中国南方电网公司档案工作评估制度.doc

中国南方电网公司档案工作评估制度

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2020年5月29日
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附件:

中国南方电网公司档案工作评估办法(试行)

为进一步加强对公司所属单位档案工作的指导,提高档案工作规范化管理水平,更好地为公司各项工作服务,根据<中华人民共和国档案法>、<中华人民共和国档案法实施办法>及<南方电网公司总部档案管理制度>等规定,制定本办法。
一、评估范围及要求
公司所属各单位,包括分公司下属单位及各省公司下属单位,地市级、县级供电企业。公司所属各单位可参照本办法,对下属单位进行评估。
要求公司所属各单位及其下属单位在 前全部达到良好及以上等级,县级供电企业在 前全部达到合格及以上等级。
公司系统完成档案评估工作之后,为形成长效管理机制,防止档案工作出现滑坡现象,对完成评估的单位一般3至5年复查一次。
二、评估等级及标准
(一)评估工作以<中国南方电网公司档案工作评估标准及评分表>(见附件二,以下简称<评估评分表>)为主要依据,结合单位的年度工作来进行。
评估采用计分评审方法,评估满分为100分加5分,共分优秀、良好、合格、基本合格、不合格5个等级。
优秀: 90分以上(含90分)
良好: 80分以上(含80分)
合格: 70分以上(含70分)
基本合格:60分以上(含60分)
不合格:60分以下
(二)公司系统已参加并经过地方档案行政管理部门组织的企业档案工作目标管理的单位,可不再进行重新评估。但要填写<中国南方电网公司档案工作评估登记表>(见附件一,以下简称<评估登记表>)交其上级单位备案。认定标准如下:达到省部级(三星级)等同合格,达到国家二级(四星级)等同良好,达到国家一级(五星级)等同优秀。
(三)有下列情况之一的,档案工作为不合格:
1.没有按规定开展档案工作。档案工作包括机构、人员、制度。
2.没有配备档案保管保护所需要的室库及设施、设备,档案的安全得不到保证。
3.文件材料(包括企业的各类专门文件材料)归档渠道不顺畅、整理不及时、归档不完整,而且没有进行整改。
4.没有开展档案信息化工作。
5.本年度发生了档案损毁、丢失、泄密等事故或其它违反档案法律法规的行为。
确定为不合格的单位,不再进行打分。
三、评估程序
评估采取单位自检、上级单位组成评估组检查、网公司所属各单位组织评估组互检、网公司抽检等方式进行,按照一级对一级负责的原则,网公司检查各分、子公司,各分、子公司检查其下属各单位,各地(市)级供电局检查各县级供电公司。程序如下:
(一)单位自检。各单位先进行自检并评分,自评结果记录在<评估评分表>上,填报<评估登记表>,一式两份报送上一级单位。
(二)评估组检查。上级单位组成评估组进行检查,完成后要拟定各受检单位档案工作的评估意见,注明扣分原因,填写在各单位所报<评估登记表>的相应栏目内,并对评估单位档案工作评分,填写在<评估评分表>上。
(三)汇总评议。评估组完成检查后,对<评估登记表>及<评估评分表>进行评议,得出档案工作评估的结论。
(四)通报奖惩。档案评估工作完成后,上级单位应通报评估情况,向各受检单位反馈评估意见,并提出奖惩意见。
对评估为优秀的单位,或县级供电公司被评为良好以上的单位,网公司办公厅将通报表扬,根据<中国南方电网有限责任公司奖励管理办法(试行)>的有关规定,由受表扬单位对相关人员进行表彰和奖励。
地(市)级供电局被评为合格或基本合格,县级供电公司被评为基本合格,要针对存在的问题限期一年进行整改。整改期满须将整改情况书面报送上级单位。由上级档案部门组织人员进行检查确认,网公司办公厅将组织抽查。
评估为不合格的单位须限期半年进行整改,到期仍达不到合格要求的,将进行通报批评。
四、评估组人员构成
上级单位组织评估组,一般要求评估组成员由5至7人组成,成员必须有丰富的档案管理工作经验,其中2人须具有档案高级职称,以保证评估质量。
评估县级单位档案管理水平,评估组也能够由3人或以上组成,其中必须有1人具有档案高级职称,3人检查组不能评估良好及以上的等级。
五、附则
(一)公司所属各单位可参照本办法对下属单位的档案工作进行评估。
(二)本办法由南方电网公司办公厅负责解释

附件:1、中国南方电网公司档案工作评估登记表
2、中国南方电网公司档案工作评估标准及评分表

附件1:

中国南方电网公司档案工作评估登记表

单位名称:
一、基 本 情 况
单位分管
领导姓名

职 务

电 话

分管部门

领导姓名

职 务

电 话

档案室
人员数量

档案工作
联系人姓名

职务
(职称)

电 话

直属单位
数 量

档案工作情况

对下属单位档案工作的监督指导

二、档 案 管 理 情 况
是否已完成上年度文件材料归档整理

归档
是否齐全

是否已按规定制作档案目录

数量

类型
室藏档案数
已归档
电子文件数
本 年 度
增 加 数
已归档
电子文件数
卷
件
份
全息数
卷
件
份
全息数
文书档案
永久

长期

短期

科技档案
500kV

220kV

110kV

35kV

其它

会计档案

照片档案

实物档案

[ 档案]

[ 档案]

[ 档案]

[ 档案]

合 计

三、室 库 设 施
室库
面积
密集架
(列)
标准箱柜(套)
计算机(台)
去湿机(台)
空调机
(台)
扫描仪(台)
刻录机(部)
消防设备
其它设备

四、开 发 利 用
本年度
利用档案情况
人次 卷次
件次
有无续编
大事记( )
组织机构沿革( )
基础数字汇编( )
本年度新增
编研材料

五、档 案 信 息 化
是否已开通
办公自动化系统

开通时间

有专门档案系统或OA档案管理

已归档
电子文件份数

其中有电子文件全息内容的份数

有 无
脱机备份

档案管理
软件名称

已录入电脑
目录数量(条)
案卷级

占室藏档案总量比例

文件级

全息级

是否已将档案信息化纳入
本单位信息化建设统一规划

是否已制定
实施方案

自

检

意

见

单位分管领导签名: (单位盖章)
年 月 日

检
查
组
检
评
意
见

负责人员签名:
年 月 日

上
级
单
位
审
核
意
见

( 盖 章 )
年 月 日

附件2:
中国南方电网公司档案工作评估标准及评分表
填报单位:
项 目
评估内容
评估标准
标准分
自评分
评估分

一、管理机制
(15分)
1、建立了档案管理机构,实现了档案综合管理,配备适应工作需要的档案人员。
必备条件,否则为不合格
5

2、建立健全了档案工作制度体系(包括工作规章、管理制度和业务标准规范等) 和管理网络。
每缺一项扣1分
4

3、档案工作实现了”三纳入”、”四参加”和”四同步”。
每缺一项扣1分,最多扣4分
4

4、对所属部门和下属单位进行监督指导。
须有实质性工作
2

二、基础业务
(40分)
1、单位形成的各种门类和载体的文件材料收集齐全、完整、准确、系统。
每缺少一类文件材料收集扣3分、重要文件未收集扣2分
15

2、归档文件材料分类科学、整理质量符合国家和上级单位档案管理的要求。
在分类、保管期限确定、装订、排列、编号、编目、装盒、立卷等每发现一处错误扣0.5分
8

3、档案保管条件适应工作需要,八防措施得到落实。
每一项达不到要求扣0.5分
4

4、按国家规定做好档案的鉴定、销毁工作。
每存在一项需鉴定档案而未做鉴定的扣1分
4

5、参加、组织举办档案宣传教育、培训工作。
每年至少举办一次宣传、培训工作
3

6、组织开展或参加档案科研工作和档案学术活动。
未开展或参加档案科研活动和学术活动的各扣1分
3

7、做好档案统计工作并及时报送档案工作统计表。
没有档案统计扣2分,未按时统计报送扣1分
3

三、室库设施
(13分)
1、有专用档案库房和档案柜。
必备条件,否则为不合格
5

2、合理配备办公室、阅览室等,配备档案装具符合要求。
每一项与档案工作不适应扣1分
4

3、根据国家规定配备空调机、去湿机、电子计算机等设备。
每一项与档案工作不适应扣1分
4

四、档案利用
服务(17)
1、编制各种门类和载体档案目录或归档文件目录、专题文件汇编等其它基本检索工具。
每缺一项扣1分
4

2、编制满足工作需要的编研材料,进行深层次开发。
通用性编研占3分,深层次编研占2分。每年通用性编研有3份,深层次编研有2份。
5

3、根据工作需要,主动、及时、准确提供档案信息。
查全率在98%以下扣1分,95%以下扣2分,90%以下扣4分
4

4、典型利用案例。
每年至少有4个案例以上,每少一个扣1分
4

五、档案信息化管理
(15分)
1、开展了档案信息化工作。
必备条件,否则为不合格
3

2、发展与信息化发展相适应,电子文件归档齐全完整。
每缺一类扣1分,发现有未归档文件扣0.5分
3

3、建立了完整的档案目录数据库。
每缺一类目录扣1分
3

4、实现了文档一体化管理,开展了全文检索。
未实现一体化扣2分,未实现全文检索扣1分
3

5、为各部门提供了档案信息网上利用服务
未实现扣3分,网上服务不顺畅扣1分
3

六、管理创新和突出贡献 (5分)
1、档案管理创新,取得明显效益
管理上有创新,并产生一定效益的加1分,产生很大效益的加2分;
2

2、档案工作为单位做出明显贡献
档案做出贡献的加1分,做也突出贡献的加3分
3

合 计

105

自评人: 评估人: 年 月 日