移动智能办公平台软件使用管理员手册样本.doc

移动智能办公平台软件使用手册
（管理员）

北京华中融合科技有限公司
二○一一年八月

目 录

第1章 运营环境 1
第2章 系统设立 1
2.1 顾客群组设立 1
2.1.1创立群组 1
2.1.2群组阐明（非常重要） 2
2.1.3编辑群组 4
2.1.4删除群组 4
2.1.5添加顾客 4
2.1.6编辑顾客 4
2.1.7删除顾客 5
2.2 知识管理 5
2.2.1增删栏目 5
2.2.2权限分派 6
2.2.3板块排序 7
2.2.4类别管理 7
2.3 广播管理 8
2.4 人事管理 8
2.4.1考勤时间设立、节假日设立 8
2.5 工作流程管理 9
2.5.1快捷批复短语 10
2.5.2审批岗位设立 10
2.5.3公章签名 10
2.5.4管理表单（重点） 11
2.5.5创立工作流（重点） 14
2.5.6管理工作流 15
2.6 公文流转管理 15
2.6.1主题词设立 16
2.6.2发文号设立 16
2.6.3部门设立（非常重要） 17
2.6.4角色设立 (非常重要) 17
2.6.5顾客管理设立（非常重要） 19
2.6.6公文流转管理 19
2.6.7发文设计（重点） 20
2.6.8发文活动设计 21
2.6.9发文规则设计 23
2.6.10收文设计（重点） 24
2.6.11收文活动设计 25
2.6.12收文规则设计 27
2.7 邮件管理 28
2.8 移动信息管理 28
2.9 系统日记 29
2.9.1查询日记 29
2.9.2备份日记 30
2.9.3恢复日记 30
2.9.4删除日记 31
第3章 常用问题解决 32
3.1 修改SQL数据库密码 32
3.2 添加Sa顾客登陆 32
3.3 添加Internet宾客帐户 32
3.4 异常报错解决 33

第1章 运营环境
所需软件环境如下：
操作系统为：windows xp,windows,vista等。推荐windows xp。
浏览器：IE6,IE7,IE8 推荐IE6。
办公软件：office,office等。推荐office。

第2章 系统设立
初次使用智能办公平台软件，只是一种没有任何数据平台。在这里，您可以通过系统所提供“系统更多功能”结合您公司实际状况来完毕如下设立：

2.1 顾客群组设立
开始使用智能办公平台软件时，需要管理员对所属员工进行帐号分派，并进行部门、权限等分派。在顾客群组设立中重要有六个操作：
2.1.1创立群组
点击“ [功能使用区] à [顾客群组设立]à[群组管理] à[添加群组]”进入添加群组界面，这里所创立组属于部门组（请紧密对照下面2.1.2群组阐明）：

2.1.2群组阐明（非常重要）
如下图所示系统已经自带某些系统功能组，顾客必要属于系统功能组，才干拥有该组权限。这些群组不可删除。
在上述1.1.1创立群组中提到，可依照公司组织架构创立部门组，如行政部、人事部、财务部、市场部、研发部、总经办……等。可先将系统功能组添加到部门组，再将顾客添加到部门组，那么部门组就会拥有系统功能组权限。这样在后续“知识管理”里分派权限时，将顾客添加到部门组就可以了，而不必再去逐个选取系统功能组。

群组名称（系统功能组）
群组属性
all/全体顾客
拥有查阅系统主页面上知识管理权限，这是最基本权限，建议每个顾客都应属于该组。
adbbss/知识管理组
系统后台功能，容许进入后台添加、删除、编辑知识管理栏目，并分派顾客对知识管理栏目权限
adbfiledb/文献库管理
备用，可忽视
adbfastnews/滚动广播组
系统后台功能，容许进入后台查询、添加、删除广播信息
adfixedassets/固定资产组
拥有固定资产管理权限
admanmanage/人事管理组
拥有人事管理权限,涉及设立、添加和删除信息
admanview/人事查看组
拥有人事查看权限，仅仅能查阅信息
admeeting/会议管理组
能对所有已开会议、未开会议、会议纪要进行管理，并能预定、删除会议。
administrators/系统管理组
拥有邮件空间管理、移动信息管理、系统操作日记管理功能
adsing/电子印章组
拥有添加个人电子印章权限
adstream/工作流管理组
系统后台功能，拥有工作流和原则工作流后台管理设立权限
adusers/顾客管理组
系统后台功能，拥有顾客、群组管理，权限分派等所有后台管理权限，该组权限最大，请谨慎分派。
b2m/移动商务组
拥有移动移动商务讯息发布权限
crammanager/客户关系组
拥有客户关系管理里面查阅和删除权限，普通顾客没有删除权限
meeting/会议查看组
可以查看近期会议及预订会议，属于基本权限
plan/筹划总结组
拥有筹划总结管理权限，能查询其她顾客筹划总结和分派任务等，同步还能分派其她顾客在指定范畴内查询权限。
setworksearch/任务查询组
拥有筹划总结管理权限，能查询其她顾客筹划总结和分派任务等，但不能分派其她顾客查询权限。
sms/短信发送组
拥有短信发送权限。注：提示类短信不属于这个组也能发。
votegroup/投票管理组
拥有投票管理权限，能设立投票题目、方式、投票成果等。
webset/外网访问组
拥有通过外网访问系统权限

2.1.3编辑群组
点击“[顾客群组设立] à [群组管理] à[需要修改群组名称]”进入群组编辑界面。同上步。
2.1.4删除群组
点击“[顾客群组设立] à [群组管理]”进入群组列表：

2.1.5添加顾客
点击“[功能使用区]à[顾客群组设立]à[顾客管理] à [添加顾客]”进入顾客列表，如下图：

重要：此处选取组时必要选取系统功能组（不能缺省），同步可依照状况选取部门组。部门组重要是为“知识管理”和“流程审批”服务。
2.1.6编辑顾客
在顾客列表中点击顾客名进入顾客信息编辑界面，同上步。
2.1.7删除顾客
在顾客列表中点选需要删除顾客，点击删除。如下图：

注意：顾客一旦删除，将不能再恢复！
2.2 知识管理
知识管理是管理员可以依照本公司实际状况，设立相应信息发布栏目，同步可对每个信息栏目指定相应信息创立、阅读、删除、编辑权限，如设立：公司信息、告知告示、规章制度、新闻公示、项目文档、产品简介等栏目。
点击“[功能使用区] à [知识管理设立]”进入栏目列表：

2.2.1增删栏目
在上个界面中，栏目分为三级，点击“文档柜管理”进入第一级栏目管理。点击创立文档柜栏目，点击栏目名称可进行修改，点栏目后相应进行删除界面如下图：

创立文档库时如下图所示：

点击“文档库管理”进入第二级栏目管理，界面如下图：

点击创立文档库栏目；点击栏目后相应进行删除；点击进行编辑；点击相应新建三级栏目。
2.2.2权限分派
点击相应设立文档库权限，详细如下图

注（重要）：如果没有进行此项操作，除管理员顾客将看不到知识管理栏目。选取组时直接选取部门组即可，而不必再逐个添加系统功能组。
2.2.3板块排序
可对知识管理栏目里文档排列顺序进行修改，修改背面顺序号即可，如下图：

2.2.4类别管理
除了前面描述到文档柜/文档库/文献夹以外，还可再设下级分类栏目，如下图所示：

下图是“类别管理”在前台使用中体现：

2.3 广播管理
点击“[功能使用区] à [信息广播管理]”进入信息广播管理页面：

点击[添加信息]可以新增广播信息，信息涉及：标题、资料来源、结束时间（请按规定格式设立）和详细内容。详细内容可以插入视频、FLASH动画、音乐等多媒体信息；
点击[历史记录]可以查看此前发布过广播信息；点击[信息查询]可以按自己需求搜索已经删除广播信息。
2.4 人事管理
2.4.1考勤时间设立、节假日设立
上下班时间设立重要目是：一、系统自带考勤管理功能，可在此处设立上下班考勤时间；二、对流程审批时间进行计算。如下图：
设立节假日重要目是：在流程审批计算审批时限时系统可以自动去除节假日时间（此环节可省略，不会对使用导致影响）。

2.5 工作流程管理
原则工作流程后台定义，点击“[功能使用区]à[工作流管理]”进入工作流管理界面：进入下图，请依次按：快捷批复短语/审批岗位设立/公文模板/公章签名/管理表单/创立工作流，顺序进行设立。

该界面中显示已经定义过所有工作流。点击工作流名称查看详细信息；点击创立工作流，建立一种新工作流程；点击定义后台管理员给顾客分派工作流管理权限。
2.5.1快捷批复短语
在审批流程时可直接选取快捷批复短语进行意见批复，如：批准、回绝、退回、暂缓等，点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[快捷批复短语]”，进入如下图：

2.5.2审批岗位设立
点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[审批岗位设立]”，进入如下页面：

点击“添加岗位”，进入如下页面：

2.5.3公章签名
可将电子印章导入到系统中，在进行公文流转可根据权限调用。点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[公章签名] à[增长公章]”，进入如下页面：

下一步，如下图所示，导入电子印章图片即可。

2.5.4管理表单（重点）
可创立各种寻常工作中所需要工作流程表单，如请假表单、报销表单、会议申请表单、发文表单、收文表单等等。点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[管理表单] à[创立html表单]”，进入如下页面，表单可删除或重置恢复使用。

在创立所需要流程表单时，请使用FrontPage或Dreamweaver等网页设计软件创立表格，如下图所示。如果使用Word或excel将会产生垃圾代码，导致使用时出错。如在使用FrontPage或Dreamweaver上有问题可找分管该公司工程师征询。

注意（重要）：要有如下发文效果，后台定义表单名称必要具有“发文”字眼（注意：不是工作流名称，是表单名称），否则将不能浮现红头、发文自动编号、发文日期等内容。如下图：

后台操作如下图所示：

注意（重要）：要有如下收文效果，后台定义表单名称必要有“收文”或“来
文”字眼。

后台操作如下图所示：

创立完表单后可看到如下页面：

2.5.5创立工作流（重点）
创立一种工作流，点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[创立工作流] ”，进入如下页面：

2.5.6管理工作流
点击“[功能使用区]à[工作流管理]à[管理工作流] ”，点选所要编辑工作流名称，进入编辑\删除界面。
2.6 公文流转管理
通过功能使用区-公文流转管理，进入公文流转管理设立界面。

进入公文流转管理设立界面，可以对公文流转工作流进行添加，修改，查询等操作，如果第一次使用还需要先定义主题词，发文号，部门，角色，顾客管理。

2.6.1主题词设立
***所填写主题词为国务院公文主题词表内容。
对主题词进行维护，点击“主题词”可以看见系统已经设立好主题词；

主题词维护
主题词设立可以选取该主题词上级分类，当前主题词名称；

2.6.2发文号设立
对发文号进行维护，点击“发文号”可以看见系统已经设立好发文号；

发文号维护
可设立文号代字，开始序号，使用部门；

***序号是指系统初始化时候，自动生成发文字号，如上图,如果为1话，表达第一种发文字号格式为 行政〔〕1号。
2.6.3部门设立（非常重要）
对部门进行维护，点击“部门”可以看见系统已经设立好部门信息；
***在第一次使用本系统时候，请先填写好本单位部门。

部门维护
可设立部门部门名称，部门负责人，上级部门，部门电话；

2.6.4角色设立 (非常重要)
设定了2级角色，系统管理员，普通顾客；
****在顾客登录系统前，请先为顾客设立角色,把此顾客添加到相应角色中!!!!

系统管理员角色可以使用所有菜单。而普通顾客默认不能使用公文流转管理中功能。
***请在添加顾客时候，确认要添加顾客与否为普通顾客，如果是普通顾客请不要给此顾客开放公文流转管理。
上图中点系统管理员，如图：

上图中【设定角色应用权限】为设立系统管理员所有角色，默以为所有权限。
点【设定角色应用权限】，如图：

上图中如果想查看某个模块权限状况，例如，想查看发文管理模块中权限，点【设立】，如图：

上图中列表显示即为发文管理中权限。如果想修改发文管理模块权限，请点上图中【设立权限】，如图：

在上图中通过勾选，来实现权限设定。最后点【拟定】。
【顾客列表】，为添加能使用公文流转顾客名字。如图：

上图中下拉框中选取要添加顾客，点【增长】。如果想删除此顾客管理员角色，在图中右面点【移除】。普通顾客操作类似。
2.6.5顾客管理设立（非常重要）
对顾客进行维护，点击“顾客”可以看见系统已经设立好顾客信息；
*****在第一次登陆本系统后，请先为顾客指定所属部门！！！！！

顾客维护
可设立顾客部门信息；

2.6.6公文流转管理

可以对公文流转进行增长，修改，进行可视化地设计，下面分别对进行描述；

2.6.7发文设计（重点）
通过可视化设计发文流程，可新建或者修改原有流程；这里点击其中流程“复杂发文流程”，咱们可以看见工作流发文设计可视化设计界面。
***如果想使用系统中已有流程，请务必把经办人重新设立！！！！

上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。

设计公文流程工作流左边可以分别看到：
流程名称：对工作流进行名称设定。
公文类型：公文类型时属于发文还是收文。
流程描述：对流程补充描述。
使用部门：该工作流可以使用部门。
与否公开：该工作流与否可以公开。
与否使用：该工作流与否可以使用。
添加活动：在设计过程中添加一种活动节点。
添加规则：在设计过程中添加一种规则，规则是活动之间流转地规则。
添加标签：可以对设计添加标签进行描述阐明。
保存：保存当前对工作流修改。
容器宽：当当前页面满足不了流程设计宽度，可以扩大设计工作流宽度范畴。
容器高：当当前页面满足不了流程设计高度，可以扩大设计工作流高度范畴。

2.6.8发文活动设计
新建一种活动，请点设计页面左面【添加活动】，在设计页上会浮现一种孤单节点如图：

鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定位置。
【添加规则】，设计页上浮现一种孤单线条，如图：

可以用鼠标选取线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点办法：把线条连接上一种节点（把拖动到节点中心位置）,箭头一端连接下一种节点(箭头拖动到节点中心位置)。设立好流程后,请填写设计页如图内容：

填写流程名称，流程描述，选取类型，使用部门，勾选与否公开，勾选与否使用。最后，点【保存】。

如果对新建或者对已经存在活动进行修改；可以双击活动图标。

例如双击“关于领导会签”，在弹出活动细节中可以看到；
活动名称：该节点活动名称；
活动类型：该节点活动类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，与分支活动，或分支活动；
执行动作：该节点活动执行动作，细分为拟稿，会签，核搞，签发，打印校对，拟稿审核，编文号，分发；

经办人：可制定该节点经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；

2.6.9发文规则设计
***规则意思是，当公文流转从一种节点到另一种节点流转中与否需要流转条件。如：如果选取是半数通过，则在规则前面节点上必要有一半人批准，流程才会向下流动。默认状况下不需要设立规则流转条件。
新建一种规则，或者对已经存在规则进行修改；可以双击规则线条。

例如：点击活动“起草单位负责人审稿”—“办公室负责人审稿”规则，可以看见详细地规则内容；
规则名称：该规则规则名称；
流转条件：规则在活动之间流转条件，细分为所有通过，只一人通过，半数人通过；
线条类型：显示线条类型，分为直线，曲线；

最后设计好流程后就可以进行保存；

2.6.10收文设计（重点）
通过可视化设计收文流程，可新建或者修改原有流程；这里点击其中流程“华中办公室收文流程”，咱们可以看见工作流收文设计可视化设计界面。
***如果想使用系统中已有流程，请务必把经办人重新设立！！！！

上图在流程图中通过鼠标点节点可以弹出。

设计公文流程工作流左边可以分别看到：
流程名称：对工作流进行名称设定。
公文类型：公文类型时属于发文还是收文。
流程描述：对流程补充描述。
使用部门：该工作流可以使用部门。
与否公开：该工作流与否可以公开。
与否使用：该工作流与否可以使用。
添加活动：在设计过程中添加一种活动节点。
添加规则：在设计过程中添加一种规则，规则是活动之间流转地规则。
添加标签：可以对设计添加标签进行描述阐明。
保存：保存当前对工作流修改。
容器宽：当当前页面满足不了流程设计宽度，可以扩大设计工作流宽度范畴。
容器高：当当前页面满足不了流程设计高度，可以扩大设计工作流高度范畴。

2.6.11收文活动设计
新建一种活动，请点设计页面左面【添加活动】，在设计页上会浮现一种孤单节点如图：

鼠标放在节点上按住鼠标，可以拖动节点到指定位置。
【添加规则】，设计页上浮现一种孤单线条，如图：

可以用鼠标选取线条拖拉或移动线条到指定位置。线条连接节点办法：把线条连接上一种节点（把拖动到节点中心位置）,箭头一端连接下一种节点(箭头拖动到节点中心位置)。设立好流程后,请填写设计页如图内容：

填写流程名称，流程描述，选取类型，使用部门，勾选与否公开，勾选与否使用。
最后，点【保存】。
如果对新建或者对已经存在活动进行修改；可以双击活动图标。

例如双击“领导批示”，在弹出活动细节中可以看到；
活动名称：该节点活动名称；
活动类型：该节点活动类型，细分为初始化活动，终结活动，常规交互活动，与分支活动，或分支活动；
执行动作：该节点活动执行动作，细分为填拟办意见，分发，审核批示，传阅或办理，收文登记，领导批示；

经办人：可制定该节点经办人，通过右方地按钮展开如下界面进行人员制定；

2.6.12收文规则设计
***规则意思是，当公文流转从一种节点到另一种节点流转中与否需要流转条件。如：如果选取是半数通过，则在规则前面节点上必要有一半人批准，流程才会向下流动。默认状况下不需要设立规则流转条件。

新建一种规则，或者对已经存在规则进行修改；可以双击规则线条。

例如：点击活动“起草单位负责人审稿”—“办公室负责人审稿”规则，可以看见详细地规则内容；
规则名称：该规则规则名称；
流转条件：规则在活动之间流转条件，细分为所有通过，只一人通过，半数人通过；
线条类型：显示线条类型，分为直线，曲线；

最后设计好流程后就可以进行保存；

2.7 邮件管理
点击“[功能使用区]à[邮件空间管理] ”，可对有邮箱容量进行分派，如下图：

2.8 移动信息管理
点击“[功能使用区]à[移动信息管理] ”，可对短信发送进行权限设立，如下图：

2.9 系统日记
点击“[功能使用区]à[系统操作日记] ”，可查看顾客使用痕迹。如下图：

2.9.1查询日记
点击“查询日记”，可填写条件查询出来日记记录。

依照条件查询出来日记记录。

2.9.2备份日记
可按照时间范畴对日记进行备份。

2.9.3恢复日记
可按照时间范畴对日记进行恢复。

2.9.4删除日记
可对所有日记进行删除，请谨慎执行该功能。

第3章 常用问题解决
3.1 修改SQL数据库密码
“开始”>> “所有程序”>> “公司管理器”>>“安全性”>>“登陆”，选取“Sa”，右击展开菜单，点击“属性”，重新输入密码即可。
3.2 添加Sa顾客登陆
“开始”>> “所有程序”>> “公司管理器”>>“安全性”>>“登陆”，右击空白处，选取“新建登陆”，创立一种新登陆，选取“SQL Server身份验证”，输入密码进行创立。
3.3 添加Internet宾客帐户
“开始”>>“管理工具”>>“Internet信息服务(IIS)管理器”，选取“默认网站”，右击展开列表，点击“权限”，如下图：

如果“组或顾客名称”没有“Internet宾客帐户”，点击“添加”>>“高档”>>“及时查找”，选中“Internet宾客帐户”添加进去。然后返回“权限”，选中“Internet宾客帐户”，勾选“读取和运营”、“列出文献夹目录”、“读取”三项权限。
3.4 异常报错解决
序号
浮现状况
解决办法
1)
登录页面不显示
联系系统管理员，排除网络传播等故障
2)
顾客登录多次失败
联系系统管理员，重新为该顾客设立密码或添加该顾客
3)
某顾客操作不到某功能
联系系统管理员，为该顾客授权
4)
中文名附件打开出错
点击IE浏览器菜单--工具--internet选项--高档--取消“总是以UTF-8发送URL”，拟定，然后重新启动计算机即可。
5)
即时消息不能自动弹出
请关闭类似“上网助手、百度、google工具栏”拦截广告功能，安装xp2补丁浏览公司也有类似拦截功能，请注意取消。
6)
即时消息延时/重复弹出
请清除IE浏览器暂时文献，办法：选取IE浏览器顶部菜单“工具”——〉internet选项——删除文献——删除所有脱机内容——拟定
7)
不能发送短信，或公司管理信息不能自动转发手机短信
手机号码必要事先登记，在"个人信息"中，在"个人平台"——〉"个人档案"或“短信服务”中设立