送，对拼箱商品做好封箱序号，并在配送中心登记好单据号和出车时间，到门店后双方验货，以门店实收数量为准,双方在要货单上签字后，绿联给对方，红联仓库保留，白联整理后由驾驶员带回交于配送经理核对分店的收货情况。六、仓库的盘点制度1、目的：检查商品的实际库存与帐存数是否相符；2、不定期盘点A、由财务部确定若干个要抽查的商品；B、由采购部组织人员参加检查；C、仓库要做好抽查商品的整理工作与单据整理工作；D、仓库保管员与抽查人员一起清点要抽查的商品，填写盘点表；E、财务人员在盘点表的基础上调整未录入电脑的单据，数出抽查日的实际盘存数；F、财务部把实际盘点与电脑帐存数进行比较，填写盘点差异分析表报送采购部。3、定期盘点A、每月定于20日进行仓库盘点，盘点时停止收货；B、仓库在盘点之前，把所有的残次商品上报采购部进行处理，把所有的单据整理好上交财务部录入电脑；C、整理清点商品，填写盘点表，盘点工作应在最短的时间内完成，及时上交采购部;D、采购部组织人员进行仓库抽查，抽查完毕，盘点表交给财务部，财务部进行实存数与电脑帐存数比较并填写差异表送交采购部。七、配送车辆管理制度1、原则:确保运输安全，商品及时配送到位；2、车辆管理及运输制度(1) 所有车辆必须严格遵守集团公司车辆暂行管理条例；(2) 配送到门店商品，驾驶员要与仓库清点好件数，运输途中要确保商品安全，送达门店后,协同门店收货员验收确认；(3) 收集各门店的各项单据，及时上交配送中心，对异常情况及时反馈到采购部，门店直配单直接上交财务；(4) 驾驶员必须服从上级领导的安排，除配送之余，有义务协助仓库做好相关工作;(5) 配送中心在出车前应通报采购部，驾驶员在货品送到分店验货后应及时返回配货中心报到。八、罚则1、目的:自觉自愿遵守公司各项规章制度；2、罚则：(1)保管员违反上述规定的，没有造成损失者给予1020元的罚款；对造成损失的除按售价给予赔偿外，另给予50元以上的罚款；(2 )入库人员应洁身自爱，若有奸守自窃的一经查实，开除并移交司法机关；(3) 因玩忽职守造成公司损失的部分应承担赔偿责任，例：不及时反映仓库存在的隐患，造成仓库失火、漏水、被偷等；(4) 驾驶员在运输过程中，因工作失误，造成商品在运输中破损，驾驶员应承担相关责任;(5) 配送时必须整车配送，要有成本节约意识.