外贸邮件回复注意事项.docx

外贸邮件回复注意事项102020年4月19日文档仅供参考，不当之处，请联系改正。（一）、回复技巧1.回复时间注意事项：今天的今天一定要回香港、台湾、韩国2个小时内回复澳大利亚收到后马上回欧洲下午三点前一定要回美国下班前回（根据各国的时差和工作习惯统计）注：如果不能回复询盘一定要给客户一个回应，告诉她当前不能回的原因和什么时候能够给客户回2.回复原则：3C原则Clearness(清楚)Concisenes(简洁)Courtesy（礼貌）3.案例分析第一回合1）需要思考的问题：专业度 professional (多了解自己的产品，在每一封邮件中体现您的专业度)满足需求度 meet demands体现诚意 show your sincereity2）回复邮件注意点规范的格式（paragraphy, capitalization,spelling ,grammer.）主题 Subject 点睛之处（用之前客户给的主题/自己总结的主题如:公司+for哪几个产品）问候语礼节、呼应有问必答不能回答要给客户解释重点突出，意思明确落款要有完整称呼第二回合询盘回复专业报价完整、针对性/报价谨慎、完整专业图片清晰、方便浏览和接收向客户提要求审慎，tell why 能够向客户报两个价格fob/c&f价前瞻性专业的最好体现语气会影响全局几个回合后客户来邮件后客户有多个问题 一一作答，条理清楚客户提出的专业问题特别不能避而不答（如在说明中已有要标出）涉及到产品证书、质量等级的问题最好主动提及减少邮件往来的回合，提高效率4.公司介绍公司介绍怎么写？公司介绍三行 How long? When？ What？三行最适合且要有独特的卖点，放在开始和结尾都是能够的公司介绍内容：独特卖点员工情况质量控制程序公司新闻工厂规模贸易服务设备特殊生产能力参展情况代理商及代表处质量和安全标准委托加工服务研发能力其它主要客户5.讨价还价第一次报价给自己适当留有空间价格的合理性与竞争对手相比其它选择方案6.独家代理了解当地试产，了解该代理商让对方先谈条件保护自身利益（合作方式、合作期限、违约条款、数量）如果可能具体到某一制定产品7.无法满足对方需求时一定要注意语调给出解决方案 总结每天提升一点专业书籍熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟企业内部学习三人行、必有我师客户邮件很好的免 费 老师温故而知新自己是自己的老师意识决定行为重视你的每一客户赢在服务自己多做功课，少让客户做功课细节很关键仔细阅读客户邮件中每一句话，和每一封邮件一、称呼称呼属于礼仪，礼仪讲求的是“客尊”原则。1、不论是客人首次给发邮件或询盘还是后续的，客户称呼你“Dear A”，你的回复也当对应为“Dear B”。若你回复客户“Hi A”，就会让人感到发“顿”。以此类推，如客人邮件“Hi A”，你的回复也当对应为“Hi B”。其它，同理。2、客户邮件称呼你“Dear Mr. 名+姓”，你回复客户也当是“Dear Mr. 名+姓”。若你回复客户“Dear Mr. 姓”或“Dear 名”，就不规范(规范性就是对应性);若你回复“Dear Mr. 名”，那就是错的，因为无此表示(我知道有不少朋友对此无意识)。二、漏点1、客户询盘中，明确要求你报盘，明确要求你提供产品参数、参考图片、价格、相关条款、等。你的回复，应当是全部都提供;不能提供也没关系，但你当说一声，为什么不能提供及什么时候可提供。普遍的是，只报价，即使有产品参数也不全面，更不用说不附参考图片或相关条款了。要知道，对大多数行业而言，一个特定的价格，是必须要对应特定形式的产品(参考图片)，以及特定规格的产品(产品参数)，以及报价基于的交易条件、付款条件等(相关条款)，而且可能还包括安规等认证了。你少了哪样，能说的过去?让客户去猜?我告诉你，对大多数客户而言，客户不会猜，也不会再重复问你，你“漏点”了，只会因你的“不专业”而不理你了。客户有更多、更好的选择，来源于比你“专业一些”的同行。现在不是“价格为王”的时代，价格重要，质量重要，服务也重要。你丢三落四，客户有理由相信你不会在你们公司内部时传达定单信息时也丢三落四?就不要说你的丢三落四是不尊重客户了。2、客户邮件中，提了五点要你回答的问题。你回答了其中三点，结束。咳!客人楞了，且不论你这三点回答的质量，为什么另外两点不回复，也不交代为什么不能回复，更不交代何时能回复。若你是客人，请问：你又作何感想?3、与上类似，客户邮件中，有三点需要你确认的事项，你确认了其中两点而不言其它。如果是紧急确认，后果可能很严重。 4、客户热情地说了一大堆，她是如何喜欢你们的城市的风景(如杭州西湖)的，你回复时总该礼貌性说一句“是啊!西湖好美啊!”吧。你如果只字不提，那客人不是被冷了吗?与这一点具有相似意味的是，客户邮件一开始就是“How are you doing?”或“It was great meeting you at your booth on the 100th Canton Fair”，你回复的邮件中却找不到与此所对应的字句。买家心理总是想用最低的价格买到理想的产品，因此，在商务谈判中，买家砍价是常见的，如何与买家讨价还价，首先要分清楚，客人的动机。A类客户，恶意还价：你开个价格，每次她都说，HI TRACY，YOU GIVE ME A CRAZY PRICE，I KNOW XX COMPANY WHO PRODUCE A SIMILAR PRODUCT， THEY ONLY GIVE ME 30% PRICE AS YOU GAVE.这种情况下，你听到一定很火，这个不识货的家伙，你到别人那里去买好了。听到这种的时候，我会这样答复：YES，SIR，I DO KNOW THEY GIVE YOU LOW PRICE FOR SIMILAR PRICE， BUT OUR PRODUCT IS DIFFERENT TO THEIRS 。接着讲下，公司的产品特色，售后服务等的优势。然后说很遗憾，我们的产品跟你要求的价格相差太远，不过我们还有些便宜的产品（介绍些特价，库存品给她），看她的答复，如果她还是不要，或者继续砍价就算了。我感觉，外贸一定要晓得自己的目标市场在哪里，你的销售对象不是所有的人，你只要能抓住你的目标市场的1小部分人就足够了。比如你的市场定位是在10USD，你的客户就是能接受8-12元产品的人（举个大概的价格空间），那些只肯出1元买便宜产品或者20元买奢侈品的人，你就该把她们从客户名单中暂时删除掉。除非她们将来能接受这个10元的价格和质量。B类客户，善意还价：比如每次开价后，她们总是要个10% DISCOUNT。这种客户，1般来说，都是想买你的产品的，就不要为了些小零碎把人家得罪。这种情况，是需要知道你的权限在哪里，你能接受的折扣在哪里。你能够回答“ DEAR SIR，THE PRICE WE GIVE IS ALMOST REACH OUR BOTTOM LINE， I TRIED TO GET A 2% DISCOUNT FROM MY BOSS， HOPE THIS WILL MAKE YOU SATISFIED。PLEASE NOTE， I HAVE TRY MY BEST” 或者说“ACCORDING TO OUT COMPANYS POLICY, ONLY ANNUAL PURCHASING AMOUNT REACHED XX, WE CAN ONLY GIVE A 2% DISCOUNT. I REPORT YOUR CASE TO OUR TOP MANAGEMENT AND TRIED TO GET THIS DISCOUNT FOR YOU DUE TO OUR LONG TERM RELATIONSHIP” 总之，即使这个价格你能接受，也要显示的比较委屈和勉强。假如，人家1还价，你马上就松口，她们就知道了，你还有让价的空间，接下来你的价格就会被越压越低。而且，永远不要在客户面前显示出急噪的心态，你越着急，客户就越会砍价。有的时候，关于价格的谈判，未必要当天回复，能够等个1-2天。客户电话给你的时候，也要显得这个问题很难处理，先表示要请示下，才能答复。把你自己想成是买家，多揣测下买家的心态，换位思考，会有意想不到的结果。