软件公司文书管理制度样本.doc

XX软件股份有限公司文书管理制度第一章 总 则第一条 为保证公司文书事务正常顺利进行，增进与提高组织管理工作效率，特制定本制度。第二条 本制度所指文书，涉及如下内容：1、 高层决策文献以及对基层下达文献2、 会议文献、纪要与传阅文献3、 公司规定各项基本制度4、 业务工作往来公文、信件、传真5、 公司购买图书、报刊、杂志第三条 所有文书归公司所有并收藏，任何个人不得占有。第四条 必要严格保守公司文献机密。第五条 凡公司重要事宜批示、请示、报告、报告、传达、答复等等，一律以书面形式进行。第六条 文献起草、领取与寄送，原则上由公司行政部负责。第二章 文献起草第七条 凡公司内公务文献，除有特殊规定外，一律依照本制度制作。发往公司以外文献除有特殊规定外，也合用本制度。第八条 公务文献应简要扼要，一事一议，语言措辞力求精确规范。第九条 文献起草必要征得主管批准，并且在主管有了明确决定之后进行。文献起草只是一种“文书化”过程与成果。第十条 文献上应有公司制发单位规定编码，还应标明与此份文献关于核心词及复文文献号码和年月日，以便解决。第十一条 在文献有必要加盖公司印章时，须经主管批准批准后，去印章保管员处申请加盖公司印章。第十二条 公文印章加印在发文日期中间。第十三条 制作文献用纸，除特殊状况外，原则上采用A4规格。第十四条 保密文献注明密级。第十五条 附件位于正文之后、印章之前，注明附件序号、标题。第十六条 文献书写需符合公文种类，使用规范格式，详见附表1。第三章 文献签发第十七条 公司文献按类别分为公司经营管理类文献，财务业务档案类文献，组织人事档案类文献，普通文献等。第十八条 公司经营管理类文献（如公司股东会议文献、决策委员会文献、执委员会文献、行政人事任免调节告知、经营筹划书、合同书、公司制定规章制度等）原则上由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。 第十九条 公司类财务业务档案文献（如年度决算报告，软件注册证等业务用公文等）由财务部门起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十条 公司组织人事档案类文献（如短期劳动合同书、劳动合同书、保密合同等）由行政办公室起草，公司董事长或总经理审核签发。第二十一条 公司普通文献（如部门提案、会议纪要、告知、申请等）由各部门负责起草、办公室审核编号，部门负责人签发。第二十二条 文献签名按下列规定进行：1、 公司内文献，普通往来文献只需主管签名；单纯上报文献，或者不涉及各部门且内容不重要文献，只需部门签名；重要文献，按责任范畴由董事长、总经理、常务董事签名，或者署关于部门主管姓名与职务。2、 对外文献，如合同书、责任状、回执、公示等重要对外文献，一律署董事长职务与姓名。如果是董事长委托事项可由指名责任者签名。第二十三条 文献经审核、签发，由行政办公室校对无误后方能复印、盖章。第四章 文书收发第二十四条 公司所有文书收发管理工作均由行政部统一负责。第二十五条 收发业务范畴涉及：文献、邮件、报刊、信件、传真发送、登记，以及特殊文献资料递送。第二十六条 文书由行政办公室指定专人负责签收，并分类登记。第二十七条 签收人应于接件当天即按文书规定报送给关于部门和人员，不得积压迟误，属于急件，应在接件后即时报送。第二十八条 对于贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并由个人签字领取。收件登记表详见附表2。第二十九条 写明各部门或个人收启，如系公文应积极送行政部登记解决。第三十条 未经登记文书材料，不得先行使用、阅读。第一节 文献管理第三十一条 公司文献分为电子文档和纸质文稿两种形式，按其重要性和机密限度，由行政办公室确认以一种或两种形式发放，分类解决和归档，保存备查。第三十二条 不适当向公司以外人员透露内容文献属于机密文献，核稿人应注明“保密”字样，并请示签发人，拟定报送范畴。机密文献按保密规定，由专人印制、报送。第三十三条 普通文献无秘级，可在公司员工层内部流通，供员工参照。第三十四条 文献统一由办公室负责专送或邮寄。送件人应将文献名称、报送日期、签发部门（人）、接件人等事项登记在册备查，并向文献签发人报告报送成果。机密文献应由专人按核定范畴报送。文献发放登记表见附表3。第三十五条 有必要在各部门传阅文献，必要附上“文献阅办登记表”，按规定栏目填写，并最后交还文献管理人。文献阅办登记表见附表4。第三十六条 个人不得保存公司文献，借阅文献应及时归还，调离公司员工应将文献清理移送。第三十七条 对于公司领导做出批示文献，行政办公室应及时组织传达和贯彻。第三十八条 下发与部门关于文献，在解决意见上如果存在分歧，应上报或请示上级领导，由上级裁决。第二节 图书管理第三十九条 公司对所有购买图书资料进行统一管理。凡公司内各部门购买图书，均需到行政办公室登记编目，备案后方能容许借阅。第四十条 员工购买业务类应用书籍需公司报销，应遵循公司图书管理统一流程。第四十一条 购书人须提出申请，提供所购书籍明细单，由部门经理签字；第四十二条 图书管理员审核公司与否已有此类书籍；第四十三条 购书人携所购书籍及发票到行政办公室办理入库登记（内容涉及书名、价格、购书人签字）；第四十四条 行政办公室依照购买图书资料发票逐个登记、编号、加盖公章。第四十五条 图书借阅时限为1个月，借书人应在期限内及时归还图书；如需续借，到行政办公室办理续借手续；第四十六条 图书归还时要完好无缺，如图书有损坏则由借书人按损坏限度补偿；第四十七条 图书为公司公共财产，不得据为己有。第五章 文献存档与废除第四十八条 公司经营管理类文献存档、编辑与废除工作原则上由行政办公室办理。第四十九条 文献在结办后3天内，交行政部专职人员归存。第五十条 文献存档应按照文献编号进行分类编辑归档。 第五十一条 按年度计，年终将重要、经整顿编号文献按类别进行汇总，装订成册，存入档案。第五十二条 保存期限按下列规定拟定：1、 永久保存。凡属于规则、指令、决策及人事劳资文献，都归为“永久保存”文献。2、 保存五年。没有必要永久保存文献，保存期从编辑日起算，可保存五年。第五十三条 保存期满或者在保存期内没必要继续保存文献，应及时予以废除或销毁。废除必要经关于部门合议，报董事长承认，由行政办公室予以登记执行。