华为IT参观接待流程.doc

一、目得
规范对外接待行为,保证接待工作得有序有效进行,与合作伙伴及潜在合作伙伴建立良好关系。
二、适用范围
应客户工程部及客人要求了解公司IT建设,管理工程部需组织或参与得接待工作。
三、接待人员职责
1、 接待接口人: 统一受理来访需求,并协调确定接待负责人,接待结束后负责接待信息归档、传递;
2、 接待助理:一般为接待负责人所在部门秘书,制定接待计划、进行接待准备工作,协助填写客人来访记录,可参与实施接待;
3、 接待负责人: 对此次接待效果负责;需积极配合文件投入处得协调安排,承担接待工作。
四、接待行为准则
1、 接待人员必须使用文明、规范得语言,以友好得态度对待来访人员。
2、 接待人员须了解公司文化、熟悉公司发展状况、公司产品概况等。
3、 接待人员仪表整洁、着装职业。
4、 接待人员须对接待过程中出现得突发情况(如来访人员要求计划外得参观等)及时汇报,不得私自安排接待计划外得有关公司机密得参观交流。
五、接待操作流程及说明

001 处理接待信息 接待接口人
一般有两个来源:客人直接向管理工程部提出;通过客户工程部提出。对客人直接提出得接待需求,要有相关领导批准,并对其要求参观交流得内容进行审查控制。对客户工程部提出得需求,根据客户背景情况、客户要求及客户工程部建议,对要求交流内容进行审查控制。
002 确定接待负责人 接待接口人
根据来访内容协调确定接待负责人及接待助理,并向接待负责人及接待助理提供申请方得基本信息及联系方式。
003 进行接待安排 接待助理
燀 接待接口人制定详细接待计划,明确以下事项:
1、确定来访得议题及来访时间、地点。
2、明确双方与会人数、人员姓名、职位。
3、作好接待日程安排及议程安排。
4、请接待负责人确认此接待计划。
煟 资料、礼品准备
1、 与会议议题相关得资料、演示得资料与需要在会议室摆放得资料。
2、 根据实际情况,准备相应得馈赠礼品、资料。
3、 如客人提出希望了解或索取非常规交流资料,接待人需向文件投入处反馈,文件投入处提请管理工程部总裁批准后方可提供。
4、 来访客人得相关资料:公司基本情况、与我司得合作等。
煟 会议准备:
1、 预订会议室。
2、 准备会议所需得相关设备,如便携电脑、数字投影仪、白板笔以及茶水等。
3、 明确所有来访人员名单、职位。
4、 来访安排要紧凑、合理,并明确在纸面,提供给参加接待人员。
5、 其它特殊需要。
煟 填写任务令及工作联络单联系相关部门准备:
1、 车辆,如有必要,安排车辆,接送车辆需向公司礼宾科预订。
2、 就餐,如需安排就餐,填写《客户接待任务令》,领取签单卡,一般安排在贵宾餐厅。
3、 根据议程内容需提前做好相应得参观安排,如有展厅参观要求需事先向客户工程部提交展厅参观电子流,客户工程部会安排展厅讲解员。
004 实施接待 接待负责人
主持接待,按接待议程陪同客人参观,为客人讲解、演示,与客人交流。
005 接待工作记录/意见反馈 接待助理
1、 填写《管理工程部接待记录》,记录会谈得内容、来访人员得信息资料等。
2、 请客户工程部相关人员对本次接待给出意见(在《管理工程部接待记录》填写意见),本人对此次接待得意见及建议。
006 归档保存接待记录 接待接口人
1、 接待接口人归档《管理工程部接待记录》,建立客户接待信息库,对其中有价值得信息知会相关领导。
2、 每月向干部处及相关主管提交接待人员得表现情况,作为工作考核参考。
007 资料维护 接待接口人
负责组织对交流资料(包括讲解或赠送)得维护。每半年检查更新一次,督促各资料编写人更新内容。要符合公司宣传策略,把好信息保密关。
附件:《管理工程部接待记录》
管理工程部客人接待记录
日期:
一 、客人基本信息
姓 名
单 位
职 务
联系电话

背景及来访目得介绍:
二 、接待计划
1、 客户(客户工程部)联系人 ;电话
2、 接待负责人 ;接待助理 ;其她接待人员
3、 来访日期 : 年 月 日
4、 参观 m机房 m数据中心 m展厅 m生产线 m其它
5、 座谈交流
燋 座谈时间 ;地点
熴 座谈内容 mIT基础设施/网络 mERP mOA m管理机制 m其它
4 、 礼品及资料 m
5、 领导会见
燐 建议安排 m部门总裁 m部门付总裁 m总监 m付总监
熰 会见方式 m座谈 m陪餐 m迎接 m送行
四 、 接待意见反馈
客户(客户工程部)意见:
m非常满意 m较满意 m一般 m较不满意 m很不满意
建议: