合同管理制度33214.doc

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合同管理制度33214

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合同管理制度
一、总则
1、本规定编制的目的是为了规范合同在起草、审核、谈判、审查修订、签订、跟踪、编号、用印及归档管理的工作程序，防范经营风险。
2、合同必须是书面形式，书面形式是指合同书（协议书）、洽商记录、变更记录、信件、函件和电子文件（包括电报、电传、传真、电子邮件）等能够有形地表现所载内容的形式。
3、本办法所适用范围为以本公司名义签署的对外、对内的所有合同、协议。主要包括经济类合同、内部管理合同及其他合同。
二、合同的签订范围
工程合同的签订范围：招标及非招标建筑安装工程、消防及智能系统工程、装饰装修工程、室外配套工程、园林绿化工程及零星工程施工合同；工程勘察、设计合同；材料、设备采购合同及监理、工程造价咨询等服务类合同等属于工程管理范围的各种经济协议。
三、合同的签订原则和内容
1、合同签订的基本原则应遵照《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国合同法》和《建设工程质量管理条例》的规定，参照市工商行政管理局和市建委共同监制的《工程建设施工合同》、《工程勘察、设计合同》及《材料、设备采购合同》等制式合同文本，结合工程实际情况进行。
2、对于特殊工程，可根据实际情况，对合同条款进行补充、修改，但须向公司领导汇报。
3、项目的施工及材料、设备采购均应签订正式的书面合同，如需采用信件、电子数据、会议纪要、信函、传真、电话记录、签证、变更合同洽商、合同台账、索赔报告等作为合同的附件时，必须签订确认书。
四、合同的发起
1、招标工程项目的施工合同，由委托的造价咨询单位根据招标文件及中标单位的投标书、投标承诺及中标通知书约定的工程内容、工程造价、优惠条件、工期、质量标准、材料供应方式、付款及结算方式等，提出合同初稿，送项目各部门和公司领导会签。
2、非招标零星工程项目的施工合同，由委托的造价咨询单位参照《工程建设施工合同制式文本》，确定的工程内容、工期、质量、材料供应方式、付款、结算办法等事项、制定零星工程施工合同统一标准格式，拟定合同初稿，送项目各部门和公司领导会签。
3、规划、勘察、设计合同按照国务院颁发的《建设工程勘察设计合同条例》原则和有关部门印制的《工程勘察、设计合同》标准合同文本，结合工程实际情况，由承担勘察设计任务的单位拟定，各专业主管负责技术性条款的审定，成本部门组织合同会签。
4、对公司自行采购的各种材料、设备，由物资部和工程部按照材料、设备采购计划安排，提出经总经理审核、董事长批准的材料、设备采购计划。委托的造价咨询单位按照材料、设备采购计划提供的材料、设备名称、数量、品种规格、质量标准、到货周期等要求，按照《材料、设备采购合同》文本拟定合同条款，送项目各部门和公司领导会签。

五、合同的会签程序
1、施工合同的会签程序：－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
2、勘察设计合同会签程序：造价咨询单位-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
3、材料合同会签程序：造价咨询单位-物资部-工程部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
4、其他经济协议会签程序：造价咨询单位－工程部－物资部-财务部-法律顾问-总经理-集团董事长。
注：法律顾问审核完合同后须出具书面审核意见书。
六、合同交底
1、合同审批完成后，方可进行合同交底工作。
2、合同交底的内容一般包括以下主要内容：
l 工程、材料设备概况及合同范围；
l 合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任；
l 合同工期控制总目标及阶段控制目标，目标控制的网络表示及关键线路说明；
l 合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序；
l 合同对本工程、材料、设备采购验收的规定；
l 介绍合同价款的支付及调整的条件、方式；
l 合同双方争议问题的处理方式、程序和要求；
l 索赔的机会和处理策略；
l 合同风险的内容及防范措施。
3、合同交底程序：
l 相关部门（工程部、物资部）在合同审批后，3日内组织召开合同交底说明会，同时发放《合同交底记录》；
l 工程部成本工程师向参会人员宣读《合同交底记录》的相关内容，工程部技术人员就主要技术条款进行说明。工程部成本工程师就各方之间的权利、义务与责任，合同价款的支付及调整条件、方式和程序，双方争议问题的处理方式、程序和要求，双方的违约责任，索赔的机会和处理策略，风险的内容及防范措施等进行说明。物资部人员就本工程的材料、设备采购、验收的规定等进行说明。
4、归档
上述《合同会签单》、《合同交底记录》等相关资料，需交到资料人员进行统一归档。
七、合同台账
合同交底后，工程部成本工程师对其所管合同（除材料、设备采购合同外其他合同）进行合同电子台账的记录，物资部对其所管合同（材料、设备采购合同）进行合同台账的记录。次月5日前，将合同台账电子版发送至总经理邮箱。
8附件
附件一：《合同会签单》
附件二：《合同交底记录》
附件三：《合同电子台账》

《合同管理制度》附件一
合同会签单
合同类型：
合同概况
所属公司：
项目名称：
合同名称：
施工单位：
承包范围：
合同方式：
合同价款：
合同工期：
质量标准：
扣留保修抵押金比例及时间：
拟稿人：
拟稿时间：
本合同需说明的情况：

评审会签
项目评审会签意见：
工程部：
物资部：
财务部：
总经理：
集团领导评审会签意见：

年 月 日
《合同管理制度》附件二
合同交底记录
项目名称: 编号：
合同名称

施工单位

合同总价

合同方式

开工/竣工日期

交底人

交底时间

交底地点

交底内容
1、 工程概况
2、 合同范围及工作内容
3、 合同关系及合同涉及各方之间的权利、义务与责任
4、 合同对本工程的材料、设备采购、验收的规定
5、 合同工期控制目标，合同质量控制目标及合同规定执行的规范、标准和验收程序，工期及质量问题的罚款方式与数额
6、 合同形式，合同金额的组成，合同价款的支付及调整的条件、方式和程序
7、 施工过程中需要我方确认的工程量，设计变更及工程洽商的时限
8、 合同双方争议问题的处理方式、程序和要求
9、 合同双方的违约责任
10、合同结算的方式、需要的结算资料及时限
11、认为应交的其他合同内容
会签
被交底人签字：

说明：相关人员须对以上信息确认。
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《合同管理制度》附件三
合同电子台账
项目名称：
序号
合 同名 称
合同编号
承包范围、内容
合 同类 别
签 订日 期
合同 金 额
合同价款调整
付款摘要
累计付款金额
未付款金额
保修
结算金额
备注