如何做好高效酒店会务管理.doc

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如何做好高效酒店会务管理

酒店会议中心功能的完善性是高星级酒店经营管理的目标和原则之一，这既是高星级酒店的评定要求，也是客人需求发展所带来的结果。作为客人的核心需求，会务接待能力是衡量高星级酒店消费档次的重要标准。会务市场的发展也使得会议中心的经营给高星级酒店的经营管理带来愈亦明显的影响。会议中心已成为高星级酒店不可缺少的组成部分：会务客人在酒店消费具有关联性和群体性。会务客人的需求是多方位的，大型的会议通常会给酒店带来客房、餐饮、康乐等多方位的消费需求，而且此类消费需求的档次通常都较高，再加之会务客人大批量的群体消费，酒店从中所获得的利润比接待一般散客要高的多。
因此，会议中心既是酒店的消费带动点，也是酒店的利润带动点，高星级酒店接待的会议常常是公司、行业或政府部门的比较重要的会议，其中不乏具有广泛政治或社会影响力的重大会议，酒店常常随着这些会议的召开在相关的媒体或人群中登台亮相。在这其中，会议中心的服务与管理自然成为会议举办单位关注的焦点。会议中心管理水平的高低直接影响会务客人对酒店印象的评判，会议越重要，这种评判的社会影响力也就越大。从这个意义上看来，酒店会议中心是酒店服务与管理水平的窗口和形象代表。
要想做好高效的酒店会务管理，首先我们要了解会议所具有哪些特点，①要有明确的会议目的；②有明确的会议议题和主题；③达成共识，得出结论；④遵循一定的会议运营规则。
一、召开会议的目的和作用
1、目的：
（1）沟通传递信息，讨论研究工作。利用各种会议，沟通传递日常运作的信息，讨论研究经营管理中的政策问题。
（2）布置安排工作任务，推动促进工作进展。
2、作用：
（1）便于了解每个人对日常管理工作、经营决策的态度。
（2）有利于经营管理水平、质量及效率的提高。
（3）有利于统一管理人员的思想和行动。
（4）能够面对面地进行感情沟通，能够比较深刻、准确的了解和掌握各方面、各层级管理人员对问题的看法和态度，随时可以探讨并改进、补充工作计划。
二、会议要求及会场纪律：
1、会前准备
明确会议主题，确定出席会议人员范围，安排布置好会场，充分准备会议材料数据。
2、会议通知
由专人将会议名称、主要议题、会期、起止时间、地点、出席范围等准确通知到有关人员和部门。
3、会期服务
会间需用的文件资料，要准确、完整地传递到与会人员，并做好会议记录。
4、会后工作
会后，会议记录人员应根据会议精神，整理会议纪要，总结编写文件。
5、会议纪律
（1）所有应到会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。
（2）主持人须在会议前和相关人员拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。
（3）所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。
（4）会场内不得吸烟。
（5）会议进行中，未经允许不得随意接听电话或在会场内来回走动。
（6）说普通话。
（7）会议结束须以规定的格式整理会议内容（即拟写会议纪要）。会议纪要须包含：会议时间（起止时间格式为年/月/日/时/分）、议题、主持人、记录员、与会人员、缺席人员、详细会议内容(发言记录)、商议结果等。所有的会议纪要要求会议记录员在会议结束后两个工作日内，以文件或电子邮件形式发送到各与会人员，并备案。
三、会议总结
每一次举办完会议，都要做好会议总结，把会议进行中所遇到的问题，做一个说明总结，并为将来的工作做好准备，不断的积累经验，重视每一次会议，这样我们才能够在今后的会务管理上做到做好，无论是在服务质量或是管理方面都要有所进步，有所提高，这样才能做好高效的会务管理。

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