会计电算化培训资料.pptx

第一讲 概论什么叫会计电算化会计电算化的历史会计电算化的内容实施电算化的意义手工会计与电算会计的区别与联系31一、什么叫会计电算化1、基本含义：将电子计算机技术应用到会计工作领域的简称。2、通俗的讲，就是将电脑应用到会计中，使财务人员摆脱繁重的统计、汇总等工作，将更多的精力投入到管理中去。3、随着会计电算化事业的发展，它的含义也逐步丰富。二、电算化的历史国外的发展过程我国的发展过程国外的发展过程1、电子数据处理阶段(会计核算电算化)2、会计信息系统阶段(会计管理电算化)3、会计决策支持阶段(会计决策电算化)我国的发展过程1、开始起步阶段（1979-1982）2、缓慢发展阶段（1983-1987）3、有计划、有组织的发展过程（1988-至今）三、电算化的内容它实际上是个人机结合系统主要包括：1、人员2、硬件3、软件4、会计规范1、人员指从事研制开发、使用和维护计算机系统的人员。一般分为：（一）系统开发员，包括系统分析员、系统设计员、程序设计员；（二）系统的使用人员，包括软件操作员、审核记账员、系统维护员、系统主管、档案管理员等。台式电脑便携式电脑2、硬件输入设备鼠标键盘扫描仪手写键盘数据处理UPS存储设备：磁盘、MO机、CD-R机等输出设备激光打印机显示器喷墨打印机3、软件：系统软件和会计软件系统软件会计软件电算化软件操作系统数据库管理系统通用会计软件自行开发会计软件4、会计规范指对会计电算化系统的运行，进行控制的各种准则、岗位责任制等内部控制制度。P182-186具体包括：1、电算化岗位责任制。2、操作管理制度。（权限、密码）3、软硬件和数据管理制度。4、会计档案管理制度。（防磁、火、潮、尘）四、电算化的意义A减轻劳动，提高效率。B全面、及时、准确的提供会计信息。C提高会计人员的素质、促进会计工作规范化。D促进会计人员职能的转变。E促进会计技术与理论的发展，推动会计制度的改革。F推动企业管理现代化。五、会计电算化对手工会计的影响账务处理方式的变更会计系统内部控制的变更账簿形式和错账更正方式的改变会计信息存储方式的改变会计工作组织体制的改变会计档案保管形式的改变账务处理（集成）系统账务处理（集成）系统简简 介介第二讲 账务处理（集成）系统是一个财务核算、控制、财务核算、控制、分析一体化分析一体化的综合性会计软件。账务处理（集成）系统是财务软件的核心。账务处理电算化是企业全面会计电算化的基础。记账凭证基本功能1 1、账务处理、账务处理、账务处理、账务处理2 2、银行对账、银行对账、银行对账、银行对账3 3、部门核算、部门核算、部门核算、部门核算4 4、往来管理、往来管理、往来管理、往来管理5 5、项目管理、项目管理、项目管理、项目管理6 6、预算管理、预算管理、预算管理、预算管理7 7、远程通信、远程通信、远程通信、远程通信输入输入输入输入记账记账记账记账账务（集成）系统账务（集成）系统 主要功能高级功能软件系统构成：新老用户操作流程新老用户操作流程新老用户操作流程初始建帐初始建帐建立新帐套建立新帐套基基础础资资料料定定义义期期初初数数据据装装入入数数据据升升级级基基础础资资料料调调整整(新用户)(老用户)启启用用帐帐套套期末处理期末处理汇兑损益汇兑损益结转损益结转损益自动转帐自动转帐对对 帐帐试算平衡试算平衡结结帐帐日常业务处理日常业务处理凭凭 证证 管管 理理银银行行对对帐帐帐帐簿簿查查询询、管管理理往往来来业业务务核核销销预预算算控控制制预预算算编编制制第一节 准备工作指在正式使用账务系统前必须首先对手工核算的资料进行整理。即做好手工核算向计算机核算过渡的准备工作。这些工作通常叫初始化工作。（一）准备科目的编码1、整理会计科目（不超过32个汉字）2、编码原则a、一级科目按会计制度要求设立b、二级科目以下按管理要求设立（二）科目余额的准备初始化工作（三）确定本单位的凭证类型（四）未达账项的准备（五）其他1、往来客户2、凭证整理3、报表格式第二节 账务系统的建立初始建账就是根据单位的具体情况建立相应的套账。手工中会计数据在账簿上。电算化中账簿以文件的形式组织在计算机内，套账的建立就是产生这些账簿的过程。第三节 系统初始化设置一、基础设置由您根据自己的需要建立账务应用环境,将财务软件账务系统变成适合本单位实际需要的专用系统。操作员及权限：对本单位财务人员的分工和权限进行设置。分级设置：自定义科目、部门、往来单位、项目、固定资产类别及往来单位地区信息代码长度的级次。会计科目：可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。各辅助核算项目：若要进行辅助项管理，还需要定义各辅助项的目录。包括部门目录、个人目录、单位往来目录、项目目录。外币及汇率：若有外币核算，还需定义各外币及汇率。期初余额：录入开始使用财务软件总账系统时各科目的期初余额。应先将各账户此时的余额和年初到此时的借、贷方累计发生额计算清楚，并输入到总账系统中。若有辅助核算，还应输入各辅助项目的期初余额，如：某科目有部门核算，应录入各部门的期初余额。凭证类别：在开始用计算机录入凭证之前，应在系统中设置凭证类别。如：收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证类别可根据需要进行设置。其他设置：常用摘要、常用凭证的定义以及现金流量的设置二、基本操作2.1分级设置分级设置用于对会计科目、往来单位、部门、项目、现金流量等基础信息的编码进行不同级次的长度控制。用鼠标单击系统主菜单基本设置下的分级设置，界面显示如图2.2结算方式设置结算方式设置结算方式设置用于设置银行结算方式。用鼠标单击系统主菜单基本设置下的结算方式设置，界面显示如图：2.3辅助核算设置辅助核算设置2.3.1 单位往来辅助核算设置单位往来辅助核算设置单位往来设置用于设置辅助科目-往来单位的信息，该信息设置采用分级设置，编码方案遵循分级设置中的设置。用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的单位往来辅助核算设置，显示界面如图：2.3.2 个人往来辅助核算设置个人往来辅助核算设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的个人往来辅助核算设置，显示界面如图：2.3.3 部门辅助核算设置部门辅助核算设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的部门辅助核算设置，显示界面如图：2.3.4 项目辅助核算设置项目辅助核算设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的辅助核算设置下的项目辅助核算设置，显示界面如图：2.4 外币设置外币设置2.4.1 外汇币种设置外汇币种设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的外币设置下的外汇币种设置，显示界面如图：2.4.2 外汇汇率设置外汇汇率设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的外币设置下的外汇汇率设置，显示界面如图：2.5 其他设置其他设置2.5.1 常用摘要设置常用摘要设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的其他设置下的常用摘要设置，显示界面如图：2.5.2 常用凭证定义常用凭证定义用鼠标单击系统主菜单基本设置下的其他设置下的常用凭证定义，显示界面如图：2.5.3 2.5.3 凭证类型设置凭证类型设置用鼠标单击系统主菜单基本设置下的其他设置下的凭证类型设置，显示界面如图：功能和作用：完成对会计科目的设立和管理。(P191-P193)科目编码科目名称辅助核算科目性质外币核算数量核算2.6 会计科目设置会计科目设置功能和作用：在开始使用总帐系统时，必须使用该功能输入所有明细科目的年初和启用月份前各月发生额。仅在系统开始使用时有效。必须在输入凭证前，将所有的明细科目装入。辅助核算时，要输入辅助类余额。2.7期初余额录入期初余额录入操作流程用鼠标单击系统主菜单基本设置下的期初余额录入设置，显示界面如图：2录入科目期初余额：用于年初录入余额或调整余额3验证期初余额，并进行试算平衡。4确定期初余额录入。第四节日常使用1、凭证的输入2、凭证的修改3、凭证的审核凭证处理一、凭证的输入、修改1、功能与作用输入登记明细账、日记账等账簿的各种记账凭证。2、操作（1）选择凭证输入功能（2）输入哪年哪月的凭证注意：A、允许跨月输入凭证（上月未结账）B、一般不超过2个月（3）凭证号（包括凭证类型和序号）（4）凭证日期（5）附件（原始凭证张数）（6）摘要(F4)（）科目代码、必须是存在的科目代码。、必须是不带下级科目的明细科目。（）银行、往来科目（）借方、贷方金额(=)（0）修改（1）自动存盘并进入下一张、去掉凭证中金额为零的分录。、借贷平衡检查。、科目与凭证类型是否一致。（12）冲销（13）作废/恢复二、凭证审核1、功能：凭证经由审核、签章后方可在计算机中生效，才能用于记账、编表。审核是要将手工制作的凭证与输入计算机的凭证核对。2、注意：（1）已审核签章的凭证，不能修改。（2）审核人员只能取消自己的签章。3、手工审核与电算化审核的区别。（1）手工审核是为了审核凭证的合法性，如：科目的应用是否正确。（2）电算化的审核是为了审核录入手工凭证的正确性。如：借贷方金额是否与手工相等、科目输入是否正确。第五节记账、结帐一、记账1、功能与作用：记账也称“过账”、“登账”，经记账的凭证可以在各种明细账、日记账中出现。2、原理：将保存在凭证库中的凭证拆开、分解成各条记录，并将其转移到各种账册数据库中去。输入记账凭证库记账科目余额表各种账册凭证库日记账未达账往来账业务库已审核签章原理图3、注意：（1）一旦记账，凭证不再被修改（永远）（2）如果记账后，凭证发现错误，只能作调整分录或红字分录冲销二、结帐1、功能与作用指结束本月帐户，从而把活动着的核算结果固定下来。只有结账后，报表的数据才是完整的。2、注意：（1）某月结完账后，将不能再输入该月的凭证。（2）结帐须逐月进行，上月未结帐、本月不能结帐。（3）必须将本月所有凭证、审核、记账后，才能结帐。第六节查询与输出一、凭证的查询与输出二、账簿的查询输出例如：查询总账及余额表。第三讲 报表编制1、编制会计报表对外：资产负债表，损益表，现金流量表，.对内：管理费用明细表，单位成本计算表，职工考勤表，.基本功能基本功能基本功能基本功能高级功能高级功能高级功能高级功能2、进行财务分析、进行财务分析3、实现成本核算、实现成本核算4、报表汇总合并、报表汇总合并5、远程数据通信、远程数据通信功能概述电子报表系统 处理流程1、普通会计报表、图 对外：资产负债表，损益表，现金流量表，.对内：管理费用明细表，单位成本计算表，职工考勤表，.2、财务分析表、图3、成本核算表、图4、汇总合并报表初始化：初始化：新表登记新表登记定义报表格式、定义报表格式、公式公式报表编制、审核、汇总.其他报表其他单位账务处理系统工资系统固定资产系统材料管理系统销售管理系统应收账款系统第一节报表中的基本概念报表中的基本概念一、单元一、单元1、单元、单元单元是组成报表的最小，单元名称由所在行、列标识。行号用数字1-1024表示，列标用字母A-IU表示。行和列的交点的方格为单元。例如：D22表示第4列第22行的那个单元。2、单元格式、单元格式 单元格式是报表单元中数据（文字数据和数字数据）的显示及打印格式。单元格式分四种类型：（1）缺省：文字，数字左对齐（2）右对齐：数据紧靠单元格的右边显示及打印（3）左对齐：数据紧靠单元格的左边显示及打印（4）居中：字符型数据在单元格中以居中对齐的原则显示及打印快捷图标：3、单元类型、单元类型单元有以下2种类型：数值单元：是报表的数据数值单元的内容可以是3.4*(10E-4932)3.4*(10E+4932)之间的任何数（20位有效数字），数字可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的类型缺省为数值。字符单元：是报表的数据字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符，一个单元格中最多可输入256个字符或127个汉字。4、组合，拆分单元、组合，拆分单元组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，通用报表系统在处理报表时将组合单元视为一个单元。可以组合同一行相邻的几个单元，可以组合同一列相邻的几个单元，也可以把一个多行多列的平面区域设为一个组合单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。例如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。快捷图标：2、区域、区域区域由一张表页上的一组单元格组成，自起点单元格至终点单元格是一个完整的长方形矩阵。在通用报表系统中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元格(整个表页)，最小的区域是一个单元格。在描述一个区域时，开始单元和结束单元之间用“：”（冒号）连接，即左上角单元：右下角单元。三、表三、表1表表平面表：一张报表，如同一张有方格的纸。立体表：多张不同表名的报表叠放在一起。其表现形式如图：2、表的大小、表的大小制作一张报表的大小为：行数：1-1024(缺省值为10行)列数：1-256(缺省值为10列)行高：0-640(缺省值为24)列宽：0-640(缺省值为64)第二节数据、符号、表达式的描述第二节数据、符号、表达式的描述 一、运算符一、运算符1、算术运算符、算术运算符算术运算符是在描述运算公式时采用的符号，通用报表系统可使用的算术运算符及运算符的优先顺序如下：顺序算术运算符运算内容1*、/乘、除2+、-加、减2、比较运算符、比较运算符通用报表系统有下列比较运算符：符号含义=等于大于小于不等于=大于或等于=小于或等于二、表达式二、表达式1、算术表达式、算术表达式运算符、区域和单元、常数、变量、关键字、非逻辑类函数以及算术表达式的组合，其结果为一个确定值。表达式中括号嵌套应在5层以下。单值算术表达式：其结果为一个数值、也可为一个单纯的常数、可将其赋值给一个单元。例如：C1=10C2=A1+B1C3=路径名/文件名.iptD1+E2(取其它报表D1数据和当前报表E2数据相加的值放入当前报表C3)等号后面的式子即为单值算术表达式。表示比较D5单元的值和数字“100”，如果D5单元的值大于或等于100，则条件表达式为真，否则为假。例2：SUM(F5,F6)=100第三节初始化一、新表登记二、格式定义：1、表头表尾定义2、项目定义三、公式定义1、计算公式定义2、审核公式定义公式定义：一、含义：公式是指表示报表编制方法和报表审核方法的一种数学表达式。二、原理：通过分析我们发现数据来源：1、账务取数。2、根据本表取数或运算取数。3、从其他报表取数。4、计算机不能自动生成，而须人工输入。一、取数公式和函数取数公式和函数函数规格函数名（P1，P2，P3，P4，P5，P6，P67，P8：可选参数项，可省略，：逗号，可隔开参数本通用报表系统函数有数学函数4个，帐务函数有39个。例如：例如：1、帐务函数、帐务函数函数函数NC函数说明年初余额函数函数函数QC函数说明期初余额函数函数函数QM函数说明期末余额函数函数函数JFFS函数说明借方发生额函数函数函数JFLJ函数说明借方累计额函数函数函数DFFS函数说明贷方发生额函数函数函数DFLJ函数说明贷方累计额函数2、数学函数、数学函数SUM求和函数AVERAGE求平均值函数MAX求最大值函数MIN求最小值函数3、系统定义函数、系统定义函数 USER 当前制表人 ZWDATE 当前帐套年份HSDW当前核算单位名称DWFZR单位负责人CWZG财务主管CWBZY财务报帐员二、功能主键和主要快捷键二、功能主键和主要快捷键1、主要功能键、主要功能键键盘作用帮助键。在任何状态下，显示帮助内容。在没有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出“帮助主题”窗口；在有菜单项和对话框被激活时，按F1键弹出与当前操作，相同的帮助内容。+菜单字母用来选择菜单，激活菜单上的指定菜单项。不单独起作用，只有与其它键组合才起作用。在对话框中各个选项之间正向转换。在对话框中各个选项之间逆向转换。在输入时，放弃已输入内容；在对话框时，等同于取消按钮。删除当前光标前一个字符。输入时，删除当前光标所在字符。报表处理时，等同于编辑菜单中的清除菜单项。回车键。报表处理时，当前单元下移；在输入单元内容时，确认输入。字处理窗中换行。录入空字符。+在报表窗口和命令窗之间切换活动窗口2、命令快捷键、命令快捷键在熟练使用通用报表系统之后，不用打开菜单，直接在键盘上按下列命令快捷键就可完成相应的操作。作用快捷键新建报表Ctrl+N打开报表Ctrl+O保存报表Ctrl+S打印Ctrl+P剪切Ctrl+X复制Ctrl+C粘贴Ctrl+V编辑单元公式帮助F1编辑输入F2第三节 编制报表一、报表计算1、功能与作用：生成相应的月份报表2、操作：（1）输入哪年哪月报表（2）选择报表（3）等待生成二、报表查询三、报表删除