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第四章 报表

◆ 报表的功能
◆ 报表的设计
◆ 报表的记录分组和排序
◆ 报表的打印和预览

一、报表的功能

尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。

报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：
◆ 报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。
◆ 报表可生成清单、订单及其他所需的输出容，从而可以方便有效地处理商务。

报表作为Access 2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：
◆ 可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。
◆ 可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。
◆ 通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息
◆ 可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。

二、报表设计

如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。

1. 报表设计工具

⑴ 工具栏

视图、对象、超、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果

⑵ 工具箱

在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。
◆ 选择对象 用于选定操作的对象。
◆ 控件对象 单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。
◆ 标签 显示标题、说明文字。
◆ 文本框 用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。
◆ 选项组 显示一组限制性的选项值。
◆ 切换按钮 当表数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。
◆ 选项按钮 与切换按钮类似，属单选。
◆ 复选框 选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。
◆ 组合框 包括了列表框和文本框的特性。
◆ 列表框 用来显示一个可滚动的数据列表。
◆ 命令按钮 用来执行某些活动。
◆ 图像 加入图片。
◆ 非绑定对象框 用来显示一些非绑定的OLE对象。
◆ 绑定对象框 用来显示一系列的图片。
◆ 分页符 用于定义多页数据表格的分页位置。
◆ 选项卡控件 创建带有选项卡的对话框。
◆ 子窗体/子报表 用于将其他表中的数据放置在当前报表中。
◆ 直线 划直线。
◆ 矩形 划矩形。
◆ 其他控件 显示Access 2003 所有已加载的其他控件。

⑶ 工作区

◆ 报表页眉 以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉容。报表页眉的作用是作封面或信封等。
◆ 页面页眉 页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。
◆ 主体 用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体区段是报表容的主体区域，通常含有计算的字段。
◆ 页面页脚 页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。
◆ 报表页脚 用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。
除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】|【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。

⑷ 属性窗口

2. 使用向导创建报表

创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。
新建报表：

选择表和字段

按学分分组：

按课程ID排序：

选择报表布局：

选择报表样式：

确定报表标题：

运行报表结果：

3. 自动创建报表及图表向导
⑴ 自动创建报表
报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。

⑵ 自动创建图表
如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。
新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：

选择图表数据所在字段：

选择图表的类型：

指定图表的布局：

指定图表的标题：

运行图形报表，得到结果图：

4. 标签向导
标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。

5. 使用报表设计视图

下面介绍如何利用工具箱进行简单的报表创建。以罗斯文数据的【产品】数据表为例，创建报表。

启动【新建报表】：

报表设计工作区如下：

⑴ 向报表工作区添加控件：
报表中的每一个对象，都称为之为控件，控件分为三种：
◆ 绑定控件 绑定控件与表字段绑定在一起。在向绑定控件输入值时，Access 自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定控件。绑定控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。
◆ 非绑定控件 非绑定控件保留所输入的值，不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象。
◆ 计算控件 计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础之上的。计算控件也是非绑定控件，它不能更新字段值。
用户可以在设计视图中对控件进行如下操作：
◆ 通过鼠标拖动创建新控件、移动控件。
◆ 通过按Del键删除控件。
◆ 激活控件对象，拖动控件的边界调整控件大小。
◆ 利用属性对话框改变控件属性。
◆ 通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果。
◆ 对控件增加边框和阴影等效果。
向报表中添加非绑定控件，可通过从【工具箱】中选择相应的控件，拖动到报表上即可。
向报表中添加绑定控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。
在报表中创建计算控件时，可使用以下两种方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中输入计算表达式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表达式生成器来创建表达式。
使用表达式生成器创建计算控件的操作步骤如下：
◆ 在设计视图中打开报表。
◆ 创建或选定一个非绑定的【文本框】。
◆ 单击【报表设计】工具栏中的【属性】。
◆ 打开属性对话框中的【数据】标签，并单击【控件来源】。
◆ 单击表达式生成器按钮，弹出【表达式生成器】。
◆ 单击“=”按钮，并单击相应的计算按钮。
◆ 双击计算中使用的一个或多个字段。
◆ 输入表达式中的其他数值，然后【确定】。

⑵ 控件的更改和设置
更改控件的方法通常有两种：即在窗体直接修改或利用属性窗口进行修改。

⑶ 在报表中添加节

为了使报表更易于理解，可将报表分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择【视图】|【报表页眉/页脚】，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。
报表的节也具有属性，不过比报表的其他控件的属性要少得多。使用【格式】工具栏上的【填充/背景色】可设置节的颜色；但所有其他的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域、节的边线或节选择器。

⑷ 属性设置
除了可以移动控件的位置和改变控件的尺寸外，还可以通过属性对话框设置控件的其属性。方法是右击需要进行属性设置的控件，在弹出的快捷菜单中选择属性。

⑸ 保存报表
在对报表进行修改后，单击工具栏中的【保存】，就会弹出【另存为】对话框。在文本框中输入报表名称，然后单击【确定】按钮，就可以保存报表。

6. 用报表设计视图创建报表

下面通过实例说明设计报表的步骤：

⑴ 打开相应数据库，新建报表，选择【设计视图】、选择【订单】表。

⑵ 添加相应字段到报表设计主体区。

⑶ 添加页面页眉和页面页脚

其中页面页脚的文本框容由属性窗口和表达式生成器生成。

⑷ 保存运行得到结果

7. 报表属性
下面是报表的属性窗口，该对话框有五个选项卡，分别是：【格式】、【数据】、【事件】、【其他】、【全部】。

如果没有用设计视图打开报表，而是选中一个报表后，单击工具栏上的【属性】按钮，则将会弹出另外一种报表属性对话框。

8. 使用报表快照

Access 2003 提供了一种称为报表快照的新型报表。它是一个具有.snp扩展名的独立文件，包含Access 2003 报表所有页的备份。这个备份包括高保真图形、图标和图片并保存报表的颜色和二维版面。报表快照的优点是，不需要照相复制和邮寄印制版本，接收者就能在线预览并只打印他们所需要的页面。
为了查看、打印或邮寄一个报表快照，用户需要安装“快照取景器”程序，它是一个独立的执行程序，它提供了自己的控件、帮助文件和相关文件。在默认情况下，当用户第一次创建一个报表快照时，Access 2003就自动安装了“快照取景器”。

通过电子发送

三、报表高级设计

下面对报表设计中排序、分组及子报表等容进行详细讨论。

1. 排序与分组

所谓分组，是指按某个字段值进行归类，将字段值相同的记录分在一组之中。而排序是指按某个字段值将记录排序。
在设计视图方式打开相应的报表，单击工具栏上的【排序与分组】按钮，弹出对话框，在对话框上部的【字段/表达式】和【排序次序】中选定相应容，则在下部出现【组属性】区域。

系统默认的排序顺序为升序排列。当需要对数据进行分组时，可以单击要设置分组属性的字段或表达式，然后设置其组属性。最多可对10个字段和表达式进行分组。
◆ 组页眉 用于设定是否显示该组的页眉。
◆ 组页脚 用于设定是否显示该组的页脚。
◆ 分组形式 选择值或值的围，以便创建新组。或用选项取决于分组字段的数据类型。
◆ 组间距 指定分组字段或表达式值之间的间距值。
◆ 保持同页 用于指定是否将组放在同一页上。

下面对不同的分组情况进行介绍：

⑴ 按日期/时间字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。
◆ 年 按照相同历法中的日期对记录进行分组。
◆ 季度 按照相同历法季度中的日期对记录进行分组。
◆ 月份 按照同一月份中的日期对记录进行分组。
◆ 周 按照同一周中的日期对记录进行分组。
◆ 日 按照同一天的日期对记录进行分组。
◆ 时 按照相同小时的时间对记录进行分组。
◆ 分 按照同一分钟的时间对记录进行分组。

⑵ 按文本字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式相同的值对记录进行分组。
◆ 前缀字符 按照字段或表达式中前几个字符相同的值对记录进行分组。

⑶ 按自动编号、货币字段或数字字段分组记录

◆ 每一个值 按照字段或表达式中相同数值对记录进行分组。
◆ 间隔 按照位于指定间隔中的值对记录进行分组。

⑷ 设置排序与分组的步骤
在对报表中的数据分组时，可以添加【组页眉】或【组页脚】。组页眉通常包含报表数据分组所依据的字段，称为分组字段，而组页脚通常用来计算每组的总和或其他汇总数据。它们不一定要成对出现。

2. 子报表
子报表是出现在另一个报表部的报表，包含子报表的报表称为主报表。主报表中包含的是一对多关系中的“一”，而子报表显示“多”的相关记录。
一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系：
◆ 一个主报表的多个子报表的数据来自不相关记录源。在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。
◆ 主报表和子报表数据来自相同数据源。当希望插入包含与主报表数据相关信息的子报表时，应该把主报表与一查询或SQL语句结合起来。
◆ 主报表和多个子报表数据来自相关记录源。一个主报表也可以包含两个或多个子报表共用的数据，在此情况下，子报表包含与公共数据相关的详细记录。

四、预览及打印报表
1. 预览报表
单击数据窗口中【对象】栏下的【报表】按钮，选中所需预览的报表后，单击工具栏中的【预览】按钮，即进入【打印预览】窗口。打印预览与打印真实结果一致。如果报表记录很多，一页容纳不下，在每页的下面有一个滚动条和页数指示框，可进行翻页操作。
2. 报表打印
打印报表的最简单方法是直接单击工具栏上的【打印】按钮，直接将报表发送到打印机上。但在打印之前，有时需要对页面和打印机进行设置。

AAccess教程 第五章 窗体

◆ 窗体的功能
◆ 窗体的设计
◆ 窗体中的数据操作
◆ 窗体的打印和预览

一、窗体的功能

窗体和报表都用于数据库中数据的维护，但两者的作用是不同的。窗体主要用来输入数据，报表则用来输出数据。具体来说，窗体具有以下几种功能：
◆ 数据的显示与编辑 窗体的最基本功能是显示与编辑数据。窗体可以显示来自多个数据表中的数据。此外，用户可以利用窗体对数据库中的相关数据进行添加、删除和修改，并可以设置数据的属性。用窗体来显示并浏览数据比用表和查询的数据表格式显示数据更加灵活，不过窗体每次只能浏览一条记录。
◆ 数据输入 用户可以根据需要设计窗体，作为数据库中数据输入的接口，这种方式可以节省数据录入的时间并提高数据输入的准确度。窗体的数据输入功能，是它与报表的主要区别。
◆ 应用程序流控制 与VB窗体类似，Access 2003 中的窗体也可以与函数、子程序相结合。在每个窗体中，用户可以使用VBA编写代码，并利用代码执行相应的功能。
◆ 信息显示和数据打印 在窗体中可以显示一些警告或解释信息。此外，窗体也可以用来执行打印数据库数据的功能。

二、窗体设计

与设计报表类似，用户也可以采用多种方式创建数据库中的窗体。Access 2003 提供了9种创建窗体的方式。如下图的【新建窗体】对话框列出的示。

1. 窗体设计概述

⑴ 工具栏

⑵ 工作区

⑶ 工具箱

⑷ 属性窗口

⑸ 字段列表

2. 使用自动创建窗体向导创建窗体

在Access 2003 中，表是由字段和记录构成的。类似地，窗体的基本构件就是“控件”。控件比构成表的字段和记录更灵活些，它能包含数据，运行一项任务，或是通过添加诸如直线或矩形之类的图形元素来强化窗体设计，还可以在窗体上使用许多不同种类的控件，包括复选框、矩形块、文本框、分页符、选项按钮、下拉列表框等。
自动创建窗体向导创建的窗体包含窗体所依据的表中的所有字段的控件。当字段显示在窗体中时，Access 2003 会给窗体添加两类控件：文本框和标签。

⑴ 纵栏式窗体

在纵栏式布局中，每次仅能看到一个记录。文本框及所附标签并排显示在两栏中。标签显示在每个文本框的左面并标识文本框中的数据。

⑵ 表格式窗体

在表格式布局里，标签显示于窗体顶端，而各字段的值则出现在标签下方的表格里，而且可同时显示多条记录。

⑶ 数据表窗体
数据库表布局同样以行和列的形式显示数据，所以窗体类似于在数据表视图下显示的表，纵栏式和表格式布局中的一些窗体格式在数据表布局里无法使用。相对于数据表视图而言，数据表窗体具有自定义的窗体方式。

3. 使用窗体向导创建窗体

使用窗体向导来创建窗体，格式将比自动创建窗体要丰富一些。

首先选择新建窗体中的【窗体向导】，可确定要使用的表。

确定窗体上使用哪些字段。

4. 使用图表向导创建窗体

以上所创建的窗体，大都以数据形式为主。为了使窗体更形象，或为了特殊需要，可以使用图表向导来创建带有图表的窗体。

5. 使用设计视图创建窗体

在创建窗体的各种方法中，更多的时候是使用设计视图来创建窗体，因为这种方法更为灵活直观。
其一般步骤是打开窗体设计视图、添加控件、控件更改，然后可以对控件进行移动、改变大小、删除、设置边框、阴影和粗体、斜体等特殊字体效果等操作，来更改控件的外观。另外，通过属性对话框，可以对控件或工作区部分的诸如格式、数据事件等属性进行设置。

下面以【订单】表为例，使用设计视图创建一个简单窗体。

再看一例：创建“雇员销售窗体”

下面是创建的窗体：

之前建立的订单及明细查询：

金额表达式的生成：

6. 创建子窗体
如同存在子报表一样，也有子窗体。子窗体是指在一个窗体中插入的窗体。将多个窗体合并时，其中一个窗体作为主窗体，其余作为子窗体。主窗体和子窗体一般有三种关系：
◆ 主窗体中多个子窗体的数据来自不相关的记录源。在这种情况下，非结合型主窗体只是作为多个子窗体的集合。
◆ 主窗体和子窗体数据来自相同的数据源。
◆ 主窗体和子窗体数据来自相关的数据源。

当子窗体只显示与主窗体相关的记录时，意味着主窗体和子窗体是同步的。要实现同步，作为窗体基础的表或查询与子窗体的基础表或查询之间必须是一对多关系。作为主窗体基础的表必须是一对多关系中的“一”，而作为子窗体基础的表必须是一对多关系中的“多”。
下面创建一个雇员的主窗体，然后增加一个子窗体来显示每个雇员发出的订单明细情况。

7. 创建切换面板

切换面板是一种带有按钮的特殊窗体，用户可以通过单击这些按钮在数据库的窗体、报表、查询和其他对象中查看、编辑或添加数据。当用Access 2003 “数据库向导”创建一个数据库时，系统将自动为数据库添加一个切换面板作为用户界面。
切换面板上的每一个条目都连接到切换面板的其他页，或到某个动作。切换面板不仅提供了一个友好的界面，还可以避免用户进入数据库窗口——特别是窗体或报表的设计视图。
通过切换面板管理器，用户可以对向导提供的切换面板进行修改，也可以自己创建切换面板。数据库的切换面板系统由分层排列的切换面板组成，排列从主切换面板开始，一般扩展到两个或多个子页面。每个页面包括一组项目，项目组含有执行特定操作的命令。绝大多数项目包括一个变量，该变量规定打开哪个窗口、预览哪个报表等。

有关切换面板的说明：

⑴ 添加命令

如上图所示，Access 2003 提供了一些命令类型，具体说明如下：
◆ 转至“切换面板” 打开另一个切换面板并关闭自身面板。参数为目标面板名。
◆ 在“添加”模式下打开窗体 打开输入用窗体，出现一个空记录。参数为窗体名。
◆ 在“编辑”模式下打开窗体 打开查看和编辑数据用窗体。参数为窗体名。
◆ 打开报表 打开打印预览中的报表。参数为报表名。
◆ 设计应用程序 打开切换面板管理器以对当前面板进行更改。参数无。
◆ 退出应用程序 关闭当前数据库。参数无。
◆ 运行宏 运行宏。参数为宏名。
◆ 运行代码 运行一个VB过程。参数为VB过程。

⑵ 打开另一个切换面板
用户可以在一个切换面板中打开另一个切换面板。如果数据库中没有另一个切换面板，用户可以创建一个。

⑶ 修改切换面板
如果用户想修改已经创建好的切换面板，可选择【工具】|【数据库实用工具】|【切换面板管理器】命令，进行编辑。也可以在设计视图状态下打开切换面板并修改之。

三、窗体中数据的操作

创建完窗体之后，可以对窗体中的数据进行进一步操作，如数据的查看、添加以及修改、删除等。除此之外，还可以对数据进行查找、排序和筛选等。
在窗体的操作中，有些操作不会更改窗体中的记录，当然也就不会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如：数据的查看、数据的排序和查找。而有些操作则会更改窗体中的数据，从而也会更改创建窗体所依据的表或查询中的数据。如：记录的添加、删除和修改。

请看【窗体视图】工具栏。其中的主要的特殊操作按钮有：

视图、升/降序、按选定容筛选、按窗体筛选、应用筛选、新记录、删除记录、属性、数据库窗口、新对象等。

◆ 按选定容筛选 在窗体中选定某个数据的部分或全部，单击此按钮，屏幕可显示符合选定容的所有记录。
◆ 按窗体筛选 弹出对话框，单击任一字段名，会出现一个下三角按钮，单击之，在下拉列表中会显示窗体中该字段对应的所有值，供用户选择。
◆ 应用筛选 在建立筛选后，单击此按钮，可以进行筛选。再次单击，返回。
◆ 新记录 单击此按钮，系统将窗体中所有字段对应值置空，当前记录号加1，可添加记录。
◆ 删除记录 选择要删除的记录后，单击此按钮，将删除所选的记录，且窗体自动显示下一条记录。

◆ 筛选目标 可以直接在【筛选目标】文本框中输入数值进行筛选。

◆ 高级筛选 如果希望进行较复杂的筛选，则需要使用高级筛选方式。选择【记录】|【筛选】|【高级筛选/排序】命令，此时弹出【筛选】窗口。其操作类似如建立一个查询。

◆ 窗体的预览和打印
与报表的情况类似，用户可进行窗体的预览和打印。在打印窗体之前，最好使用打印预览功能对窗体进行预览，然后打印，以上操作可通过单击工具栏上的【打印预览】、【打印】按钮来完成。如果需要对页面或打印机进行设置，可以选择【文件】|【页面设置】命令或【打印】命令进行操作。

Access教程 第六章 数据库实例分析

◆ 数据库总体分析和设计
◆ 数据库的建立
◆ 数据库对象的完善

本章是对前面学习的回顾、联系和巩固，通过建立一个微型的学生信息数据库实例，来灵活运用前面的知识。

一、数据库功能分析

所建立的学生信息数据库实例主要有如下功能：

◆ 用户能存储学生个人情况的有关信息。
◆ 用户能存储学生学习情况的有关信息。
◆ 用户能存储学生老师情况的有关信息。
◆ 用户能存储学生住宿情况的有关信息。
◆ 用户能存储学生班级情况的有关信息。
◆ 用户能对上述信息进行录入、修改、删除等操作。
◆ 用户能通过多种方式对上述信息进行查询和统计。
◆ 用户能对查询和统计结果进行报表输出。

二、数据库设计与表的建立
1. 设计表

根据上述功能要求，需收集如下信息：

◆ 学生表（Student）：学号、、性别、籍贯、年龄、政治面貌、班名、宿舍号

◆ 课程（Class）：课程ID、课程名称、任课老师ID、学分、学时

◆ 任课老师（Teacher）：任课老师ID、、家庭住址、、

◆ 宿舍（Dormitory）：宿舍号、宿舍长、、宿舍床位

◆ 班级（Team）：班名、系部、成员数、班主任、班长、学习委员、生活委员

◆ 成绩（Score）：成绩ID、学号、课程ID、成绩

2. 建立数据表

在设计表的过程中，关键是两个问题，一是要有哪些表，二是表有哪些字段，这是非常重要的起始步骤。这样，实际上就建立了数据库表的结构。下面进一步的是建立数据表的数据。本例输入一些示例数据。具体如下图所示：

3. 建立表间关系

4. 练习筛选和查阅向导

练习1：查看“班名”为“信科0101”的所有学生的记录。
练习2：查看所有“政治面貌”不为空的所有学生记录。
练习3：对【课程】表的“任课老师ID”字段进行类型修改，使之能显示为【任课老师】的名字。

三、查询设计

查询是数据库中使用频率最高的对象之一。前面介绍了Access 2003的各类查询，它们同样可以用于我们已建立的学生信息数据库。建立查询的关键是设计场景，所谓场景设计就是模拟用户的需要，提出查询需求模式。

下面首先回顾一下建立选择查询查询的一般知识和一般步骤，然后设计一些场景，来建立相应的查询示例。

1. 表达式

表达式是由运算符控制的一项或多项操作。在Access 2003中可以用表达式完成各种任务。在SQL语句、查询和筛选器中，用表达式可以设置属性，建立条件，定义函数等。系统每次用到表达式时会自动计算表达式的结果，如果表达式在窗体或报表中，在每次刷新窗体或报表时，Access 会重新计算表达式的结果。如果果把表达式用作查询中的条件，系统每次执行查询时计算表达式的值。如果在表设计中把表达式用作有效性规则，系统在每次输入字段值时执行该计算。

下面是几个表达式的例子：
=[Customer First Name]&” ”&[Customer Last Name]——客户姓和名连接
=[Total Amount]-([Total Amount]*[Discount])<25——打折后金额少于25
[Deceased]=Yes——已故
[Animal Type]=”Cat”And[Gender]=”M”——雄性猫科动物
[Date of Birth] Between 1/91 And 12/93——91年1月至93年12月出生的

由上可见，表达式通常由运算符、对象名、函数、字面值、常量等值构成。而通过表达式输入框可以创建表达式。

2. 输入字段条件

⑴ 输入单值字段条件
单值条件的输入只要简单地将一个表达式放到一个字段中。表达式可以是示例数据，也可以是函数。如输入字符（文本或备注）条件、利用Like运算符和通配符、指定非匹配值、输入数值条件等。

⑵ 在一个字段中输入多个条件
使用And、Or、Between...And...,可以为一个字段指定多个条件。另外，还有In运算符和Null值查找。

⑶ 在多个字段中输入条件
通过查询设计器中的多个字段的【条件】和【或】栏进行设置，可以实现在多个字段中输入条件。

3. 创建总计查询

要创建一个总计查询，首先要创建一个选择查询，然后在查询设计窗口激活“总计：”行。操作方法有二：【视图】|【总计】、【工具栏】|总计按钮。

⑴ 对所有记录进行总计

⑵ 对成组记录进行总计

可以在查询设计窗口指定某一字段为分组字段，系统将这个字段中的相同记录分成同组，并对分组进行总计计算。

对单组进行总计

对多组进行总计

⑶ 为总计查询指定条件

4. 创建交叉表查询

四、报表设计

1. 创建查询报表

报表可以看成是查看一个或多个表中数据记录的方式，这个概念是所有报表的基础。前面已介绍了单个表的报表输出，而通过查询报表可以从多个表中收集用户想要的数据。这时，创建报表必须选择【查询或表】并把字段显示在报表上。除非希望在报表上看到单个表的所有记录，否则就要把报表绑定到查询上。可以说，如果希望在多个表中访问数据来产生报表，唯一的方法是将报表和查询绑定在一起。

⑴ 创建查询

⑵ 创建报表并与一个查询绑定

⑶ 设计查询报表

⑷ 美化查询报表

2. 创建选项组
如果一个字段的值是数字类型，可以使用选项组控件来创建报表。而对于其它的控件，也同样可以根据它们的特性来设计创建，从而生成多种多样的报表。

3. 创建多列报表
Access 2003 还提供了一种称为“多列报表”的报表，这种报表能够定义报表的各个部分，从而使用一个页面上能打印出多列数据来。它通过一个页面设置对话框来创建。

五、窗体设计

六、系统完善

从前面的情况来看，似乎还不够系统，这是为什么呢？因为实际上，我们对本示例系统缺少功能模块的设计，下面我们回头来分析本系统将有一些什么样的功能模块，至于模块的实现，有些可以马上设计好，有些可能要等以后章节学习完以后，才能更好地完成。

本系统的功能主模块主要有以下几个：

◆学生信息数据库数据录入模块

本模块主要包括如下子模块：学生信息录入、老师信息录入、课程录入、成绩录入、班级录入、宿舍录入等。
◆学生信息数据库数据修改、删除、编辑模块
本模块包括对数据库中数据的修改、删除和编辑等功能子模块。
◆学生信息数据库数据查询模块
本模块包括与学生信息相关的数据查询子模块：学生情况查询、老师情况查询、班级情况查询、课程查询、成绩查询、宿舍查询。
◆学生信息数据库数据统计模块
本模块包括如下子模块：学生基本情况统计、学生成绩情况统计。
◆学生信息数据库数据打印模块
本模块主要包括如下子模块：学生基本情况打印、学生成绩打印。
◆数据数据库管理。
包括数据库整理、压缩、备份、还原等，还是比较重要的。
◆帮助信息与关于本系统。
可提供帮助文档。提供版本信息、信息、求助联系方式等。

为此，我们建立切换面板如下：

Access教程 第七章 宏

◆ 宏的概念和功能
◆ 宏的建立和应用

宏是一个或多个操作的集合，其中每个操作执行特定的功能。如果用户频繁地重复同一系列操作，就可以创建宏来执行这些操作。宏由一些操作和命令组成，这些操作和命令用来完成自动化操作。用户可以通过创建宏来自动执行某一项重复的或者复杂的任务。

在创建宏时，就定义了一系列任务，只要启用宏，Access就执行了这些任务。

一、宏的功能

宏是一种功能强大的工具，可用来在Access 2003 中自动执行许多操作。通过宏的自动执行重复任务的功能，可以保证工作的一致性，还可以避免由于忘记某一操作步骤而引起的错误。宏节省了执行任务的时间，提高了工作效率。

宏的具体功能如下：

◆ 显示和隐藏工具栏。
◆ 打开和关闭表、查询、窗体和报表。
◆ 执行报表的预览和打印操作以及报表中数据的发送。
◆ 设置窗体或报表中控件的值。
◆ 设置Access工作区中任意窗口的大小，并执行窗口移动、缩小、放大和保存等操作。
◆ 执行查询操作，以及数据的过滤、查找。
◆ 为数据库设置一系列的操作，简化工作。

二、创建宏

单击数据库窗口的【宏】选项卡中的【新建】按钮，即可打开宏的定义窗口和宏的设计工具栏。

1．宏设计的基础知识

【宏设计】工具栏：

【宏名】 显示宏定义窗口中的“宏名”列。

【条件】 显示宏定义窗口中的“条件”列。

【插入行】 在宏定义表中设定的当前行的前面增加一空白行。

【删除行】 删除当前行。

【运行】 运行宏。

【单步】 单步运行宏。

【生成器】 设置宏的操作参数。

宏定义窗口如下：

默认情况下，宏定义窗口上面部分由两列组成：操作和注释列。

【操作】列 在此列中输入宏中所有操作，运行时将按照输入顺序执行操作。

【注释】列 在此列中输入对应操作的备注说明。

【宏名】列 在此列中输入宏的名称，在多个操作的宏组中这一列是必选的。

【条件】列 在此列中输入条件表达式，以决定运行宏的条件。

【操作参数列】 用以设定操作的相关参数。

在操作列中，提供了50多种操作，用户可以从这些操作中做选择，创建自己的宏。而对于这些操作，用户可以通过查看帮助，从中了解每个操作的含义和功能。

⑴ 在宏中添加操作

主要操作说明：

◆ AddMenu 将菜单添加到窗体或报表的自定义菜单栏，菜单栏中每个菜单都需要一个独立的AddMenu操作。此外，也可以为窗体、窗体控件或报表添加自定义快捷菜单，或为所有的窗口添加全局菜单栏或全局快捷菜单。

◆ ApplyFilter 对表、窗体或报表应用筛选、查询或SQL WHERE子句，以便对表的记录、窗体、报表的基础表或基础查询中的记录进行相应的操作。对于报表，只能在其“打开”事件属性所指定的宏中使用该操作。

◆ Beep 可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声，一般用于警告声。

◆ CancelEvent 取消一个事件，该事件导致Access执行包含宏的操作。

◆ Close 关闭指定的Access窗口。如果没有指定窗口，则关闭活动窗口。

◆ CopyObject 将指定的数据库对象复制到另外一个Access数据库（.mdb）中。或以新的名称复制到同一数据库或Access项目（.adp）中。

◆ CopyDatabaseFile 为当前的与Access项目连接的SQL Server 7.0或更高版本数据库作副本。

◆ DeleteObject 删除指定的数据库对象。

◆ Echo 指定是否打开回响。例如：可以使用该操作在宏运行时隐藏或显示运行结果。

◆ FindNext 查找下一个符合前一个FindRecord操作或【在字段中查找】对话框中指定条件的记录。

◆ FindRecord 查找符合FindRecord参数指定条件的数据的第一个实例。该数据可能在当前的记录中，在之前或之后的记录中，也可以在第一个记录中，还可以在活动的数据表、查询数据表、窗体数据表或窗体中查询记录。

⑵ 设置操作参数

选定操作后，在【操作参数】区域会出现相应的操作参数。可以在各操作参数对应的文本框中输入数值，以设定操作参数的属性。如上图中。也可以使用表达式生成器生成的表达式设置操作参数。

⑶ 创建宏组

如果有多个宏，可将相关的宏设置成宏组，以便于用户管理数据库。使用宏组可以避免单独管理这些宏的麻烦。

在数据库窗口中的宏名称列表中将显示宏组名称。如果要指定宏组中的某个宏，应使用如下结构：【宏组名.宏名】。

⑷ 宏中的条件操作

有时用户可能希望仅仅在某些条件成立的情况下才在宏中执行某个或某些操作。宏中的条件可以达到这个目的。

2．创建AutoKeys宏

Autokeys宏通过按下指定给宏的一个键或一个键序触发。为AutoKeys宏设置的键击顺序称为宏的名字。例如：名为